5 Viktiga funktioner i hanteringen
Förvaltningen har definierats i form av en process. Under ledningsprocessen (planering, organisering, bemanning, styrning och kontroll) finns många aktiviteter som är inbördes relaterade till varandra. Dessa aktiviteter kallas funktioner eller delar av förvaltningen.
Image Courtesy: tnphtc.org/wp-content/uploads/HSA1.png
Viktiga funktioner i ledningen är:
(1) Planering:
Det hänvisar till att tänka på förhand. Med andra ord är planering avgörandet av en framtida handlingsplan för att uppnå önskat resultat. Under planeringen är det uppenbart att vad som ska göras, hur det ska ske och vem ska göra det.
Om inte alla dessa punkter före arbetets början är övervägda kan målet inte nås.
Planering är en lång process, för vilken fullföljande åtgärder vidtas:
(ii) Utveckling av lokaler (iii) Identifiering av alternativa handlingsplaner (iv) Utvärdering av alternativa kurser (v) Val av alternativ (vi) Genomförande av planen vii) Uppföljningsåtgärder
(2) Arrangerande:
Det hänvisar till harmonisk anpassning av olika delar för att uppnå gemensamma mål. För att göra den första funktionen av förvaltningen (dvs. planering) funktionell, måste en struktur av roller utformas och upprätthållas.
Processen med att skapa denna rollstruktur är känd som organisering. Planering är bara att skriva en idé, men för att omvandla denna idé till verklighet behövs en grupp människor.
För att effektivisera verksamheten för denna grupp människor krävs organisering. Under det här projektet är hela projektet uppdelat i olika små arbeten, att ange dessa jobb till utsedda tjänster (vilket kommer att klargöra att ett visst jobb kommer att utföras vid vilken post), för att förena olika jobb i en avdelning, för att klargöra de rättigheter och skyldigheter av anställda utses vid olika tjänster och att definiera förhållandet mellan olika tjänster (anställda).
Följande steg vidtas för att slutföra organisationsfunktionen för ledningen:
(i) Identifiering och uppdelning av arbete (ii) Avdelningalisering (iii) Uppdelning av uppgifter (iv) Upprättande av rapporteringsrelationer
(3) Bemanning:
Det hänvisar till fyllning och förvaring av posten med människor. I planeringen ges idéer en skriftlig form, å andra sidan att organisera, med målet att omvandla dessa idéer till verklighet, förbereder en struktur av olika inlägg.
Efter organisationen kommer bemanning som deployer människor på dessa tjänster så att jobb kan utföras. Med tanke på det faktum att framgången för en organisation står i proportion till hur väl varje anställd utför sitt jobb, ökar betydelsen av personalfunktionen ännu mer.
Följande åtgärder vidtas för att slutföra ledningens bemanningsfunktion:
(i) Beräkning av arbetskraftkraven
(ii) Rekrytering
(iii) Urval
(iv) Placering och Orientering
(v) Utbildning och utveckling
(4) Regi:
Det handlar om att instruera, styra, kommunicera och inspirera människor i organisationen. Under riktning följer följande fyra aktiviteter:
(i) Övervakning (ii) Kommunikation
iii) Ledarskap (iv) Motivation
Kort beskrivning av dessa fyra aktiviteter är följande:
(i) Övervakning:
Det hänvisar till övervakning av framsteg i rutinsarbete hos ens underordnade och att styra dem ordentligt. Övervakning är ett viktigt inslag i ledningsfunktionen för ledningen. Övervakning har en viktig funktion att ansikte mot ansikte kontakt mellan handledare och hans underordnade är ett måste,
(ii) Kommunikation:
Det hänvisar till en konst för att överföra fakta, idéer, känsla etc. från en person till en annan och få honom att förstå dem. En chef måste fortlöpande berätta för sina underordnade om vad man ska göra, hur man gör och när man ska göra olika saker.
Det är också mycket viktigt att känna till deras reaktioner. För att göra allt detta blir det viktigt att utveckla effektiva kommunikationsfaciliteter. Kommunikation genom att utveckla ömsesidig förståelse medför en samarbetsform som bygger på en samordningsmiljö i organisationen.
(iii) Ledarskap:
Det hänvisar till att påverka andra på ett sådant sätt att de får arbeta vad ledaren vill att de ska göra. Ledarskap spelar en viktig roll för att styra. Endast genom denna kvalitet kan en chef inkubera förtroende och iver bland sina underordnade.
(iv) Motivation:
Det hänvisar till den processen som exciterar människor att arbeta för att uppnå önskat mål. Bland de olika produktionsfaktorerna är det bara den mänskliga faktorn som är dynamisk och ger rörlighet till andra fysiska resurser. Om mänskliga resurser går statiska blir andra resurser automatiskt immobile.
Således blir det viktigt att motivera mänskliga resurser för att hålla dem dynamiska, medvetna och ivriga att utföra sin plikt. Både penningmässiga och icke-monetära incitament ges till anställda för motivation.
(5) Styrning:
Det hänvisar till att få de faktiska resultaten närmare de önskade resultaten.
Härvid övervakar chefen om jobben utförs i enlighet med uppsatta planer eller inte. Han kontrollerar också huruvida kvaliteten och kvantiteten av utfört arbete är i linje med de förutbestämda standarderna / parametrarna eller ej.
Avvikelser kontrolleras sedan genom att matcha aktuell prestanda med förutbestämda standarder. Efter detta har korrigerande åtgärder vidtagits för negativa avvikelser så att skillnaden mellan verkligt resultat och önskade resultat kan minimeras.
Således är alla flaskhalsar som kommer i vägen för arbetsförloppet avlägsnas med fullgörandet av kontrollprocessen och alla människors ansträngningar börjar närma sig i önskad riktning. I form av slutsats har kontrollprocessen fem huvudsteg:
(i) Fastställande av prestandanormer
(ii) Mätning av verklig prestanda
iii) Jämförelse av det faktiska resultatet med standarder
(iv) Analys av avvikelser
(v) Att vidta korrigerande åtgärder.
