Korta anteckningar om personalinformationssystem i en organisation

Human Resources Information Systems kan sträcka sig från grundläggande personaldokument till sofistikerade nätverk av delsystem med bestämda syften. Idag kommer de flesta av dessa vara datorsystem.

Image Courtesy: ngobox.org/wp-content/uploads/2013/06/India1.jpg

Med tanke på de snabba miljöförändringarna och ökad medvetenhet om att den verkliga konkurrensfördelen finns hos människors kvalitet och hur väl vi använder dem är ett effektivt informationssystem för mänskliga resurser ett viktigt hjälpmedel. Det är också viktigt för alla arbetskraftsplaneringsaktiviteter.

Informationssystemet för arbetskraft kan tillhandahålla nödvändig information i en form som kan integreras med andra affärsdata. Med de flesta databassystem finns det möjligheter att dra ut alla data och presentera dem i önskad form.

Information är makt och en slags information eller datorman har vuxit i organisationen. Information man konsulteras av toppledningen samt funktionella grupper i samband med uppfyllandet av informationsbehov hos organisationen.

Det var en tid då arbetskraft var helt enkelt en kostnad, men det är nu erkänt som en investering. Över hela världen är frasen "människor vår viktigaste resurs" flyttad från att vara ett traditionellt uttalande i årsredovisningen för att accepteras som något vi verkligen menar. Faktum är att uttalanden från ordförandena att "våra människor är våra enda unika resurser, vår enda konkurrensfördel", att mänskliga resurser har plötsligt blivit mycket viktiga.

Det finns ett universellt avtal om att konkurrensfördel ligger hos människors kvalitet och färdigheter, och att dessa kan omvandlas till en formidabel kant om de ges utrymme och frihet att bidra.

De flesta organisationer misslyckas med att uppnå sin fulla potential eftersom de misslyckas med att utnyttja och motivera sitt folk. Fullt och effektivt utnyttjande av mänskliga resurser är nyckeln till organisatorisk framgång.

Effektivt utnyttjande av personer börjar med en korrekt förståelse av jobbet själv och de färdigheter och färdigheter som krävs, så att positionen kan definieras med en lämplig personlig specifikation som matchar arbetsbehoven.

En professionell standard för rekryteringspraxis bör säkerställa att specifikationen följs. Med tanke på detta tillvägagångssätt bör intervallet av individuell prestationsvariation begränsas.

När en ny anställd går med i en organisation fyller han normalt ett ansökningsformulär som ger grundläggande data för att öppna en elektronisk post.

Det är den elektroniska posten som uppdateras och som alltid används, med färsk data som till exempel på arbets- och ersättningsändringar, deltagande kurser och förändringar av personer, adresser etc. Från tid till annan, en utskrift av nuvarande rekord skickas till anställda så att de kan bekräfta dess korrekthet.