16 Snabba tips för att genomföra ett effektivt möte (med checklista)

Ett effektivt möte är allas barn, inte bara ordföranden eller sammankallaren. Vi skördar vad vi såg.

1. Tydlighetens klarhet:

Syftet med mötet bör vara tydligt och tillvägagångssättet bör vara väl skisserat. Då kan diskussionen vara målorienterad.

2. Lämplig ordförande:

Ordföranden borde passa tillfälle. England valde Churchill som krigstids premiärminister, men när fred upprättades.

3. Bra briefing:

Alla medlemmar bör ha en bra briefing och uppmuntran att bidra till mötet.

4. Se till att punktligheten är:

Eftersom allas tid är inblandad bör ordföranden vidta åtgärder för att säkerställa punktlighet. Det borde vara belöningar för det och straff (även om de är subtila) för att inte behålla det ur ren vana.

5. Tidshantering:

För att börja och sluta i tid och att göra rättvisa till dagordningen bör ordföranden planera tiden bra. De enskilda objekten på agendan kan tilldelas en viss tid för att balansera tidsallokeringen.

6. Ha en strategi:

Sedan en dag cricket har kommit, har vi hört mycket om strategin. En träffad dirigent bör ha en förplanerad strategi för hur man hanterar vissa personer, vissa problem och vissa förväntade situationer.

7. Tydliga beslut:

Besluten ska vara tydliga och tilldelningen av uppgifter enligt förmåga och vilja. Det borde finnas ett tydligt engagemang från medlemmarna.

8. Demokratisk anda:

Demokrati är för allas rättvisa utveckling. Låt alla bidra, vara representerade, behandlas i mötets beslut.

9. Uppmuntra att lyssna:

Lyssnande uppmuntras när saker är av intresse för alla. Men olika motiv väcker olika människor. Icke-lyssnare står inför möjligheten till avslag och censur.

10. Lösa konflikter:

Ett sammandrag av åsikter bör lösas. Istället för skirting-problem kan man möta dem ansiktsvis.

11. Förklara positiva och negativa sidor:

Ordföranden eller en kunnig talesman bör förklara det goda i en idé såväl som dålig. Utgåva-baserad politik är bäst. En rationell och kritisk, kunnig och icke-emotionell strategi ska uppmuntras.

12. Använd oenigheter:

Om en oenighet uppstår i förfarandet kan det vara en källa till en bättre idé.

13. Icke-personliga kommentarer:

Medlemmen behöver inte gå in i andras personliga liv när mötet handlar om problem, inte någons personliga liv.

14. Ge ett flera val:

För att ge medlemmarna känslan av att ha valt och bestämt, är det användbart att ge dem olika alternativ och komma fram till det bästa.

15. Självförverkligande:

Mötet ska vara uppfyllande när det gäller kvaliteten på besluten och kvaliteten på deltagandet. I en vänlig atmosfär, med opartiskt ordförandeskap är denna känsla lättare att utveckla. Medlemmarna måste ha sin känslomässiga tillfredsställelse.

16. Få slutliga lösningar:

I stället för halvvägs lösningar eller kompromisser måste avgörande lösningar tas.

fallgropar:

Vid mötet måste vi skydda oss mot:

(a) En försenad start

(b) Bogga ner i mindre problem

c) Överskridande av tidsgränsen

(d) Avbrott

e) Monopolisering av en medlem eller en undergrupp

(f) Cross-talk

(g) Tangentialtal

(h) Emotionella uppblåsningar

(i) Svag eller förutseende ordförande

j) Avsaknad av nyckelaktörer

(k) En alltför ambitiös dagordning

(l) Möte som ett ersättare för tänkande och handling (ett slags hällning av problem på en grupp och att hitta en syndabock)

Checklista för genomförandet av bra möten:

Som mötes arrangör kan du hitta den här checklistan till hjälp.

1. Stolarna, borden etc. ska ordnas väl.

2. Om medlemmarna ska ha namnskyltar, märken etc. ska dessa ordnas.

3. Skrivartiklar som stift, klämmor, klisterbanden, papper, pennor etc. ska tillhandahållas.

4. Det offentliga adresssystemet bör testas.

5. För visuell projicering ska apparaten testas.

6. Displayen ska vara redo och vid behov fixad.

7. Hallen ska vara snygg och fri för enkel rörelse. Inga ledningar på golvet där man kan resa.

8. Arrangemang måste finnas där för tilltugg, vatten etc., om det behövs. Vissa tror att "inget möte utan att äta."

9. Se till att medlemmarna har fått meddelande. Se till att de kommer förberedda. Tidpunkten för din telefon är viktig.

10. Utanför experter behöver särskild hantering. Arrangemang måste göras för att ta emot och eskortera dem.

11. Man måste se till belysningen, ventilationen, akustiken (ljudspridningen) och temperaturen på mötesplatsen.

12. Att organisera ett stort möte är själv ett utskriftsjobb. Man måste se att medarrangörerna är välinformerade och kommunikationslinjer är öppna med dem.

13. Efter mötet bör uppföljningen vara snabb. Framgången med ett möte och beröm för det kan göra oss så självförnöjda att vi kan bli lediga.

14. Man måste följa handlingsplanen genom att bilda en tillsynskedja. Detta skulle ta bort den viktigaste kritiken som gäller till och med väl genomförda möten - allt tal och ingen åtgärd.