8 vägledande faktorer för att göra delegationen mer effektiv

Ledande faktorer för att göra delegationen effektivare är: 1. Fastställa mål, 2. Klargöra ansvar och myndighet, 3. Motivera underordnade, 4. Tillhandahålla utbildning, 5. Uppnå adekvat kontroll, 6. Kräv färdigt arbete, 7. Tvåvägskommunikation, 8. Överensstämmelse med delegationsprincipen!

Delegationen är en konst, inte en vetenskap. Så det finns ingen bestämd princip att följa för att förbättra delegationens skicklighet. Chefen måste bara förbättra den genom erfarenhet.

Erfarenheten från många chefer utgör grunden för dessa ledande faktorer som förklaras nedan:

1. Bestäm mål:

Uppdrag bör klart definieras i form av mål eller resultat som förväntas. Om personen ska acceptera delegationen entusiastiskt, ska han ges detaljerad information med betoning på att hans arbete är både nödvändigt och viktigt. Så det är först efter en förtydligande av alla dessa mål att personer som mottar myndighet skulle göra rättvisa de jobb som tilldelats dem.

2. Klargöra ansvar och myndighet:

Om en chef ska utföra sig effektivt behöver han veta vad hans jobb är och med hur mycket myndighet han måste utföra. Vidare kommer en handledare som inte är säker på sin auktoritet att undvika problem eller ta varje fråga till sin chef för beslut.

Kärnan i hela problemet är att skriva in varje myndighets ansvarighetsförhållande och även de begränsningar som gäller för myndigheten i varje position.

3. Motivera underordnade:

Detta är en rörlig kraft i delegationen. För att få bästa möjliga resultat är det en skyldighet för varje chef att se att underordnade är motiverade att göra sina jobb med frivillig och entusiasm. Om inte de får konkreta försäkringar och motiveras av bättre löner, förbättrade arbetsförhållanden, tidig marknadsföring etc., skulle eventuella försök att delegera myndighet och ansvar inte vara effektiva.

4. Ge utbildning:

Delegationen är en ganska svår process och kan bara uppnås genom att få nödvändig utbildning. Chefen bör ge ordentlig utbildning till sina underordnade att acceptera delegationen.

Utbildning i delegation innebär emellertid följande steg så att det kan godtas effektivt:

(a) Bedömning av nuvarande resultat i delegationen.

(b) Rådgivning för förbättring.

5. Ta tillfredsställande kontroll:

Kontrollsystem i effektiv delegering bör vara sådan som kan befria cheferna från rutinmässiga inspektioner men gör det möjligt för honom att behålla sin ansvarsskyldighet. I detta bör underordnade uppmuntras att följa med självkontrollen. De bör ges en uppfattning om de förutbestämda standarder som förväntas av dem.

Förutsättningar för självkontroll:

(a) Underordnade måste delta i att ställa in standarderna.

(b) Underordnade bör förstå och acceptera de standarder som fastställts på detta sätt.

(c) Underordnad underifrån bör vara försedd med tillförlitlig information och de bör också ha tillgång till den informationen.

(d) Underordnade bör känna till de dagliga kostnaderna för utförandet av sitt arbete så att de kan fatta beslut om ljudkontroll för att hålla sina kostnader i linje.

e) Slutligen bör underordnade genomgå en grundlig utbildning för att mäta prestanda och rapportera orsakerna vid avvikelser.

6. Kräver färdigt arbete:

Under denna doktrin förväntar sig underordnade från sin chef att göra en tydligt förstådd delegation så att de inte behöver rådfråga sin chef för varje steg i arbetsprocessen och därigenom fördröja hela saken. Samtidigt planerar chefen för vägledning, coaching och kommunikation

Läran om slutfört arbete kommer att vara effektivt och meningsfullt förutsatt att chefen delegerar arbetet:

(a) gör en tydlig uppgift

b) Delegerar uppgifter om samordning

(d) Ger råd och vägledning

(e) Kräver ett färdigt paket

7. Tvåvägskommunikation:

Det bör finnas tvåvägskommunikation mellan överordnade och underordnade. Överste måste ge instruktionerna i tydliga och entydiga ord och han måste tillåta underordnade att söka förtydligande och vägledning när den senare känner sig lite svår.

8. Överensstämmelse med delegationsprincipen:

Strikt överensstämmelse med delegationsprinciperna (som paritet av auktoritet och ansvar, kommandoförening och absolut ansvarighet) är mest avgörande för att uppnå framgång i delegationen.