Betydelsen av Operations Support Systems för ett företagsföretag

Betydelsen av Operations Support Systems för ett företagsföretag!

Operationsstödssystemen fokuserar på företagets verksamhet. Det grundläggande syftet med dessa system är att förbättra företagets operativa effektivitet. Eftersom dessa system främst berör operationer använder de interna data främst för chefer på lägre nivåer.

Image Courtesy: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Operationsstödssystemen kan vidare klassificeras i följande kategorier:

en. Transaktionsbehandlingssystem

b. Management Information Systems

c. Enterprise Resource Planning Systems.

Transaktionsbehandlingssystem:

Ett Transaction Processing System (TPS) fokuserar på inspelning och bearbetning av ekonomiska händelser (transaktioner) i företaget. Dess omfattning omfattar hela omfattningen av företagets dagliga rutiner, inklusive finansiell redovisning, lagerstyrning, löne- och försäljningsorderbehandlingssystem.

I allmänhet är TPS strukturerad kring typen av transaktioner i en organisation. Ett finansiellt bokföringssystem skulle till exempel vara strukturerat kring finansiella bokföringstransaktioner som kvitton, betalningar, fakturor och inköpsregistreringar, etc. Det finns moduler för bearbetning av var och en av dessa transaktioner.

Funktioner av TPS:

a) Stor mängd data:

Eftersom TPS är transaktionsorienterad innehåller den i allmänhet stora datamängder. Dessa system kräver större lagringskapacitet och deras största oro är att säkerställa att uppgifterna om de ekonomiska händelserna i organisationerna fångas snabbt och korrekt.

b) Automatisering av grundläggande operationer:

Alla TPS syftar till att automatisera de grundläggande verksamheterna i ett företag och spelar en viktig roll i företagets dagliga drift. Eventuellt misslyckande i TPS under en kort tidsperiod kan spela kaos med företagets funktion.

Eventuella svagheter hos TPS kan leda till misslyckande genom att antingen få inmatning från miljö eller ge resultat till miljö. TPS länkar företaget med element i den externa miljön (t.ex. kunder, säljare, aktieägare etc.). Således är TPS en viktig källa till aktuell information om verksamheten i företaget.

c) Fördelar är lätt mätbara:

TPS minskar arbetsbelastningen hos de personer som är förknippade med operationerna och förbättrar effektiviteten genom att automatisera några av operationerna. De flesta av fördelarna med TPS är påtagliga och lätt mätbara. Därför är kostnadsbedömningsanalys avseende önskemål om TPS lätt att utföra. Eftersom fördelarna med TPS är huvudsakligen konkreta är användarens acceptans lätt att erhålla.

d) Ingångskälla för andra system:

TPS är den grundläggande källan till intern information för andra informationssystem. Tungt beroende av andra informationssystem på TPS för detta ändamål gör TPS också viktigt för taktiska och strategiska beslut.

Management Information Systems:

Ett Management Information System (MIS) syftar till att möta chefernas informationsbehov, särskilt när det gäller företagets nuvarande och tidigare verksamhet. De erbjuder sammanfattande rapporter om företagets verksamhet och tillhandahåller ibland onlinekoppling till enskilda transaktioner. Därför kallas dessa system också operativsystem.

Funktioner av MIS:

a) Sammanfattningsinformation:

MIS hjälper ledare genom att ge sammanfattande information om verksamheten. Sådan sammanfattande information ges i allmänhet i form av rapporter. Dessa rapporter kan vara periodiska, om samtal eller undantagsrapporter. Tidigare MIS var ganska styva i rapportformat och periodicitet.

Men med ändrad mjukvaruteknik skulle moderna MIS generellt erbjuda online-databasfrågor samt flexibla rapportformat med möjlighet till användardefinierbara rapporter med hjälp av rapportskrivare som är ganska enkla att använda. Eftersom MIS erbjuder sammanfattande rapporter, utan att använda mycket av dataanalysverktyg, kallas de också som rapporteringssystem.

b) Operativ kontroll:

MIS erbjuder även information om planerade nivåer, tidigare periodvärden och avvikelser. Detta bidrar till operativ kontroll och förbättrad driftseffektivitet. MIS använder interna data och använder inte allmänt data från den externa miljön.

c) Fokusera på intern information:

MIS använder huvudsakligen TPS eller databaser som informationskälla. MIS fokus är således den interna miljön. Eftersom rollen som intern information i ledande beslutsfattande är begränsad, har MIS endast begränsade tillämpningar i ledningsprocessen. Figur 10.1 illustrerar sådana tillämpningar:

d) Strukturerade beslut:

Eftersom MIS är inriktat på intern information saknas det avancerade verktyg för dataanalys och är som sådan användbar främst för strukturerade beslut i förutsägbar typ av beslutsfattande situationer.

Begränsningar av MIS:

Många tidigare MIS saknade faciliteterna för undantagsrapporter, nyckelindikatorrapporter och on-call-rapporter. En annan vanlig svaghet i MIS har varit den otillgänglighet av beslutsinriktade rapporter. Till exempel skulle en chef behöva en rapport som erbjuder fullständig information om kostnadsstrukturerna för ett prisbeslut och inte bara uppskattningar av rörliga och fasta kostnader.

På grund av MIS-rapporternas fördefinierade periodicitet är det möjligt att informationen når chefen ganska sent och ibland för sent.

Även om MIS-rapporterna tjänar syftet att hålla cheferna medvetna om händelser i företaget, är de inte inställda för analys av situationen när det gäller att identifiera orsaker till oönskade situationer eller utarbeta och utvärdera alternativa handlingsplaner.

Ett annat gemensamt klagomål hos chefer är att MIS i allmänhet är ganska långsamt för att svara på dynamiken i marknadssituationen och därigenom hjälpa till med att göra efterslakt än varning vid den tidpunkt då sakerna går fel.

Enterprise Resource Planning Systems:

Eftersom MIS traditionellt har baserats på ingångar från transaktionsbehandlingssystem har de haft arvet att bygga upp olika typer av transaktioner. Med tanke på detta har organisationsstrukturer ett viktigt inslag i utformningen av MIS. Information, enligt MIS, tillhandahålls i form av rapporter som skulle krävas för olika avdelningar.

Modulerna i MIS skulle i allmänhet vara i linje med typen av avdelningar som ingår i organisationsstrukturen. Den ökande relevansen av flexibiliteten i processerna för att omorientera dem till den förändrade affärsmiljön har gjort MIS mindre relevant. Med affärsprocessens re-engineering blir dagens surrord, finns det ett behov av att ändra hela tillvägagångssättet mot affärsprocesser. Det nya tillvägagångssättet bör överväga följande lokaler för att utveckla informationssystemen.

en. Affärsprocesser påverkar bottenlinjen.

b. Organisationsenheter blir ibland hinder i informationsflödet. Interdepartementell kommunikation är det första offeret för den ökande storleken på organisationer.

c. Kommunikation spelar en viktig roll för att skapa flexibilitet i företaget. Snabbhet i informationsflödet är avgörande för bättre resursutnyttjande.

d. Integrering av olika affärsfunktioner som produktion, marknadsföring och finansiering kan hjälpa till med kostnadsreduktion och kundorientering av affärsprocesser.

Med framstegen inom nätverksteknik har en ny typ av informationssystem som heter ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) uppstått. ERP-systemet integrerar alla processer i organisationen med kundnöjdhet och planerar hanteringen av företagets resurser.

Dessa lösningar hjälper till att fokusera på produktionskapacitet, hantera logistik och utarbeta ekonomiska konsekvenser av varje beslut snarare än bara datorkostnader.

ERP-systemens grundläggande filosofi är att affärsprocesser ska integreras på alla nivåer och behandla alla resurser i företaget som en gemensam resurs som huvudsakligen avser att tillgodose kundernas förändrade behov.

Erkännande av att kundens behov fortsätter att förändras, erbjuder ERP-system anpassningsförmåga till de förändrade behoven vid en förbättrad responshastighet.

Struktur av ERP-system:

För att förstå hur integrationen av olika funktioner uppnås och svarstiden reduceras genom förbättrad kommunikation mellan företag, Låt oss ta en titt på schematiskt diagram över ett typiskt ERP-system (bild 10.2). Som det kan märkas börjar hela processen med försäljningsprospektering och när en framgångsrik försäljningsorder underhållsprocess tar över.

Försäljningsorderbearbetningen är direkt kopplad till inventeringssystemet, arbetsorderunderhåll och kundfordringsmoduler, därigenom integreras marknadsföringsfunktionen med produktion såväl som finansiering.

Det finns integration av alla aktiviteter som butiksbegränsning, produktionsplanering, produktionsplanering, inköp av insatsvaror och lagerspårning med försäljningsaktiviteten. Tillverkningsresursplaneringen (MRP) är kopplad till försäljningsaktiviteten genom inventeringssystemet.

Integreringen av affärsprocesser förbättrar anpassningsförmågan till förändringar i marknadssituationen. Produktionen sker enligt den mottagna orderingången och mot bakgrund av den tillgängliga inventeringen. Det omvända kan hända i frånvaro av ERP-system.

En högre grad av integration kan också bidra till att minska lagernivåerna och "Just in Time" -metoden kan framgångsrikt användas för att minska lagernivåerna till det optimala utan att åsidosätta tillverkningseffektiviteten eller kundnöjdheten.

ERP-system kan också vara ganska effektiva för att upprätta förbindelser mellan kunden och varje anställd i företaget på ena sidan och leverantörer av företaget på andra sidan som leder till bättre uppskattning av problemen med varandra och förbättrade relationer. Kundproblem och klagomål kan omedelbart åtgärdas.

Fördelar med ERP-system:

ERP-systemen blir en viktig del av företagets IT-strategi. Ett ganska stort antal indiska företag har också valt ERP, "med tanke på de potentiella fördelarna med dem.

Några av de stora fördelarna med ERP-system är följande:

a) Fokus på processer:

ERP-system är affärsprocessorienterade system. De fokuserar på verksamheten i affärsprocesser. Som ett resultat är affärsmålen tydligt formulerade. ERP gör det möjligt för företagen att fokusera på kundens behov.

b) Flexibilitet:

ERP-system ger flexibilitet för affärsprocesser genom att automatisera själva processen, istället för att automatisera vissa funktioner i processen. Eftersom de flesta av de viktiga processerna är automatiserade, finns det större flexibilitet i användningen av resurser av företaget på olika sätt och för olika ändamål.

Till exempel, att få ut en ny förpackning av mindre storlek för matolja skulle inte bara kräva förändringar i produktionen utan även i fakturering, frakt och marknadsföringsprocesser. De nödvändiga ändringarna utförs snabbt med hjälp av ERP-systemet, eftersom alla berörda processer är automatiserade och integrerade till varandra. I själva verket är det i SAP, ett populärt ERP-paket, mer än 700 processer som är automatiserade och integrerade med varandra.

c) Minskad cykeltid:

ERP-system integrerar olika processer med hjälp av avancerade kommunikationslänkar. Överföringen av information mellan processerna är nästan automatisk och momentan.

Detta minskar cykeltiden i processen. I processer som lagerhantering, gäldenärsförverkligande, kundfakturering, frakt mm har mindre minskning av cykeltiden en stor inverkan på kostnaderna för verksamheten. Hindustan Lever Limited har kopplat sina 55 depåer över hela landet till sina distributörer som dagligen fyller på sina lager, vilket väsentligt minskar deras lagernivå.

d) Förbättrad kommunikation:

En av de största fördelarna med ERP-systemet är upprättandet av en företagsövergripande kommunikationsplan. Som ett resultat är det mindre motstånd mot föreslagna förändringar på grund av lätt tillgång till information om imperativen för förändring.

Kritiska framgångsfaktorer i genomförandet av ERP-systemet:

ERP-system är dyra lösningar och kräver mycket pengar och tid att genomföra. Dessa system påverkar nästan all den dagliga verksamheten i företaget och genomförandet är ett utmanande jobb som kräver en försiktig inställning.

Några av de kritiska framgångsfaktorerna i implementeringen av ERP-systemet är:

a) Disciplin:

Integration och automatisering av processer tar en hög grad av disciplin hos de som är involverade i dessa processer. Eftersom ERP: er involverar både integration och automatisering av processer förväntas en hög disciplin i organisationen genomföra den. Till exempel använder SAP (ett ERP-programvarupaket) First-In-First-Out (FIFO) -metoden för inventering och värdering.

I ett av företag som använder SAP lämnade gaffeltruckens operatör materialet i den första tomma fack som han såg istället för att lägga dem i lager som blev tomma först. Efter en gång kunde förslaget att hämta material från den bin som SAP hade angivit inte implementeras eftersom de fortfarande var tomma.

Å andra sidan var behållarna som skulle fyllas med material redan fulla vilket resulterade i kaos i materialhanteringsprocessen. Följaktligen spelar vidhäftning av förfaranden en viktig roll i framgången för ERP-systemet.

b) Förändring av arbetskulturen:

Villighet att omprocessera processer och dela information som vana är de två grundläggande kraven i arbetskulturen i ERP-genomförandeföretag. Därför är "implementation blues" mindre allvarliga i företag som har en gynnsam arbetskultur.

c) Överstödsstöd:

Genomförandet av ERP-systemet kräver stöd av överordnad ledning och samarbete av alla medlemmar i de arbetsgrupper som är involverade i processen.

För närvarande är ERP-systemen som erbjuds i Indien av olika leverantörer ganska dyra och utformade i ljuset av miljöer som är mer relevanta för utvecklade marknader. Kanske lokala leverantörer skulle vara mer användbara för indiska företag och anpassade lösningar måste utvecklas modul efter modul för att integreras en efter en. Ett annat problem med dagens ERP-system är att de främst fokuserar på operationer snarare än planering av resurser.