Sekreterare som kontorchef: roll och skyldigheter

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Sekreterarens roll som Office Manager 2. Sekreterarens uppgifter till Office som Office Manager.

Sekreterarens roll som kontorchef:

Sekreteraren i en organisation är främst verkställande direktör och har ansvaret för kontoret.

Han kan kallas kontorschef men i själva verket är han mer än det på grund av följande skäl:

(a) Sekreteraren har en högre status än en ordinarie kontorschef. En kontorschef hör inte till den högsta ledningsgruppen men sekreteraren är allmänt. Åtminstone är han bredvid den högsta ledningsgruppen, det vill säga styrelsen vid ett företag. Mycket ofta är han anställd i styrelsen eller en direktör som sekreterare.

I fall av kooperativ samhälle tillhör sekreteraren förvaltningsutskottet. I någon annan förening har sekreteraren, som vald bland ledamöterna, högsta administrativa ställning. En kontorschef övervakar mestadels det rutinerade arbetet medan en sekreterare kontrollerar hela administrationen. På så sätt är en kontorschef underordnad sekreteraren.

(b) En kontorschef har sin auktoritet bestämd av villkoren för hans utnämning. Han gör vad han får veta att göra. Men en sekreterare, särskilt en företagsekreterare, har också sin befogenhet från stadgan.

c) En sekreterare är en rådgivare till ledningen som en kontorschef inte är.

d) I vissa organisationer utses en kontorsekreterare vars funktioner är en kontorschefs verksamhet och han agerar under överordnad och kontroll av sekreteraren, som är verkställande direktören.

e) Av natur är sekreteraren verkställande direktören men en kontorschef är inte nödvändigtvis verkställande direktören.

(f) Ibland kräver en sekreterare enligt lag några speciella kvalifikationer som vi finner i händelse av en företagsekreterare. Inga speciella kvalifikationer krävs för en kontorschef.

(g) En sekreterare fungerar som kontorschef när det inte finns någon separat kontorschef men en kontorschef kan inte utföra en sekreterares funktioner, särskilt de lagstadgade funktionerna.

Sekreterarens uppgifter till Office som Office Manager:

Tidig start:

En sekreterares uppgifter till kontoret har en tidig start. Som sekreterare tillhör den högsta ledningsgruppen är han i färd med övergripande policyutformning, inklusive policyn avseende kontoradministration. En kontors sammansättning och funktioner beror till stor del på organisationens funktioner och omfattning.

Sekreteraren är en rådgivare till ledningen och i allmänhet är han uppdraget att leda den administrativa delen av ledningen som helhet.

I nästa steg kommer arbetsuppgifterna att vara följande:

(A) Planering och organisering:

Planering och organisering av kontoret, som är den högsta ledningsgruppens funktioner, kan tilldelas sekreteraren.

Sådana funktioner är:

(1) Sekreterarens primära plikt är att förbereda organisationsdiagrammet för kontoret, bestämma de olika positionerna som ska hållas och deras nivåer. Samtidigt måste arbetsklassificering slutföras. Antalet anställda måste uppskattas av honom och även en rekryteringspolitik ska beslutas. Tillsammans med organisationsdiagrammet måste en kontorsmanual också förberedas för att tydligt definiera myndigheten för varje position och dess funktioner.

Det här är mycket användbart för att undvika:

(a) Indetermination och förvirring

(b) Överlappande myndighet och

(c) Konflikt bland anställda.

Med planeringen kommer också förberedelse av budget för etableringskostnaden för kontoret, både nuvarande och framtida.

(2) Sekreteraren kommer nu att bestämma vilket system som ska följas i kontorsorganisationen - ett system för centralisering eller ett decentraliseringssystem. En klok blandning av de två systemen kommer att vara idealisk.

(3) Nästa kommer kontorslayouten. Definitivt kommer den moderna öppna typen av lay-out att föredras av sekreteraren. Mycket beror på vilket system som ska följas och formen och storleken på ledigt boende.

(4) Nu är scenen inställd för sekreteraren för att etablera och driva kontoret. Rekryteringar måste göras och utrustning av alla slag måste anskaffas under hans övervakning och vägledning.

(5) Sekreteraren ska dela kontoret i funktionella avdelningar, bemanna avdelningarna och tilldela arbetsuppgifter till anställda. Lämplig myndighet tillsammans med motsvarande ansvar delegeras till varje anställd. Om så är nödvändigt kommer träning att ordnas för dem.

(B) Övervakning och kontroll:

Övervakning och kontroll är inte identiska termer. Övervakning innebär bara att övervaka om underordnade gör sina uppgifter eller inte. Generellt görs det av kontorschefen. Styrning är en större funktion.

Det innebär:

a) Fastställande av prestanda

(b) Utvärdering av verkliga prestationer

c) Verifiering av verkligt prestanda med standarden

(d) Rättelse av fel, om några, så att de inte upprepas.

(1) Sekreteraren är mer än enbart kontorschef och så har han både uppgift att utföra övervakning och kontroll. När det inte finns någon kontorschef kan han biträdas av handledare. Han kanske inte har kontroll över avdelningscheferna som produktionschef, marknadschef osv. Som gör huvudfunktionerna och kallas "line" -personer. De kan vara under generaldirektören.

Men de "personal" som är cheferna över tjänsten fungerar som personalchefen, finanschefen etc. är generellt under sekreterarens direkta kontroll. Vad som än är fallet måste sekreteraren styra och samordna de olika skrivfunktionerna som är kopplade till det allmänna eller centrala kontoret.

(2) Han måste upprätthålla ett kontinuerligt samband mellan toppledningen och övriga anställda i organisationen samt med regeringen och utomstående personer som är intresserade av oro. Han måste upprätthålla kontakten mellan organisationen och allmänheten i stort. Detta han bedriver från kontoret.

(3) Han måste upprätthålla en samordning mellan huvudet eller huvudkontoret och avdelningen eller avdelningskontoren, om sådana finns.

(4) Han måste behålla kontinuerlig leverans av kontorsutrustning.

(5) Han måste göra inlagor av alla påståenden och handlingar som krävs enligt hans lagstadgade uppgifter.

(6) Han måste ordna alla möten som krävs enligt stadgar eller annat och göra allt som är nödvändigt för mötena. Möten kan hållas på kontoret eller någon annanstans.

(7) Han måste tillämpa sitt sinne för förbättring av kontorsfunktioner genom O & M-studie och utav sig själv.

(8) Han måste överlämna toppledningen om kontors funktion och lämna muntliga eller skriftliga rapporter med eller utan rekommendationer om samma.

(C) Allmänt:

Ibland, speciellt i samband med ett samhälle eller en förening eller ett litet problem, hanteras mycket av de administrativa funktionerna direkt av sekreteraren själv. Vanligtvis skrivs de flesta av de utgående bokstäverna av honom. I vissa kontor är praxis att inkommande brev kommer att gå till sekreteraren först som kommer att titta över papper innan de distribueras mellan respektive avdelningar.