Information: Datainsamling, datatransformation och hantering av information

Processen för att generera information involverar en rad aktiviteter. I stort sett finns det tre grundläggande aktiviteter:

1. Datainsamling,

2. Datatransformation,

3. Förvaltning av information.

1. Datainsamling:

Data (plural of date) är fakta som uttrycks med hjälp av symboler som alfabet, siffror, diagram, diagram, bilder etc. eller i någon annan form. Data kan beskriva en händelse eller det kan utgöra status för ett miljöelement.

Vad som än kan vara källan till data; Det kan initialt inspelas och senare verifieras för noggrannhet och äkthet. Denna aktivitet kallas datainsamling.

Data kan fångas genom stansning med tangentbord eller skanning med skanningsenheter, fakta från dokument som de spelades in på. Om data redan är inspelade på datormedia som skivor och tejp kan datainsamling ske genom att välja den relevanta delen av inspelningen för att möta dataförbrukningen för det aktuella syftet. Data kan också fångas om tillståndet på industriprocessen med hjälp av olika avkänningsanordningar.

Till exempel kan trycket i oljeledningen eller temperaturen i ugnen fångas med hjälp av lämpliga avkänningsanordningar för ändamålet. Eftersom datainsamling och lagring har en kostnad, är det nödvändigt att vara selektiv när det gäller att fånga data. Det föreslås att datahanteringen måste definieras noggrant i ljuset av informationsbehoven hos alla användare.

De flesta av de data som tagits för affärsinformationssystem är organiserade i datafiler. Varje fil innehåller poster relaterade till olika dataelement (fält) uttryckta med hjälp av olika symboler (tecken). Dessa filer är kopplade till databaser; datahierarkin för data i affärsinformationssystem kan beskrivas med hjälp av fig 1.4

2. Datatransformation :

Datatransformering kan göras genom att utföra någon av följande operationer på data:

(i) Omarrangering:

Omarrangera data i en viss order är en mycket vanlig databearbetningsaktivitet Till exempel; Uppgifter om butiker kan omplaceras i enlighet med inköpsdatum eller i värde av varje enhet eller i alfabetisk ordning med namnen på dessa objekt. En sådan omarrangemang är också känd som sortering av data. Sortering kan lägga till användbarheten av data.

(ii) Klassificering:

Data kan klassificeras utifrån de valda variablerna / faktorerna. Till exempel kan försäljningsdata klassificeras på variablerna som kundens kod, stad och produkt eller säljare som är inblandad i beställning.

Klassificering är också en vanlig databehandling, särskilt i redovisningssystem. Faktum är att hela begreppet ledger baseras på klassificering som en värdetilläggsaktivitet vid informationsframtagning. Klassificeringen lägger till värde för data och gör det mer värdefullt för användaren i de flesta av beslutssituationerna.

(iii) Beräkning:

För en lekman behandlas data endast genom att beräkna. En serie beräkningar som utförs på numeriska värden kallas beräkning. Det är kanske hur datorer fick sitt namn, som tidigare generationer av datorer som syftar till att tillhandahålla datorutrustning.

Eftersom de olika formerna av data nu kan bearbetas med hjälp av datorer är generationsprocessen övervägande beräknad. Beräkning innebär att man utför aritmetiska operationer (tillägg, subtraktion, multiplicering, division och logik).

Till exempel kan finansiella kvoter beräknas genom att utföra aritmetiska transaktioner på olika värden i finansiella rapporter. Till och med komplexa uppsättningar av beräkningar kan ske under användning av olika kvantitativa tekniker för dataanalys. Dessa kvantitativa modeller hjälper till att siffra information från stor mängd data. Denna typ av databehandling används i stor utsträckning av chefer för att förutsäga beteendet hos olika delar av affärsmiljön.

(iv) Sammanfattande:

Sammanfattningsvis är en process för att aggregera olika dataelement, vilket reducerar huvuddelen av data till en mer meningsfull form. Till exempel kan en ekonomichef vara intresserad av att veta det totala antalet aktier som ansökt om i en offentlig fråga. Uppgifterna i detta sammanhang kan sammanfattas och en sådan sammanfattande rapport kan vara mer användbar för honom än hela redogörelsen med uppgifter om varje mottagen aktieansökan.

Sammanfattningen kan också innebära aggregering i varje kategori eller klass av värde. Genom att utöka ovanstående exempel kan en sammanfattande rapport innehålla subtotaler för varje klass av delade ansökningar som erhållits, dvs individ, företagsorgan, förtroende etc. eller antal aktier som ansökan gäller i varje stad.

3. Förvaltning av information:

Efter förvärv och / eller transformation kan de behandlade data antingen kommuniceras till slutanvändaren eller kan lagras för framtida referens. Om informationen ska kommuniceras till användaren måste formatet för rapporteringen väljas. Formatet för rapportering kan innehålla enkla kolumnära / tabellformat eller visuella format, såsom diagram, diagram, grafer etc.

Med tillgången till snabbare datorer och bättre bildskärmar blir informationskartläggning och visualiseringsteknik populär. När rapportformatet är bestämt måste lämplig kommunikationskanal väljas och användas.

Om den genererade informationen ska användas i framtiden kan den lagras på något masslagringsmedium. Sådana aktiviteter för att kommunicera och / eller lagra information kan betecknas som hantering av information.

Ett exempel på generering av information

För att förstå processen med informationsgenerering, låt oss ta ett hypotetiskt informationsbehov. Ett storstoringsföretag bedömer införandet av ett incitamentsprogram för sina kunder av lättfördärvliga produkter. Ordningen föreslås initialt att den endast gäller för de kunder som har ställt försäljningsorder överstigande Rs. 15 lac i värde om en månad.

Det uppskattas att de kunder som hade beställt värdena mellan Rs 12 till 15 lac, kommer att hitta incitamentet ganska attraktivt och sålunda blev dessa kunder kallade "målkunderna". Incitamentet kommer sannolikt att öka värdet av försäljningsorder från dessa målkunder under den aktuella månaden.

Eftersom produkten är förgänglig, skulle den ökade försäljningen under den aktuella månaden inte minska kundens inköpskrav nästa månad. För att kunna bedöma den möjliga ökningen av försäljningen för den aktuella månaden som en följd av incitamentsprogrammet, kräver marknadsföringschefen information om det värde som de totala försäljningsorderna från varje målkund kunde minska Rs 15 lac och summan av Dessa brister förväntas öka försäljningsintäkterna under den aktuella månaden.

Förra månadens försäljningsorderuppgifter är redan märkta på ett magnetband. För att få information om totalförsäljning från varje kund måste all försäljningstransaktion klassificeras utifrån kundnamn. Då kan en lista över de kunder där det totala försäljningsordervärdet ligger mellan Rs 12 till 15 lac, beredas, bristerna beräknas och summeras. Informationen kan meddelas som kallvärden till chefen.

Ett alternativt sätt kan vara att representera informationen i form av en frekvensfördelning så att chefen kanske kan bedöma varje kundklasses möjliga bidrag till den förväntade ökningen och följaktligen granska räckvidden för berättigande av kunder till incitamentsprogrammet . Ett cirkeldiagram som visar detta bidrag av varje kategori kan hjälpa chefen att förstå informationen snabbt.

Ovanstående fall illustrerar bara typen av aktiviteter som är inblandade i informationsbildning och är ett förenklat hypotetiskt exempel på rollen för varje sådan aktivitet på processen. Uppkomsten av information kan vara ganska komplicerad och involvera flera aktiviteter.

Processen för att generera information fortsätter eftersom det finns ett flertal syften för vilka information som behövs i ett företag. Som ett resultat är företaget i allmänhet inblandat i en oändlig cykel av generering av information.