Rollen av PR och publicitet som kommunikationsverktyg för en organisation

Rollen av PR och publicitet som kommunikationsverktyg för en organisation!

PR (Public Relations), ett mycket mångsidigt kommunikationsverktyg och används idag av nästan alla typer av organisationer, oavsett om det är en välgörenhet, ett politiskt parti eller ett kommersiellt företag.

Det handlar om strategisk förvaltning av information för att säkerställa att företaget uppnår specifika kommunikationsmål. Det är inte alltid så att positiv publicitet är resultatet av ett formellt administrerat PR-program, eftersom det ofta är omöjligt att uppnå ett positivt positivt resultat.

Ofta används PR för att mildra eller minska effekterna av ogynnsam publicitet och det är ett viktigt och mycket flexibelt marknadsföringskommunikationselement. Det kan användas både inom och utanför organisationen, även om många anser att det är ett externt marknadsföringsverktyg. Företaget försöker kommunicera med en rad externa offentliga för att skapa ett positivt intryck i människors sinne.

Men vi bör också erkänna dess enorma värde som ett internt kommunikationsverktyg för marknadsföring. Effektiv intern marknadsföring, dvs. skapa den rätta andan inom företagen och övertyga all personal att dra i samma riktning när det gäller marknadsföringsinsatser, är en viktig förutsättning för framgångsrik extern marknadsföring.

Detta är särskilt viktigt för marknadsföringspolitiken baserad på begreppen långsiktig relationsmarknadsföring. PR har en nyckelroll för att bidra till en effektiv intern marknadsföringskultur inom företaget. I den meningen har det under de senaste åren varit en realisering av dess betydelse som ett strategiskt internt kommunikationsverktyg samt ett externt verktyg.

PR har en särskilt viktig roll i hanteringen av negativ publicitet som följer av oönskade händelser eller krishanteringsscenarier. Om en kris har inträffat, särskilt när människor har skadats eller förlorat sina liv, är det ofta fallet med skadereglering, ett rättvist och balanserat konto av händelser fram till allmänheten och minimering av krisens skadliga effekter på organisationen involverad eller ansvarig.

publics:

För att förstå vad Public Relations är, låt oss först se vad som betyder Offentlig. Offentlig är en grupp som har ett verkligt eller potentiellt intresse för eller påverkan på företagets förmåga att uppnå sina mål. Allmänna relationer involverar således en rad olika program som är utformade för att främja eller skydda ett företags bild eller dess individuella produkter.

Idén om publics är centralt för kunskapen om förvaltad PR. PR-experten måste hantera publiciteten från händelser som berör alla offentliga med vilka organisationen har kontakt. Detta beror på att för att kunna existera, lyckas och överleva en organisation beror på många individer och grupper av människor.

Även i distributionen av produkter måste en tillverkare kommunicera med säljare, leveranspersonal, servicepersonal, grossister, postorderhus, agenter, importörer, exportörer, utländska agenter och många olika typer av återförsäljare, inklusive kedjebutiker, kooperativ, varuhus, stormarknader och mindre fristående butiker.

Det finns många andra personer eller grupper som kan påverka ett företags framgång eller misslyckande. Dessa inkluderar skrivare, förpackningstillverkare, transportentreprenörer, medieägare och reklamagenter. Till dessa kan vi lägga till andra som journalister som kan skriva om produkter eller företag, tv-producenter av program för konsumentfrågor och tekniska program.

Affärsanalytiker, yrkesorganisationer, branschorganisationer, myndigheter och andra organisationer är också viktiga offentliga. PR inkluderar alla försök från ett företag att förutse, spåra, granska och eventuellt påverka eller kontrollera den typ av publicitet som direkt eller indirekt kommuniceras till olika delar av allmänheten.

Därför hoppas företaget kunna skapa och upprätthålla en positiv företagsbild. Faktum är att den strategiska förvaltningen av publicitet genom användningen av PR ofta kallas företags kommunikation. PR är upptagen med att kommunicera med en rad publik och inte bara till de omedelbara kunderna.

De 8 grundläggande publikationerna för PR är:

jag. Samhället i stort

ii. anställda

III. Kunder - tidigare, nuvarande och framtida

iv. Leverantörer av råvaror och tjänster, andra än finansiella

v. Penningmarknaden

vi. distributörer

vii. Potentiella anställda

viii. Yttrande ledare

Definiera PR:

Uppgiften att definiera PR: s exakta natur är svår. Ett ganska bra antal definitioner finns tillgängliga i läroböckerna och på andra ställen, där alla fokuserar på en något annorlunda fasett och varje försöker producera en enkel, till en punkt och en noggrann definition. Problemet med att ta fram en enda acceptabel definition beror på yrkets komplexitet och mångfald. Institutet för PR (IPR) i Storbritannien anger:

"PR-övning är den avsiktliga, planerade och fortsatta ansträngningen att upprätta och behålla godwill och ömsesidig förståelse mellan en organisation och dess publik."

PR innebär att bygga upp goda relationer med företagets olika publikationer genom att få god publicitet, utforma program för att främja och / eller skydda företagets image eller produkter, inklusive produktlitteratur, utställningar och artiklar om organisationsprodukter inom professionell eller inhemsk nyhetsbrev och hantering eller avvägning av ogynnsamma rykten, berättelser och händelser.

Egenskaperna är:

jag. Hög trovärdighet.

Nyhetsberättelser och funktioner är mer autentiska och trovärdiga för läsare än annonser.

ii. Dramatisering:

PR har potential för dramatisering av ett företag eller en produkt.

III. Möjlighet att fånga specifika köpare:

PR kan nå de utsikter som föredrar att undvika säljare eller inte märker annonser noggrant.

En PR-strategi måste därför baseras på beslut i strömmande 3 områden:

jag. Omfattningen och frekvensen av kommunikationen med den offentliga

ii. Graden av betydelse som är knuten till kommunikationen vad gäller deras förmåga att skada eller hjälpa organisationen

III. Effektiviteten av dessa kommunikationer för att uppnå mål

3 huvudtyper av allmänhet som avses i definitionen är:

jag. Interna publicer:

De inkluderar alla som tillhör företaget, till exempel anställda.

ii. Externa publikationer:

Dessa inkluderar de som redan köper en organisations produkter (t.ex. nuvarande kunder), de som kan köpa i framtiden (t.ex. utsikter) och de som kan ändra den rättsliga ramen inom vilken organisationen för närvarande arbetar (t.ex. lagstiftare).

III. Intermediate publics:

De är de personer som ansvarar för att presentera och tolka information till externa publik. De inkluderar de som arbetar i media (t.ex. journalister) och i annan informationshantering roller i samhället (t.ex. lärare). Sådana människor kommer att vara galen i ett försök att manipulera dem. Därför måste relationer med mellanhänder utvecklas på lång sikt och med integritet om de ska lyckas.

Huvudaspekten av ovanstående definition är att PR-praxis ska vara målmedvetet, planerat och hållbart. Det ska inte vara slumpmässigt och ömsesidig förståelse krävs för att säkerställa att e-kommunikation mellan organisationen och dess allmänhet är tydlig, dvs mottagaren uppfattar samma mening som avsändaren avser. Som vi säger finns det mer utförliga definitioner men den här tjänar vår syfte.

De 10 skillnaderna mellan reklam och PR är:

TABELL 23.2: Skillnaderna mellan reklam och PR

Det finns normalt två viktiga mål för PR att uppnå för en organisation, som är:

jag. Generera hög medvetenhet om en organisation och dess produkter bland nuvarande och framtida kunder

ii. Att skapa ett gott rykte och höga nivåer av goodwill för en organisation och dess produkter och aktiviteter bland sina olika publikgrupper

För att uppnå de ovan nämnda målen utför PR 5 funktioner

jag. Pressrelationer:

Det innebär att presentera nyheter och information om organisationen i det mest positiva ljuset

ii. Produktpublicitet:

Det sponsrar insatser för att publicera specifika produkter

III. Företagskommunikation:

Detta främjar förståelsen av organisationen genom extern och intern kommunikation

iv. Lobbying:

Det handlar om lagstiftare och statliga tjänstemän för att främja eller besegra lagstiftning och lagstiftning. Good PR-företag som specialiserar sig på krishantering upprätthåller mycket nära förbindelser med befogenheterna. När det gäller Microsoft var lobbyverksamhet avgörande för att försena antitrustförfarandena

v. Rådgivning:

Rådgivning om förvaltningen om offentliga frågor och företagspositioner och bild, vår inställning inkluderar rådgivning vid eventuella olyckor i produkten.

Således är det offentliga förhållandet en av de mest effektiva marknadsföringsteknikerna och är en respekterad på grund av tredjepartsintroduktionen och för att den inte betalas. Det är en av de viktigaste aspekterna, vilket leder till en effektiv marknadsföring.

Kommunikation och PR:

Eftersom olika publikationer inte betraktar PR som en betalad typ av kommunikation tenderar den att ha större källa trovärdighet än vanligt betalt för reklam. Det beror på att uppskrivningar i press- eller affärsdagboken, tv- eller radioprogram mm betraktas som utgående från en oberoende tredje part snarare än en inköpt kommunikationskonsult. PR betalas inte direkt i termen, till skillnad från reklam, även om marknadsföringsföretaget måste betala avgifter om det är ett PR-företag eller en lön om de har en intern PR-expert.

Det sägs ofta att märket med bra PR är att meddelandemottagaren inte inser att den har använts; Det är tänkt att vara osynligt. Om det är klart för alla att meddelandet har konstruerats så förlorar det mycket av dess önskade effekt. Kommunikationen är central för PR och dess roll är att skapa en dyadisk relation eller tvåvägskommunikation för att hjälpa till att lösa intressekonflikter genom att söka gemensam mark eller områden av ömsesidigt intresse.

Om vi ​​accepterar att detta är PR: s huvudroll, måste vi också acceptera en ytterligare slutsats. Det existerar, oavsett om det är implicit eller explicit, huruvida en organisation tycker om det eller inte. Genom att genomföra sin dagliga verksamhet kommunicerar en organisation vissa meddelanden till dem som av någon anledning samverkar med företaget, som då kommer att bilda en syn på det och dess affärsverksamhet. Behovet av PR är att hantera organisationens beteende och de kommunikationer som härrör från sådant beteende för att skapa en gynnsam företagsbild.

Att uppnå marknadsorientering genom PR:

I marknadsförings litteratur finns mycket om hur det är viktigt för en organisation att bli marknadsorienterad, kundfokuserad och anta marknadsföringskonceptet. För att ett företag ska vara riktigt marknadsorienterat måste all personal som arbetar för det vara så. Det finns ett ordstäv anpassat från buddhistisk filosofi som säger. "För att en skog ska vara grön måste varje träd vara grönt."

Denna princip gäller också för marknadsföringens orientering för företaget eftersom det kommer från tankarna hos de personer som ingår i organisationen. Men hur uppnår högsta ledningen denna förändrade attityd och ger den rätta kundfokuserade andan inom organisationen? Internt PR på egen hand kan inte uppnå detta, men det kan verkligen ge ett betydande bidrag.

Företagsidentitet:

Idén om företagsidentitet eller personlighet eller bild är nära kopplad till PR, eftersom aktiviteter måste genomföras inom referensramen för en specifik och överenskommen företagsbild. Denna bild eller personlighet måste utvecklas för att återspegla toppledarens stil, eftersom de kontrollerar företagets planer och affärsverksamhet.

En företagsperspektiv är en tillgång om den hanteras korrekt och konsekvent men det kan inte tas för givet att alla chefer kommer att överväga rollen som företagsperspektiv när de fattar beslut. Därför måste PR-experten placeras så att han eller hon är medveten om alla frågor, policyer, attityder och åsikter som finns inom organisationen som påverkar hur den ses av allmänheten.

Medier som används i PR:

De olika kommunikativa media som används för PR-aktivitet inkluderar:

jag. Pressmeddelande:

Det här är uttalanden av nyheter, åsikter och bakgrundsinformation om frågor (t.ex. ny produktlansering) som en organisation vill se i nyhetsmedia

ii. Nyhetsbrev och tidskrifter:

Dessa är publikationer som produceras på uppdrag av organisationer som innehåller material som är gynnsamma och / eller kompletterande med organisationens verksamhet.

III. Företagsgåvor:

Dessa poster, som inkluderar kalendrar, dagböcker, skrivbordsunderlägg, etc., kan användas för att främja organisationens företagsidentitet genom att förstärka erkännande av en logotyp, organisationsnamn eller kampanjord

iv. utställningar:

Medan vissa organisationer finner. Det är värt att upprätthålla permanenta displayer som främjar en positiv bild av organisationen (till och med laddning för upptagning), de flesta utställningarna är tillfälliga och / eller mobila (t.ex. stöd till lansering av produkter på en mässa)

v. Video- och audiovisuella presentationer:

Dessa används särskilt när man handlar med återförsäljare, distributörer och opinionsbildare

vi. Pedagogiska publikationer:

Information som presenteras opartiskt kan visa sig vara utmärkt PR för en organisation (t.ex. skolunderlägg av olika tidskrifter kan användas av förvaltningsinstitut)

vii. Sponsorskap:

PR hjälper till att sponsra TV-program och händelser, som syftar till att skapa goodwill genom att stödja en "bra sak" (t.ex. Manikchand Film prisutmärkelser eller Pepsi cricket cup)

Den felaktiga tron ​​att PR utgör "fri publicitet" för en organisation kan diskonteras genom att kosta några av de media som anges ovan. Det är inte längre nödvändigtvis så att när en organisationsskapande historia framträder i press- eller sändningsmediet att den kommer att göra det kostnadsfritt. vissa publikationer förväntar sig nu att en organisation kommer att ta annonsutrymme i gengäld för att presentera ett pressmeddelande.

Utskriven kommunikation inkluderar användningen av direktpost som en leveransmekanism, som är ett mångsidigt och flexibelt medium och lämpar sig för en rad användningsområden, som inkluderar direktmarknadsföring, allmän reklam och PR. Direktpost kan användas för att skicka kopior av pressmeddelanden till riktade publikgrupper och kan användas för att sända hustidskrifter eller företagsnyhetsbrev till anställda, kunder, distributörer, agenter och andra intressenter. Detta medium används också för att skicka detaljer och inbjudningar till sponsrade evenemang, utställningar, konferenser, demonstrationer, filmprogram, etc. Inbjudningar är en form av PR, liksom de händelser som inbjudningarna hänför sig till.

Litteratur kan fördelaktigt distribueras till besökare, kunder, återförsäljare och medlemmar i lokalsamhället, medan handouts och presspaket används vid konferenser. PR-aktiviteter av detta slag kan inspirera tilltro och förtroende för ett företag. Utskriven litteratur levererad i form av direktbrev används ofta för att rikta utskrivna meddelanden till publiken och kan bestå av broschyrer, mappar, broschyrer, böcker och andra medier, inklusive väggscheman, dagböcker, vykort och bilder. PR-litteratur är ofta pedagogisk, tenderar att vara i form av information som berättar en historia, snarare än att försöka övertyga eller sälja något.

Pressmeddelandet anses ofta vara den mest effektiva formen av PR inom branschen. Två viktiga aspekter är timing och distribution, välja lämplig tid för att släppa nyheter och se till att den når den riktiga publiken. Pressrelationens roll är att uppnå maximal publicering eller sändning av PR-information genom tidningar, tidskrifter, radio och tv, för att uppnå specifika PR-mål med klart definierade målgrupper. Den gemensamma metoden för att uppnå detta är ett pressmeddelande skickat till lämpliga journalister.

Visuell kommunikation innefattar fotografi, vilket kan ha en påverkan och överklagande som inte är tillgänglig i tryckta medier, som tidningar eller tidningar. När en publik faktiskt ser fotografiska bevis på ett evenemang ger det ytterligare trovärdighet till PR-rapporten, eftersom det ger extra bevis i mottagarnas sinnen att det som rapporterats är äkta. Fotografier används ofta med ett pressmeddelande, en form av PR-säkerhetskopiering och förstärkning av den andra. TV är ett medium med hög visuell inverkan. Inte bara kan PR-meddelanden förklaras muntligt på tv-program men produkter kan också visas på programmet. Ibland visas täckning av ett företags deltagande i en sponsrad händelse eller någon annan organiserad PR-händelse på tv-program.

Ökningen av sponsrade evenemang från kommersiella företag både inom idrott och inom konst har ökat betydligt under de senaste åren och det är nu en rutin typ av programmering vid rapportering av händelser som cricket match eller art exhibition (nyligen en Mumbai-baserad affärsman Guru Sribastav betalade 101 crores för 100 målningar av MF Hossain, pengarna kommer att användas i välgörenhet).

Det finns en ökande efterfrågan på företagspersonligheter att visas på tv-program och även att ge intervjuer på radio, särskilt lokalradio. Det har också skett en väsentlig intresseintresse för alla ämnen som berörs av affärer, ekonomi och förvaltning i allmänhet. Detta ger en chans för organisationer att kapitalisera på PR möjligheter som erbjuds från detta populära, mycket visuella och allt effektivare medium.

Personliga kommunikationsformer är kanske den mest effektiva och mest övertygande metoden för att leverera ett meddelande. Budskapet förstärks av styrkan och trovärdigheten hos kommunikatörens personlighet och rykte, som kan anpassa både innehåll och leveransstil till reaktionerna hos hans eller hennes publik.

En professionell talare kan göra mycket för att förbättra en företags bild, särskilt på presskonferenser och på tv- och radioprogram. PR-officerens roll är inte i huvudsak att utse sig på programmet själv eller utan att hantera händelser så att en lämplig företrädare för företaget kan kommunicera med rätt publik och leverera rätt meddelande.

Marketing Public Relations (MPR):

MPR är den nya trenden i PR-världen. MPR går utöver enkel publicitet och betalar en viktig roll i följande uppgifter:

jag. Assistera i lanseringen av nya produkter

ii. Hjälper till att omplacera en mogen produkt

III. Bygga intresse för en produktkategori

iv. Påverka specifika målgrupper

v. Försvara produkter som har stött på PR

vi. Bygga företagsbilden på ett sätt som speglar positivt på sina produkter

MPR kan bidra till följande mål:

jag. Bygg medvetenhet

ii. Bygg trovärdighet

III. Stimulera säljkåren och återförsäljarna

iv. Håll ner reklamkostnader

De viktigaste verktygen i MPR är:

jag. publikationer:

Företagen bygger i stor utsträckning på publicerade material för att nå och påverka sina målmarknader. Dessa inkluderar årliga rapporter, broschyrer, artiklar, nyhetsbrev, tidningar och audiovisuella medier

ii. Evenemang:

Företag kan dra nytta av nya produkter eller andra företagsaktiviteter genom att arrangera speciella evenemang som nyhetskonferenser, seminarier, utställningar, tävlingar, årsdagar, sponsring i sport och kulturella evenemang

III. Nyheter:

Skapa gynnsamma nya s om företaget, dess produkter och människor. Nyhetsgenerering kräver kompetens för att utveckla ett historikankcept, undersöka det och skriva ett pressmeddelande.

iv. tal:

Tal av ordförande eller verkställande direktör för välrenommerade bolag på årsstämmorna är ett av de mest använda verktygen. Det mest framträdande exemplet är ITC och HLL.

v. Offentlig serviceverksamhet:

Företag kan bygga goodwill genom att bidra med pengar och tid till bra orsaker

vi. Orsak relaterad marknadsföring:

Den behandlar dagens sociala frågor genom att tillhandahålla resurser och medel samtidigt som man fokuserar på marknadsföringsmålen för företaget.

vii. Identitetsmedia:

Företagen behöver en visuell identitet som allmänheten genast känner igen. Den visuella identiteten bärs av företagslogotyper, brevpapper, broschyrer, skyltar, affärsformer, visitkort, byggnader, uniformer och klädkoder.

PR och direktresponsmarknadsföring kan fungera tillsammans för att uppnå specifika marknadsföringsmål som är:

jag. Bygg marknadsplatsen spänning innan media reklam raster

ii. Bygg en viktig konsumentbas

III. Bygg ett ett-till-ett-förhållande med konsumenterna

iv. Slå nöjda kunder till förespråkare

v. Påverka den inflytelserika

Utvärdering av resultat:

De 3 vanligaste åtgärderna för MPR-effektivitet är:

jag. Antal exponeringar som bärs av media:

Publicist tillhandahåller klienten en utklippsbok som visar alla medier som bär nyheter om produkten tillsammans med ett sammanfattande uttalande. Denna åtgärd är inte särskilt effektiv eftersom den inte innehåller någon indikation på hur många människor faktiskt har läst, hört eller återkallat meddelandet och på vilket sätt de har tänkt på det. Den innehåller inte heller information om nettopubliken som nås när publikationer överlappar läsarna. Men publicistens mål är räckvidd och inte frekvens och följaktligen måste antalet oduplicerade exponeringar mätas.

ii. Medvetenhet, förståelse eller attitydförändring:

Utgjorde frisläppandet medvetenhet eller påverkan på målgruppen? Man måste kontrollera om det har blivit någon attitydförändring bland allmänheten eller inte. När medvetenheten har skapats kommer attityderna bara förändras när publiken kommer att kunna förstå pressmeddelandet. Om allt händer som per förväntan är det här ett bättre mått än det föregående.

III. Bidrag till försäljning och vinst:

Slutligen försöker den sista åtgärden av MPR-effektivitet att se det direkta bidraget till verksamheten när det gäller försäljning och därmed vinst. Det här är det bästa bland de tre, för det är alltså kampanjutövningen för marknadsföring av det ultimata målet, kundtillfredsställelse och därmed långsiktig vinst genom försäljningsökning. Så denna åtgärd träffar tjurens öga när det gäller att mäta effektiviteten.