Faktor för organisationsdesign: Miljörelaterade, tekniska och interna beredskapsfaktorer

Faktor för organisationsdesign: Miljömässiga, tekniska och interna beredskapsfaktorer!

1. Miljöfaktorer:

En organisation arbetar i en yttre miljö tillsammans med den interna miljön.

Några av de yttre miljöfaktorerna är kunder, konkurrenter, säljare, finansinstitut, branschorganisationer och regeringen.

Huvudegenskaperna hos miljön som påverkar dess struktur är miljökomplexitet, osäkerhet och tidshorisont, t.ex. en forskningsorganisation verkar i en miljö som påverkas av en längre tidshorisont, längre återkopplingstider och högre osäkerhet än vad som gäller för tillverkning. Miljöfaktorer kan variera med avseende på komplexitet och dynamik.

Komplexitet betyder huruvida egenskaper är få och likartade eller varierade och olika. Om omfattningen av verksamheten är stor och spridda i olika regioner, presenterar den en komplex struktur. Att hantera affärer av stora organisationer är mycket svårt och utmanande.

Nestle-företaget presenterar ett exempel på komplex miljö. Den har 500 fabriker i 76 länder och säljer sina produkter i nästan alla länder i världen. Det gör en mängd produkter som äger 8 500 varumärken.

Å andra sidan är ett varumärke som fungerar framgångsrikt i Indien i livsmedelssektorn i Gujarat "Co-operative Milk Marketing Federation", populärt kallat "Amul". Det är relativt mindre komplex organisation. Det har bara 40 märken och dess funktion är huvudsakligen begränsad till Indien. Hantering av Nestlers funktion är svårare och komplex jämfört med Amul.

(a) Dynamism:

Det betyder om miljöfaktorerna i stort sett är lika eller stabila eller fluktuerade eller instabila. Revidering i organisationsdesign krävs om egenskaperna är instabila.

b) Miljörikedom:

Det är den faktor som rör de resurser som finns tillgängliga för organisationen. Om resurserna är stora och miljön är rik behöver organisationer inte konkurrera om resurser. När det gäller brist på resurser är osäkerheten hög eftersom organisationerna måste konkurrera med varandra för de knappa resurserna.

c) strategiska val:

Strategiska beslut som fattas av toppledningen påverkar också de organisatoriska designbesluten. För att möta tävlingen formulerar företagen olika strategier för att bygga upp och upprätthålla konkurrensfördelar. På olika sätt påverkar olika strategier organisationsdesign.

(d) Låg kostnad:

En organisation kan anta lågkostnadsstrategi för att få en konkurrensfördel. En sådan strategi syftar till att sälja standardiserade produkter till en lägre kostnad, vilket i stor utsträckning kan locka kunderna.

Organisationen uppnår också ett antal skalfördelar i sin verksamhet. Organisationens utformning är funktionell med ansvar och ansvarighet tilldelat olika avdelningar på olika nivåer.

e) Differentiering:

För att kunna producera en distinkt produkt från sina konkurrenter kan en organisation producera en unik och helt annan produkt. För detta ändamål antas en annan typ av produktdesign av företaget.

Kunderna är redo att betala högre pris för en sådan produkt som skiljer sig från andra. En differentieringsstrategi föreslås först efter noggrann analys av köparens behov och preferenser.

Huvudsyftet med en sådan strategi är att skapa permanenta kunder för produkten genom att skapa intresse och lojalitet hos kunderna i produkten. Olika funktioner för att skilja sin produkt kan innefatta överlägsen service, tillgång till reservdelar, ingenjörsdesign, längre livslängd och prestanda hos produkten etc.

Det finns olika risker som förknippas med att förfölja differentieringsstrategi, det vill säga, den särskiljande eller unika produkten kanske inte uppskattas av kunderna som motiverar sitt högre pris. En annan risk i samband med denna strategi är att konkurrenterna snabbt kan utveckla sätten och sättet att kopiera de särdragen.

Organisationerna bör utveckla sådana särdrag i produkten som inte snabbt kan imitas av de konkurrerande företagen. Några organisationer har följt differentieringsstrategi genom att anta olika policyer, det vill säga, riskförsäkringsbjudande för leveranser, återbetalning vid misslyckande att leverera i tid, dörr till dörr pickup och leverans, service efter försäljning och säker transport etc.

(f) Fokuserad:

En fokuserad strategi är utformad för att hjälpa en organisation att rikta sig till en specifik nisch med en bransch. Sådana strategier är mycket effektiva när konsumenterna har särskiljande preferenser eller behov och när konkurrerande företag inte försöker specialisera sig på samma nischmarknad.

Den överhängande risken för en sådan strategi är att olika konkurrenter erkände fokusstrategin och kopierar samma och marknaden nisch kan gradvis övergå till en bredare marknad.

2. Teknologiska faktorer:

Dagens tekniska faktorer har en betydande inverkan på organisationsdesignen. Det finns tre typer av teknologisk design, dvs batchproduktion, massproduktion och kontinuerlig produktion. Var och en av dessa påverkar designbesluten eftersom det finns olika typer av kontroll- och samordningsproblem.

Dessa typer förklaras som under:

(a) Batchproduktion:

Sådana metoder kräver att arbetet för en uppgift är indelad i delar eller operationer och att varje operation är genomförd genom hela satsvisan innan nästa åtgärd genomförs. Varor tillverkas enligt kundens specifikation.

Bekymmerna som följer av detta system måste ge människor frihet att fatta sina egna beslut så att de kan agera snabbt enligt kundernas önskemål och producera exakt samma produkt som krävs enligt kundens specifikationer. En sådan organisation har en relativt platt struktur (tre nivåer i hierarkin), och beslutsfattandet är decentraliserat till små grupper.

Under detta produktionssystem krävs noggrann planering och samordning för maskiner, annars kan arbetstagarna vara viloläge medan de väntar på hela sats för att avsluta sin tidigare operation. Om satser är små blir enhetskostnaden relativt hög.

Denna typ av produktionsprocess kräver ömsesidig anpassning och ansikte mot ansikte kommunikation med medarbetare och även med kunder. Den bäst lämpade strukturen som ska antas med liten satsteknik är en organisk struktur där arbetare och chefer arbetar i samordning med varandra för att möta de förändrade arbetskraven.

(b) Massproduktion:

Under detta system produceras produkter i stora mängder. Det främsta inslaget i denna typ av produktion är den konverteringsprocessen, och operationssekvensen är standardiserad, dvs industriprodukter produceras i stor skala. Särskilda ändamål automatiska maskiner används för att utföra standardiserade operationer.

Beslutsprocessen blir centraliserad och hierarkin blir längre (fyra nivåer). Vertikal kommunikation görs för att styra arbetsprocessen. Organisationsstrukturen blir längre och bredare. En mekanisk design blir nödvändig för att styra arbetsverksamheten i massproduktion.

c) Kontinuerlig produktion:

Detta är också känt som flödesproduktion. Det har definierats som en metod för organisering så att uppgiften kontinuerligt eller, alternativt, fungerar som ett system där bearbetningen av material är kontinuerlig och progressiv. Material för hantering av fasta banor används på grund av den förutbestämda operationssekvensen.

När planeringen är klar är förhandsprocessen förutsägbar och kontrollerbar i teknisk mening, men det finns alla möjligheter till stor uppdelning av systemet. Det finns ett behov av kontinuerlig övervakning av operationerna, varför den är associerad med högsta, hierarki (sex nivåer).

Chefer på varje nivå ser ständigt på sina underordnade handlingar. Eftersom medarbetarna arbetar tillsammans som ett team blir ömsesidig förståelse och samarbete det primära samordningsförfarandet. En organisk design passar bäst för hantering av kontinuerlig eller flödesprocesssteknik.

3. Interna beredskapsfaktorer:

Det finns många interna faktorer som påverkar organisationsdesignen.

Dessa förklaras som under:

(a) Mål:

Organisationsmål spelar en mycket viktig roll för att bestämma organisationsdesignen. På lång sikt är en organisation ansvarig för alla delar av samhället och bör ge korrekt avkastning till investerare, leverantörer, kunder, anställda och ägare. De flesta av organisationen arbetar genom att hålla flexibilitet och anpassningsbarhet i sin verksamhet.

Vissa betonar teknisk överlägsenhet. Inriktning på målen flexibilitet, anpassningsförmåga och teknisk överlägsenhet är mycket viktigt när ledningen väljer och slutför sin strukturella design.

(b) Organisationsstorlek:

Organisationsstrukturen påverkas starkt av organisationens storlek. En liten storlek organisation uppmuntrar informell struktur. Med utvidgningen av storleken blir en organisation mer formell genom att följa olika regler, policyer, manualer och förfaranden etc. Organisationen blir byråkratisk. Det bemyndigar sina anställda genom att tilldela mer och mer specialiserade roller.

c) Anställda egenskaper:

Likvärdigheter och preferenser för den organisationsstruktur som anställda har påverkar också organisationsdesignen. Detta beteende kan bero på ålder, utbildning, erfarenhet och intelligens hos anställda. Gamla människor nöjda och säkrade i byråkratisk struktur, men yngre medarbetare vill delta i beslutsfattandet.

Många unga anställda trotsar de strikta reglerna och reglerna för de formella organisationerna. De tror på informella grupper för att få jobbet gjort. Intelligens spelar också en viktig roll i arbetstagarnas deltagande. Medarbetare med mer intelligens är ovilliga att acceptera den byråkratiska upprättandet.

Anställdas erfarenhet påverkar också organisationsdesign. En nyanställd anställd söker råd och ledning av överordnade, och en gång lär han jobbet. Mindre kontroll är tillräcklig.