Förbättra projektplan: 5 steg för att utveckla en förbättringsprojektplan

Förbättra projektplan: 5 steg för att utveckla en förbättringsprojektplan!

Efter att ha valt ett projekt för förbättring upprättas ett projektförbättringslag. Laget ska bestå av representanter från de avdelningar som är närmast associerade med det valda problemet. Det måste också innehålla representanten från varje avdelning eller enhet som måste involveras i genomförandet av förbättringsstrategierna.

Till att börja med ska projektförbättringsgruppen utveckla en förbättringsplan. Det första steget är att utveckla ett uppdrag för laget. Därefter kan planen utvecklas.

De fem stegen för att utveckla planen är:

(i) Förstå processen:

Innan du försöker förbättra en process, se till att varje lagmedlem förstår det ordentligt. Laget ska hitta svar på frågorna som (a) Hur fungerar det, (b) vad ska det göra? (c) Vilka är de bästa metoderna som är kända för processen?

(ii) Eliminera fel:

Under analysen av processen kan laget identifiera uppenbara fel som snabbt kan elimineras. Sådana fel måste elimineras innan du går vidare till nästa steg.

(iii) Ta bort slak:

I detta skede analyseras alla steg i processen för att avgöra om de tjänar något syfte och i så fall vilket syfte de tjänar. I någon organisation kan människor fortsätta att använda de befintliga processerna rutinmässigt utan att tänka på varför saker görs på ett visst sätt, om de kan bli bättre på annat sätt eller om de behöver bli gjort alls.

(iv) Minska variationen:

Variation i en process kan bero på antingen vanliga orsaker eller speciella orsaker. Små variationer orsakas av gemensamma orsaker som alltid är närvarande i en process. Särskilda orsaker resulterar i större variation i prestanda och är inte alltid närvarande. Särskilda orsaker till variationer måste identifieras och strategier formuleras för att eliminera dessa orsaker.

(v) Planera för kontinuerlig förbättring:

När processen är stablised genom att ta bort de speciella orsakerna med en lämplig strategi måste förbättringen införlivas kontinuerligt, så att kontinuerlig förbättring blir en normal aktivitet i verksamheten. "Plan-check-act" -cykeln är tillämplig här. I. Denna inställning, varje gång ett problem eller ett potentiellt problem identifieras, utvecklas (plan), implementeras (gör, övervakas (kontrolleras) och raffineras vid behov (handling).