Utveckling av en lämplig MIS för en företagsorganisation (7 steg)

Följande steg är inblandade i utvecklingen av en lämplig MIS för en företagsorganisation:

1. Definiera och analysera olika typer av beslut i organisationen:

MIS-konstruktörerna bör noggrant analysera organisationens befintliga beslutsfattande system. Detta kräver en studie av olika beslutsfattare och prioriteringarna för dessa beslutsfattare. Syftet med denna studie är att säkerställa insamling, analys och spridning av rätt information för olika beslutsfattare i organisationen.

2. Jämförelse av kostnader och fördelar med systemet:

Organisationernas MIS ska utformas på ett sådant sätt att fördelarna utväger kostnaden för att samla in, analysera och presentera information. Beroende på organisationens storlek bör alternativa sätt att tillhandahålla information för ledande beslutsfattande studeras och utvärderas med avseende på deras kostnader och fördelar.

En effektiv MIS utvärderar inte bara information för presentation utan eliminerar också onödiga data. MIS bör sammanfatta och kondensera information så att den lätt kan absorberas och användas för beslutsfattande.

3. Förprövning av system och utbildning av operatörer:

MIS bör prövas innan den används. Om systemet inte prövas är det troligt att problem uppstår och förändringar i systemet vid den tiden kan visa sig vara mycket dyra. Också lämplig utbildning bör ges till cheferna för att förstå systemet så att de kan utnyttja systemet korrekt.

4. Rätt planering för lagring av information:

Korrekt arrangemang bör göras för lagring av information. All information ska lagras i disaggregerade filer. Nya uppgifter ska läggas till de befintliga uppgifterna i en viss kategori som den är mottagen.

Olika beslutsfattare med liknande informationsbehov bör identifieras så att de kan grupperas tillsammans för spridning av information. Detta skulle undvika dubbelarbete och avfall.

5. Mekanism för insamling och bearbetning av data :

Korrekta metoder för informationsbehandling måste väljas. Detta förutsätter bestämning av steg i syfte att samla, lagra, sortera, utvärdera, överföra och hämta information. Ett system med kontroller bör också utvecklas för att identifiera och korrigera eventuella brister som kan uppstå i systemet.

6. Korrekt arrangemang för spridning av information:

Ett korrekt arrangemang bör göras för spridning av information vid rätt tidpunkt till olika beslutsfattare. Information försenad är information nekad. Korrekt format ska utformas för spridning av information till olika beslutsfattare med hänsyn till deras informationsbehov.

7. Granskning av MIS med periodiska intervaller:

Funktionen hos MIS bör ses över med periodiska intervaller. Denna översyn bidrar till att identifiera brister i befintliga MIS och göra lämpliga ändringar för att övervinna sådana brister.