Datoriserat redovisningssystem: Funktioner, fördelar och andra detaljer

Läs den här artikeln för att lära dig mer om behovet, funktioner, krav, fördelar, nackdelar och problem som står inför datoriserade bokföringssystem.

Behov av datoriserad redovisning:

Behovet av datoriserad redovisning härrör från fördelar med hastighet, noggrannhet och lägre kostnad för hanteringen av affärstransaktionerna.

Många transaktioner:

Det datoriserade bokföringssystemet kan hantera ett stort antal transaktioner med snabbhet och noggrannhet.

Instant Reporting:

Det kan erbjuda snabb och kvalitetsrapportering på grund av dess hastighet och noggrannhet.

Minskning i pappersarbete:

Manuellt bokföringssystem kräver stort lagringsutrymme för att hålla bokföring / böcker och kuponger / dokument. Kravet på böcker och brevpapper och bokföringar tillsammans med kuponger och dokument är direkt beroende av volymen av transaktioner utöver viss punkt.

Det finns ett stort behov av att minska pappersarbetet och avstå från stora volymer av bokföringar. Detta kan uppnås med hjälp av datoriserat bokföringssystem.

Flexibel rapportering:

Rapporteringen är flexibel i datoriserat redovisningssystem. Det kan generera rapporter om eventuell balans som vid behov och för vilken tid som helst som ligger inom räkenskapsperioden.

Redovisningsfrågor:

Det finns bokföringsfrågor, som är baserade på vissa externa parametrar. Till exempel kan en fråga om förfallna kunders konton lätt besvaras med hjälp av det strukturerade sökningsspråket [SQL] -stöd för databasteknik i det datoriserade bokföringssystemet. En sådan övning skulle vara ganska svår och dyr i manuellt redovisningssystem.

Online-anläggning:

Datoriserat bokföringssystem erbjuder online-anläggning för att lagra och behandla transaktionsdata för att hämta information för att generera och visa finansiella rapporter.

Noggrannhet:

Informationen och rapporterna som genereras är korrekta och ganska tillförlitliga för beslutsfattandet. I manuell redovisningssystem, så många personer gör jobbet och volymen av transaktioner är ganska stora, är sådan information och rapporter sannolikt snedvridna och opålitliga och felaktiga.

Säkerhet:

Detta system är mycket säkrade och data och information kan hållas konfidentiella, jämfört med manuellt bokföringssystem.

skalbarhet:

Systemet kan klara sig enkelt med ökningen av verksamhetsvolymen. Det kräver endast ytterligare datoperatörer att lagra ytterligare kuponger.

Särskilda funktioner i datorerat bokföringssystem:

1. Det leder till snabb redovisning av redovisning och gör det möjligt att göra redovisningssedlarna och uppgifterna i tid.

2. Det garanterar kontroll över bokföringsarbete och register.

3. Fel och misstag skulle vara minst i datoriserad redovisning.

4. Underhåll av enhetliga redovisningsredovisningar och register är möjligt.

5. Enkel åtkomst och hänvisning till bokföringsinformation är möjlig.

6. Flexibilitet för att upprätthålla konton är möjlig.

7. Det involverar mindre kontorarbete och är mycket snyggt och mer exakt.

8. Det anpassar sig till företagets nuvarande och framtida behov.

9. Det genererar realtid omfattande MIS rapporter och säkerställer tillgång till fullständig och kritisk information direkt.

Krav på det datoriserade redovisningssystemet:

Redovisningsram:

Ett gott redovisningsramverk när det gäller redovisningsprinciper, kodnings- och gruppstruktur är en förutsättning. Det är applikationsmiljön för det datoriserade redovisningssystemet.

Normalt tillvägagångssätt:

Ett väl utformat och utformat arbetssätt blandat med lämplig arbetsmiljö är nödvändig för att arbeta med det datoriserade redovisningssystemet. Datorbokföring är en av de databasorienterade applikationerna, där transaktionsdata lagras i välorganiserad databas.

Användaren arbetar i en sådan databas med det önskade gränssnittet. Och han tar de nödvändiga rapporterna genom lämpliga omvandlingar av lagrade data till information. Därför innehåller den alla grundläggande krav för databasorienterad applikation i datorer.

Fördelar med datoriserad redovisning:

1. Bättre kvalitetsarbete:

De konton som utarbetats med användning av datorer är vanligtvis enhetliga, snygga, exakta och mer läsbara än manuellt jobb.

2. Lägre driftskostnader:

Dator är en arbets- och tidsbesparande utformning. Därför resulterar volymen av jobb som hanteras med hjälp av datorer i ekonomi och lägre driftskostnader.

3. Förbättrad effektivitet:

Dator ger snabbhet och noggrannhet vid förberedelserna av register och konton och ökar därmed effektiviteten hos medarbetarna.

4. Underlättar bättre kontroll:

Från ledningens synvinkel är större kontroll möjlig och mer information kan vara tillgänglig med hjälp av dator i redovisning. Det säkerställer effektiv prestanda i bokföringsarbetet.

5. Större noggrannhet:

Datoriserad redovisning säkerställer noggrannhet i bokföring och uttalanden. Det förhindrar administrativa fel och utelämnanden.

6. lindra monotoni:

Datoriserad redovisning minskar monotonen att göra repetitiva bokföringsjobb, vilket är tröttsamt och tidskrävande.

7. Underlättar standardisering:

Datoriserad redovisning underlättar standardisering av redovisningsrutiner och rutiner. Därför säkerställs standardisering i redovisning.

8. Minimera matematiska fel:

Under matematik med datorer elimineras fel praktiskt taget om inte uppgifterna matas in felaktigt i första hand.

Nackdelar med datoriserad redovisning:

1. Minskning av arbetskraft:

Införandet av datorer i redovisningsarbete minskar antalet anställda i en organisation. Det leder sålunda till en ökad arbetslöshet.

2. Hög kostnad:

Ett litet företag kan inte installera ett datorbokningssystem på grund av sin höga installation och underhållskostnad. För att vara mer ekonomisk bör det finnas stor volym arbete. Om systemet inte används till sin fulla kapacitet, skulle det vara mycket oekonomiskt.

3. Kräv speciella färdigheter:

Datorsystemet kräver högspecialiserade operatörer. Tillgången till sådan kompetent personal är mycket knapp och mycket dyr.

4. Övriga problem:

Frekvent reparation och strömavbrott kan påverka bokföringsarbetet väldigt mycket. Datorer är utsatta för virus. Ofta kommer tidens folk att anta att datorn gör saker på rätt sätt, och problem kommer att bli okontrollerade under lång tid.

Problem som möter datoriserade bokföringssystem:

1. Användarutbildning:

Användaren, för att använda datorbokföringsprogram, behöver förstå koncepten för programvaran. Därför bör han genomgå lämplig träning. En datoroperatör måste lära sig grunderna i datorn, koncept av programvara, som arbetar med operativsystemprogramvaran [som Windows / DOS] och bokföringsprogrammet.

2. System Beroende:

Med hjälp av en datorlösning får användaren till fullo att vara beroende av datorsystemet och kräver att datorn alltid är tillgänglig. Om systemet inte är tillgängligt [på grund av maskinvarufel eller strömavbrott] är det svårt att verifiera kontona.

3. Hårdvarukrav:

Ett fullständigt datorsystem med en skrivare krävs för att använda det datoriserade bokföringssystemet. De flesta små organisationer har inte råd att ha sådan möjlighet med nödvändig programvara.

4. Systemfel:

När det finns en systemkrasch [hårddiskkrasch] är det hög risk att du förlorar data som finns tillgängliga på hårddisken när som helst. Det skulle vara mycket ont om problemet uppstår vid slutet av budgetåret när bokslutet ska vara klart.

5. Säkerhetskopior och utskrifter:

Säkerhetskopieringen av uppgifterna ska göras regelbundet så att det går att återställa data från disketter (säkerhetskopior) när data går förlorade. Regelbundna utskrifter av systeminformationen skulle vara användbara som manuella poster.

6. Kuponghantering:

Redovisningsprogramvara möjliggör enkel ändring av data. Om en kupong placeras felaktigt i ett felaktigt huvud, skulle det vara mycket svårt att sortera ut och ta tillbaka kupongen. En bra kuponghantering är väldigt viktigt.

7. Säkerhet:

Ytterligare säkerhet måste tillhandahållas eftersom felaktig hantering av systemet [hårdvara / mjukvara] kan vara farligt. Lösenord, lås etc. måste ställas in så att ingen obehörig person kan hantera systemet.