Information: 5 Viktiga attribut som lägger till värde för informationskvaliteten

Några av de viktiga attribut som lägger till värde för informationskvaliteten är följande:

Det finns många attribut som är associerade med information av god kvalitet. Varje av dessa attribut lägger till värde för information.

Processen för att generera information måste fokusera på kvaliteten på informationen genom att syfta till att förbättra graden av var och en av dessa attribut. Varje kompromiss som görs om kvalitetsinformationen på grund av de tekniska, fysiska eller ekonomiska begränsningarna måste meddelas användaren av information vid tidpunkten för meddelandet.

Följande attribut lägger till värde för informationskvaliteten:

(a) Snabbhet i tillgänglighet och uppdatering:

Beslut ska fattas inom en tidsram och därför måste information vara tillgänglig inom den önskade tidsramen. Det är väl sagt "Information försenad är information nekad". Vissa typer av uppgifter krävs regelbundet och bör göras tillgängliga för användaren regelbundet och i rätt tid för att undvika fördröjning i beslutsfattandet.

Övriga typer av informationsbehov är plötsliga och oregelbundna. Sådana behov uppkommer när och när ett affärsmöjlighet eller hot uppfattas. Sådan information, om den tillhandahålls snabbt kan hjälpa chefen att göra snabbare beslut för att minimera förlusten av möjligheter eller mildra den möjliga förlusten på grund av affärshot.

Uppdatering av information är således en regelbunden aktivitet i något bra informationssystem. Faktum är att några informationssystem är utformade så att informationsmaterialet uppdateras automatiskt, omedelbart efter det att en händelse har tagits på posten. Sådana informationssystem kallas också realtidssystem.

b) Noggrannhet:

Noggrannhet är graden av frånvaro av fel i processen att generera information. Det är ett viktigt attribut för god information. Att öka noggrannheten kan dock ha en kostnad. Det är därför nödvändigt att bestämma de acceptabla nivåerna av noggrannhet för varje typ av information.

Kostnadsuppskattningarna för produkten måste till exempel vara så exakta som möjligt, eftersom en mindre felaktighet kan få betydande inverkan på företagets prestanda. Uppskattningen av total storlek på marknaden och bolagets andel i den med relativt högre grad av fel kan dock fortfarande vara av stor betydelse för beslutsfattaren.

(c) Precision:

Precision är en viktig dygd för information av god kvalitet. För mycket information resulterar ibland i dumpning av viktig information i en mängd detaljer som kanske inte krävs vid en viss tidpunkt.

Överdriven detalj av informationen resulterar i överbelastning av information som orsakar det som nu kallas Information Fatigue Syndrome. Endast exakt information respekteras och används av chefer. Onödiga detaljer är bara inlämnad.

(d) Fullständighet:

Information som kommuniceras till en chef bör vara fullständig och uppfylla alla hans behov. Ofullständig information kan vara vilseledande och kan leda till felaktiga beslut. Det är därför som en chef måste insistera på sitt engagemang i att definiera den information som ska ställas till förfogande för honom.

Om det inte är möjligt att tillhandahålla allsidig information av någon anledning, måste chefen bli medveten om detta, så att den ofullständiga informationen används med försiktighet.

e) entydighet:

Klarhet av information är ett viktigt attribut för god information. Informationen måste vara entydig och bör kommuniceras på ett sådant sätt att det ger samma betydelse för olika användare. Moderna databaser upprätthåller dataordböcker som tydligt definierar variabeln som används i informationen för att standardisera terminologin som används i rapporter.

Dessutom finns det andra attribut som kvantifierbarhet, verifierbarhet, objektivitet etc. som man kan försöka att integrera för att förbättra kvaliteten på informationen. I vilken utsträckning informationskvaliteten kan bibehållas beror det på kostnadsöverväganden, art och informationskälla, tillgänglig tid för att generera information och andra faktorer.