Vilka är viktiga funktioner för utveckling av mänskliga resurser?

I en liten organisation utför innehavaren alla funktioner. Men när organisationen växer är delegering av uppgifter viktigt. Han sysselsätter andra människor och delegerar några av sina uppgifter och ansvar till dem. På så sätt skapar han en annan nivå i sin organisation. Med den fortsatta tillväxten av en organisation finns det behov av en större specialisering av funktioner.

Image Courtesy: loreal-dam-front-resources-corp-en-cdn.brainsonic.com/teams.html

Till en liten affärsman behöver lönstrukturen hos sina anställda ingen specialkunskaper men ett stort företag med flera tusen anställda behöver hjälp av en specialist för att hantera löneadministration. På detta sätt krävs administrativt bistånd av specialiserad karaktär. Detta är ursprunget till "personal" -funktion som är skild från "linjelfunktionen".

Termen linjen används för att ange auktoriseringslinjen som med olika led i de väpnade styrkorna där auktoritetslinjen är klar. I organisationsteori hänvisar ordet "linje" vanligtvis till de funktioner som har det direkta ansvaret för att uppnå de viktigaste målen för företaget och ordet "personal till dessa funktioner som hjälper linjen att uppnå dessa mål och är endast indirekt relaterade till de stora mål.

I ett tillverkningsföretag är produktion, inköp och försäljning linjefunktioner och personal, ekonomi, redovisning och forskning är personalfunktioner. Skillnaden mellan linje och personal är ett sätt att bestämma vem som fattar beslut som är direkt relaterade till uppnåendet av slutresultat och som ger råd och service vid besluten. Det är personalansvariga som tjänar ledande befattningshavare.

Alla chefer är förnuftiga personalchefer, eftersom alla är engagerade i rekrytering, intervju, val, utbildning etc. Men de flesta företag har också en personal- eller personalavdelning med sina HRD-chefer. Hur uppgifterna i denna chef är relaterade till personalledningstjänsten hos andra linjeledare i företaget?

Linjeledare är auktoriserade att styra underordnade arbeten-de är alltid någons chef. Dessutom är linjeledare ansvariga för att uppnå de grundläggande målen i organisationen. Å andra sidan är personalcheferna bemyndigade att hjälpa och rådgöra linjeledare för att uppnå dessa grundläggande mål i organisationen.

Den direkta hanteringen av människor är en integrerad del av varje linjeledarens ansvar. Som redan sagt kan linjeledare utföra alla personalförvaltningsuppdrag oassisterade. Men när företaget växer behöver de hjälp av en specialiserad personal eller HRD-personal. HRD-avdelningen tillhandahåller denna specialiserade hjälp. Därmed utför HRD-chefen tre huvudfunktioner enligt följande:

i) En linjefunktion HRD-personal utför en "linjelfunktion" genom att styra folks verksamhet i sin egen avdelning och i serviceområden. Han utövar linjemyndighet inom sin egen HRD-avdelning.

ii) En koordinerande funktion HRD-chefer fungerar också som samordnare för personalverksamheten, en tjänst som vanligtvis kallas "funktionell kontroll". HRD-chefen och hans avdelning är den högsta ledarens högra arm för att försäkra honom om att personalmålen, policyer och förfaranden som har antagits av linjebolagets organisation utförs konsekvent av linjeledare.

iii) Personal (Service) funktion Service till ledning är "bröd och smör" hos HRD-chefen. HRD-chefen hjälper till att anställa, skjuta, belöna och utvärdera anställda på alla nivåer och administrera olika välfärdsprogram.

Termen "personal" refererar till funktionen av en "pinne eller personal" som bärs av en person för stöd. Personalen utför således en stödjande roll. Den stöder linjen i dess prestanda. Syftet med personalfunktionen är att hjälpa ledande befattningshavare genom att lätta dem från vissa specialiserade aktiviteter.

Medan det övergripande organisationsschemat för ett företag är HRD-chefen en personal till resten av organisationen, är hans relation med sina egna underordnade i hans avdelning alltid "linje". Han förvaltar en avdelning som kan vara så hög som hundra anställda och hans ledningsuppdrag är lika tunga som de flesta linjeledare.

Liksom dem är han oroad över produktion, kvalitet på arbetet, planering, organisering och kontroll av hans avdelningens ansträngningar samt rekrytering, urval och placering av personer på sin personal och deras utbildning, ledarskap och motivation.

Den formella organisationen hänvisar till hur personalen är indelad i olika avdelningar och divisioner. De olika avdelningarna i en organisation kan formellt struktureras på tre viktiga sätt - genom funktion, delning eller matrisstruktur.

I funktionell form samlas all personal som kan bidra till utförandet av en viss funktion ihop. Under ett sådant system grupperas all personal som är inblandad i personaladministration i HRD-avdelningen, alla personer som är inblandade i marknadsföringsfunktionen är grupperade i marknadsavdelningen och så vidare.

En viktig fördel med denna funktionella form är att varje funktion utförs av en specialist. På grund av specialisering kan kompetens hos anställda i en funktionell organisation utnyttjas mer effektivt. Men medarbetarna har flera chefer, samordning är mycket svår att uppnå och organisationen kan inte fungera som ett totalt integrerat system.

Det andra sättet att gruppera organisationsmedlemmar är genom divisionalisering. Här sammanställer vi alla specialister som krävs för att producera en viss produkt. Om ett företag producerar och säljer fyra olika produkter, kan det inrätta fyra divisioner, en för varje produkt. Inom varje division samlas alla nödvändiga produktions-, marknadsförings-, finans- och andra arbetskraftstjänster.

Avdelningen kan vara av olika slag. Det kan finnas delning på produkt eller territorium. Fördelen med divisionalisering är att det här är lätt att jämföra prestanda men det innebär dubbletter av personal och onödigt slöseri.

En organisations avdelningar kan struktureras i matrisformen, dvs organisationsmedlemmar är placerade under två chefer, en chef är chefen för den avdelning som anställda hör hemma till och den andra chefen kommer att vara projektledare som de tillfälligt är inblandade i .

Matrisform är också känt som "multipelkommandosystemet". I ett stort ingenjörsfirman tilldelas teknisk personal vid olika avdelningar ett projekt.

När det här projektet är klart, går de tillbaka till sina respektive avdelningar tills nästa uppdrag till ett annat projekt ges. En stor fördel med matrisorganisationen eller projektorganisationen är att specialiserad kunskap och färdighet är tillgänglig för alla projekt på lika villkor, men det strider mot den traditionella organisationsprincipen för kommandoföreningen och främjar konflikter.

Organisationsstrukturen för personalavdelningen har en pyramidliknande form med HRD-chefen eller HRD-direktören i huvudet. I många stora organisationer är HRD Manager också medlem i

Styrelsen och skulle utses som HRD-direktör eller vice ordförande, HRD. Om han inte är styrelseledamot skulle den lämpliga beteckningen naturligtvis vara HRD Manager. Höger under HRD-chefen finns det en annan nivå med personalansvariga som rapporterar direkt till HRD-chefen.