Arkiveringsmetoder: Top 3 Metoder för Office-arkivering
Denna artikel lyfter fram de tre bästa metoderna för arkivering gjord i en kontor. Metoderna är: 1. Horisontell 2. Lateral 3. Vertikal.
Arkiveringsmetod # 1. Horisontell:
Under denna metod placeras filer (platta eller bundna eller låda) horisontellt på en hyllplan eller på ett bord eller inuti en låda, en på varandra. Grunt lådor eller skrivbordsarkivering är också horisontella metoder. Det här är den äldsta eller vanligaste metoden. Detta övas när antalet filer är små och moderna arkiveringsutrustning kan inte köpas.
fördelar:
(a) Det är en enkel och enkel metod,
(b) Det kräver inte kostsam arkiveringsutrustning,
c) Det är lämpligt att hålla stora papper (helst i grunda lådor) som en plan för en byggnad eller en plats som inte bör vikas,
(d) Ämnet och numret på filen, som är skrivet på anslutningsänden, är lättläsbar.
nackdelar:
(a) När en fil, som hålls i botten, är avsedd, måste alla filer som placeras ovanför det tas bort,
(b) Mappen kan inte hållas horisontellt på öppen hylla,
(c) Det krävs mer totalt utrymme om filerna måste behållas på ett klassificerat sätt.
Arkiveringsmetod # 2. Lateral:
Filer kan placeras som böcker på en hylla, en vid sidan av en annan. Detta kallas sidorapportering. Detta är också en gammal och vanlig metod. Detta kan utföras trots att antalet filer är stora.
fördelar:
(a) Det är en enkel och enkel metod,
(b) Det kräver inte kostsam arkiveringsutrustning,
(c) Det är lämpligt att behålla filer gjorda med hårda papperskort,
(d) Ämnet och numret på filen, som är skrivet på anslutningsänden, är lättlästa.
nackdelar:
(a) Om det inte finns sidostöd kommer filerna att sakta och falla höger eller vänster,
(b) Vid konstant dragning vid sammanfogningsänden blir den delen av filen skadad och äntligen går det bra. (Hårda filer med ett fingerhål skyddar skadan).
Arkiveringsmetod # 3. Vertikal:
Under denna metod placeras filerna vertikalt en bakom den andra, med anslutningsänden längst upp (där ämnet och filens nummer är skrivna). Filerna hålls suspenderade i hängande läge och så måste det finnas någon hängande enhet.
Det kan finnas suspenderade fickor eller säckar inom vilka filer eller mappar kan hållas. Därför är det viktigt att använda skåpet för denna metod en vertikal arkivering. Detta är den moderna metoden och praktiseras av de flesta moderna kontor.
fördelar:
(a) Vid vertikal arkivering är följande nackdelar inte närvarande:
(i) Till skillnad från horisontell arkivering måste en fil inte tas bort för att få en annan.
(ii) Till skillnad från lateral arkivering finns ingen sagging, eftersom den förhindras av arkivskåpets mekanism,
(b) Filer samt mappar kan hållas med den här metoden. Mappar är att föredra i moderna kontor,
(c) Det kan vara lätt att klassificera filerna eller mapparna som anges av guidekort, taggar etc.
(d) Det finns utrymme för utrymme eftersom ett arkivskåp kan rymma ett stort antal filer eller mappar,
(e) Det finns större säkerhet eftersom lådorna på skåpet kan låsas,
(f) Det finns större elasticitet eftersom ett stort antal filer eller mappar kan pressas in.
(g) På lång sikt är det ekonomiskt att driva.
nackdelar:
(a) Det är en kostsam metod eftersom kapitalutläggning är nödvändig för inköp av arkiveringsutrustning,
(b) Personalen måste utbildas med arbetssättet. Deras löneskalor kan vara höga,
(c) Det är inte lämpligt för ett litet problem med ett litet antal filer och med mindre kapital.
Den vertikala registreringsmetoden anses vara bäst eftersom den har ett stort antal fördelar. Det finns några initiala kapitalkostnader som olika typer av arkiveringsutrustning, som en vertikal arkivskåp, specialanpassade mappar etc. måste köpas och personalen behöver också träna för att följa metoden. Men i det långa loppet blir det ekonomiskt förutsatt att det finns ett stort antal filer som ska bibehållas.
