Köpavdelning och centraliserad inköp

Köpkontrollen omfattar kontroll över alla aspekter av inköp. Inköp görs av inköpsavdelningen.

Inköpsavdelning:

Inköpsavdelningen spelar en mycket viktig roll i en organisation eftersom inköpen har sin effekt på alla viktiga faktorer rörande tillverkning, kvalitet, kostnad, effektivitet och snabb leverans av varor till kunder. Dess funktion är att skaffa material, leveranser, tjänster, maskiner och verktyg på de mest fördelaktiga förutsättningarna i överensstämmelse med att upprätthålla önskad kvalitetsstandard.

Inköp är den viktigaste funktionen för materialhantering som det ögonblick som en order läggs på för inköp av material, en väsentlig del av företagets finansiering är åtagit som påverkar bolagets kassaflödesposition.

Om storleken på en affärsrörelse tillåter det, bör det därför finnas en separat inköpsavdelning och ansvaret för inköp av alla typer av material ska tilldelas denna avdelning. Chefen för denna avdelning är vanligtvis känd som inköpschef eller försörjningschef eller huvudköparen.

Följande är de grundläggande målen bakom att skapa en separat inköpsavdelning:

1. Att göra kontinuerlig tillgång till material så att det kan vara oavbruten flöde av material för produktion;

2. Att göra inköp konkurrenskraftigt och klokt till de mest ekonomiska priserna;

3. Att göra inköp i rimliga kvantiteter för att minimera investeringar i material;

4. Att köpa rätt materialkvalitet för att få minimalt slöseri med material och förlust i produktionen.

5. Att utveckla bra leverantörsrelationer som säkerställer de bästa leveransvillkoren för material;

6. Att utveckla alternativa leveranskällor så att material kan köpas från dessa alternativa källor om en viss leverantör inte levererar materialen.

7. Att anta den mest fördelaktiga inköpsformen för att säkerställa en jämn leverans av material från leverantörer och för att undvika risker för eventuella tvister eller ekonomisk förlust. och

8. Att fungera som informationscenter om materialkunskap om priser, leveranskällor, specifikationer, leveranssätt etc.

Sammanfattningsvis är det grundläggande målet att inrätta en separat inköpsavdelning att säkerställa kontinuerlig tillgång till nödvändig materialkvalitet, för att undvika att produktionen och produktionen minskar, samtidigt som den slutliga kostnaden för slutprodukten minskar.

Centraliserad inköp :

Köpavdelningen kan centraliseras eller decentraliseras. Centraliserad inköpsavdelning innebär att alla inköpsfunktioner är dirigerade via en avdelning. Inköp ska centraliseras, dvs alla inköp ska göras av inköpsavdelningen för att undvika dubbelarbete, överlappning och ojämn upphandling.

Alla andra avdelningar som behöver material, leveranser, tjänster, maskiner och verktyg ska skicka inslag eller köpa rekvisitioner till den centrala inköpsavdelningen för att göra aktuella och lämpliga inköp.

Fördelar med centraliserad inköp:

1. När material köps, kan gynnsamma villkor, t.ex. mer handelsrabatt eller transportkostnader erhållas, eftersom den berörda kvantiteten kommer att vara stor.

2. Inköpsavdelningen kan bemannas med höglönade tjänstemän som är experter inom inköpsmaterialet. Specialiserad kunskap och skicklighet hos dessa personer kan utnyttjas.

3. Bättre kontroll över inköp är möjligt. Det finns chanser att oäkta köpa när flera personer har rätt att göra inköp för sina krav.

4. Samtliga register avseende inköp hålls på ett ställe under uppdrag av inköpsansvarig. Detta resulterar i ekonomi, både i sammanställning och samråd med register.

5. Centraliserad inköp hjälper till att följa enhetliga inköpspolicyer, metoder och förfaranden.

6. Det undviker dubbelarbete och hjälper till att uppnå produktstandarder.

7. Samverkan med produktions- och serviceavdelningar blir lättare genom centraliserad inköp, eftersom alla avdelningar ska närma sig inköpsavdelningen för deras krav på material, leveranser, tjänster och verktyg.

8. Centraliserad inköp resulterar i ekonomi i en leverantör eftersom det bara finns en köpare som ska hanteras istället för många personer under decentraliserad inköp.

Nackdelar med centraliserad inköp:

1. Centraliserad inköp kommer att orsaka förseningar, eftersom filialer på olika ställen skickar sina krav till inköpsavdelningen och inköpsavdelningen kommer då att titta på deras krav och beställa beställningen för inköp av material.

2. Vid centraliserad inköp kan filialer på olika ställen inte utnyttja lokaliserad inköp.

3. Det finns chanser att missförstå mellan filialen som kräver material och inköpsavdelning med det resultat att felaktiga inköp av material kan göras.

4. Det kommer att leda till hög initialkostnad eftersom en separat inköpsavdelning för inköp av material ska upprättas.

Man kan dra slutsatsen att tillverkningsindustrin som driver flera olika grenar eller fabriker på olika ställen och tillverkar olika produkter som kräver olika materialtyper, kan ha decentraliserad inköp och olika fabriker kan uppfylla sina krav genom att göra inköp på sina lokala marknader. Det är fördelaktigt att ha centraliserad inköp om filialerna eller fabrikerna på olika ställen behöver samma materialtyper.