Betydelsen av Office Automation System för företag

Betydelsen av Office Automation System för företag!

Med den ökande andelen kunskapsarbetare i företag är det ökande bekymmer för att förbättra arbetsmiljön. Kunskapsarbetarnas produktivitet kan förbättras genom att ge sekreterarhjälp och bättre kommunikationsmöjligheter. Detta kan uppnås med hjälp av automatisering av kontorsystem.

Image Courtesy: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Kontorsystemen underlättar i allmänhet följande aktiviteter:

a) Produktion av utgående dokument (med hjälp av textbehandlare)

b) Lagring och hämtning av dokument (med hjälp av dokumenthanteringssystem)

c) Överföring av meddelanden (med meddelandekommunikationssystem)

d) Planering och möteshantering (med videokonferenssystem).

En mängd olika kontorsautomationsanordningar används i moderna kontor. Dessa produkter inkluderar faxmaskiner, kopiatorer, EPBX, etc. De flesta av dessa enheter är dock fristående maskiner som betjänar deras avsedda ändamål. De är varken kopplade till andra enheter eller kan de delas på distans.

Detta resulterar i mycket slöseri med ledningens tid när man samlar dokument och information, tar dem till platsen på kontoret där enheten är belägen och väntar i köen för användning av utrustning. Eftersom dessa utrustningar inte ska delas automatiskt, är de underutnyttjade under större delen av arbetstiden och överfulla under högtiderna.

Datorbaserad kontorsautomatisering ökar popularitet bland chefer, eftersom sådan automatisering erbjuder integrerade lösningar som kan delas automatiskt. De är effektivare och hanterar en mängd olika kontorautomatiseringsaktiviteter och data.

Dessa kontorsautomatiseringssystem använder hårdvara, programvara och mänskliga resurser för att samla, bearbeta, lagra, hämta och kommunicera meddelanden, bland individer, arbetsgrupper och organisationer. Dessa meddelanden kan vara i form av dokument eller talade ord eller uttryckta i andra former som bilder, stillbilder eller videobilder etc.

De datorbaserade kontorsautomatiseringssystemen tjänar inte bara kommunikationsbehoven hos kontorschefer inom företaget utan också med externa enheter som kunder, säljare, investerare etc.

Byggnadsblocken i ett typiskt kontorsautomatiseringssystem är representerade i figur 10.7.

Textbehandlingssystem:

Textbehandlingssystem är de vanligaste komponenterna i kontorsautomatiseringssystemen. Detta beror på att en stor del av kontorskommunikationen sker skriftligt med hjälp av ord av ett naturligt språk. Andelen skriftlig kommunikation är högre vid extern kommunikation.

Textbehandlingssystem automatiserar processen med att utveckla dokument som brev, rapporter, noteringar, etc. De tillåter användning av standard lagrad information för att producera personliga dokument. Sådan automatisering minskar nyckelinsats och minskar risken för fel i dokumentet. Textprocessorerna kan i allmänhet få information direkt från databaser och kalkylblad och införliva dem i ett dokument.

Textbehandlingssystem kan biträdas av dikteringssystemen. Dessa system består av röstigenkänningssystem "utbildade" för att känna igen styrelsens röst. Efter "träning" lyssnar dessa system på verkställande diktat och utvecklar text på textprocessorn. Sådana system bidrar till att minska tiden att skriva in texten av sekreteraren efter att texten har dikterats på diktafonen.

De gör det också möjligt för verkställande direktören att få dokumentet redo när som helst vilket eliminerar sekreterarens beroende. Således kan dokumenten produceras när som helst på en dag och inte nödvändigtvis under kontortiden.

Textprocessorn kan vara enkla ordbehandlingssystem eller skrivbordsförlagssystem. Skrivbordsförlagssystemen hjälper till att snabbt producera flera kopior av dokumentet med kvalitetsutskrift. Sådana krav är ganska vanliga vid utarbetande av dagordning och bakgrundsunderlag för möten.

Det kan också krävas flera kopior för att dokumentera olika planer, såsom budgetar, policyer, regler, förfaranden etc. Skrivbordsförlagssystemen stöds ofta av laserskrivare, bläckstråleskrivare, skannrar och andra sådana enheter för att producera dokument av god kvalitet. Med den kraftiga nedgången i dessa enheter är användningen av skrivbordsförlagssystem på kontorsområdet tvungen att öka.

Dokumenthanteringssystem:

De datorbaserade dokumenthanteringssystemen syftar till att fånga informationen i dokumenten, lagras för framtida referens och kommunicera relevanta delar till användarna, när så krävs. Dessa system är kopplade till de andra kontorsautomatiseringssystemen, såsom textprocessorer, elektroniska meddelandekommunikationssystem etc.

Dessa system är mycket användbara vid fjärråtkomst av dokument som är nästan omöjliga med manuella dokumenthanteringssystem. Till exempel kan en kund få ett klagomål avseende leverans av varor som inte överensstämmer med leveransanvisningarna i ordern.

Den resande verkställande mannen skulle kräva tillgång till orderdokumentet för att fastställa att kunden inte hade givit några särskilda instruktioner för leverans av varor. Det datorbaserade dokumenthanteringssystemet skulle göra det möjligt för verkställande direktören att komma åt dokumentet genom sin notebook-dator ansluten till telefonlinjen och visa den till kunden, hans orderdokument på sitt kontor.

Även vid intern kommunikation kan dokumenthanteringssystem vara mycket användbara. Till exempel kan låneansökningsformuläret som lämnas in i en filial tillträffas av sanktionsansvarig för granskning vid huvudkontoret eller något kontor för granskning av låneförslag.

Den elektroniska åtkomst av dokument gör det inte bara lättare att få tillgång till dokument, utan även minska pappersarbete eftersom behovet av flera kopior elimineras. Lagring av dokument är på magnetiska medier och därmed reduceras lagringsutrymmet som krävs för ändamålet. Med datorbaserade dokumenthanteringssystem blir placeringen av verkställande direktören irrelevant för åtkomst till handlingar.

Således kan dessa system vara mycket användbara i en kontorsmiljö där resande chefer delar arbetsutrymme på kontoret. Med ökande kostnader för kontorsytor kommer datorbaserade dokumentåtkomstsystem sannolikt att bli mer populär.

Tillgänglighet för programvaran för optisk teckenläsare (OCR) har gjort datasystem för dokumenthantering ännu mer populärt. Dessa mjukvarupaket konverterar bilderna av dokument till text som kan användas för vidare bearbetning med vilken som helst ordbehandlare.

Meddelande Kommunikationssystem:

Affärsföretag har använt ett flertal kommunikationssystem för att skicka och ta emot meddelanden. De inkluderar telefon, post, fax (fax) etc. De datorbaserade meddelandekommunikationssystemen erbjuder mycket ekonomi, inte bara när det gäller reducerad tid vid sändning eller mottagning av meddelandet utan även när det gäller tillförlitlighet i meddelandet och kostnader för kommunikation .

De tre grundläggande komponenterna i datorbaserade meddelandekommunikationssystem är:

jag. E-post

ii. Röstbrevlåda

III. Faksimil

E-post:

Skillnaden mellan normal post, interpersonell kommunikation av information i form av text och bilder i motsats till andra former av interpersonell kommunikation, såsom telefon-e-post, är dess icke-samtidiga kommunikation, där mottagarens närvaro inte är väsentlig vid tiden för överföring.

Posten har länge använts av företag och är fortfarande ett av de mest populära, icke-samtidiga kommunikationsmedierna. Emellertid har e-postmeddelandet väsentligt förändrat hur meddelandena utbyts mellan individer och företag.

Elektronisk post, populärt kallad E-post, är ett datorbaserat elektroniskt postningssystem för elektronisk överföring av information, inklusive meddelanden, dokument och bilder mellan två eller flera personer.

Huvuddragen i E-post är:

a) Elektronisk överföring:

Överföringen av meddelanden med E-post är elektronisk och meddelandetilldelning är mycket snabb, nästan omedelbar. Bekräftelsen på överföringen är också snabb och tillförlitligheten är väldigt hög.

b) Online utveckling och redigering:

E-postmeddelandet kan utvecklas och redigeras online före överföring. Onlineutveckling och redigering eliminerar behovet av papper i kommunikation. Det underlättar också lagring av meddelanden på magnetiska medier, vilket minskar det utrymme som krävs för att lagra meddelandena.

c) Broadcasting och rerouting:

E-post tillåter att skicka ett meddelande till ett stort antal målmottagare. Således är det enkelt att skicka ett cirkulär till alla grenar av en bank med hjälp av E-post, vilket resulterar i mycket sparande av papper. E-postmeddelandet kan omdirigeras till personer som har direkt intresse för meddelandet med eller utan att ändra eller lägga till relaterad information till meddelandet.

Till exempel kan det e-postmeddelande som marknadschefen mottar från en kund som registrerar ett klagomål avseende produktkvalitet omdirigeras till kvalitetskontrollavdelningen för kommentarer och åtgärder i det ändamålet.

d) Integration med andra informationssystem:

E-posten har fördelen av att vara integrerad med övriga informationssystem. En sådan integration hjälper till att säkerställa att meddelandet är korrekt och informationen som krävs för meddelandet är tillgängligt snabbt.

e) Portabilitet:

E-post gör mottagarens och avsändarens fysiska plats irrelevant. E-postmeddelandet kan nås från någon personlig dator utrustad med relevant kommunikationshårdvara, programvara och länkfaciliteter. En chef på huvudkontoret kan få tillgång till sina E-postmeddelanden medan han är i filialen i ett avlägset område eller till och med på en semesterort, med hjälp av länkar som telefonlinjer.

f) Ekonomisk:

Framstegen inom kommunikationsteknik och konkurrens mellan kommunikationstjänstleverantörerna har gjort E-post det mest ekonomiska sättet att skicka meddelanden. Eftersom överföringshastigheten ökar ökar tidskostnaden för kommunikationsmedia per sida ytterligare och ökar populariteten hos E-post.

E-posten visar sig vara till stor nytta inte bara för formell kommunikation utan också för informell kommunikation inom affärsverksamheten. Marknadsinformationen och personliga åsikter från cheferna hittar nu prints i e-postmeddelandena till sina chefer och peergrupper.

Kommunikation i arbetsgrupper kan förbättras väsentligt genom korrekt användning av E-postfaciliteter. E-postens framgång för att förbättra den interorganisatoriska kommunikationen beror emellertid i stor utsträckning på arbetskulturen i organisationen.

Faksimil:

Fax (Fax) är elektronisk kommunikation av bilder av dokument över telefonlinjer. Den datorbaserade faxtekniken automatiserar faxkommunikation och tillåter delning av faxfaciliteter. Den använder speciella program- och faxservrar för att skicka och ta emot faxmeddelanden med hjälp av gemensamma kommunikationsresurser.

Dessa servrar har möjlighet att ta emot faxmeddelanden och omdirigera dem automatiskt till den avsedda mottagaren efter att ha tittat på den på den centrala datorn. På samma sätt kan cheferna i ett företag lämna faxmeddelandet till servern som automatiskt skickar det till den avsedda mottagaren.

Datorbaserade faxsystem sparar verkställande tid som annars spenderas i kö i den gemensamma faxenheten, uppringning och anslutning till den avsedda mottagarens faxmaskin. Dessa system bidrar också till att minska kostnaderna för att skicka meddelandet, eftersom det är möjligt för servrarna att ringa under låga tider automatiskt.

Visningsanläggningen hjälper också till att kontrollera problemet med skräppost som kommer från olika leverantörer. Att klara ut sådant mail hjälper mycket till att minska tiden som krävs för att gå igenom faxmeddelandena och hjälper till att fokusera på viktiga meddelanden bara genom att reroutera de mindre viktiga som ska hanteras på de lägre nivåerna. Naturligtvis minskas användningen av papper med hjälp av dessa system.

Röstbrevlåda:

Röstbrevlådan är en variation av e-postmeddelandet. Röstbrevlådan sänder meddelanden som digitaliserad röst. Mottagaren av röstbrevlådan måste ringa en röstbrevlåda eller få tillgång till den elektroniska brevlådan med hjälp av den angivna utrustningen och han kan höra det talade meddelandet i avsändarens röst.

Den säkrade typen av röstbrevlåda kan kräva att mottagaren anger identifikationskoden innan åtkomsten beviljas den lagrade informationen. Röstbrevlåda är mycket användbart i informationssystem som tillgodoser informationsbehoven hos externa enheter.

Till exempel kan kunder göra frågor om status för utförandet av sina beställningar med hjälp av telefonsvarartjänsten som är kopplad till företagets produktionsinformationssystem.

Telekonferens- och videokonferenssystem:

Telekonferens genomför ett affärsmöte med mer än två personer på två eller flera olika platser. Telekonferensen hjälper till att minska tid och kostnaden för mötet eftersom deltagarna inte behöver resa för att delta i mötet. Telekonferenser kan vara ljud- eller videokonferenser med eller utan användning av datorsystem.

Den datorbaserade telekonferensen har fördelen med flexibilitet när det gäller förinspelade presentationer och integration med andra informationssystem. Med framstegen inom multimediateknik finns skrivbordstelefonkonferenser nu tillgängliga till överkomliga priser.

Dessa system är baserade på Personliga datorer med en digitalkamera och körs på visuell kommunikationsprogramvara. Kommunikationslänkarna är fortfarande ganska dyra, vilket gör att videokonferenser på skrivbordet bara är användbara för valda applikationer. De möten som är bäst lämpade för tele- / videokonferenser är de som är svåra i konflikter, eftersom de inte är lika effektiva som personliga kontaktmöten.

Effektiviteten kan emellertid förbättras genom att jag tillhandahåller korrekt utbildning för användarna angående systemen och de gester som ingår i kroppsspråket. De vanligaste tillämpningarna av datorbaserad telekonferens är hanteringskommunikation och utbildning, budgetmöten, tekniska samråd, projektrecensioner, kontraktsförhandlingar etc.

Fördelar med Office Automation Systems:

Kontorsautomatiseringssystemen, som samtidigt betraktades som triviala, är nu fokuserade på uppmärksamhet på grund av den ökade kostnaden för kompetent arbetskraft.

Med förbättringen av kommunikations- och multimediateknik skulle kontorsautomatiseringssystemen hjälpa till med:

jag. Förbättra kommunikationen inom en organisation och mellan organisationer.

ii. Minska cykeltiden mellan beredning av meddelanden och mottagande av meddelanden vid mottagarens slut.

III. Minska kostnaderna för kontorskommunikation både när det gäller tid som spenderas av chefer och kostnader för kommunikationslänkar.

iv. Se till att kommunikationsflöden är korrekta.

Självklart måste kontorsautomatiseringssystem, liksom alla andra informationssystem, vara föremål för lämpliga kontroller. Problemen med skräp E-post, förolämpande post, involvering av chefer i kommunikation som inte är relaterade till deras karaktär av arbete, säkerhet och integritet av information är ganska vanliga. Kontrollsystem för att hantera dessa problem ska utvecklas för att få full nytta av kontorsautomatiseringssystemen.

Behöver resursmatchning:

Varje typ av informationssystem har sitt eget tillämpningsområde och har visat sig vara fördelaktigt för företag. Kostnaderna och effekterna av varje typ av informationssystem är emellertid sannolikt att skilja sig från organisation till organisation.

Det är därför avgörande för en chef att studera kostnaden och möjliga effekter av BIS på organisationen innan en viss typ av informationssystem väljs för genomförande.

Följande aspekter måste beaktas vid beslut om portfölj av informationssystem i ett företag:

Tunn linje av avgränsning:

Det kan noteras att avgränsningen mellan olika typer av informationssystem är mycket tunn och suddig. Det kan i vissa fall vara svårt att klassificera ett visst informationssystem som DSS eller EIS. Vissa EIS kan också använda BES-verktyg.

De olika typerna av informationssystem kan ha gemensamma funktioner. Det representerar förhållandet och överlappningen av några av informationssystemen. Såsom kan noteras kan de olika kännetecknen hos något informationssystem också vara signifikanta i ett annat informationssystem.

Kostnadsstrukturer:

Kostnadsstrukturerna varierar för varje typ av informationssystem. Till exempel skulle Enterprise Resource Planning System kosta var som helst mellan Rs 10 och Rs 50 lac, medan varje Transaction Processing System kan innebära utgifter närmare en procent av kostnaden för ett ERP-system. Valet av ett informationssystem för näringslivet skulle påverkas mycket av kostnadsöverväganden.

Varierande fördelar:

Fördelarna med ett visst informationssystem skulle vara olika för olika typer av företag och företag. Exempelvis kan EIS vara mer användbar i organisationer som är inblandade i nyare typer av verksamheter och DSS skulle erbjuda fler fördelar där mellan- och toppnivåhantering får mycket frihet när det gäller beslutsfattande. ERP skulle vara mer användbar i förhållandevis större organisationer som är mer disciplinerade i att följa instruktioner etc.

skalbarhet:

Många informationssystem erbjuder stor flexibilitet när det gäller olika mjukvarukomponenter och djupet av analys av information. Exempelvis är ERP: erna i allmänhet mycket skalbara och som sådana kan olika affärsprocesser och analysverktyg uteslutas vid det inledande genomförandetiden. Som ett resultat kan kostnaderna för informationssystemet bestämmas med en rimlig grad av noggrannhet först efter det att informationssystemets räckvidd är tydligt definierat.

Mycket flexibilitet erbjuds av de flesta informationssystemen vad gäller deras omfattning och kostnadsfaktorer. Det är därför viktigt att identifiera företagets informationsbehov och matcha informationssystemets resurser med informationsbehovet med hänsyn till kostnadsfaktorerna.