Topp 9 funktioner i ett styrsystem

Varje styrsystem har vissa väsentliga funktioner:

Några av dem diskuteras enligt följande:

1. Bör vara lättförståelig:

Kontrollerna ska vara sådana att de lätt kan förstås av cheferna och såväl som underordnade. Om cheferna inte är tydliga om kontrollerna kommer de inte att utövas effektivt. Å andra sidan måste underordnade känna till vilken typ av kontroller de kommer att utsättas för. Det är inte bara de bästa cheferna som borde förstå kontroller, men junior chefer förväntas utöva kontroller eftersom de direkt kommer i kontakt med arbetstagarna.

Chefen kan utforma vissa matematiska formler av statistiska diagram för att få reda på avvikelser i prestanda. Dessa komplicerade enheter kanske inte följs ordentligt av junior chefer. Om kontrollerna är svåra kommer junior chefer att utveckla sina egna kontroller och dessa kan inte vara desamma som de som önskas av toppledningen. Så det första kravet på ett bra kontrollsystem är dess enkla förståelse.

2. Reflektera organisatoriska behov:

Kontrollverktygen ska vara sådana som är lämpliga för organisatoriska behov. Det finns ett antal kontrolltekniker som budgetar. Statistiska diagram. PERT, CPM, etc. men dessa får inte användas i alla typer av företag. Den bästa kontrollen är den som används korrekt i en organisation och kan ge resultat. Så kontrollerna bör återspegla organisatoriska behov.

3. Rapportera avvikelser snabbt:

Kontrollerna ska vara sådana att avvikelser i prestanda rapporteras snabbt. En chef kan inte styra tidigare men avvikelser bestäms endast när faktiska siffror rapporteras till honom. Insatsen bör vara att avgöra avvikelser så tidigt som möjligt annars kommer korrigerande åtgärder att försenas.

Detta kan endast vara möjligt när chefen inte väntar på rapportering av faktiska resultat för att ta reda på prestandanivån. Behovet är att tidigt veta om prestanda är tillfredsställande eller inte. Om det inte är upp till märket behövs omedelbara åtgärder för att undvika ytterligare förlust. Enheterna som använder elektroniska databehandlingsenheter är relativt bättre placerade i utövandet av styrsystem eftersom data rapporteras snabbt eller nästan omedelbart. Snabb rapportering är viktigt för ett bra kontrollsystem.

4. Måste vara lämplig och adekvat:

Kontrollen måste vara sådan som ska hjälpa företaget att uppnå sina mål. Kontrollerna kommer att vara olika för olika avdelningar och sektioner. Kontrollerna för marknadsavdelningen kommer att skilja sig från de som används av tillverkningsavdelningen. Även vid olika ledningsnivåer kommer kontrollerna att variera. Verkställande direktören kommer att ha olika kontroller för att bedöma deras underordnade arbete. De kontroller som används av stora företag kommer att vara mer utförliga än de små bekymmer.

Kontrollerna bör vara sådana som på ett adekvat sätt återspeglar företagets verksamhet. Det finns många kontrolltekniker som standard timmar, standardkostnader, budgetar, ekonomiska förhållanden. Det är ledarens uppgift att välja de tekniker som är lämpliga för sin verksamhet. Endast sådana tekniker bör användas som lämpligen kan användas i företaget.

5. Vidareblick:

Kontrollerna ska vara framåtblickande. Detta koncept är sådant att resultat föregår kontrollens utövande. Ingenting kan göras om vad som redan har hänt. Chefen bör försöka ta korrigerande åtgärder så tidigt som möjligt. Kontrollsystemet bör hjälpa till i planeringsprocessen. De uppgifter som behövs för planer bör tillhandahållas av kontrollsystemet.

6. Måste vara flexibel:

Ett bra styrsystem bör kunna förändras med framtida behov. Framtiden är alltid osäker och inget kan sägas med säkerhet. De kontroller som är utarbetade för närvarande kan inte vara tillräckliga i framtiden. Styvheten i kontrollerna kommer att spela kaos med systemet. Om utgifterna för försäljningsavdelningen fastställs med en viss försäljningsfaktor i åtanke och med tiden har försäljningen fördubblats, måste de budgeterade utgifterna ökas.

På samma sätt om utgifterna för försäljningsavdelningen inte ökar under störningsfel så fungerar det negativt. Flexibiliteten i kontroller hjälper till att göra ändringar när en situation kräver det. Det bör finnas en inbyggd flexibilitet i styrsystemet.

7. Ekonomisk:

Kontrollerna är viktiga för alla typer av företag oavsett storlek. Trots behovet av kontroller kan kostnadsfaktorn inte förbises. Utgifterna för kontroller bör överensstämma med nyttan från dem. En liten oro har inte råd att ha kostsamma kontrolltekniker, medan ett stort företag kanske kan spendera mer på dem.

Kontrollerna ska vara ekonomiska, annars kan de inte användas. Den ekonomiska karaktären hos ett kontrollsystem kommer att bedömas utifrån sitt relativa bidrag till företaget. Om fördelarna härledda eller de negativa konsekvenserna undvikas i avsaknad av kontroller är mer än de kostnader som uppstår så kommer de att vara ekonomiska.

8. Måste rapportera avvikelser snabbt:

Ett styrsystem bör vara sådant att avvikelser måste rapporteras tidigt. Avvikelserna kan vara kända endast när det faktiska resultatet rapporteras. Chefen kan inte kontrollera det förflutna men ska försöka förbättra arbetet i framtiden. Detta kan endast vara möjligt när avvikelser rapporteras tidigt.

Bokföringsavdelningen upprätthåller faktiska uppgifter och det kan ta tid att rapportera avvikelserna. Chefen bör inte vänta på exakta uppgifter, han kan agera på grundval av ungefärliga siffror om det finns möjlighet till avvikelser. Det kommer inte att användas av sen rapportering av avvikelser. Kontrollsystemet bör utformas så att skillnader i prestanda rapporteras snabbt.

9. Motivering:

Kontrollerna ska motivera både styrenheten och den kontrollerade. Kontrollen ska användas i positiv mening. De ska inte tas som en enhet för att ge straff till anställda. De borde hellre hjälpa till att förbättra deras prestanda. Eftersom resultatet regelbundet övervakas, kommer medarbetarna att känna sig motiverade för att öka deras prestanda.