8 Egenskaper för goda informationssystem för hantering - förklaras!

För att information ska vara användbar för beslutsfattaren måste den ha vissa egenskaper och uppfylla vissa kriterier.

Några av egenskaperna hos god information diskuteras enligt följande:

Image Courtesy: uhasselt.be/images/faculteiten/bew/mis.jpeg

jag. Begriplig:

Eftersom informationen redan finns i en sammanfattad form måste den förstås av mottagaren så att han tolkar den korrekt. Han måste kunna avkoda några förkortningar, kortfattade noteringar eller andra akronymer som finns i informationen.

ii. Relevant:

Informationen är bra endast om det är relevant. Det innebär att det ska vara relevant och meningsfullt för beslutsfattaren och borde vara inom sitt ansvarsområde.

III. Komplett:

Det ska innehålla alla fakta som är nödvändiga för att beslutsfattaren på ett tillfredsställande sätt kan lösa problemet med hjälp av sådan information. Ingenting viktigt bör utelämnas. Även om information inte alltid kan vara fullständig, bör alla rimliga ansträngningar göras för att erhålla det.

iv. Tillgängliga:

Information kan vara användbar om den inte är lättillgänglig "i önskad form när det behövs. Tekniska framsteg har gjort information mer tillgänglig idag än någonsin tidigare.

v. Tillförlitlig:

Informationen bör räknas som trovärdig. Det borde vara korrekt, i överensstämmelse med fakta och verifierbara. Otillräcklig eller felaktig information leder generellt till beslut av dålig kvalitet. Försäljningsuppgifter som inte har justerats för avkastning och återbetalning är till exempel inte tillförlitliga.

vi. Koncis:

För mycket information är en stor belastning på förvaltningen och kan inte behandlas i tid och korrekt på grund av "begränsad rationalitet". Bound rationalitet bestämmer gränserna för tänkande processen som inte kan sortera ut och bearbeta stora mängder information. Därför bör information vara till den punkten och precis nog - inte mer, inte mindre.

vii. I god tid:

Informationen måste levereras vid rätt tidpunkt och rätt plats till rätt person. För tidig information kan bli föråldrad eller glömma när den faktiskt behövs.

På samma sätt kan vissa avgörande beslut försenas eftersom rätt och nödvändig information inte är tillgänglig i tid, vilket leder till missade möjligheter. Följaktligen måste tidsgapet mellan insamling av data och presentation av rätt information till beslutsfattaren minskas så mycket som möjligt.

viii. Kostnadseffektiv:

Informationen är inte önskvärd om lösningen är dyrare än problemet. Kostnaden för att samla in data och bearbeta den i information måste vägas mot de fördelar som härrör från att använda sådan information.