Topp 11 Karakteristik av en bra rapport
Denna artikel lyfter fram de bästa elva egenskaperna hos en bra rapport. Egenskaperna är: 1. Enkelhet 2. Klarhet 3. Bristhet 4. Positivitet 5. Punctuation 6. Tillvägagångssätt 7. Läsbarhet 8. Noggrannhet 9. Logisk sekvens 10. Korrekt formulär 11. Presentation.
Karakteristisk # 1. Enkelhet:
Språket ska vara så enkelt som möjligt så att en rapport är lättförståelig. Jargoner och tekniska ord bör undvikas. Även i en teknisk rapport ska det vara begränsat att använda tekniska termer om det måste presenteras för lekmän.
Karakteristisk # 2. Klarhet:
Språket ska vara tydligt och rakt och tydligt uttrycka vad som är tänkt att uttryckas. Därför måste rapporten skrivas i rätt form och följa rätt steg.
Karaktäristisk # 3. Brevity:
En rapport ska inte vara onödigt lång så att läsarens tålamod inte går förlorad och det finns ingen förvirring av idéer. Men samtidigt måste en rapport vara fullständig. En rapport är inte en uppsats.
Karakteristisk # 4. Positivitet:
Så långt som möjligt bör positiva uttalanden göras istället för negativa. Det är till exempel bättre att säga vad som ska göras och inte vad som inte ska göras.
Karakteristisk # 5. Punctuation:
Punkteringar måste användas noggrant och korrekt, annars kan meningarna i meningarna missförstås eller missrepresenteras.
Karakteristisk # 6. Tillvägagångssätt:
Det finns två typer av tillvägagångssätt: (a) Person - När en rapport skrivs utifrån personliga förfrågningar eller observationer ska tillvägagångssättet vara personligt och meningarna ska vara i den första personen och i direkt tal, b) opersonlig - när en Rapporten är upprättad som en informationskälla och när det bara är faktiskt (t.ex. en rapport om ett möte) ska tillvägagångssättet vara opersonligt och meningarna ska vara i den tredje personen och i indirekt tal.
Karaktäristisk # 7. Läsbarhet:
Grunden för en rapport är läsbarhet. Presentationsstilen och dikten (användandet av ord) ska vara så att läsarna finner det attraktivt och han är tvungen att läsa rapporten från början till slutet. Då tjänar bara en rapport sitt syfte. En rapport om samma ämne kan skrivas olika för olika klasser av läsare.
Karakteristisk # 8. Noggrannhet:
En rapport ska vara korrekt när fakta anges i den. Den ska inte vara förspänd med personliga känslor av författaren.
Karakteristisk # 9. Logisk sekvens:
Punkterna i en rapport ska ordnas med en logisk sekvens, steg för steg och inte på ett slumpmässigt sätt. En planering är nödvändig innan en rapport utarbetas.
Karakteristisk # 10. Korrekt Form:
En rapport måste vara i rätt form. Ibland finns lagstadgade former att följa.
Karakteristisk # 11. Presentation:
En rapport behöver en attraktiv presentation. Det beror på kvaliteten på att skriva eller skriva ut, liksom kvaliteten på det papper som används. Stora företag gör mycket attraktiva och färgglada årsredovisningar.
