Utrustning för hantering av Office Mails: Behov och typer

Läs den här artikeln om du vill veta mer om utrustningen som behövs för hantering av Office Mail. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Behov av utrustning för hantering av e-post 2. Typer av utrustning för hantering av e-post.

Behov av utrustning för hantering av post:

Hantering av Mail är ett jobbigt jobb. Det finns så många operationer att göra. Varje dag måste ett stort antal postartiklar, både inkommande och utgående, hanteras. Numret är väldigt stort för en stor oro. Antalet ökar när oroen växer i storlek; och aktiviteter multipliceras.

Brev eller meddelanden eller cirkulär måste skickas ofta till samma personer och då måste samma adresser skrivas eller skrivas ett antal gånger.

Många sidor eller höljen måste monteras ihop. Alla dessa är tråkiga jobb men måste utföras exakt. För att övervinna monotoni, för att säkerställa snabbhet och noggrannhet och för att undvika stölder har olika maskiner införts som kan användas, förutsatt att volymen är ganska stor för att göra systemet ekonomiskt.

Typ av utrustning för hantering av e-post:

De olika typerna av maskiner som används vid hantering av post beskrivs nedan:

(1) Letter-Opening Machine:

Den här maskinen används för att öppna kuvert. Bokstäver öppnas vanligtvis för hand, men lite slarv kan skada innehållet. Med denna maskin kan ett Kuvert öppnas genom att klippa mycket fint en smal remsa från ena kanten av ett kuvert.

Maskinen är utrustad med självslipande och roterande skärare eller blad. Maskinen kan köras manuellt eller elektriskt. En elektriskt styrd maskin kan öppna upp till 500 kuvert av alla storlekar inom en minut.

(2) Kuvert-tätningsmaskin:

Tätning av kuvert är en tråkig och smutsigt jobb. Smutsigt eftersom gummi eller lim används. En kuvertförseglingsmaskin, om den är handdriven, kan försiktigt försegla ca 150 kuvert på en minut och om elektriskt drivs kan numret nå 25 000 i timmen.

Vatten måste matas in kontinuerligt. Kuvert av rimlig bredd, längd och tjocklek kan förseglas av en vanlig maskin. En elektriskt styrd maskin har ytterligare en fördel att vatten görs varmt och varmt vatten gör snabb åtgärd på tandköttet.

(3) sorteringsmaskin:

Ett antal kapslingar eller pappersark kan behöva monteras ihop innan de skickas. Detta är ett mödosamt och riskabelt jobb. Riskabelt eftersom varje pappersark kan missas eller det kan vara slöseri med dubbelarbete på samma sida. Det är också tidskrävande. En kollationsmaskin löser alla problem.

En sådan maskin är av många typer och storlekar. En stor maskin samlar inte bara men binder även papper. En enkel sorteringsmaskin kan användas av en maskinskrivare som håller det önskade antalet pappersark, inbäddad med kolpapper, redo på bordet så att tiden inte slösas för att göra papper redo när ett antal kopior som ska skrivas vid en tid.

(4) pappersfalsmaskin:

Foldning av papper innan de sätts in i kuvert är inte lika enkelt som det verkar vara. Fällning måste göras på ett snyggt och elegant sätt. Det får inte finnas onödiga veck som orsakar tidsförlust. Fällning blir svårt när en massa papper måste vikas samman.

Foldning måste vara i storlek på kuvertet. Om "fönsterhöljen" används, måste vikningen ske på ett sådant sätt att den inre adress som skrivs på brevet blir synlig. Alla dessa problem kan lösas om en pappersfalsmaskin används.

En kompositmaskin finns tillgänglig som kommer att samlas, vikas och sätta in papper i ett kuvert och slutligen försegla det. Alla dessa kan göras med en hastighet för att göra 2500 kuvert färdiga inom en timme. Mycket beror emellertid på antalet papper som ska samlas.

(5) Adressmaskin eller adressograf:

Hjälp av en sådan maskin tas när ofta brev eller cirkulär eller meddelanden måste skickas till samma adressater. Till exempel kommunikation till medlemmar i en förening eller företag, el- eller telefonräkningar till abonnenter, premiummeddelanden till försäkringstagare etc.

För denna maskin måste en huvudkopia för varje namn och adress utarbetas. Detta kan göras genom att prägla på metallplattor eller stencilskärningar på tjocka papper eller plastplattor etc. Dessa plattor eller kort matas inuti maskinen. Genom att trycka på en hävstång sätts en i taget en platta eller ett kort till tryckposition.

Kuvertet eller kortet är placerat på plattformen och den präglade plattan eller kortet trycks på den och torrt bläck passerar däremellan. Ett avtryck görs. Genom att lägga till några bilagor kan numreringen också göras samtidigt eller en del av den totala beskrivningen kan skrivas ut (säg endast namnet) etc.

Alla namn kanske inte önskas i taget. Med en viss automatisk enhet kan maskinen göra valet. Adresser kan skrivas ut från 800 till 1000 per timme med en handdriven maskin och upp till 7 000 per timme med elektriskt manövrerad.

Sådan maskin används även för lön eller löneblad, för fakturering, för annat formfyllnadsarbete. Det har stora fördelar:

(a) Den har enorm fart,

(b) Det finns inget misstag vid utskrift av namn och adress,

(d) Den kan användas för ett antal ändamål och på ett antal sätt,

e) det leder till ekonomi

Det har också nackdelar:

(a) Metallplattorna är kostsamma men hållbara,

(b) Det är svårt att göra förändringar.

(6) Frankeringsmaskin:

Det här är en maskin som används för utskrift på kuvert, kort etc. mönster av frimärken från olika valörer, vilket visar datum, belopp, stämplingsplatsen och användarens registrerade nummer. Dessutom kan en reklamslogan också skrivas ut.

Kommersiella hus, utbildningsinstitutioner, regeringskontor och olika andra organisationer brukar använda sådan maskin istället för att använda vanliga klistermärken. Denna maskin har introducerats efter den internationella postkonventionen 1922. En sådan maskin kan b; köpt eller hämtat men måste tas till ett postkontor för registrering och licens.

Ett nummer tilldelas av postkontoret till användaren. Det finns en mätare ansluten till maskinen som visar hur mycket pengar som konsumeras i form av porto. Ett belopp baserat på sannolik konsumtion måste uppskattas och betalas i förskott till postkontoret.

Därmed justerar postkontoret mätaren upp till den gränsen, låser den och förseglar den. Användaren kan använda maskinen tills den gränsvärde för postvärdet är uppnått och efter det att maskinen slutar fungera. Återigen måste maskinen tas till postkontoret för ny justering av mätare vid betalning av pengar i förskott.

För att göra frankeringen måste följande åtgärder vidtas:

(1) Bokstäverna måste sorteras efter det porto som krävs för dem.

(2) Maskinen justeras med en benämning i taget. Till exempel 25 paise, 35 paise, och så vidare. Brev som kräver 25 paise stämpel ska skickas i taget åt gången. Då bokstäver kräver 35 paise stämpel och så vidare.

(3) För kuvert eller varor av tung tjocklek som inte kan komma in i maskinen, separeras skivorna och läggs sedan på artiklarna.

(4) Om ett misstag uppstår är ett sådant kuvert bevarat och kan deponeras hos postkontoret för återbetalning.

(5) Varje dag måste datumutskriftsmekanismen justeras.

(6) Maskinen måste hållas under ansvar av en ansvarig person så att det inte finns någon missbruk.

fördelar:

(a) Genom operationen sparas tid. Omkring 2000 brev kan frankeras om en timme av en handdriven och 15 000 av en elektriskt styrd maskin.

(b) Ett lager av frimärke behöver inte bibehållas.

(d) Postboken behöver inte bibehållas.

(e) Posten är klar för leverans snabbt.

(f) Skrivning av reklamslagord är ett billigt sätt att annonsera.

nackdelar:

(a) Det kan vara slöseri genom frankering av felaktiga belopp.