Budgetkontroll och dess kontrollförhållanden (med beräkningar)

Utarbetandet av budgeten är det första steget i budgetkontrollsystemet. Genomförandet av budgetar är den andra fasen som kräver kontinuerlig rapportering av budgetresultatet med korta mellanrum. Utarbetandet av budgetar ensam kommer inte att uppnå mycket om inte en jämförelse görs regelbundet mellan den faktiska prestationen och den budgeterade prestationen. Korrekt rapportering är således ett väsentligt inslag i budgetkontrollen.

De dagliga / veckovisa / månadsrapporterna, beroende på typen av verksamhet som är involverade i resultaten av olika funktioner, skickas regelbundet till ledningen och uppföljningsåtgärder måste vidtas omedelbart.

I detta avseende kommer budgetrapporter som visar följande uppgifter att vara användbara:

(a) Budgeterad aktivitetsnivå och budgeterad kostnad för samma,

b) Budgeterad kostnad för verklig aktivitetsnivå,

(d) Variation mellan budgeterade siffror och faktiska siffror,

e) orsaker till variation

Betydelsen av att rapportera ligger i det faktum att det belyser de områden som behöver ledningsuppmärksamhet. Det kommer att bidra till att vidta lämpliga åtgärder för att vidta korrigerande åtgärder. Rapportering kommer således att avslöja de personer som ansvarar för avvikelsen. Det är också möjligt att varians inte beror på anställda men kan bero på externa faktorer (dvs. förändring av lönepriser, materialpriser, slakmarknaden etc.) som är okontrollerbara, för vilka ingen operatör eller verkställande direktör kan hållas ansvarig.

Budgetrapporter till toppledningen ska förklara skillnaden mellan vinsten i vinstplanen och den faktiska vinsten som anger faktorerna i kvantitativa och finansiella termer, visa flödet av medel och prognoser i detta avseende och ge feedback om uppnåendet av mål och mål för firman.

Olika budgetrapporter som försäljningsbudgetrapport, produktionsbudgetrapport, inköpsbudgetrapport, arbetsbudgetrapport, kostnadsbudgetrapport, kontantbudgetrapport, investeringsbudgetrapport, forsknings- och utvecklingsbudgetrapport etc. kan vara beredd att lyfta fram aktiviteterna i olika funktionella budgetar.

Kontrollförhållanden:

Följande kontrollförhållanden används av ledningen att veta huruvida avvikelserna från den faktiska prestationen från den budgeterade prestationen är gynnsamma eller ogynnsamma. Om förhållandet är 100% eller mer anses prestationen vara gynnsam och om förhållandet är mindre än 100% anses prestationen vara otillfredsställande.

(i) Kapacitetsförhållande = Faktiska timmar arbetade / budgeterade timmar × 100

Detta förhållande anger i vilken omfattning budgeterade arbetstimmar faktiskt utnyttjas. Om förhållandet är 85% utnyttjas budgeterad kapacitet upp till 85% och 15% kapacitet kvarstår outnyttjad.

(ii) Aktivitetsförhållande = Standard timmar för faktisk produktion / Budgeterade timmar x 100

Detta förhållande mäter aktivitetsnivån under budgetperioden.

Detta förhållande anger om alla budgeterade arbetsdagar under en budgetperiod har varit tillgängliga i praktiken. Om förhållandet är mer än 100% har flera dagar varit tillgängliga i praktiken och vice versa om förhållandet är mindre än 100%.

Illustration 1:

Två artiklar X och Y tillverkas i en avdelning. Deras specifikationer visar att 2 X eller 8 Y kan produceras om en timme. Den budgeterade produktionen för juni 2011 är 200 X och 400 Y. Den faktiska produktionen i slutet av månaden var 250 X och 480 Y och den faktiska arbetstiden på denna produktion var 160. Ta reda på kapaciteten, aktiviteten och effektivitetsgraden för juni 2011.

Ta reda på kalenderkvoten om de faktiska arbetsdagarna under månaden är 27 motsvarande 25 dagar i budgeten.