6 huvudsteg i budgetkontrollen (med problem)

Följande punkter lyfter fram de sex huvudstegen i budgetkontrollen.

Steg # 1. Organisationsdiagram:

Det lyfter fram det funktionella ansvaret för varje ledamot i ledningen så att han kan bekanta sig med sin egen position i organisationen och även hans förhållande till andra medlemmar.

Organisationsdiagrammets strukturella mönster beror på affärsenheternas storlek och karaktär.

Ett exemplar av organisationsdiagrammet är:

Steg # 2. Budgetcenter:

Ett budgetcenter är en del av företagsföretagen och definieras som sådan ur budgetkontrollens synvinkel. Det måste klart avgränsas eftersom en separat budget ska utarbetas med hjälp av var och en av de berörda avdelningarna.

Steg # 3. Budgetmanual:

Institutet för kostnads- och ledningsrevisorer, England, definierar en budgetmanual som "ett dokument som bland annat beskriver ansvaret för de personer som är involverade i rutinen och de blanketter och register som krävs för budgetkontrollen" . Därför kommer det att finnas en budgetmanual som kommer att leda budgetansvariga och chefer för respektive avdelning. Det är praktiskt taget ett skriftligt dokument som ger idéerna om förberedelser och genomförande av olika budgetar.

Steg # 4. Budgetkommitté:

En budgetkommitté är en grupp ledande befattningshavare i olika huvudfunktioner, t.ex. chefschef, arbetschef, produktionschef, försäljningschef, revisor mm. Verkställande direktören fungerar som ordförande och de funktionella cheferna kommer att förbereda sina respektive budgetar och skicka in dem till Kommittén för godkännande. Kommittén kommer att göra nödvändiga justeringar och samordna alla budgetar och godkänna det i sista hand. Det är en kraftfull kraft i att knyta samman olika verksamheter i verksamheten och genomföra verklig kontroll över verksamheten.

Budgetkommitténs huvudfunktioner är:

(i) Att ta emot och granska budgetberäkningar från respektive avdelningar och göra rekommendationer.

ii) Fastställa generell ledningspolitik i förhållande till budgeten.

iii) Att tillhandahålla råd vid beredningen av budgetar på grundval av tidigare information.

iv) Att formulera huvudbudgeten på grundval av godkända funktionsbudgetar.

(v) Att hålla register över avvikelser eller avvikelser av verkligt resultat från budgeten;

vi) Att rekommendera korrigerande åtgärder och att samordna budgetprogrammet.

Steg # 5. Budgetperiod:

Det betyder den period för vilken en budget är upprättad och anställd. Det finns ingen svår och snabb period för budgeten.

Normalt beror perioden på följande två faktorer:

(i) Typ av verksamhet;

(ii) Kontrollaspekten.

Med andra ord beror längden på budgetperioden på:

(i) Produktens art

ii) Typ av efterfrågan och utbudet av produkten. och

(iii) omfattning av kontrollen.

Industrier med tunga kapitalutgifter, frakt, transporttjänster, elproduktion etc. kan ha en långsiktig budget som sträcker sig från 5 till 10 år, eftersom förändringarna sker mycket långsamt i dessa branscher. Å andra sidan kan industrier som producerar radio, tv, kylskåp etc. ha en medelfristig budget som sträcker sig från 2 till 3 år. Och industrier som tillverkar moderna produkter på massskala kan dock ha en kortsiktig budget, säg, vecko, fjorton, månad, kvartalsvis, halvårsvis eller årlig.

Eftersom den långsiktiga budgeten inte kan vara ett mycket korrekt och effektivt sätt att styra verksamheten och den kortsiktiga budgeten är dyr (även om den är till hjälp), är det ibland två budgetar som utarbetas, dvs budget och nuvarande budget, för att övervinna ovanstående svårigheter.

Institutet för kostnads- och ledningsrevisorer, England, definierar grundbudgeten och den nuvarande budgeten som:

Grundläggande budget:

"En budget baserad på en långsiktig plan och används som underlag för att utveckla nuvarande budgetar. En "grundläggande budget" är vanligtvis mycket bredare och mindre detaljerad än en "nuvarande budget".

Nuvarande budget:

"En budget som är etablerad för användning under en kort tidsperiod, vanligtvis ett år men ibland mindre och relaterat till nuvarande förhållanden. Nuvarande förhållanden kan tolkas som de genomsnittliga förutsättningarna som kan råda under budgetperioden.

Steg # 6. Nyckelfaktor:

Den faktor som sätter gränsen för den totala aktiviteten är känd som nyckelfaktor som påverkar budgetar. Det kallas också Limiteringsfaktor eller Styrfaktor eller Principal Budgetfaktor. Till exempel kan det finnas en stor efterfrågan på en viss produkt, men på grund av att tillgången på råmaterial inte är tillgänglig, kan produktionen begränsas och denna faktor är känd som nyckelfaktor.

Det är mycket viktigt under budgetering för produktion eller försäljning. Ibland kan det finnas flera nyckelfaktorer, såsom arbetskraft, kapital, försäljning etc.

Men följande är exempel på nyckelfaktor:

Nyckelfaktorn skapar inga permanenta problem i affärsverksamheten eftersom det är möjligt att lösa eventuella problem med korrekt hantering i framtiden genom ett antal enheter.