Process för arbetskraftplanering (med flödesdiagram)

Denna artikel lyfter fram de fem huvudsteg som är involverade i arbetet med arbetskraftplanering. Stegen är: 1. Organisatoriska mål och planer 2. Prognos av arbetskraftsbehov 3. Förberedelse av Manpower Inventory 4. Identifiering av Manpower Gap 5. Handlingsplaner för överbryggning av luckan.

Steg # 1. Organisatoriska mål och planer:

Utgångspunkten för någon verksamhet i en organisation / företag är dess mål som härrör från olika planer och strategier som ger vägledning för framtida handlingssätt. Beroende på dessa anvisningar utformar olika delsystem i företaget sina egna planer och program. På så sätt är varje delsystems planer och program kopplade till den huvudsakliga organisationsplanen och politiken.

Ett delsystems bidrag till uppnåendet av organisationsmål påverkas negativt om länken inte är korrekt. Detta gäller även i fråga om arbetskraftplanering. Därför bör organisationspolitiken identifieras och införlivas i planeringsprocessen.

Specifikt är följande frågor relevanta i detta hänseende:

(1) Är de identifierade lediga tjänsterna fyllda med kampanj inom eller utanför?

(2) Hur är utvecklings- och utbildningsmålen gränsöverskridande med målen för arbetskraftplanering?

(3) Vilka begränsningar uppstår i arbetskraften som planerar vilka strategier som krävs för att hantera dessa hinder?

(4) Ska de rutinmässiga och tråkiga arbetena fortsätta eller elimineras, dvs hur man berikar arbetstagarens jobb?

(5) Vilka sätt är det för att minska organisationernas storlek för att bekämpa den befintliga konkurrensen?

(6) I vilken utsträckning kan automatisering antas vid produktion och annan verksamhet?

(7) Vilka sätt är det för att säkerställa kontinuerlig tillgång till adaptiv och flexibel arbetskraft?

Steg # 2. Prognos av arbetskraftsbehov:

Den första väsentliga ingrediensen i arbetskraftsplanering är prognosen av personalkrav för personal i en organisation över en tidsperiod.

På ett sätt beror detta krav på omfattningen av organisationernas verksamhet under den aktuella perioden. De totala mänskliga kraven har emellertid inte ett fullständigt linjärt förhållande med produktionsvolymen / driften.

Detta beror på fakta som maskin-maskin-förhållande och produktivitetsförändring etc. Därför måste man överväga alla faktorer som påverkar förhållandet mellan verksamhetsvolymen och antalet anställda vid prognoser för personalbehoven.

Även om det här gör arbetskraftsplaneringsproblem ganska svårt men ger klart svar på den kritiska frågan, hur många människor kommer att krävas i framtiden? Personalavdelningen måste utarbeta en prognos för kravet på personalresurser baserat på dessa dokument.

Prognoser för mänskliga resurser kräver följande syften:

1. Att kvantifiera det jobb som krävs för att tillverka ett visst antal produkter / varor eller erbjuda en viss mängd tjänster.

2. För att få reda på vad personalen blandar är önskvärt i framtiden.

3. Att bedöma och bestämma lämpliga personalnivåer i olika delar av organisationen för att undvika onödiga kostnader.

4. För att bli av med brist på människor när och var de är mest krävda.

5. Att visualisera överensstämmelse med lagkrav när det gäller bokning av jobb etc.

Steg # 3. Framställning av Manpower Inventory:

Lager är en term som normalt används för räkning av materiella föremål som är nödvändiga för att tillverka en produkt och för att hålla utrustningen och maskinen i gott skick. På samma sätt kan inventering av mänskliga resurser utarbetas.

Skillnaden är att personuppgiftsanalys inte bara räknar med tillgängliga huvuden utan katalogiserar nuvarande och framtida potentialer. Med tanke på det faktum att de totala mänskliga resurserna i en verksamhet / organisation klassificeras som ledande och icke-ledande personal.

Färdighetsinventering berörs av icke-ledande personal medan ledningsinventeringen är relaterad till ledande personal. En inventering katalogiserar en persons färdigheter, förmågor och potentialer. Eftersom ledande och icke-ledande personal skiljer sig från varandra behövs olika typer av information för att förbereda sina lager.

Förvaltningsförteckning:

En förvaltningsinventering ger följande information:

1. Personuppgifter.

2. Arbetshistoria.

3. Karriärplan.

4. Styrkor och svagheter.

5. Kampanjpotentialer.

6. Företagets storlek, dvs. antal och typer av anställda som hanteras.

7. Budget för företag som hanteras.

8. Eventuella särskilda prestationer som förvärv av ytterligare kvalifikationer, konferenser / seminarier, närvaro, papper presenterade / skrivna i tidskrifter.

Färdigheter Inventory:

Följande typer av information behövs i färdighetsförteckningen:

1. Anställdas bio-data.

2. Färdigheter som förvärvats, dvs arbetserfarenhet, utbildning etc.

3. Särskilda prestationer om någon.

4. Arbetstagarens potential.

Informationssystem för mänskliga resurser upprätthåller nämnda information. Det bör dock finnas periodisk granskning och uppdatering av informationen.

På detta sätt tillhandahåller mänsklig resursinventering information om nuvarande och framtida personal att vara tillgänglig i organisationen. För lämpliga ledande åtgärder tillhandahålls grunden genom denna inventering som hjälper till att identifiera befintliga och framtida skillnader i personal och deras förmågor.

Förfarande för framställning av manpowerinventory:

Det finns fyra steg i arbetet med att förbereda arbetskraftsinventering, bestämning av personal som ska ingå i inventeringen, katalogisering av faktuell information om individer, systematisk detaljerad utvärdering av varje individ och detaljerad analys av de personer som har potential för utveckling.

Följande är de olika åtgärder som vidtas:

(1) Det första steget i arbetskraftsinventeringen är att identifiera personal vars inventering ska förberedas. Som en fråga om regel bör dessa personer ingå i inventeringen som kommer att vara tillgängliga i organisationen och som har potential att utvecklas för framtida positioner.

Således kan personer som har vissa ledande befattningar och upp till en viss åldersgrupp inkluderas i arbetskraftsinventeringen. Lovande operatörer och handledare, som kan hålla framtida ledande befattningar, kan anses vara inkluderade i denna kategori.

(2) Efter identifiering av personal som ska ingå i arbetskraftsinventeringen samlas detaljerade uppgifter om dem.

Uppgifterna kan vara faktiska om ålder, utbildning, erfarenhet, hälsotillstånd, pensionsålder, resultat av psykologiska och andra test, anställningsregister, meritvärdering etc. Vissa organisationer arrangerar korta intervjuer för att fastställa dataens korrekthet och även att defekta / avlägsna potential förmågor hos individer. Alla sådana register fungerar som en katalog över talanger.

(3) Det tredje steget innebär bedömning av personal som ingår i förteckningen. Detta kommer att ge information om den enskildes nuvarande och potentiella talanger.

Alla individer kan bedömas på något sätt. Förutom betyg bör ytterligare specifika anmärkningar om individer registreras som notering av prisvärt arbete, specifika begränsningar, positioner för vilka individerna är potentiellt kvalificerade och behöver extra utbildning etc.

(4) En detaljerad studie kommer att göras av de personer som har stor potential för befordran och placering mot nyckelpositioner i organisationen, efter att ha utvärderat all personal som ingår i arbetskraftsinventeringen. En sådan studie kommer att bidra till att specificera kraven på utbildning, typ av utbildning, tidpunkt för marknadsföring och andra relaterade frågor.

Steg # 4. Identifiering av Manpower Gap:

Skillnaden mellan arbetskraft som krävs vid en viss tidpunkt och personalen som är tillgänglig vid den tiden är känd som arbetskraftsavstånd. Eftersom enbart aggregerat kvantitativt gap inte skulle tjäna mycket syfte så skulle gapet mätas med avseende på olika typer av personal. I princip kan detta klyftan vara av två slag: överskott av mänskliga resurser och brist på mänskliga resurser.

Olika handlingsplaner som behövs för att hantera överskott av personal består bland annat av frivilligt pensionssystem, avgång, nedsatt arbetstid etc., beroende på vad som är tillåtet och enligt lagkrav. Mangel på mänskliga resurser kan tillgodoses genom att rekrytering och urval kompletteras, utveckla personal samt motivera och integrera dem med organisationen.

Steg # 5. Handlingsplaner för överbryggning av luckan:

Olika handlingsplaner är utformade för att överbrygga klyftan för mänskliga resurser. Överskottet eller bristen på personalresurser beror vanligtvis på felaktig personalstyrning är posten eller på grund av förändringar i organisationsplaner som avyttring av affärer eller stängning av vissa företag och av andra skäl kan handlingsplaner utformas för att beskära sina storlek som diskuterats ovan.

På liknande sätt kan man vid handlingsbrist handla planer för att rekrytera ytterligare personal enligt ovan.