Organisera och utvärdera information i en kontor

Läs den här artikeln för att lära dig mer om att organisera och utvärdera information på ett kontor.

Organisera information i en kontor:

Efter samlingen samlas in, ordnas i en serie, de måste placeras på pappret på ett sätt som fakta och figurer dyker upp ur dem.

Dessa data måste ordnas på ett sätt som de lätt kan förstå.

Den grafiska presentationen eller presentationen av data i rader och kolumner beror på de uppgifter som samlats in och syftet för vilket systemet eller förfarandena måste formuleras. Den grafiska representationen av data kommer att innehålla flödesdiagram, processdiagram, operationsdiagram och arbetsdistributionsschemat.

Fakta kan organiseras på ett antal sätt:

1. På grunden av problem:

Under insamlingsprocessen upptäcks vissa stora problem eller klagomål. Det är dock nödvändigt att endast inkludera de verkliga klagomålen och problemen och de som är av stor betydelse.

2. På grundval av målen:

Fakta kan organiseras på grundval av mål som de relaterar till. Det är emellertid inte lätt att definiera målen och det är inte alltid möjligt att ge en klar och tydlig uppdelning av informationen.

3. På grundval av processen betyder:

Denna metod avslöjar den aktuella statusen för de data som behandlas och följs. Det avslöjar också användningen av maskinerna och typen av den erhållna informationen.

4. På organisationens grundval:

Fakta kan organiseras på grundval av organisationsenheterna och deras respektive personal. Därefter avslöjas dataflödet. Dessutom, genom att konsolidera olika typer av information till en enda bild för hela företaget, skapas ett effektivt och inkluderande system.

5. På basen av ingångar och utgångar:

Detta tillvägagångssätt är enkelt och är mycket användbart där befintliga system ska förbättras. Denna grund är svår att använda där ett system ska introduceras för första gången.

Utvärdera information i en kontor:

För att utvärdera data skulle det vara bra att uttrycka allmänna uttalanden i kvantitativa termer.

För utvärdering bör följande punkter noteras:

1. En kostnadsfördelningsanalys bör genomföras eftersom det utformade systemet i slutändan ska vara bekvämt liksom kostnadsbesparande.

2. Det är möjligt att få exakta uppgifter om kostnad och produktivitet i kvantitativa termer. De uppgifter som redan erhållits på dessa aspekter bör kontrolleras genom stickprov för att fastställa riktigheten i källdokument och tillförlitligheten i rapporter och register.

3. System som utformats för att organisera en organisation smidigt påverkas också kraftigt av faktorer som fungerar utanför en organisation, till exempel systemen i organisationens import- och exportkontor.

4. Vissa utvärderingar är i viss utsträckning beroende av individens bedömning och övertygelse. Detta beror på att viss information alltid består av människans mätbara element.