Hur gör din planeringsprocess mycket effektivare? (9 steg)

Varje affärsenhet har egna problem och dessa beaktas vid utarbetandet av detaljerna i planerna. Det finns emellertid vissa grundläggande steg som måste följas i varje typ av planering. När dessa steg följs blir planeringsprocessen systematisk.

Nedan följer en kort förklaring av dessa steg:

1. Bestämning av mål:

Det första steget i planeringen är att tydligt bestämma affärsmålen. Det är en utgångspunkt, eftersom alla i organisationen måste veta vad som ska uppnås i framtiden. Först och främst är målen för hela organisationen fastställda och målen för varje avdelning specificeras.

Det är bättre om målen anges som primär och sekundär. De primära eller huvudmålen ska vara mycket tydliga för alla anställda i organisationen eftersom de anger de förväntade resultaten och anger vad som ska göras. Alla framtida möjligheter bör dock noggrant analyseras innan de fastställdes.

2. Konstruera planeringslokaler:

Det andra steget är att bestämma prognoserna som planeringen ska baseras på. Om dessa prognoser är korrekta kommer planeringsprocessen att vara mer användbar. Dessa prognoser avser priset på en produkt, lönehastighet, material, kraft, personalutbud etc. Det kan inte förutses mycket exakt att vissa externa faktorer som står utanför en chefs kontroll som prisnivå, politisk situation och teknisk utveckling kan förutses.

Men de faktorer som är fullständigt kontrollerbara (t.ex. arbetstagarnas effektivitet) bör prognostiseras noga så att de önskade resultaten uppnås. Det är alltid bättre att lokalerna enas om enhälligt av ledare.

3. Samling, analys och klassificering av information:

För effektiv planering bör alla relevanta data samlas in, analyseras och klassificeras. Förslag bör också inbjudas från operativ personal. Uppgifterna som samlas in bör tabuleras för att underlätta analysen. Alla användbara data ska inkluderas för att underlätta analys och tolkning.

4. Bestäm alternativa kurser:

Det fjärde steget i planeringen är att upptäcka alternativa handlingsplaner, dvs att utveckla mer än en åtgärd. Till exempel, om fler medel krävs, kan dessa höjas på olika sätt som emissionen av aktiekapital, lån från banker eller finansinstitut eller offentliga inlåning etc.

Alla dessa kurser ska utvärderas korrekt för att upptäcka den mest användbara handlingssättet. Man bör försöka minska alternativen till ett minimum.

5. Utvärdering av alternativ handlingsplan:

Varje alternativ utvärderas med avseende på dess förväntade resultat och fördelar. De starka och svaga punkterna i varje alternativ bör noggrant vägas. De vanliga och gemensamma faktorer som beaktas vid utvärderingen av alternativ är risk, kapitalbrist, långsiktiga mål etc.

För att göra utvärderingsprocessen effektiv använder de vanliga teknikerna statistiska tekniker och operativ forskning.

6. Välja en plan:

Nästa steg är att välja det bästa alternativet. När de jämförande resultaten av olika alternativ är tabulerade väljs det alternativ som verkar vara bäst. Urvalet ska göras noga eftersom konsekvenserna av att välja en särskild handlingssätt är långtgående.

7. Formation av derivatplaner:

För att uppnå målen med huvudplaner är dotter- eller derivatplaner inramade. För att genomföra huvudplanen förbereder varje avdelningschef en plan för sin avdelning.

Om ett företag beslutar att utveckla en ny produkt genom att installera vissa nya maskiner, skulle dotterplanerna omfatta anställning av nya anställda, upphandling av medel, annonsering av ny produkt, inköp av råmaterial etc.

8. Kommunikation av planer:

Nästa steg i planeringen är att kommunicera planen till varje chef i organisationen så att de samarbetar helhjärtat i genomförandet av planer. Det är bättre att associera alla chefer i planeringsprocessen så att de utvecklar en känsla av deltagande i ledningen.

9. Styrning av planerna:

Det sista steget i planeringen är att titta på planens framsteg och notera ned sina brister och svagheter. Dessa brister bör korrigeras eller åtgärdas utan dröjsmål och alla framtida planer bör göras mot bakgrund av dessa fallgropar. Så en kontinuerlig översyn av planerna hjälper ledningen att hålla planerna uppdaterade.