Former av organisationsstruktur: Linje, Funktionell och Linje- och personalorganisation

Organisationsstrukturens former: Linje, funktionell och linje- och personalorganisation (med respektive fördelar och nackdelar)

Antagandet av en viss form av organisationsstruktur beror till stor del på verksamhetens art, omfattning och storlek. Organisationsstrukturen är huvudsakligen inriktad på fördelning av aktiviteter eller uppgifter och delegering av myndighet.

1. Linjeorganisation:

Line organisation är den enklaste och äldsta typen av organisation. Det är också känt som skalar organisation eller militär typ av organisation. Enligt JM Lundys ord "kännetecknas det av direkta myndighetslinjer som strömmar från topp till botten av organisationshierarkin och ansvarslinjer som strömmar på ett motsatt men lika direkt sätt."

En viktig egenskap hos en sådan organisation är överordnad underordnad relation. Överordnade delegater myndighet till en annan underordnad och så vidare, bildar en linje från toppen till botten av organisationsstrukturen. Den myndighet som är etablerad kallas för "linjemyndighet". Enligt denna typ av organisation strömmar myndigheten nedåt, och ansvaret rör sig uppåt i en rak linje. Skalär princip och kommandoförening följs strikt i linjeorganisation.

Denna typ av organisation liknar arméadministrationen eller den militära typen av organisation. Som i militär fall har befälhavaren den högsta positionen och har hela kontrollen över landets armé, som i sin tur utvecklas till huvudområdeskommandon under generalsekreterare.

Varje område har brigad under brigadgeneraler, varje brigad tillverkas i regementen under dess överste, varje regement i bataljoner under majors, varje bataljon till företag under kaptener, varje företag uppdelat under sina löjtnantar och så vidare dras till korporal med sin trup .

Typer av linjeorganisation:

Linjeorganisationen är av två typer viz. (a) Enkel eller ren linjeorganisation (b) Institutionell linjeorganisation

(a) Enkel eller ren linjeorganisation:

I "Pure Line-organisationen" är aktiviteterna (på vilken nivå av förvaltning) detsamma med varje man som utför samma typ av arbete och divisionerna finns främst för kontroll och riktning. I praktiken existerar en sådan typ av organisation sällan.

Följande diagram visar ren linjeorganisation:

I denna typ av organisation utför alla arbetarna samma typ av arbete. Avdelningens avdelningar är gjorda för enkelhets skull av tillsyn och ledning.

(b) Institutionell linjeorganisation:

Under denna typ av organisation är en organisation uppdelad i olika avdelningar med olika avdelningschefer. Alla avdelningar arbetar under den övergripande kontrollen av chefen. Beställningarna flyter direkt från chefen till alla avdelningschefer som i sin tur vidarebefordrar till sina respektive underordnade.

På samma sätt kommunicerar underordna, inturn, orderna till arbetarna under dem. De olika avdelningscheferna kommer att vara helt oberoende av varandra och de kommer att ha lika status. Den centrala idén, i bildandet av sådana avdelningar, är inte lika eller likformig av funktioner eller aktiviteter, men enhet av kontroll och linjemyndighet och ansvar från toppen av organisationen till botten.

Lägesorganisationens lämplighet:

Linjeorganisationen kan framgångsrikt följas där (a) verksamhetsskalan är begränsad eller verksamheten är liten, (b) arbetet är enkelt och rutinmässigt, c) det görs verksamhet i kontinuerlig bransch som oljeraffinering, socker, spinning och vävning etc., d) Problemen med arbetshanteringen är inte komplexa och kan lätt lösas, e) Maskinen är automatisk och J) Arbetarna är disciplinerade.

Karaktäristika för linjeorganisation:

Huvuddragen i linjeorganisationen är följande:

1. Order och instruktioner flyter från topp till botten, medan förfrågningar och förslag flyttar från botten till toppen.

2. Principen om kommandoförening är det mest framträdande inslaget i denna typ av organisation. I enkla ord mottages beställningarna av underordnade från en chef.

3. Underordnarna är ansvariga för sin omedelbara överordnade.

4. Det finns begränsat antal underordnade under en överordnad.

5. Detta är enkelt att använda och styra.

6. Samordning kan enkelt uppnås.

Fördelar med linjeorganisation:

Följande är de främsta fördelarna med linjeorganisationen:

1. Enkelhet:

Det är väldigt enkelt att etablera och driva. Det kan lätt förstås av medarbetarna.

2. Fast ansvar:

Uppgifter och ansvarsområden är tydligt definierade för varje individ med hänvisning till det arbete som tilldelats honom. Som ett resultat vet alla vem han är ansvarig för och vem är ansvarig för honom. Ingen kan undvika ansvar.

3. Disciplin:

Denna typ av organisation säkerställer bättre disciplin i företaget. Enhetsansvaret underlättar disciplin i organisationen. Arbetarna på de lägre nivåerna kommer att vara mer lojala och ansvariga för en enda chef snarare än för ett antal chefer.

4. Flexibilitet:

Det är flexibelt i den meningen att det är föremål för snabba justeringar för att passa till förändrade förhållanden. Med Wheelers ord "tillåter det snabba och välordnade beslut att möta problem på olika nivåer av organisation". I enkla ord är det mer anpassat till de förändrade omständigheterna.

5. Samordning:

Det bidrar till att uppnå en effektiv samordning. Alla aktiviteter som rör enskild avdelning styrs av en person.

6. Direkt kommunikation:

Eftersom det kommer att finnas direkt kommunikation mellan överordnade och underordnade på olika nivåer skulle det vara till hjälp för att uppnå snabbhet i prestanda.

7. Enhet av befäl:

Varje arbetare är ansvarig för en chef i avdelningen under denna typ av organisation. På detta sätt är det i överensstämmelse med principen om kommandoförening.

8. Ekonomisk:

Det är inte komplext och dyrt. Det är enkelt och ekonomiskt i drift. Det behöver ingen expert och specialiserad personal.

9. Snabba beslut:

På grund av sin enkla funktion och enhetlig kontroll och ansvar kan beslut fattas omedelbart. Beslutsprocessen fördjupas ytterligare som beslutet fattas av en person.

10. Verkställande utveckling:

Under denna organisation är avdelningschefen helt ansvarig för varje verksamhet i hans avdelning. Han fullgör sitt ansvar på ett effektivt sätt. Han stöter på många problem och hinder i att utföra sina uppgifter.

Detta ger honom ett gott tillfälle att förbättra sina förmågor och organisatoriska förmågor och är till stor hjälp i sin övergripande utveckling och prestanda.

Nackdelar med linjeorganisation:

Följande är de största nackdelarna med linjeorganisationen:

1. Överbelastning:

Den största nackdelen med detta system är att det tenderar att överbelasta den befintliga verkställande med alltför många ansvarsområden. Arbetet får inte utföras effektivt på grund av otaliga uppgifter inför den verkställande direktören.

2. Brist på specialisering:

Frånvaron av chefs specialisering är den stora nackdelen med detta system. På grund av många funktioner och komplexiteter är det mycket svårt för en enskild individ att effektivt kontrollera alla saker.

Verkställande kan inte vara expert på alla aspekter av ledarskapsverksamhet. Ansvaret för ansvaret på chefen på chefen kan krossa honom under den stora arbetsbelastningen.

3. Omfattning för favoritism:

Det kan finnas en hel del favoritism och nepotism under denna typ av organisation. Eftersom den berörda tjänstemannen kommer att bedöma de anställdas prestationer enligt sina egna normer är det möjligt att effektiva människor kan lämnas efter och ineffektiva eller "ja män" får högre och bättre inlägg.

4. Bristande samordning:

I själva verket är det mycket svårt att uppnå en ordentlig samordning mellan olika avdelningar som arbetar i en organisation. Detta beror på att varje avdelningschef eller chef bär sin avdelnings funktion i enlighet med de sätt och medel som är lämpliga för honom.

Detta leder till bristande enhetlighet i drift mellan olika avdelningar, vilket är skadligt för att uppnå en ordentlig samordning i den övergripande funktionen hos de olika avdelningarna som är verksamma i organisationen.

5. Brist på initiativ:

Under linjeorganisationen ligger den ultimata myndigheten i toppledarnas händer och avdelningschefer eller chefer har små befogenheter. Detta påverkar deras initiativ och entusiasm för att motivera de underordnade som arbetar under dem.

6. Brist på kommunikation från nedre rader:

Under linjens organisationsförslag rör sig från ner till uppåt uppmärksammar överordnade inte normalt förslag som skickas av lägre rang. Detta leder till otillräcklighet av kommunikation från underordnade till överordnade.

2. Funktionell organisation:

FW Taylor, som är bättre känd som fadern för vetenskaplig ledning, utvecklade begreppet "Functional Organization". Som namnet antyder innebär funktionell organisation att organisationen bör baseras på olika funktioner. Taylors funktionella tillvägagångssätt bygger huvudsakligen på specialiseringsprincipen och försöker skapa organisationsbalans.

Specialiseringsprincipen belyser konceptet att både arbetstagarna och handledarna kan utveckla en högre grad av kompetens genom att skilja manualen från mentala krav. Taylor rekommenderade att det skulle finnas funktionalisering även vid butiksnivå där arbetstagare måste producera varor. Han ansåg att den vanliga praxisen att sätta en förman incharge på cirka 40-50 arbetare borde undvikas.

Taylors begrepp Functional Foremanship (som han säger) är ett system som består av åtta olika förmän som utlämnar olika funktioner. Varje arbetare i organisationen är direkt kopplad till dessa förmän.

De åtta specialisterna är:

(a) Ruttsekreterare, (b) Instruktioner Korttjänsteman, (c) Tids- och kostnadskonsulent, (d) Handla disciplinär, (e) Gruppchef, (f) Snabbchef, (g) Reparationschef och (h) Inspektör . De fyra första cheferna arbetar från Planning Department, medan de övriga fyra är kända som Executive Functional Bosses. De fungerar i produktionsavdelningen.

En kort förklaring av dessa åtta funktionella förmän ges nedan:

(a) Ruttklubb:

Han lägger ner den exakta vägen eller vägen som ska följas av råmaterial som omvandlar det till färdig produkt.

(b) Instruktörskort:

Han förbereder detaljerade anvisningar som ska följas vid utförandet av arbetet enligt den rutt som fastställts av rederiet.

(c) Tids- och kostnadsansvarig:

Han bestämmer den totala tiden som ska tas i samband med slutförandet av en produkt och arbetar också med produktionskostnaden per enhet och total kostnad. Han förbereder olika arbetsscheman och kostnadsblad för att ha rätt kontroll över tid och kostnader som uppstår vid produktion av varor.

(D) Handledare:

Han är ansvarig för att upprätthålla ordentlig disciplin i organisationen. Faktum är att han är vårdnadshavare på fabriken. Med Kimball och Kimball Jr: s ord "Butiks disciplinären är ansvarig för disciplin och god ordning, fie är också fredsarbetare och hjälper till med att justera lönerna."

Han hjälper till att lösa mindre tvister om löner, helgdagar, arbetsvillkor och arbetstid etc. Han initierar en korrekt uppförandekod i organisationen.

(e) Gangchef:

Han tillhandahåller olika maskiner och verktyg som arbetstagarna behöver för att utföra sitt arbete. Han tillhandahåller också olika produktionsdesigner, ritningar, råvaror etc.

(f) Hastighetschef:

Han styr hastigheten på olika maskiner som arbetar i organisationen. Han visar ibland arbetarna den rätta hastigheten med vilken maskinerna ska fungera. Han åtar sig korrekt övervakning av maskinens hastighet.

(g) Reparation chef:

Han är upptagen med korrekt underhåll och reparation av maskiner för att hålla dem i funktionsdugligt skick. Med Spriegels ord: "Hans underhållsarbete innefattar att du rengör maskinen, håller den fritt från rost och repor, oljer det ordentligt och bevarar de standarder som har ställts in för den extrautrustning som är ansluten till maskinen, såsom bälten, motaxlar och kopplingar. "Hans huvuduppgift är att omedelbart reparera de defekta maskinerna så att arbetet inte får lida.

h) Inspektör:

Han kontrollerar och intygar kvaliteten på arbetet, det vill säga om det är upp till förutbestämda standarder. Uppfyllandet av förinställda standarder bekräftas av inspektören. Han utvecklar känslan av kvalitetsmedvetande bland arbetarna. För att kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt måste en inspektör ha korrekt kunskap och de tekniska kraven i kvalitetskontrollen.

Följande diagram visar Taylors funktionella förmaning:

Under utveckling av begreppet Functional Foremanship föreslog FW Taylor att det är ovänligt att överbelasta en förman med fullt ansvar att driva en avdelning. Han förespråkade att arbetsriktningen bör avgöras av funktioner och inte bara vara auktoritet.

Han trodde att för att lyckas med att utföra sina uppgifter skulle en förman ha olika egenskaper, t.ex. utbildning, speciell eller teknisk kunskap, manuell fingerfärdighet eller styrka, takt, energi, ärlighet, sunt förnuft och god hälsa. "

Spriegel har trevligt förklarat funktionell organisation. "Varje arbetare, istället för att komma i kontakt med en överordnad, skulle få sina order från en grupp specialiserade handledare, som var och en utövar en viss funktion."

Funktionsorganisationen arbetar också med högre ledningsnivå. Hela arbetet i organisationen är uppdelad i olika avdelningar. Liknande typ av arbete och transaktioner läggs i en avdelning under kontroll av en avdelningschef eller chef. Olika avdelningar är också kända som funktionella områden för ledning, inköp, försäljning, ekonomi, produktion och personal etc. De respektive cheferna för dessa avdelningar ansvarar för att genomföra olika aktiviteter inom sina avdelningar i organisationen.

Marknadschef kommer till exempel att ansvara för genomförandet av marknadsaktiviteter och personalansvarig ansvarar för att ta hand om personalen i alla avdelningar i organisationen.

Den bakomliggande idén om funktionell organisation på högsta ledningsnivå är att en underordnad plats i organisationen kommer att styras och beordras direkt av antalet chefer som arbetar i olika avdelningar.

Fördelar med funktionell organisation. Följande är de främsta fördelarna som härrör från funktionell organisation:

1. Specialisering:

Detta system härrör fördelarna med specialisering. Eftersom varje funktionell incharge är en expert inom sitt område, kommer han att guida med hjälp av sin specialisering och försöka uppnå de angivna målen med hjälp av underordnade.

2. Ökad effektivitet:

Denna typ av organisation säkerställer ökad effektivitet eftersom arbetarna arbetar under expert och kompetent personal och utför begränsad verksamhet.

3. Begränsade tullar:

De funktionella företagen måste utföra det begränsade antalet arbetsuppgifter avseende sitt arbetsområde. Detta minskar avsevärt arbetsbördan och gör det möjligt för förmannen att utföra arbetet på bästa möjliga sätt.

4. Omfattning för expansion:

Funktionell organisation erbjuder ett stort utrymme för expansion av näringslivet utan någon dislokation och förlust av effektivitet, eftersom varje man växer på grund av sin egen specialitet.

5. Flexibilitet:

Det är flexibelt organisationsmönster. En förändring i organisationen kan göras utan att störa hela organisationen. Med Louis A. Allens ord kan "Function som helhet" klippa genom att eliminera positioner på lägre nivåer utan att påverka dess totala prestanda allvarligt. "

Nackdelar med funktionell organisation:

Trots ovanstående fördelar lider denna typ av organisation av följande nackdelar:

1. Konflikt i myndighet:

Myndighetsförhållandet bryter mot principen om "kommandoförening". Det skapar flera chefer i stället för en radmyndighet. Det leder till konflikt och förvirring i arbetarnas sinnen till vilka de ska lyda och vem de ska ignorera.

2. Svårigheter att fastställa ansvaret:

På grund av att principen om "enhet för kontroll" inte tillämpas är det väldigt svårt för den översta ledningen att bestämma en viss förmans ansvar. Det uppstår en tendens till ansvarsförskjutning.

3. Dyra:

Detta mönster av organisation är ganska opraktiskt och dyrt. Mångfald av experter ökar de allmänna kostnaderna. De små organisationerna har inte råd att installera ett sådant system.

4. Disciplin är släckt:

Disciplin bland arbetarna såväl som lägre tillsynspersonal är svår att behålla eftersom de är skyldiga att arbeta under olika chefer och detta kan hindra organisationens framsteg.

5. Brist på samordning:

Utnämning av flera experter i organisationen skapar problemet med samordning och fördröjning i beslutsfattandet, särskilt när ett beslut kräver involvering av mer än en specialist.

3. Linje och personalorganisation:

Linjen och personalorganisationen är en förbättring jämfört med ovan nämnda två system, nämligen linjeorganisation och funktionell organisation. Linjeorganisationen koncentrerar sig för mycket på kontroll medan funktionssystemet delar upp kontrollen för mycket.

Behovet var därför för ett system som säkerställer en korrekt balans mellan de två. Behovet har uppfyllts av linjen och personalorganisationen. Systemet som linjeorganisationen beror också på att den föddes till armén.

Befälhavarna på fältet som är ledande befattningshavare assisteras av den personal som hjälper dem att formulera strategier och planer genom att ge värdefull information. På samma sätt i organisationen får ledningsledare råd från den personal som är till stor hjälp när det gäller att utföra uppgiften på ett effektivt sätt. Personalens roll är dock rådgivande i naturen. Line officerare är vanligtvis biträdda av personalansvariga för att effektivt lösa olika affärsproblem.

Personalen är vanligtvis av tre typer, nämligen:

(a) Personlig personal:

Detta inkluderar den personliga personalen som är kopplad till Line Officers. Till exempel personlig assistent till generaldirektör, sekreterare till chef etc. Personalen ger värdefulla råd och hjälp till Line Officers.

b) Specialiserad personal:

I denna kategori ingår olika experter som har specialkunskap inom olika områden som redovisning, personal, lag, marknadsföring etc. De gör specialiserad service till organisationen.

Till exempel kan ett företag involvera en advokat för att få juridisk rådgivning om olika juridiska frågor. På samma sätt kan den anlita en befullmäktigad revisor och en kostnadsrevisor för att hantera redovisningsproblem.

c) Allmän personal:

Detta består av olika experter inom olika områden som ger värdefull råd till toppledningen om olika frågor som kräver expertrådgivning.

Fördelar med linje- och personalorganisation

Viktiga fördelar med Line and Staff Organisation är:

1. Specialisering:

Denna typ av organisation är baserad på planerad specialisering och ger expertkunskap till förmån för förvaltningen.

2. Bättre beslut:

Personal specialister hjälper linjeledaren att fatta bättre beslut genom att ge dem tillräcklig information om rätt typ vid rätt tidpunkt.

3. Mindre börda på ledande befattningshavare:

Linjepersonalens arbete minskas avsevärt med hjälp av personalansvariga. Tekniska problem och specialfrågor hanteras av personalen och de rutinmässiga och administrativa frågorna handlar om Line Officers.

4. Framsteg för forskning:

Eftersom arbetet inom denna typ av organisation utförs av experter, genomgår de ständigt forskning och experiment för förbättring av produkten. Nya och ekonomiska produktionsmedel utvecklas med hjälp av forskning och experiment.

5. Utbildning för linjepersonal:

Personaltjänster har visat sig vara ett utmärkt träningsmedium för Line Officers.

Nackdelar med linje och personalorganisation:

1. Konflikt mellan lednings- och personalmyndigheter:

Det kan finnas risk för konflikt mellan linjen och personalmyndigheterna. Linjespersoner bryter mot personalens verksamhet på grund av att de inte alltid ger riktiga råd. Å andra sidan klagar tjänstemännen att deras råd inte har genomförts korrekt.

2. Problem med linje och personal myndighet:

Det kan finnas förvirring om förhållandet mellan lednings- och personalmyndigheter. Line Officers anser sig överlägsen personalansvariga. Personalansvariga protesterar mot det.

3. Brist på ansvar:

Eftersom personalspecialisten inte är ansvariga för resultaten, kan de inte utföra sina uppgifter bra.

4. Systemet är ganska dyrt:

Utnämningen av experter innebär stora utgifter. Små och medelstora organisationer har inte råd med ett sådant system.

5. Mer beroende av personal:

Några av de ledande tjänstemännen förlitar sig alltför mycket på personalen. Detta kan avsevärt minska linjekontrollen.