Hur väljer du programvara för ditt företag? - Besvarat!

Några av de viktiga egenskaperna som måste följas före val av applikationsprogram för ett företag är följande:

En stor mängd olika programvarupaket finns på marknaden. Med tanke på hård konkurrens mellan leverantörerna (på grund av försumbar marginalkostnad för extra kopia) finns det all sannolikhet att valprocessen drivs av försäljningsansvariga för säljare.

Image Courtesy: downloads.acs.com.hk/product-image-library/en/20110804170147lib_acos6sdk.png

Helst bör applikationsprogrammet väljas efter systematisk analys av egenskaper hos varje paket som behandlas.

Nödvändigt att nämna att paketet som övervägs måste uppfylla de funktionella kraven i ansökan.

Förutom denna grundläggande egenskap måste en köpare av förpackad mjukvara leta efter och utvärdera varje paket i ljuset av följande egenskaper:

(a) Operativsystemkrav:

Paketet måste vara kompatibelt med det operativsystem som redan används eller planeras att användas i företaget. Ibland erbjuder säljaren paketet med ett verktyg för att få det att fungera på olika operativsystem eller olika versioner erbjuds för olika operativsystem.

En sådan omvandling kan påverka programvarans effektivitet. Det är därför lämpligt att vara medveten om eventuella effekter av sådana omvandlingar. Den version som körs på det önskade operativsystemet bör utvärderas med försiktighet innan ett urval görs.

b) Utrustningskrav:

Applikationsprogrammet har i allmänhet en minsta konfiguration för den utrustning som den kommer att fungera ordentligt på. Ibland erbjuds programvarupaket som ursprungligen är utformade för högkonfigurerad datormaskinvara till användare av mindre datorer.

I ett sådant fall justeras testdata i enlighet med detta för att säkerställa att det verkar vara ganska effektivt även på mindre datorer. Således måste en uppsättning testdata i tillräcklig volym utvecklas och användas av köparen under utvärdering av ett mjukvarupaket.

c) Tillgångsmetod för inmatning / utmatning av data:

Det är viktigt att utvärdera effektiviteten för inmatning och utmatning av data av programvaran. Det är bättre om de data som anges i det angivna mjukvarupaketet kan nås / delas av andra mjukvarupaket. Anläggningar för datavalideringskontrollspår och kontroller för att säkerställa att endast korrekta data kommer in i systemet är extremt viktiga, särskilt i applikationer som involverar stora datamängder.

Många applikationsprogramvarupaket erbjuder faciliteter för att återuppbygga datafiler som förstörs av maskinvarufel. Sådana anläggningar är mycket användbara för att minimera dataförlust på grund av maskinvarufel.

(d) Användarvänlighet:

Programvarupaketet ska vara användarvänligt och kräver minimalträning från användarens sida. Möjligheten att ändra rapportformat eller säkerhetssystem på användaränden är ett annat inslag i användarvänlighet. Välorganiserad menyer, förmåga att hantera misstag av användare och online kontextkänslig hjälp för användare är några av de viktiga funktioner som förbättrar användarvänligheten av applikationsprogramvaran.

(e) Flexibilitet:

Ett annat viktigt övervägande för valet av ett programvara paket är dess lämplighet för ansökan. De flesta av den paketerade mjukvaran görs generellt för att förbättra den potentiella kundbasen. Sådana paket kommer sannolikt att ha många faciliteter som kanske inte krävs av en viss användare.

Dessa anläggningar påverkar hastigheten på bearbetningen och förbrukar lagringsutrymme för data och program på massmedier. Det är därför viktigt att bedöma hur effektivt sådana funktioner har införlivats i programvaran.

(f) Modifierbarhet:

Även det mest generella applikationsprogrammet saknar en eller annan anläggning som önskas av användaren. Det är därför nödvändigt för köparen att förstå mjukvarans modifierbarhet. Det mesta av modifierbarheten som görs tillgänglig gäller alternativ för rapportdesign.

Vissa programvarutekniker har också infört den inbyggda flexibiliteten i ingångsskärmformatet.

Deras mjukvarupaket tillåter även användaren att ändra inmatningsformat för att matcha de inmatningsdokumentformat som används i användarföretaget. En sådan möjlighet hjälper till att minska felen vid datainmatning och hjälper också till att minska den träningstid som krävs för paketet.

(g) Dataorganisation:

Ett annat kriterium för val av applikationsprogramvarupaket är hur uppgifterna organiseras i mjukvarupaketet. Dataorganisation är en viktig determinant av kvaliteten på information som ett system kan generera.

Många mjukvarupaket erbjuder faciliteter för att lägga till anpassade datafält som inte ingår i mjukvarupaketet och raderar de datafält som är överflödiga.

Dataanalys är också en relevant faktor i datasäkerhetssystemets design och effekt. Om till exempel datafilerna kan nås och ändras eller manipuleras med hjälp av andra standardapplikationspaket som FoxPro eller Excel, påverkas datasäkerhetssystemet för det omtvistade paketet negativt.

h) Kommersiell erfarenhet:

Det är viktigt att erkänna att en av de grundläggande fördelarna med färdiga mjukvarupaket är att den är väl testad. Eftersom buggarna i programvaran inte kan tas bort av användaren måste köparen se till att paketet har tillräcklig kommersiell erfarenhet.

Den kommersiella erfarenheten måste mätas både när det gäller antal installationer och tiden sedan dess senaste version har använts vid dessa installationer. Vanligtvis anses en period på sex månader vara tillräcklig för korrekt provning av ett nyutvecklat / modifierat mjukvarupaket i ett rimligt bra företag.

(i) Kostnad för förpackningen:

Pris på applikationsprogramvarupaketet uttrycks på olika sätt. Därför bör kostnadsstrukturens kostnadsimplikationer studeras noggrant och förstås. Applikationsprogramvarupaketet består ganska ofta av många moduler och var och en prissätts separat. Ibland erbjuder leverantören installation, genomförande och utbildning och underhållstjänster till extra kostnad.

Ett annat viktigt element i prissättningsstrategin är tilläggsavgiften för varje installationsplats i samma företag. En sådan prissättning kan kräva att köparen köper flera kopior av programvaran, att använda på olika datorer, även under samma tak. Ibland erbjuds mjukvarupaketet på leasebasis och efter utgången av leasingperioden är rätten att använda programvaran borttagen av säljaren. Dessa aspekter av prissättningen bör beaktas när man utvärderar ett programvarupaket.

(j) Kundsupport:

Även om de flesta färdiga mjukvarupaket är utformade för att vara av typen "plug-n-play", men användaren finner det svårt att använda paketet ordentligt utan stöd från leverantören. Det är viktigt att kontrollera inte bara kvaliteten på programvaruhandboken utan även de problemlösningsfunktioner som mjukvaruproducenten erbjuder sina användare.

Kvaliteten på programvaruhandböckerna och mjukvaruunderstödsanläggningen är komplementär till varandra. Om dokumentationen inte är klar, eller om den är vag och tvetydig, behöver kunden mer mjukvaruhjälp från tillverkaren.

(k) Underhåll:

Ofta överstiger underhållskostnaden för programvaran den ursprungliga kostnaden under sin livscykel. Dessa kostnader inkluderar också kostnaden för mindre tillägg till programvaran och förändring på grund av uppgradering av datormaskinvara och montering av programvaran på ny utrustning.

Om leverantören samtycker till att tillhandahålla dessa tjänster är det ganska användbart och är värt betalningen. Dessutom är leverantörer ibland överens om att ge nya versioner av programvaran gratis eller till ett nominellt pris. Sådana erbjudanden förtjänar allvarliga överväganden vid anskaffningstillfället. Dessa erbjudanden hjälper också till att förlänga programvarans livscykel.

I allmänhet utarbetas en checklista som ger fakta insamlade med avseende på varje paket på grundval av ovan nämnda överväganden. En sådan checklista används för att rangordna applikationspaketen. Det slutliga beslutet kan fattas på grundval av dessa rankningar mot bakgrund av de specifika kraven och betydelsen av dessa överväganden i den givna situationen.

Trots det faktum att färdiga applikationspaket ger poäng över kundanpassad programvara, föredrar många organisationer specialanpassad programvara för olika överväganden.

De viktiga faktorerna som favoriserar "make" -alternativen är:

(a) Det otillgängliga mjukvarupaketet som uppfyller de specifika kraven i affärsprocessen,

(b) Behöver behålla sekretess för förfarandena i processen,

c) Dynamik i affärsprocessen: Om förfarandena, systemen och kraven sannolikt kommer att förändras ganska ofta, skulle kundanpassad programvara vara ett mer ekonomiskt och genomförbart alternativ.

Anpassad mjukvara är ett dyrt förslag. Därför fortsätter många småföretag att använda färdiga mjukvarupaket, även om de inte tjänar alla målen för IT-politiken eller kräver kompromisser i affärsprocesser. Men medelstora till stora företag hittar många applikationer där kostnaden för anpassad programvara lätt kan motiveras. Utgifterna är berättigade på grund av högre aktivitetsnivå som påverkas av ansökan.