Anmärkningar om kontoret: roll, betydelse och syfte

Läs den här noten för att lära dig mer om Office. Efter att ha läst den här noten kommer du att lära dig om: 1. En kontors roll 2. Betydelsen av ett kontor 3. Syfte 4. Betydelsen av Office to Business Enterprise.

En kontors roll:

Ett kontor har tre typer av roller att spela:

(a) Det krävs av en organisation för att uppfylla sina mål. Här spelar ett kontor en underordnad roll. Det är underordnat organisationen eftersom organisationen sätter upp sitt kontor. Denna roll är nödvändig för att göra det rutinarbetet,

(b) Ett kontor spelar också roll som en komplementär. Om det inte finns något kontor, kan en organisation inte fungera. En fabrik utan kontor kan inte utföra produktion. Fabriken måste ha ett kontor, för att hålla sina register över tillgången på råvaror, av lönen till arbetet, av lagret etc.

(c) En kontors tredje roll är kontrollen. För alla typer av organisationer krävs olika typer av kontroll. Till exempel kontroll av ekonomi, produktionskontroll etc. Om det inte finns någon kontroll kan organisationens mål inte uppnås målmedvetet och effektivt. Denna roll är nödvändig för att göra det administrativa arbetet. I detta avseende blir organisationen underordnad kontoret.

Betydelsen av ett kontor:

Eftersom ett kontor spelar olika typer av roll, utvecklas det någon betydelse för en organisation. Organisationen behöver kommunikation och kontoret, är centrum för kommunikation. Därför är kontoret viktigt för varje organisation.

En organisation behöver effektiv förvaltning för sin funktion och tillväxt. Ledning innebär att sakerna görs genom och med andra människors ansträngningar. Ledningen kräver planering och beslutsfattande och besluten måste utföras. Kontoret är det bestämda stället där sådana beslut fattas. Det är kontoret som tillhandahåller nödvändiga uppgifter och uppgifter på grundval av vilka beslut som ska fattas.

Vidare måste dessa uppgifter och uppgifter registreras, besluten måste registreras, de åtgärder som vidtagits ska också registreras. Rekord är nödvändiga för referens, vägledning och bevis. Kontoret är platsen där rekord är beredda och bevarade. Varje åtgärd behöver kontroll annars finns det ingen garanti för att åtgärden kommer att ske enligt standarden eller planen.

Kontoret är kontrollcentret. Enligt Leffingwell möjliggör ett välorganiserat kontor för ledningen att planera sin verksamhet på ett intelligent sätt, för att effektivt genomföra sin plan, att följa deras framsteg för att snabbt kunna bedöma effektiviteten, att snabbt utvärdera resultaten och att samordna alla verksamhetens verksamhet " .

Syftet med ett kontor:

Från ovanstående anmärkning kan man inse betydelsen av kontoret eftersom den uppfyller följande ändamål:

(a) Det är en plats där ledningen kan förbereda planerna på ett intelligent sätt,

(b) Ledningen kan göra sina planer effektiva från kontoret,

(c) Från kontorsregistret kan den nuvarande utvecklingen av planen i aktion vara känd,

(d) Genom olika sätt att kontrollera tekniker som utförs på kontoret med tillgängliga dokument, kan planens effektivitet iakttas,

e) Resultaten av sådana åtgärder utvärderas utan dröjsmål på kontoret,

f) De olika aktiviteterna samordnas från kontoret.

Faktum är att de är de olika funktionerna som utförs på ett kontor. Alla funktioner är nödvändiga för framgångsrik hantering av en organisation. Det betyder betydelsen av kontoret.

Betydelsen av Office till företag:

Ett företag måste organiseras och så är ett företag en organisation. Som en organisation måste det ha ett kontor där olika funktioner ska utföras. Precis som någon annan organisation har kontoret stor betydelse för en företagsorganisation eller ett företag. Betydelsen av kontoret till ett företag har en särskild betydelse. Affärsverksamhet innebär riskupptagning.

Det finns fyra typer av intressenter eller riskmäklare i ett företag. Dom är:

(a) Aktieägarna (om ett aktiebolag) eller de ägarna som tar monetär risk,

(b) De borgenärer som också tar monetär risk,

(c) De anställda vars intäkter är inblandade i verksamheten,

(d) De kunder som spenderar pengar för att köpa produkterna eller tjänsterna i verksamheten och kan drabbas om produkterna eller tjänsterna inte är av den normen som förväntat.

Alla dessa typer av intressenter måste vara nöjda och så framgångsrik förvaltning av ett företag är en formidabel uppgift. Ledningen behöver ett välorganiserat kontor som upprätthåller kontinuerlig kommunikation och pålitliga register.

Affärsrekord måste vara perfekt eftersom det finns olika förpliktelser gentemot regeringen. Prof. Dicksee har med rätta påpekat: "Kontoret är för ett företag vad huvudkällan är för klockan" . Om huvudklockan av en klocka rör sig rör sig huvuddrevet följt av andra. Denna anmärkning motiverar vikten av kontoret från två sidor. Det är ett samordningscenter och det är ett kontrollcenter.

Med tiden går det en tendens att öka verksamhetsskala och verksamhetens storlek. Det finns en tendens till diversifiering. Alla dessa leder till mer press på kontorsarbete, både kvantitativt och kvalitativt.

På samma sätt läggs fler funktioner till en klocka med tiden. Med tiden anges datum och dag också med en klocka. Men huvudspringen kontrollerar allt, men bördan ökar. Analysen mellan ett kontor och huvudklockan hos en klocka är därför mycket lämplig.

Ett kontor jämförs också med människokroppens hjärna. Hjärnan är nervcentret och styrcentret för människokroppen. Idéer blommar i hjärnan, som kommuniceras genom nerverna och handlingar orsakas av att dra musklerna.

En cerebral attack gör kroppen förlamad och det kan vara dödlig. Nerverna samordnar känslor av olika delar av människokroppen. Från avstånd eller från toppen av kroppen styr hjärnan de avlägsna delarna såväl som närmaste. På samma sätt kan från en välorganiserad kontor de olika aktiviteterna i en organisation, nära eller långt, styras och samordnas och kommunikationen kan upprätthållas.