Office Management och det är viktigt

Office Management och det är viktigt!

Kontorshantering är tekniken att planera, organisera, samordna och styra kontorsverksamhet i syfte att uppnå affärsmål och är engagerad i effektiv och effektiv prestanda av kontorsarbetet. Framgången för ett företag beror på effektiviteten av sitt kontor. Mängden pappersarbete i kontor har ökat mångfald i dessa dagar på grund av industrialisering, befolkningsexplosion, regeringskontroll och tillämpning av olika skatte- och arbetslagar för alla företag. Effektivitet och effektivitet som är nyckelord i förvaltningen uppnås endast genom korrekt planering och kontroll av aktiviteter, minskning av kontorskostnader och samordning av alla verksamheter i verksamheten.

"Kontorshantering kan definieras som en uppgift att planera, samordna, motivera andras ansträngningar mot de specifika målen på kontoret."

"Kontorshantering är som en funktion den förgreningen och förvaltningsvetenskap som handlar om effektiv utförande av kontorsarbete när och varhelst det ska ske." - William If. Leffingwell och Edwin M. Rot.

"Kontorshantering är manipulering och kontroll av män, metoder, maskiner och material för att uppnå bästa möjliga resultatresultat med högsta möjliga kvalitet med utgifter med minst möjlig effekt och kostnad på kortast möjliga tid och på ett sätt som är acceptabelt för högsta ledningen. "- Harry H. Wylie.

Denna definition betonar användningen av resurserna av verksamheter som material, metoder etc. för att uppnå målen och resultaten på ett bästa och billigaste sätt och på en minimal möjlig tid.

"Kontorsledning är konsten att styra personalen på kontoret i användningen av medel som är lämpliga för sin miljö för att uppnå sitt specifika syfte." - Mills och Standinhford.

Enligt denna definition är en ordentlig förståelse av det objektiva syftet nödvändigt så att alla ansträngningar och aktiviteter är inriktade på att uppnå det. Miljö där kontorsarbete ska utföras tillhandahålls av ledningen efter korrekt planering. Miljö betyder omgivningar där anställda i ett företag arbetar. Det inkluderar fysiska faktorer som plats, layout, belysningstemperatur, ventilation, renhet etc. Olika affärslagar, tullförfaranden etc. måste också meddelas anställda.

I denna definition har författaren behandlat kontorsledning som en bild för att styra och styra personliga eller anställda i organisationen vid användning av olika medel, såsom maskinutrustning, kontorsformer, manualer, metoder etc. Definitionen betonar utvecklingen av personer i kontor och inte riktning av saker. Kontorshantering måste förstå beteende och behov hos hans medarbetare för att motivera honom till arbete genom att påverka honom och genom att ge incitament för att uppnå målet för organisationen.

I enkla ord kan kontorshantering definieras som "en tydlig process för planering, organisering, bemanning, styrning, samordning och kontroll av kontoret för att underlätta uppnåendet av målen för alla företag" definierar de administrativa funktionerna för en administrativ chef. Följande diagram indikerar olika element eller funktioner i processstyrningsprocessen.

Viktigheten av Office Management:

Följande punkter lyfter fram vikten av kontorshantering:

(i) Hjälper till att uppnå målen:

Mål eller mål är kvantitativa resultat som ska uppnås inom en viss tid. Ledningen gör att människor uppnår målen och styr sina ansträngningar för att uppnå dessa mål.

ii) Optimalt utnyttjande av resurser:

Ledningen hjälper till att utnyttja resurserna effektivt. Skarpa resurser båg används optimistiskt av chefer. Chefer leder till samordning och integration av olika resurser. Det är ledningen som leder personalen på plats i resursanvändningen.

(iii) Minimering av kostnader:

Kontorskostnader kan bara minskas under ledning och kontroll av effektiv förvaltning. Kontorshantering är upptagen med att göra kontorets aktiviteter på bästa och billigaste sätt. Kostnadsminskning är ett led i förvaltningen som kan uppnås genom förenkling och mekanisering av arbetet. Genom bättre planering, sund organisation och effektiv kontroll möjliggör ledningen en oro för att sänka kostnaderna och förbereda ett företag för att möta konkurrens i halsen.

(iv) jämn arbetsflöde:

Oavbruten arbetsflöde är endast möjligt om det finns korrekt planering och kontroll. Ledningen säkerställer ett effektivt och jämnt arbetsflöde.

(v) Hjälper till att behålla Office Effektivitet:

Ledningen hjälper till att upprätthålla effektiviteten i ett kontor. En chef utför inte bara resultat och ger resultat, men gör det också på det mest effektiva sättet för att bidra till vinstgenerering.

(vi) Hantera överlevnad och tillväxt:

Ledningen måste spela en viktig roll för att hålla organisationen vid liv. Förändring av teknik och metoder måste förväntas och anpassas för överlevnad och tillväxt. Det är bara ledningen som kan göra det och möglar företaget i en sådan förändrad miljö.

(vii) Ger innovation:

Innovation är att hitta ett nytt, annorlunda och bättre sätt att göra befintligt arbete. För att planera och hantera innovation måste ledningen spela en viktig roll. Förslag från kunder, information från säljare, noggrann titt på konkurrentens verksamhet ger källa till innovation.

(viii) Hjälper till att behålla talang och inkubera känslan av lojalitet i kontorspersonal:

Effektiv hantering hjälper till att behålla begåvade och hårt arbetande medarbetare genom att ge dem en bekväm arbetsmiljö. Chefen måste motivera sina anställda genom att erkänna och uppskatta deras talanger.

(ix) ger ledarskap:

Ledningen ger ledarskap genom att påverka och styra kontorspersonal. Chefer påverkar hans underordnade att arbeta villigt för att uppnå organisatoriska mål.

(x) Hantera förändring:

Viktigheten av office management är att det hjälper till att planera förändringen och introducera den på rätt tid och på rätt sätt. På grund av förändringar i teknikmetoder måste arbetsförfaranden etc. ändras för effektivitet och ekonomi. Människor motstår förändringar på grund av brist på förståelse för orsakerna till förändring och brist på träning i nya metoder. Ledningen hjälper till att minimera människors motstånd och fungerar som ett bytesmedel.

(xi) Underhålla PR:

Kontorshantering hjälper till att förbättra PR och öka företagets välvilja genom att hantera klagomål från konsumenter och allmänheten.

(xii) Sociala förmåner:

Förvaltningen är till nytta inte bara för företag, utan även för olika samhällssegment. Det tillhandahåller och upprätthåller länk med olika typer av leverantörer, banker, försäkringsbolag, myndigheter och allmänheten. Det gynnar samhället som helhet genom att tillhandahålla sina tjänster.

(xiii) underlättar samordning och kontroll av olika kontorsfunktioner:

Kontorshantering hjälper till att harmonisera alla kontorsaktiviteter. Det underlättar kontrollen genom att påverka händelsernas beteende för att säkerställa att de överensstämmer med planen.