Topp 16 steg för att minimera bedrägeri i lön Betalning
Följande åtgärder kan vidtas för att minimera risken för bedrägerier:
1. En jämförelse mellan jobbkorten eller arbetsstyckeskort och inaktiva tidskort ska göras med tidskort i slutet av varje vecka för att se om det finns någon tidsskillnad i två typer av registrering av arbetstiden. Detta kommer att göra det svårt att inkludera falska arbetare, eftersom både ett tidskort och ett jobb- eller arbetsstycke måste förfalskas för att ha bedrägeri.
2. Om lön betalas enligt styckeskattesätt eller något incitamentsprogram, bör arbetskvantitet som utförs av arbetstagarna noggrant beräknas efter korrekt inspektion och mätning så att betalning för överskott inte kan göras.
3. Övertidsarbete bör tillåtas av en ansvarig tjänsteman. Om tjänstemannen känner sig motiverad bör han skriftligen ange arbetsordning för arbetstagare på övertid.
4. Ett antal personer ska vara engagerade i utarbetandet av lönearken. Två kontorist bör undersöka tidskort och jobbkort eller arbetsstyckeskort för att se att det inte finns några oegentligheter. Tredje kontorist bör fylla i namn och antal anställda, lönesatser, arbetade timmar och bruttolön av löner. Fjärde kontorist bör kontrollera det arbete som redan utförts och beräkna nettobeloppet efter avdrag för Provident Fund, Income Tax, ESI, (anställda statsförsäkring), böter, om några. Femte kontorist är att kontrollera hela arbetet noggrant för att se att det inte finns något misstag i lönearket.
5. Alla personer som arbetar med att förbereda lönearket ska skriva undertecknet och det ska vara certifierat som korrekt och undertecknat av arbetschefen.
6. Kassören ska dra tillbaka det exakta beloppet som visas av lönearken under kolumn av nettolön. Anteckningar och mynt ska erhållas från banken i de mest lämpliga valörerna, så att det inte finns några problem med betalningen. Kassören ska inte vara förknippad med utarbetandet av lönearken.
7. Kuvert som anger arbetarnas namn och mängder som ingår i det ska vara förberedda. Det borde ses att den person som laddar in betalningarna och den person som gör lönehöljena inte på något sätt skulle vara förknippad med utarbetandet av lönearket.
8. För att förhindra att dummyarbetare inkluderas ska lönearket och lönehöljet granskas av ansvariga tjänstemän ibland i enlighet med principen om stickprovtagning.
9. Lönen ska betalas avdelning av avdelningen och arbetstagare i en avdelning bör uppmanas att vara närvarande vid en tidpunkt. Avdelningschefen bör också vara närvarande för att identifiera mottagare av löner. Eller en löneförklaring som visar detaljer om beräkningarna av lönerna till följd av en arbetstagare ska ges till varje anställd av hans förman. Arbetstagaren ger den här kassan till kassan och får betalningen. Provet på löneavgiften ges på nästa sida.
10. Betalning för avvisad och defekt produktion och ledig tid ska endast göras om den är behörig av en behörig myndighet.
11. Rätt försiktighet bör vidtas för att betala till arbetstagare som blir frånvarande vid tidpunkten för betalningen. Under inga omständigheter ska löner till en arbetstagare betalas till en medarbetare eller en anställd i arbetstagarens familj såvida han inte lämnar skriftlig auktorisation från den berörda arbetstagaren. Sådan auktoriseringsbrev bör certifieras som korrekt av arbetschefen.
12. Oavkrävda löner borde bli frågelade och orsaker fastställda. Lönen borde hållas på kassörens kontor under en tid, varefter dessa borde krediteras ett "obetalt lönekonto" och deponeras i ett särskilt bankkonto i avvaktan på förfrågan.
13. Ibland borde en tjänsteman i företaget personligen besöka den plats där lönerna betalas för att se att korrekt lönesätt betalning följs.
14. För att minimera risken för bedrägerier bör betalning till tillfälliga arbetstagare ske i närvaro av en ansvarig tjänsteman och den tjänsteman som anställer kausala arbetstagare borde inte vara förknippad med lönesumman.
15. Lönarket ska vara beredd i tid så att arbetarna får betala i tid. Enligt lagen om betalning av löner måste 1936 betalas ut inom 7 dagar efter utgången av den period för vilken lönen förfaller om arbetstagarnas antal är upp till 1000 och inom tio dagar om antalet anställda är mer än 1 000 .
16. Lönerna till anställda på platser ska betalas av en tjänsteman från huvudkontoret.
