Topp 7 Procedurer för inköpsmaterial

Följande inköpsförfarande följs vanligtvis:

1. Fastställande av inköpsbudget:

Inköpschef förbereder en inköpsbudget för det kommande räkenskapsåret. Köpbudgeten är upprättad med hjälp av produktionsplaneringsavdelningen. Den innehåller detaljerad information om kvantitet som ska köpas, materialkvalitet, inköps tid och inköpskällor. Ett schema över material och komponenter som behövs för olika jobb, känd som materialräkning, föreskrivs också för att utarbeta detaljer om köpbudget. En materialräkning är också användbar för att utöva kontroll över användningen av material.

2. Kvitto på inköpsrekvisition:

Inköpsansvarig initierar endast åtgärder för inköp av material när han mottar en begäran om samma. Butiksinnehavaren och avdelningschefen skickar rekvisitionsskivor till inköpsavdelningen med uppgifter om material som krävs av deras avdelningar etc. En inköpsrekvisition är en blankett som används som en formell begäran till inköpsavdelningen för inköp av material.

Denna blankett är upprättad av butikshållaren för vanligt material och av avdelningschefen för specifika material som inte finns som vanliga föremål. Lagerhållaren vet när en åtgärd eller färsk upphandling ska påbörjas. Han kommer att skicka rekvisitionen när material når återbeställningsnivå. Han behåller en kopia av rekvisitionen med honom för framtida referens. Det är på grundval av inköpsrekvisition att beställningar är placerade för material.

3. Bestämning av leverantörskällor:

Inköpschefen står i kontakt med olika materialleverantörer. Noteringarna är inbjudna för inköp av specifika artiklar. Efter mottagande av citat görs en jämförande studie om villkor som erbjuds. De faktorer som ska beaktas inkluderar pris, kvantitet, kvalitet, leveranstid, betalningsvillkor, handelsrabatt och leverantörs rykte. Efter att ha tittat på olika faktorer fattas ett slutgiltigt beslut om leverantören av varor.

4. Placeringsorder:

Efter att ha valt en leverantör skickas en formell inköpsorder för leverans av varor. En inköpsorder skickas på tryckt form och är vederbörligen auktoriserad av inköpsansvarig. Denna beställning bör innehålla detaljer om kvantitet, kvalitet, pris, leveranssätt, betalningsvillkor etc. Inköpsordern tillåter säljaren att skicka varor som anges i den. Det fastställer ett avtalsförhållande mellan köparen och säljaren.

5. Uppföljning av inköpsorder:

En inköpsorder har normalt ett datum där varorna måste levereras. Det är i organisationens intresse att varor mottas i tid för att hålla oavbrutet materialflöde. Leverantörerna kan påminnas om datum för leverans av varor. En uppföljning av inköpsorder är nödvändig för att ta emot aktier i tid.

6. Kvitto och inspektion av material:

I stora farhågor är uppgiften att ta emot material tilldelats inköpsavdelningen, medan det i små bekymmer görs av arbetaren. Efter uppackning av varor jämförs deras kvantitet med det som ges i leveransutmaningar. Eventuell skillnad i objekt rapporteras till inköpsavdelningen. Specifikationerna och kvaliteten på varorna kontrolleras också på detta stadium.

7. Kontrollera fakturor:

Slutligen kontrollerar inköpsavdelningen de fakturor som levereras av säljaren med den för sina egna poster. Mängden, kvaliteten, priset, villkoren etc. jämförs med de som anges i inköpsorder. Efter full kontroll skickas fakturorna till kontonavdelningen för betalning.