Topp 6 typer av maskiner som används i en kontor

Denna artikel lyfter fram de sex största typerna av maskiner som används på ett kontor. De är: 1. Typ-Writers 2. Duplicating Machines 3. Xerox Copy / Photocopy 4. Redovisningsmaskiner 5. Guillotine Machines 6. Shredding Machines

Maskiner som används i en Office Type # 1. Typ-Writers:

Det här är en liten, men en vacker maskin, behöver ingen introduktion alls, eftersom det är hjärtkroppen hos någon kontorsmekanisering.

Invented 1873 och används sedan dess har detta, som spelet av cricket, sett en seaway förändring över århundradet.

Den har två prisvärda funktioner, av vilka den första är för den noggrannhet och klarhet som den ger om informationen, den skriver och för det andra antalet kopior som den kan skriva säger 6 eller 7 inklusive originalet på en sträcka.

Typ av typskrivare:

Typskrivare kommer i olika former och storlekar. De skiljer sig också från varandra på grundval av sin tekniska sofistikering. Låt oss diskutera de olika typerna av typskrivare som ett modernt kontor kan använda.

1. Bärbar Typförfattare:

Dessa är lättvikta, slitstarka, robusta och bärbara typskrivare som vanligtvis används av någon individ. I vårt land marknadsfördes den första sådana typförfattaren av JK-gruppens brevpapper. Senare FACIT, REMINGTION, GODREJ, HALDA etc. kom in på bilden för att marknadsföra denna typ av typförfattare.

2. Standardformatskrivare:

Här är storleken på typskrivaren större jämfört med den bärbara typförfattaren. Men dessa är tunga jämfört med bärbara typskrivare, men deras egenskaper är samma som den bärbara typförfattaren.

3. Flerspråkig typskrivare:

Indien är ett land som har så många stater och fackliga territorier med olika språk och deras skript är också olika. Därför behovet av ett system av typförfattare där olika språk och deras skript kunde skrivas. Behovet och önskan hos detta system av typförfattare kände. Det finns typskrivare som inte bara har romersk karaktär utan Devanagri och karaktärer av andra alfabeter etc.

4. Elektrisk typförfattare:

Olika studier i USA, Tyskland och Indien avslöjade att en upptagen skrivare träffar cirka 50 000 tecken på en dag och hans finger reser omkring 12 till 20 mil per dag! För att underlätta denna mänskliga ansträngning har elektriska och elektroniska typskrivare tillverkats.

En elektrisk typförfattare, dess prototyp visas på föregående sida. Här måste arbetet fortfarande göras av fingrarna, men den fysiska ansträngningen som är involverad i processen minskar avsevärt, eftersom nycklarna bara behöver röras och inte behöver pressas.

En elektrisk typförfattare har dessa fördelar jämfört med den manuella typskrivaren:

(a) Det ökar arbetets hastighet.

(b) Det finns en större perfektion i arbetet.

(c) Antalet kopior kan vara original plus 10 till 12 kolkopior istället för ett plus fem av det manuella systemet.

5. Speciell typskrivare:

Det finns specialformatskrivare som används för att skriva matematiska och vetenskapliga formler och också för att skriva ett speciellt antal litteratur. Olika egenskaper och olika former av delar är kopplade till dessa typskrivare för att skriva format, mallark, matematiska och vetenskapliga formler.

6. Elektronisk typförfattare:

Dessa tillverkades först i Japan av företag som MINOLTA, OPTONICA, MITSUBISHI-bara för att nämna några. Under åren började vissa indiska företag montera dessa i Indien. De främsta av dem var Gestetner, Modi, Pertech Computer Limited, Indien Network Limited, etc.

De elektroniska skrivmaskinerna är i grund och botten uppdelade i tre grupper:

Vissa funktioner som rätt marginaljustering, vänster marginaljustering, automatisk radering, flikuppsättning, fet typtecken, automatisk underlining, användning av kursiv tecken etc. och användningar av olika teckenflikar gör dessa typer av typskrivare unika maskiner att använda i kontoret.

Maskiner som används i en Office Type # 2. Dupliceringsmaskiner:

På ett kontor finns det tillfällen då ett antal kopior av samma ämne måste skickas mellan de olika avdelningarna till de anställda.

Endast en begränsad Medlem i kopior kan erhållas om en typskrivare används. Å andra sidan kan ett obegränsat antal kopior erhållas från en dupliceringsmaskin.

Olika typer av dupliceringsmaskiner:

1. Gelatinduplikationer:

Detta är en av de äldsta duplicatorerna. I denna typ av duplicator finns en bricka innehållande gelatin på vilken masten som är framställd med ett färgämne pressas, trycks det papper som skall kopieras på gelatinerna med en klämrulle för erhållande av kopian. Detta är en besvärlig process av mekanisering och därför är dess användning obefintlig.

2. Multi-graph:

Detta är en liten tryckpress som manövreras antingen manuellt eller med hjälp av en motor. I denna maskin ställs typen för hand och trycket görs med hjälp av ett band som reproducerar en kopia som liknar en skrivet kopia.

3. Elektronisk Stencil Scanner:

Dessa stencil duplicatorer blir mycket viktiga även efter induktion av fotokopieringsmaskiner på grund av dess ekonomi. Gestetner är ett företag som tillverkar dessa maskiner. Dessa dupliceringsmaskiner har fördelen av stencil-dupliceringar och är mångsidiga.

I fallet med sådana skannrar kan fotografiska kopior av alla typer av dokument, illustrationer, diagram om handskrivna, typskrivna eller cyklostylade eller tryckta erhållas med en elektroniskt framställd stencil. Originaldokumenten eller papperet reproduceras i tusentals och stencilen tar bara några minuter att förbereda.

I skannern sätts det ursprungliga dokumentet som ska reproduceras runt en rulle och skannas genom att man använder plugganslutningen till omkopplaren. Innehållet i dokumentet reproduceras noggrant och minutiöst på en stencil på en annan cylinder i en maskin. Så snart stencilen är "skuren" elektroniskt kan kopior tillverkas i en dupliceringsmaskin.

4. Stencil Duplicator:

Stencil duplicatorn visas här. Stencil duplicators är av två typer-manuell och elektrisk manövrerad:

Detta uppfanns först 1881 av mr. Gestetner i England och har därför fått namnet "Gestetner". Det var platt stålmaskin. År 1889 gjordes den roterande stencilen och sedan dess har stencil-duplicatorer gått en enorm förändring av funktion, form, design samt produkten. De framstående av dem som tillverkar dessa dupliceringsmaskiner är SHOURIE, RONEO och GESTETNER.

Gestetner är världsledande med 156 filialer över hela världen.

fördelar:

1. Hastighet:

Det garanterar stor hastighet om den används på elektrisk ström. Så många som 50 till 100 kopior per minut kan erhållas på en automatisk maskin medan den manuellt betjänade maskinen kan ge upp till 50 kopior.

2. Automatisk automatisering:

Moderna stencil duplicatorer är mycket automatiska. Bläckmatningen för duplicering är automatisk, pappersmatning är automatisk och maskinen kan ställas in för ett antal kopior som ska erhållas genom att ställa in en räknare. När ett sådant antal kopior erhålls stängs maskinen automatiskt av.

3. Stort antal kopior:

Det ger ett stort antal kopior. Så många som 5000 kopior kan erhållas i vissa fall. Emellertid erhålls 1 000 kopior utan någon hitch eller nackdel.

4. Lätt att förbereda mästaren:

Det är lätt att förbereda mästaren. Stencilpapper av alla sorter finns på marknaden. Befälhavaren kan klippas med skrivmaskinen. Korrigeringar kan göras med hjälp av korrigeringsvätskan som finns tillgänglig på marknaden. De oönskade orden kan elimineras genom att använda vätskan.

5. Ekonomi:

Stencilpapper och duplikatpapper är billiga och finns tillgängliga från en mängd olika källor, inklusive tillverkarna av dessa dupliceringsmaskiner.

6. Förvaring av mästaren:

Befälhavaren kan enkelt lagras för framtida användning och återanvändning. Det skulle vara tillrådligt att sätta dem ordentligt så att de kan användas när behovet uppstår.

7. Förberedelse av grafer och diagram:

Grafer och diagram kan förberedas med stor lätthet med hjälp av en pennan.

Nackdelar med Stencil Duplicators:

1. Användning av papper och brevpapper:

Endast absorberande papperstyper kan användas, speciellt om dubbelarbete görs på båda sidor av papperet.

2. Inga möjligheter att använda olika färger:

I det här systemet är det inte möjligt att använda ett annat färgsystem för att få färgade kopior. Det finns ett system för att få färgade kopior, men de använda stencilerna och olika trummor skulle behöva användas för detsamma, men det här är en besvärlig process och en mycket dyrbar.

3. Kostnad:

Moderna stencil duplikeringar är mycket kostsamma. Således kan de användas till ett stort kontor. Ett litet kontor kanske inte har råd med dessa dupliceringsmaskiner.

Maskiner som används i en Office-typ # 3. Xerox Copy / Photocopy:

Att få kopior genom fotografiska principer är fotokopiering. Principen och kärnan i fotokopi är att det är en exakt fotografisk kopia av originalet som erhålls genom användning av en speciell maskin som inte kräver att en skrivare förekommer eller finns.

Typer av fotokopi:

I stort sett finns det åtta olika fotokopieringsmetoder.

Dessa illustreras och räknas upp som:

1. Mikrofotografi

2. Dubbelspektrummetod

3. Termisk processmetod

4. Elektrostatisk process av fotokopi

5. Färglinjemetod

6. Gelatinmetod för överföring fotokopi

7. Återflödesmetod

8. Diffusionsöverföringsmetod.

Fördelar med fotokopiering:

1. Låg driftskostnad:

Kostnaden för fotokopiering är billig.

2. Lägre arbetskostnad:

En kopia kan tas ut genom att trycka på knappen när papperet har satts in. Därför kräver det inte någon dyr arbetskostnad på träning etc.

3. mångsidighet:

Den reproducerar kopior som kan vara svåra att reproducera i den vanliga kursen.

4. Direktkopior:

Kopior erhålls direkt.

Nackdelar med fotokopiering:

Trots att det finns många fördelar har fotokopiering vissa begränsningar och nackdelar:

1. Kortare livstid för kopian:

Kopiets livstid är kort på grund av två anledningar. Den första är det papper som används för fotokopiering är belagt med kemisk emulsion, vilket gör att det krullar upp istället för att ligga flatt och detta förkortar kopian.

2. Begränsat antal kopior:

Den här metoden är inte lämplig, där man på en sträcka säger att 1000 kopior ska tas ut. Under sådana omständigheter passar dupliceringsmaskinen bättre.

3. Uneconomical För Large Number:

Där kopior behövs i stort antal kan fotokopiering också visa en mycket dyr metod. Istället kommer några av de dupliceringsprocesser att vara både snabba och ekonomiska. Kostnaden för kopian med stencil duplicator eller kontorsoffset litomaskinen kan vara mycket låg.

Här, förklarar jag maskinerna och fotokopierna, har jag inte tagit teknik eller teknik för dessa maskiner för förklaring eftersom det inte känns nödvändigt. Eleverna, när de använder dessa maskiner, kommer själva att utbildas eftersom företagen lär sig användningen av hur man hanterar maskinerna och använder dem.

Låt oss nu diskutera redovisningsmaskinerna, eftersom det behövs av kontorsavdelningarna att utföra sitt dagliga arbete.

Maskinerna som duplicatorer, Xerox, Guillotine används av skrivare eller administratörer av administrationen, kan vara i försäljningen eller personaladministrationen.

Vissa maskiner som guillotin maskin, pappersförstörare och datorer används av båda avdelningarna. Dessa maskiner ska vi diskutera i slutet av kapitlet.

Maskiner som används i en Office Type # 4. Redovisningsmaskiner:

Varje kontor tillhandahåller bokföringstjänsten till organisationen. Dessa bokföringstjänster kan tillhandahållas manuellt eller med hjälp av bokföringsmaskiner. Även om det mesta av det kontorsarbete som görs i konton är manuellt, har dagens mekanismer speciellt ändrat bokföringssystemet helt och hållet.

Anledningen till detta är:

1. Efterfrågan på modern ledning:

Moderna förvaltningen är krävande. Inte bara korrekta siffror behövs snabbt för att fatta beslut om ledning, de hjälper till att beräkna och analysera olika typer av figurer för olika ändamål på några minuter eller till och med sekunder.

2. Antal Figurarbete:

Både regeringen och den privata sektorn måste komma med ett större antal figurer. Detta kan inte göras manuellt eftersom det är en andetagande, tidskrävande och monotont process. Därför hjälper användningen av maskiner med att underlätta jobbet med lätthet.

Typer av redovisningsmaskiner:

Dessa är i stort sett klassificerade som under:

1. Lägga till maskiner

2. Beräkning av maskiner

3. Postmaskiner

4. Punched Card Machines

5. Elektroniska datorer

Redovisning kan göras på två sätt manuellt och av datorn; dvs genom generering av makt.

Lägga till maskin:

Lägga till maskin är en gemensam operation av allt bildarbete. Den är väl lämpad för mekanisering. Således, efter typskrivaren är tilläggsmaskin det vanligaste inslaget på ett kontor. Många andra bokföringsmaskiner lägger i grund och botten bara maskiner med olika ytterligare funktioner.

Läggande av maskiner är av två typer:

Det är inte nödvändigt att beskriva tekniken och arbetsfunktionen hos dessa maskiner eftersom användarna på kontoret först utbildas och sedan ombeds använda maskinen.

1. Tilläggsutrustning för icke-förteckning:

Sådana maskiner är också huvudsakligen av de ovannämnda tre noteringstyperna. Skillnaden är att de icke-noteringsmaskinerna inte skriver ut och resultaten läses från rattarna. De är mycket enkla att använda. Mängderna ställs in på tangentbordet och de läggs automatiskt till i de totala rattarna.

Motorstänger och spakar är inte i drift. Dessa motorstänger eller hävstångar drivs endast för att rensa totalerna från rattarna i slutet av att lägga till körning. Dessa icke-listande tillsatser kan också kombinera andra operationer som multiplicering och subtraktion.

Beräkningsmaskiner:

Beräkningsmaskiner har fått stor betydelse för moderna affärer som en del av redovisning och dataprocessor. Beräkningsmaskinerna är av stor hjälp och till stor nytta för det moderna kontoret.

Dessa maskiner utför operationserna för addition, multiplikation, subtraktion, uppdelning, procentandel, decimaler, kvadratrotsar, logaritmfunktioner etc. De har också
en minnesfunktion som MEMORY RECALL, MEMORY STORED, MEMORY ADD etc. för några operationer för att underlätta datoperationerna.

Fördelar med beräkning av maskiner:

1 . Eliminering av fel:

Beräkningsfel elimineras av dessa maskiner. Eliminering av fel resulterar i noggrannhet och minskar också den mentala spänningen hos kontorspersonalen orsakad på grund av felaktigheter.

2. lindra monotoni

Mycket av beräkningsarbetet på kontoret är mentalt tröttsamt och monotont. Beräkna eller lindra arbetet och lindra en arbetare av tristess och monotoni, vilket möjliggör en fullständig utmattning av trötthet.

3. Portabilitet:

Dessa beräkningsmaskiner är bärbara. Därför ökar deras användbarhet. Dessa maskiner kan användas i ett antal avdelningar. Detta resulterar i ekonomi på grund av fullt utnyttjande av maskinerna.

4. Hastighet:

Det tidskrävande arbetet med redovisning och databehandling utförs med stor hastighet. Detta förhöjer arbetets takt och hjälper också att fatta ett snabbt beslut av ledningen.

Posting Machine:

Postmaskiner är kända under namnet bokföring och bokföring maskiner. Men enligt definitionen skulle man inte få en tydlig uppfattning om grunden för utläggningsmaskinerna. I själva verket lägger till, beräknings- och stansade kortmaskiner är också redovisningsmaskiner.

Utläggningsmaskiner är inte särskilt populära i vårt land, men det finns vissa modeller av postmaskiner som tillverkats av Burrough, Remington och National companies. "Inläggning är en kopieringsprocess som används vid överföringen av beloppet från det ursprungliga dokumentet eller böckerna med ursprunglig post till det lämpliga ledarkontot."

fördelar:

Fördelarna med utskriftsmaskiner är:

(a) Inlägg är tydliga och läsbara

(b) Eftersom de automatiska totalsummorna är tillgängliga kan uppgifterna anses vara korrekta.

(c) Även saldon är korrekta.

nackdelar:

Dessa maskiner har ett antal fördelar, men de lider av ett antal nackdelar:

1. Dyra:

Dessa maskiner är dyra och de kan endast användas av större organisationer.

2. Kostsam utbildning:

Det är nödvändigt för användare av denna maskin att träna för hantering och drift som kan visa sig vara mycket dyrt.

3. Buller:

Dessa maskiner är bullriga och stör vanligtvis de andra arbetarna på kontoret.

1. Uppdelning:

Uppdelning kan vara dyrt på mer än ett sätt, reparationerna och delarna är mycket dyra och arbetet förlorat på grund av reparation visar sig också mycket dyrt på lång sikt.

Fördelar med dator:

Det är svårt att bedöma fördelarna som en dator erbjuder till en viss organisation.

Men i allmänhet erbjuder användningen av datorn följande fördelar:

1. Flexibilitet är möjlig eftersom ett antal program kan förberedas för olika affärsverksamheter.

2. Tillhandahållande av mer information än vad som annars är möjligt.

3. Stor noggrannhet och total eliminering av fel möjligt.

4. Tillgänglighet av kontrollinformation med stor hastighet.

5. Bättre centraliserad styrning är möjlig eftersom en dator vanligtvis installeras på centralkontoret.

6. Indirekt ekonomiskt sparande genom olika typer av applikationskontroll är möjlig.

7. Direktbesparing i kontorsarbetskraftskostnaden sker.

8. Eftersom monotont manuellt kontor arbete är under tagen av datorerna, minskar de monotoni av personalen.

9. Stor hastighet med komplicerade beräkningar är endast möjlig med hjälp av en dator.

Nackdelar med dator:

1. Computer Bedrägeri:

Men inte så vanligt kan ett bedrägeri begås. Om ett dokument med bedrägliga inmatningar matas in i datorn eller datorns system, kan bedrägeriet ske. Bedrägeriet kan dock begränsas om ett korrekt kontrollsystem för datorn är utformad i samråd med tillverkaren.

2. Kostnad:

Datorer är mycket kostsamma att installera och köra. Detta betyder att deras användbarhet endast kan härledas av en stor organisation.

3. Felaktig bedömning av behov:

Det har upplevt i väst att en organisation ofta underskattar deras krav på datorerna. Detta resulterar i en ökning av lönekostnaderna och otillräckligheten i utrustningen. Den senare bristen leder också till mer fel och följaktligen mer frustration och saktar av arbetet.

4. Avdrag:

En enda dator kan ta bort det arbete som utförs av många arbetare som sätts ihop. Nedskärning av personal och därmed ansträngda personliga relationer är det direkta resultatet av datorisering på kontoret.

5. Centralisering av kontrollen:

Användningen av datorn är centraliserad. Därför blir kontrollmekanismen också centraliserad i själva verket, blir den övercentraliserad. Detta resulterar i kraftförskjutningen till datorrummet till nackdelen med hela organisationen.

6. Upplösning av kontorsystemet:

Till att börja med dämpar datorerna alla nuvarande kontorsystem och rutin i verksamheten och kan därför inledningsvis negativt påverka arbetet på kontoret.

7. Tekniska förändringar:

Mycket tid kan gå mellan beställning av en dator och dess installation, som kan sträcka sig från 1 till 3 år. Eftersom fler och mer sofistikerade modeller tillverkas kan den beställda datorn vara föråldrad för att vara tekniskt mindre kompetent.

8. Problem med utbildad personal:

Korrekt utbildad personal för datorn är ofta kort i utbudet. Tillverkaren kan dock träna intern personal för datorprogrammering och systemanalys.

9. Kostnad för uppdelning:

Som och där en stor mängd skrivarbeten görs med datorerna kan en uppdelning vara för dyr. Kontorsarbetet kommer att vara helt oskadat.

10. Kostsamt förberedande arbete:

Datorer kan inte installeras abrupt. Ofta kan förberedande arbete i två till tre år utföras som kan visa sig vara ganska dyrt.

Funktioner av datorer:

(a) De läser ut informationen som matas in i dem.

(b) De blinkar den information som behövs när det behövs.

(c) De lagrar information tills det behövs.

(d) De tolkar resultaten.

(e) De utför minutberäkningar av alla typer.

(f) De utför en sekvens av operationer eftersom de oftast programmeras och styrs.

Punched Card Machines:

Kartongmaskinerna är inte en vanlig syn på vårt lands kontor. De är mångsidiga och används för ett antal ändamål. Dessa maskiner utför skrivaroperationer som skrivning, kopiering, jämförelse och sortering.

Dessa maskiner tar upp rutiner försäljnings- och inköpsredovisning, fakturering, kostnadsredovisning, lagerstyrning och löneberäkning etc. Den grundläggande funktionen hos en stansad kartmaskin är inspelningen av varje information på eller separat kort med medelstaget av ett stansat hål.

Ett speciellt arrangemang av kort är utformat för varje enskilt jobb och ett separat kort utarbetas för varje information. Dessa kort varierar i storlek beroende på antal kolumner som kan variera, och med ett speciellt arrangemang kan antalet kolumner vara upp till 160. Normalt krävs separat utrustning för varje storlek på kortet.

Fördelar med stansat kort:

1. Mångsidighet:

Punched-kort-maskiner kan användas för en rad olika ändamål som kostnadsredovisning, försäljnings- och inköpsredovisning, förberedelse av varulager, varför dessa maskiner har stor användning i alla företagsorganisationer.

2. Hastighet:

Precis som många andra maskiner, garanterar dessa maskiner en stor hastighet. Det är självklart att hastigheten är av stor och viktigast betydelse i moderna organisationer.

3. Noggrannhet:

Dessa maskiner garanterar också noggrannhet. Eliminering av fel från redovisning, kostnadskontroll, fakturering och övriga administrativa rutiner leder till mindre kostnader och en bättre analys av fakta och siffror.

Nackdelar med stansade kortmaskiner:

Dessa maskiner, utan tvekan, erbjuder större hävstång, hjälper till att förbättra effektiviteten och jobbet noggrann, men dessa maskiner har också vissa nackdelar.

Dom är:

1. Kostsam utrustning:

Kortutrustningen är mycket dyr och därför kan endast stora organisationer dra fördel av sådana maskiner.

2. Svårigheter att förbereda kort:

Inte bara korten är kostsamma, men deras förberedelser kräver största omsorg. Dessutom måste varje kort stansas och kontrolleras för hand vilket är en tidskrävande process.

Elektroniska datorer:

Moderna ålder är åldern på datorer. I denna datortid blir elektroniken allt viktigare, åtminstone i väst och japan där elektroniska datorer används från försäljningsprognoser till förutsägelser om företagets verksamhet. Datorer upptar fortfarande inte hedersplatsen i alla kontor i vårt land. De kan inte ockupera, även för några årtionden men de platser där de upptar en viktig plats är Europa, USA och Japan. Även om vårt bruk i vårt land har varit begränsat, blir de mer populära.

Maskiner som används i en Office Type # 5. Guillotine Maskiner:

Dessa maskiner finns idag inte i någon stor eller liten organisation. Dessa maskiner tillverkades av Gestetner. Detta används för att skära, säg 50 till 100 papper i taget, till eller för, vilket gör papperslängden och bredden jämn.

Maskinen har ett glas, plast eller ett akryllock och toppen, och i sidan finns det ett stort hacksåg, ett blad, väldigt skarpt för att skära skårorna och pappersramarna ihop. Dessa papper hålls på basen som är täckt av akrylglaset och den del av papper som ska skäras tas ut från glasskyddet i sidan. Bladet är virvlat för att skära papper.

Maskiner som används i en Office Type # 6. Strimlingsmaskiner:

Denna maskin, som giljotinmaskinen, hittar nu inte någon ordentlig användning på något kontor. De tillverkades dock av Gestetner. Dokumenten, papper etc. finns i maskinen. Maskinen är elektriskt styrd. Papporna skärs i remsor som kastas som avfall. Denna maskin finner endast användning för att förstöra papper, papper, dokument etc. Gestetner tillverkade denna typ av maskiner.