Lönadministration: Office Management

Anställningskompensationsplan:

En sådan kompensationsplan syftar till att tillfredsställa tre av de grundläggande önskningarna hos alla arbetare:

1. En rättvis och rimlig ersättning för det arbete som utförts.

2. Erkännande för arbete med god genomgång, genom vilken företaget noterar kvaliteten och kvantiteten av arbetet, och i vissa fall genom användning av incitamentsystem, där ytterligare belöningar ges för en exceptionell kvantitet av arbetet.

3. Främjande inom affärsföretaget, inte på grundval av anställning, ensam, men också på grundval av meriter.

Dessa tre önskningar utgör behovet av en enhetlig kompensationsplan och de måste övervägas med alla deras relationer. Men önskningarna måste analyseras i förhållande till en grund byggd på arbetsanalys och jobbutvärdering. Betydelsen av arbetsanalys indikeras av användningen av att fastställa nivåer eller betyg för kontorspositioner. Etablering av dessa betyg eller nivåer är en form av jobbbedömning. För att göra arbetsklassificeringen mest tillfredsställande borde det inte vara för många nivåer eller betyg.

Vidare måste inom varje betygsskala eller grupp av arbeten finnas ett maximalt och ett minsta lönintervall, med periodiska inkrement baserade på framgångsrikt utförande av arbetet, vilket indikeras av någon form av anställningsbedömning.

Om ett företag ska realisera det fulla värdet från ersättningsplanen, måste företaget meddela sina anställda kompensationsplanens karaktär, att dess grund är en objektiv utvärdering av varje jobb och en analys av löner som betalas av andra företag, och att varje arbetstagare har möjlighet att tjäna mer som ett resultat av hans bra jobbprestanda. Mycket har skrivits och talat om att placera kontorsarbetare på incitamentslön, men lite har gjorts.

När det gäller mätning av arbete och inställning av standarder har kontorschefer verka intresserade men har gjort lite om det. För att ställa in standarder måste arbetet analyseras noggrant, alla onödiga rörelser och tidsavbrott måste elimineras, och sedan måste ett antal studier av utgången göras för att få en genomsnittlig prestationsfigur.

Detta medel kan användas som underlag för inställning av incitamentslön. Den växande trenden mot mekanisering av kontorsarbete och ökad användning av elektronisk utrustning kommer utan tvivel att inleda en era av incitamentslöner på morgondagens kontor. En mycket betydande fas av ersättningsplanerna för kontorsanställda avser de olika förmåner eller lönebetalningar som görs.

Kontorsarbetare får vanligtvis dessa fördelar från tid till annan genom ledningens försök att sätta kontorsarbetarna i nivå med arbetarna i växten, bygga moral och behålla bra arbetare. Kontorsanställda och arbetare i anläggningen får vanligtvis delning och försäkringsförmåner, men kontorsmedarbetaren får vanligtvis mer smidiga sjukfrånvaror och längre betalade semester under en viss tjänsteperiod. Medan dessa förmåner ofta är paternalistiska, ges vissa i stället för löneökningar eftersom de inte är skattepliktiga för anställda och är avdragsgilla som företagskostnad av företaget.

Ersättning för kontorspersonal:

När jobbet är standardiserat och grupperat och deras relativa betydelse för varandra har upprättats är det viktiga problemet att lösa: Hur mycket ska arbetarna betala? Vid fastställande av löner enligt rankningsmetoden är det att fastställa löner för högst rankade och lägst rankade jobb är allt som är nödvändigt eftersom alla andra jobb måste ha ett direkt eller ett relativt förhållande till de två ytterligheterna.

I arbetsklassificeringsmetoden väljs antal förutbestämda klasser eller arbetskvaliteter utifrån olika nivåer och ansvarsområden, och alla andra jobb eller positioner analyseras och grupperas i specifika klasser eller betyg i förhållande till de förutbestämda kategorierna.

För varje jobbklassificering eller familjegruppering av jobb etableras ett lönområde som har en relation mellan vikten av jobb "i den gruppen till alla andra arbetsgrupper. I faktor-jämförelsemetoden utvärderas varje jobb i termer av fem kritiska faktorer, baserat på valda nyckeljobb som är relaterade till en pengesats, var och en av dessa tre metoder för utvärdering av arbetsuppgifter, måste bestämmelsen göras för årliga steg, så att arbetstagaren kan gå vidare från lägst till högsta nivå av sitt specifika jobb och sedan främjas till nästa betyg av arbetet. I punktmetoden är varje faktor som är gemensam för ett jobb indelat i delfaktorer, vilka klart definieras i förhållande till punktvärden.

Oavsett lönesatser ser arbetsutvärderaren på de faktorer och delfaktorer som är karakteristiska för varje jobb. Vid inrättandet av varje lönesortiment måste ett antal faktorer beaktas. Grundläggande är naturligtvis att lönen inte får överstiga företagets förmåga att betala och fortfarande göra vinst på sina ansträngningar. Ofta finns det emellertid andra faktorer som löner som andra bolag betalar inom samma område och statliga bestämmelser som måste analyseras.

Löner :

Vid utveckling av en lönestruktur för kontorsanställda kan bolaget först upprätta en extern genomsnittlig lönekurva som visar lönerna som anställda mottar i andra företag i samhället. För att få uppgifter om löner som betalas för jämförbara jobb i liknande branscher inom samhället eller i kringliggande områden kan en lönekalkyl undersökas.

Den person eller kommitté som ansvarar för att förbereda frågeundersökningsformuläret bör se till att information om en rad stabila nyckelpersoner, till exempel dem för arbetsbedömning och betygsyfte, ställs in. Standardjobbtitel ska anges på enkäten för de lägsta och högsta betalda nyckeljobberna. Eftersom terminologin av arbetsinnehåll kan skilja sig från företag till företag, ska en kort sammanfattning av varje jobbtitel följas med blankettformuläret så att alla respondenter tillhandahåller uppgifter om liknande jobb.

Eftersom många företag tillhandahåller kompletterande kompensation i form av förmåner eller ersättningar utan lön, borde frågeformuläret kräva uppgifter om status som tilläggskompensation som betalad semester, gruppförsäkring och pensioner. Uppgifter om arten och omfattningen av incitamentslönen kan också erhållas från företag i samhället genom att ta med frågor som kräver en förklaring av den använda incitamentsmetoden och för det genomsnittliga incitamentsresultatet uttryckt i procent av grundlönen.

Ytterligare jämförande lönedata som kan vara till hjälp vid fastställandet av den externa genomsnittliga lönekurvan kan erhållas från presidiet för arbetsstatistik, vilket gör att utarbetade undersökningar regelbundet täcker cirka 100 yrken. Sådana undersökningar omfattar timlöner, tilläggsavgifter och incitamentsbetalningar för flera företagsklassificeringar, inklusive kontorstillfällen.

Andra datakällor om löner som betalas av arbetstagare inkluderar det årliga registeret över kontorlöner som utarbetats av förvaltningsföretagen och den årliga undersökningen av datalökslöner som utarbetats av tidningen Business Automation i samarbete med förvaltningsföretagen.

Av särskild hjälp till lönadministratören i samband med den genomsnittliga lönen som andra företag i hans samhälle betalar till lönstrukturen hos hans firma är resultaten av löneundersökningen som årligen genomförs av många av de administrativa förvaltningsförbundens lokala kapitel.

AMS ger alla deltagande företag tillgång till följande lönedata:

1. Antal anställda med kontorsarbetare, med 20 jobbtitel-månadslön, halv månadslön och veckolön.

2. Genomsnittliga veckopriser per typ av verksamhet.

3. Genomsnittliga veckovisa per kontorstorlek.

Dessutom finns följande följdinformation i årsredovisningen:

1. Nummer och klassificering av företag som deltar i undersökningen.

2. Omfattning av arbetstagare som är fackliga.

3. Antal anställda representerade av deltagande företag.

4. Storleksintervall av kontor.

5. Medlemskap i AMS.

6. Betalda semester

7. Grundläggande arbetsvecka i timmar.

8. När övertid betalas.

9. Betalda helgdagar beviljas kontorsarbetare.

10. Allmän information som omfattning av arbetsutvärderingsplaner, meriteringssystem, löneincitamentsplaner, förslagsplaner, pensionsplaner, gruppförsäkring, sjukhusvistelse, kontor, kirurgiska förmåner och sjukförsäkringsskydd.

Efter att ha förberett en extern genomsnittlig lönkurva med hjälp av en eller flera av de uppgifter som beskrivits ovan kan företaget sedan relatera den externa lönekurvan till lön som betalas inom kontoret och besluta att matcha, betala mer eller betala mindre än lönen som visas på den externa lönekurvan. Vissa företag bygger sin lönstandard runt konkurrensen inom sitt område för anställda som utför liknande typer av arbete. Andra företag föredrar att binda sin standard närmare till löner till anställda inom samma bransch.

Några företag följer principen om att betala en högre än genomsnittlig lön för bättre än genomsnittligt arbete och därmed betala löner som är högre än de som betalas av andra företag. I företag som tillhandahåller ett brett program med förmåner eller tilläggslön kan beslutet vara att betala en mindre grundlön än vad andra arbetstagare har fått på den allmänna marknaden. När den interna lönekurvan har bestämts för utbudet av jobb inom företaget beräknas ett lönområde för varje arbetsnivå, som tidigare fastställts under punktmetoden.

Företaget får bestämma en platt procentuell fördelning, till exempel en 10 procent spridning runt mitten av varje intervall på lönekurvan. Eller det kan beslutas att tillämpa en procentuell ökning som blir gradvis större, till exempel 10 procent för den lägsta arbetsnivån upp till 40-50 procent för högsta nivån.

Om pengarna har utvecklats exakt och hålls aktuella bör minimikursen på varje nivå vara tillräcklig för att locka nya anställda till företaget. Lönintervallets mittpunkt kommer att jämföras med den kurs som betalas för den arbetsnivån i branschen i allmänhet och toppgränsen för sortimentet kommer att återspegla vad företaget är villigt att betala en toppnotiserande arbetare.

Regeringsbestämmelser:

De två federala stadgarna som har störst betydelse för kontorslönadministratören är lagen om rättvisa arbeten och Walsh-Healey Act. Fair Labor Acts Act (FLSA) avser anställningen av arbetstagare inom den privata industrin, medan Walsh-Healey "lägger ytterligare restriktioner på en arbetsgivare som är en statlig entreprenör. Båda dessa lagar handlar om betalning av minimilöner, övertid för timmar över ett fast antal timmar och regleringen av barnarbete.

Rättvis arbetsstandardlag:

Huruvida ett företag omfattas av bestämmelserna i denna rättsakt och därmed är föremål för minimilön och övertidsbetalningar beror på den årliga försäljningen och mängden varor som flyttas över statliga linjer på väg till och från bolaget.

Om ett företag passar in i någon av de fem följande, företagsgrupperingar, omfattas alla anställda av lagen:

1. Företag nr 1:

Ett företag med en eller flera försäljnings- eller servicelokaler och med en total bruttoårsomsättning på 1 miljon dollar eller mer och årliga inköp på minst 1/4 (eller 250 000 USD) av varor för vidareförsäljning som har flyttats i interstatehandel.

2. Företag nr 2:

Bensin bensinstationer med brutto årlig försäljning på minst $ 250.000

3. Företag nr 3:

Byggnads- eller rekonstruktionsföretag med en årlig verksamhet på 350 000 dollar eller mer.

4. Företag nr 4:

En interurban eller storstads transitering med brutto årliga kvitton på 1 miljon dollar eller mer.

5. Företag nr 5:

En anläggning av någon annan typ, förutsatt att anläggningen har anställda som arbetar i handel eller producerar varor för handel och det företag som det är en del av, har en årlig bruttoförsäljning på 1 miljon dollar eller mer.

Förutom de anställda som arbetar i de typer av företag som beskrivs ovan omfattas följande typer av anställda av lagen, det finns ett särskilt undantag för dem, som diskuteras senare.

1. Arbetstagare i telefon-, telegraf-, radio-, tv- och kollektivtrafikindustrin.

2. Anställda som bygger, underhåller och reparerar motorvägar; järnvägar och flygfält.

3. Anställda som underhåller eller tjänar fordon eller utrustning som används i interstatehandel.

4. Anställda i distributionsindustrier, som grossisthandel, som hanterar varor som rör sig i interstatehandel samt arbetstagare som beställer, tar emot eller förvarar register över sådana varor.

5. Kontors- och andra arbetstagare som regelbundet använder post, telefon eller telegraf för interstate kommunikation.

6. Anställda av företag som använder kanalerna i interstatehandel i den dagliga verksamheten.

7. Anställda vars affärsresa tar dem över statliga linjer.

8. Anställda i gruvor, oljefält och stenbrott,

9. Skyddande anställda, oavsett om de är anställda av producenten eller av en mellanhand.

10. Arbetare som producerar varor som blir en del eller en ingrediens av produkter som ett annat företag skickar i interstate eller utländsk handel.

11. Arbetstagare i närstående process eller yrke som är direkt nödvändiga för produktionen av sådana varor. Till exempel arbetar arbetstagare i företag som tillhandahåller sådana varor som maskiner, bränsle eller verktyg till företag som sedan använder dessa varor för att producera varor för interstate eller utländsk handel.

Om anställda i ett företag omfattas av FLSA måste de betala en viss lägsta kurs och en övertidspremie för alla arbetade timmar bortom ett visst antal. FLSA lägger också vissa begränsningar på sysselsättningen av barn och kräver att arbetsgivaren håller viss information i sin lönelistor.

Minimilön:

Om inte särskilt undantagen från bestämmelserna i FLSA måste alla anställda betala minst den tillämpliga minimilönen, huruvida anställda betalas per timme, av lön, arbete i arbete eller med någon annan metod. Enligt ändringarna från 1966 till FLSA fastställdes minimilönen för täckta anställda till 1, 60 dollar per timme. Under vissa förutsättningar kan en arbetsgivare tillämpa en särskild miniminivå för elever, lärlingar, budbärare, handikappade arbetstagare och heltidsstudenter.

För att kunna använda sådana satser måste ett särskilt certifikat erhållas från divisionen för löne- och timme och offentlig upphandling av US Department of Labor. Liknande lönelagen från 1963, ett ändringsförslag till FLSA, förbjuder en arbetsgivare från att fastställa löneskillnader som endast grundar sig på arbetstagarnas kön och som gör lika arbete på jobb som prestationen kräver är lika med kompetens, ansträngning och ansvar, och som utförs under liknande arbetsförhållanden.

Maximala timmar:

FLSA kräver att övertid betalas med en hastighet på minst en och en halv gånger den normala lönen på en arbetsvecka som är större än 40 timmar. Lagen kräver inte extra lön för lördag, söndag eller semesterarbete som sådant. Det kräver inte semesterlön, semesterlön eller avgångsvederlag eller ett meddelande om ansvarsfrihet. Inte heller är lagen som fastställer någon gräns på antalet timmar kan arbeta, av personer som är 16 år eller äldre.

Om emellertid sådana typer av löner och arbetsvillkor överenskommits i fackliga avtal eller är införda enligt statliga föreskrifter, kan arbetsgivaren använda FLSA som en ursäkt för deras inbetalning eller underlåtenhet enligt FLSA, arbetsgivare är inte skyldiga att ge viloperiod deras anställda.

Om dock viloperioder ges, antingen frivilligt av arbetsgivaren eller i enlighet med villkoren i ett fackligt kontrakt, skall viloperioderna räknas som arbetade timmar om de varar 20 minuter eller mindre. På samma sätt är kaffe- och mellanmålstider kompenserbara viloperioder och kan inte uteslutas från arbetade timmar.

Barnarbete:

Under FLSA måste en pojke eller en flicka vara minst 16 år innan han kan vara anställd i de flesta yrken. Barn 14 och 15 år kan dock arbeta utanför skoltid i ett begränsat antal kontor och försäljningsjobb. Arbetet måste ske under särskilda villkor och under ett begränsat antal timmar.

Dessutom får ingen under 18 år arbeta i ett yrke som har deklarerats av arbetssekreteraren. I de flesta stater måste arbetsgivare för pojkar och flickor erhålla ett anställningsbevis som specificerar åldern för varje mindre anställd. I vissa stater anger lagarna både högre åldersgränser och strängare arbetstid än FLSA. Arbetsgivare som omfattas av FLSA måste följa den högre standarden, oavsett om den fastställs av federal statlig lag.

Arbetsgivarens löneposter:

FLSA kräver att uppgifter om löner, timmar och andra föremål förvaras av arbetsgivaren, men den mesta informationen är densamma som arbetsgivaren normalt skulle driva sin verksamhet och i överensstämmelse med andra lagar. Även om dokumenten inte behöver behållas i någon form, borde de behållas i tre år. Stöd för löneuppgifter, såsom tidskort, bitarbetsbiljetter och beställning och frakt, register måste hållas två år. Mikrofilmkopior av sådana dokument är allmänt acceptabla.

Undantagna anställda:

Vissa typer av anställda är undantagna från både FLA: s minimumslön och övertidsbestämmelserna. Exempelvis är verkställande, administrativa och professionella anställda och utomstående säljare, enligt definitionen i arbetssekreterarens regler, undantagna. Ytterligare befriade arbetstagare omfattar anställda i detaljhandels- eller serviceföretag som huvudsakligen sysslar med försäljning av bilar, lastbilar eller jordbruksredskap. och anställda i företag som bedriver mest av sin försäljning inom staten.

Enligt reglerna är vissa anställda, som de som arbetar för järnvägar, rörledningsföretag, flygbolag och fraktlinjer, undantagna från övertidsbestämmelserna. Om löneadministratören är i tvivel om huruvida hans anställda eller hans företag omfattas av FLSA, bör han kontakta närmaste kontor i divisionen för löne- och timme och offentlig upphandling av US Department of Labor.

Walsh-Healey Act:

Enligt Walsh-Healey Act måste arbetsgivare betala minimilön och övertid till anställda som arbetar med statliga kontrakt för inköp av leveranser överstigande 10 000 dollar, om inte anställda är undantagna i annat fall. Minimimängden fastställs av arbetssekreteraren på industriell basis och en övertidsbetalning om en och en halv gånger dessa satser måste betalas för arbetade timmar överstigande åtta varje dag eller 40 under arbetsveckan, vilket är mer fördelaktigt till arbetstagaren. Handlingen förbjuder också anställning av pojkar under 16 år och flickor under 18 år på produktionsarbete.

Andra lagar om offentlig upphandling omfattar bland annat Davis-Bacon Act, som kräver betalning av minimilöner till arbetare och mekaniker som är anställda i federala offentliga byggentreprenader som överstiger 2 000 USD. Minimilönen bestäms av arbetssekreteraren efter en studie av de priser som råder i området för liknande arbete. Arbetstiderna och åtturledagen kräver att arbetstagare som omfattas av Davis-Bacon Acten måste betala tid och hälften för arbetade timmar över ett angivet antal.

Incitament lönesystem:

Tanken att stödja incitament lönesystem Incentives lönesystem är att de bättre arbetarna bör belönas för deras extra ansträngning och produktion. Icke-finansiella incitament, som erkännande för ett bra jobbat jobb, möjligheter till framsteg, bättre mänskliga relationer och effektivt ledarskap är också viktiga för att skapa högre individuell insats bland arbetstagare.

Vissa kontorschefer anser att belöningen för ökad produktion och enastående arbete bör ges i form av kampanjer när möjligheter uppstår. Men för många anställda är tiden för marknadsföring för långt bort, särskilt om de saknar nödvändiga, övervakningskvaliteter. För dessa arbetare är en omedelbar ekonomisk ersättning mycket effektivare.

På kontoret kan incitament lönesystem användas där:

(1) Arbetet som ska utföras är rutinmässigt och repetitivt,

(2) Arbetarna är centraliserade och ordentligt övervakade,

(3) Arbetarna är inte uppmanade att utföra en mängd olika typer av uppgifter, och

(4) Arbetet kan mätas och standarder utvecklas, mätning av arbete och utveckling av standarder finns inte vanligt på kontoret, även om det uppskattas att två tredjedelar till tre fjärdedelar av allt arbete som utförs på kontor gör det möjligt att mäta .

Var standarder har utvecklats varierar de med varje företag. Kontorschefen bör på allvar överväga utvecklingen av standarder, om inte i syfte att installera ett incitament lönesystem, åtminstone för kontroll av tillsynen. Många bekymmer upprätthåller register över produktion för den psykologiska effekten av att använda dem när de gör rekommendationer för kampanjer och överföringar. Således uppnår dessa företag delvis effekterna av ett incitamentsystem lön betalning.

Typer av incitament lönesystem för kontorsarbetare:

Incitamentsystem för kontorsarbetare faller i två huvudkategorier:

(1) Individuella incitament och

(2) Gruppincitament.

Individuella incitament:

I en individuell incitamentsplan betalas kontorsarbetaren enligt egen produktion eller ansträngning. Ett exempel på en individuell incitamentsplan är styckesystemet.

För att ett framgångsrikt system ska vara framgångsrikt bör följande principer erkännas i sin utveckling:

1. Incitamentslössystemet ska kännetecknas av en grundlön som ges till alla arbetstagare som utför ett visst slags arbete, detta tar hand om helgdagar då arbetarna inte skulle betala om de hade en rak incitament eller delbelöning grund.

2. Incitamentsräntorna bör sättas så att 5 till 10 procent av arbetarna tjänar mer än den vanliga lön, 80 procent kommer nästan att göra standarden och 5 till 10 procent kommer inte att göra betyget. Denna sista grupp ska ges varje möjlighet att göra betyget, men förr eller senare bör dessa arbetare placeras i andra positioner eller släppas ut.

3. Incitamentsräntorna måste vara rättvisa och genomförda i rättvisans anda.

Underliggande praktiken av ett individuellt incitamentsystem är problemet med att mäta arbetet hos anställda. Ju mer rutin arbete och desto mindre antal olika typer av arbete är desto lättare är jobbet att mäta arbetet. Produktionen av typister används som ett exempel för att visa hur olika metoder kan användas för att mäta kontorsarbete för att fastställa grunden för fastställande av incitamentsräntor. Skrivet material kan mätas med slag, linjer, kvadrattum, skivor, av plastbälten.

Vid mätning av antalet slag av typskrivning, olika stilar av typ ansikte, såsom pica och elite; Antalet kopior som krävs tillgången på kontorsmaterial; och diktatets natur måste övervägas. För att mäta antalet slag som skrivits, kan Veeder Root-räknaren eller cyklometern användas.

Läsningar tas vanligtvis varje morgon, omedelbart före och efter lunch, och i slutet av varje dag. Ett företag betalade en grundlön på 70 dollar per vecka för 1500 cyklometerpunkter, med 240 slag motsvarande en cyklometerpunkt. En dollar för varje 100 poäng över minsta betalades till diktatoperatörer och maskinskrivare, men för uttalande, juridiska blanketter och detaljerade rapporter betalades en högre skattesats.

En andra metod för att mäta maskinskrivet arbete är genom att räkna antalet linjer skrivna. Antalet linjer kan räknas antingen för hand eller genom användning av en linjemätare, som är en kartong eller en plastskala som har examen för pica och elityp. Linjens längd kan variera beroende på typ av ansikte som används och bredden på marginalerna.

Standardlinjen är vanligtvis 60 platser -6 tum för pica-typ och 5 tum för elityp. Ett företag betalar sina maskinskrivare och diktatoperatörer varje vecka, men håller rekord över de producerade standardlinjerna. Automatiska ökningar i veckolön ges till de bästa producenterna. Medelvärdet för alla arbetare är 8 000 linjer per vecka, motsvarande 800 tio bokstäver.

En tredje metod för att mäta produktion av typister är med hjälp av Leffingwell-Ream eller Sherwin-Cody-skalorna. Dessa vågar är transparenta celluloidplåtar blockerade i kvadrattum. När skalan är placerad över ett brev kan antalet fyrkantiga tum av typ skriftligt material läsas en överblick.

En fjärde metod för mätning av typskrivningsproduktion, där dikteringsmaskiner används, är att registrera antalet plastband eller skivor som transkriberats. En grundläggande månadslön, som är relaterad till ett minimum antal bälten eller skivor som transkriberats, kan fastställas med en bonus som betalas för alla bälten eller skivor som transkriberats över det antal.

Gruppincitament:

I en gruppincitamentsplan delar kontorsarbetaren i uppnåendet av en liten grupp arbetstagare eller en total grupp, som hela företaget. Inkluderat i koncerninterventioner ingår kontantutdelning, uppskjuten vinstdelning och aktieägarteknik, eftersom alla anställda skördar fördelarna med minskad produktion av kostnader, genom betalning av kontantbonus, kommer anställda ständigt att leta efter få kostnadsbesparingsmetoder .

Mer än 90 000 företag, eller en av sex företag med 20 eller fler anställda, har någon form av vinstdelning. Företag som utnyttjar vinstdelning planerar att anställa lagarbete stimuleras, arbetsomsättningen minskar, produktionen ökar, kvaliteten på produkten förbättras och kostnaderna sänks.

Vinsten kan delas genom att betala kontant till anställda under en bestämd period under året. genom att betala andel av vinsten till en trustfond för distribution vid ett senare tillfälle, såsom vid tidpunkten för avgång, död eller avgång eller genom att betala en del av vinsten direkt i form av kontanter och placera resten i en förvaltningsfond enligt en uppskjuten betalningsplan. Ett företag kan dra nytta av en uppskjuten vinstdelning eftersom en del av sitt bidrag till planen kan dras av som en rörelsekostnad för inkomstskatt.

För arbetstagaren fick kvittot på en del av sin nuvarande löneinkomst det uppskjutna så att han kunde sprida sin inkomst från år med högt intjäning till år med lägre inkomst, såsom pensionstid. I vissa företags vinstdelning planeras en förutbestämd procentandel av vinsten varje år medan andra företag använder en glidande skala för att bestämma hur mycket vinst som ska delas.

För att ge ett verkligt incitament för anställda måste vinstdelningsprogrammet ge en tillräckligt stor utbetalning till arbetarna men tillåta fortfarande att bolaget behåller reserver för framtida tillväxt. De mest framgångsrika uppskjutna vinstdelningsplanerna ger i genomsnitt 8 till 15 procent eller mer av den anställdas årliga lön. För att anställda ska svara på kontant vinstdelning planer som ersättning för individuella produktionsincitament, bör de få 15 procent eller mer av sin årliga lön.

I ett företag som har betalat vinstdelningsbonus till sina anställda under ett antal år varierar årsbidragsbeloppet varje år beroende på den vinst som uppnåtts. Bonusbeloppet beräknas som en procentandel av varje berättigad arbetstagares realtidslön till den kurs som gäller i sista lönen i juni året då bonusen betalas.

Vid beräkning av det belopp som bonusen betalas ut till en anställd görs avdrag för obetalda frånvaro oavsett vilken typ det är under året. En person måste jobba tre år permanent innan han kan delta i vinstdispositionen. Som anges i detta företags policyhandbok:

Många företag utfärdar aktier av aktier till sina anställda, främst ledande befattningshavare och ledande personal, som formell lönebetalning, blankett, uppskjuten bonus eller vinstdelning. Under perioder av ökande välstånd kan aktieägandeplanen också utökas till rank-and-file-arbetarna. I en optionsoptionsplan, med delaktighet som vanligtvis är baserad på arbetsfunktion, jobbprestanda och tjänstens längd, får arbetstagaren köpa bolagets aktier till bokfört värde, vilket vanligtvis ligger under marknadsvärdet.

De flesta företag begränsar sina aktieoptioner till en bestämd procentandel, till exempel 10 procent av den anställdes årslön. Således kommer en kontorschef som tjänar 12 000 dollar per år att få ett årligt alternativ att köpa 40 aktier till ett bokfört värde på 30 dollar vardera, medan en sekreterare som tjänar 6 000 dollar skulle få rätt att köpa 20 aktier.

Office Incentive Standards:

För de farhågor som har använt incitamentsystem för att kompensera sina kontorsanställda representerar följande några av de använda standarderna:

1. Ett företag med en centraliserad maskintransskriptionsavdelning betalar en grundlön på 70 dollar per vecka, plus en bonus per linje, för all produktion över 4 000 linjer per vecka. Övriga standarder har fastställts för produktion, men dessa har ännu inte blivit grunden för incitamentsprogram.

Sådana standarder är:

(a) Arkivering: 100 till 125 bitar i timmen i alfabetisk arkivering.

(b) Förbereda en adressograf stencil: 125 en timme.

(c) Mimeograph: Att lägga stenciler på maskin, korrektur och köra kopior-2.500 till 3.000 kopior i timmen.

(d) Förberedelse av Mimeograph-stenciler: 200 linjer en timme.

(e) Beräkning av maskinoperatörer: 140 artiklar i timmen i kontroll av fakturor.

(f) Burroughs beräkningsfakturautomat: 5000 tangentslag

2. Ett företag som har använt ett incitamentsystem för löner i många år betalar sina anställda en grundlön beroende på tjänstens längd, plus en bonus per poäng för all produktion över 600 poäng i veckan. Varje punkt är 240 slag, eller motsvarande fyra linjer med 60 slag varje.

3. Ett av de mest omfattande och framgångsrika löneincitamentsprogrammen för kontorsarbetare har invigts av Pitney-Bowes, Inc., tillverkare av postutrustning. De kontorsaktiviteter som har placerats på ett fungerande och praktiskt incitamentsystem.

I ett stort varuhus etablerades en incitamentsplan för öppnandet av inkommande post, ett jobb som består i att ta bort innehållet i kuvert och sortera materialet. Den rätta tiden för att slutföra uppgiften och bonusprocenten bestämdes efter en noggrann tidsstudie. I den använda incitaments lönebetalningsplanen beräknas bonusen på den procentuella effektiviteten som uppnås varje vecka.

Fringe Benefits på kontoret:

Termen förmåner, okänd före andra världskriget, beskriver eventuella förmåner eller ersättningar som anställda får utöver deras vanliga löner. På grund av deras ökade användning under de senaste åren, inte bara för att förbättra välbefinnandet hos kontorsanställda utan också för att öka kostnaderna för att göra affärer, måste förmåner betraktas som en del av kontorslönadministrationsprogrammet. Under de senaste åren uppskattade amerikanska handelskammaren att förmåner kostade arbetsgivare cirka 69 cent i timmen, i medeltal för varje anställd, eller totalt ca 1 431 kronor per år för varje arbetstagare.

Nästan hälften av de totala förmåner som finns tillgängliga för arbetstagare består av betalningar för semester, semester, viloperioder etc. Dessa betalningar måste ingå i lönerapporterna som en del av löner från anställda eftersom dessa förmåner utgör en ökad ersättning för varje timme till jobbet.

Övriga anställningsförmåner, till exempel pension och social trygghet, men som inte återspeglas i löntagarnas nuvarande löner eller löner, förbättrar arbetstagarnas säkerhet och välbefinnande och ökar driftskostnaderna. Fringe benefits kan utökas till kontorsanställda av ett antal skäl.

Ledningen ser i allmänhet på kostnaden för förmåner som en investering i att locka och behålla önskvärda arbetstagare. Framgången för denna investering beror i stor utsträckning på huruvida det finns behov och längtan efter kanten och om medarbetarna förstår och uppskattar värdet av de fördelar som erbjuds. Anställda måste ges fakta om de fördelar som är tillgängliga, särskilt de som gäller sjukhusvistelse, funktionshinder och pensionering.

För att de anställda ska kunna förstå de insatser som företaget gjort på deras vägnar fullt ut måste de kunna exakt utvärdera vad fördelarna innebär för dem som individer. The availability of fringe benefits aids management in partially meeting their worker's basic needs of job security and job satisfaction. Fringe, benefits are also extended by companies in an attempt to prevent union organization, or because the pressure of a union or another business firm may have forced the granting of the supplementary payments.

Among the fringe benefits frequently given office employees are:

1. Vacations with pay and holidays.

2. Group life insurance.

3. Group medical insurance.

4. Retirement and pension benefits.

5. Feeding services.

6. Recreational programs.

For the administrative office manager, the problem is to keep his workers informed of what benefits are provided by the company and what these benefits cost.

Vacations with Pay and Holidays:

A recent study shows that, nearly 75 percent of the companies surveyed give at least two weeks' vacation after a year's employment; 16 percent grant three weeks after five years; more, than percent give three weeks after ten years; and more than 15 percent give four weeks after 15 years.' Most companies let their employ schedule their vacations according to seniority and work load. The is a growing trend toward scheduling the vacations in the spring and the fall, and many, companies permit vacations at any time the year.

Companies are commencing to liberalize their vacation policies and to give time off for more holidays, as noted in a survey of 147 companies conducted by the Management Information Center.

The following trends were noted in this survey:

1. An increase in the number of hourly rated and salaried employees with over 25 years of service receiving a fourth week of vacation.

2. Popularity of the complete shutdown at time of vacation has diminished.

3. Employees in the military service or a branch of the National Guard, who are required to undergo summer training, are receiving additional vacation time.

Group Life Insurance:

Group life insurance is designed to provide benefits should worker die or become totally disabled. The range of benefits averages from $1, 000 to $40, 000, although commonly the coverage is equal to twice the employee's annual salary. It is estimated that, about 49 million workers enjoy some $200 billion worth of group life insurance most of which is, paid for by employers. The morale-building effect of a group life insurance plan cannot be overestimated, for this benefit relieves the employee of a certain amount of worry insecurity.

Group Medical Insurance:

Group medical insurance affords the employee protection by covering all or part of the hospital and doctor bills for the employee and his family. This type of benefit is so common that most firms have established group medical plans for their workers, either paying the costs entirely or having the employee pay part or all the costs at reduced rates.

Many companies have expanded their group medical insurance coverage by providing major medical insurance that protects employees against catastrophic medical bills resulting from serious accidents or prolonged illness. In one type of plan, after the employee has paid $100 toward his own annual medical bills (or that of any member of his family), 80 percent of the remaining charges is covered by the major medical insurer. A few companies are also experimenting with dental protection for their employees.

Some firms supplement their group medical benefits by providing health services for their employees. This is done tinder a variety of conditions that range from providing first-aid stations to complete medical departments staffed by doctors and nurses. Yearly physical examinations are also provided free or at a low cost for the employees of some companies.

Retirement and Pension Benefits:

Retirement and pension plans were once a strong argument for such firms as the telephone companies and large industrial corporations to keep employees in continuous employment. Today these plans have been somewhat changed as a result of social security legislation whereby pensions are guaranteed to all workers in covered occupations.

Since in many instances the social security benefits are inadequate, many firms have modified their pension plans to supplement the government benefits, thus still maintaining the interest of their employees in long-term employment with the same firm.

Many retirement plans require that eligible employees contribute, toward the cost of their benefits, with the contributions usually being expressed as a percentage of earnings such as two percent of the first $5, 000 and four percent of the excess. Ordinarily, the employee is guaranteed the return of his contribution with interest either in cash when he terminates his employment, as a death benefit should he die before retirement, or in the form of retirement income.

Feeding Services:

In large offices, providing feeding services is becoming an important part of office administration. In some of the larger banks an industrial firms, company-operated lunchrooms supply either free low-cost lunches to their employees. The Metropolitan Life Insurance Company estimates that it spends about $7.5 million each year feeding 18, 000 employees at its New York City headquarters.

Många lunchrum betjänas av cateringföretag, med den anställde som säkrar sina måltider till en lägre kostnad och företaget betalar skillnaden. En sådan utfodringstjänst är en kompletterande och indirekt löneförmån. Den är särskilt tillämplig i stora städer, där en flod av 3.000 eller fler anställda från en byggnad som söker mat i olika restauranger inte bidrar till de bästa fysiska och psykiska förhållandena för de anställda. Även i förorterna där kontorsbyggnaden kan vara belägen långt ifrån restaurangfaciliteterna, har fodertjänster blivit en nödvändighet.

Rekreationsprogram:

Rekreationsprogrammet i många företag består huvudsakligen av anställdas fester, picknick, bowling, softball och danser. Med den extra fritiden som kommer från en kortare arbetsvecka, finns det en trend mot att tillhandahålla program inom vuxenutbildning och sport och fritidsaktiviteter för hela familjen.

Några av de nyare typerna av aktiviteter som blir en del av företagens rekreationsprogram är: schack, musikkonserter, ridning, simning, fiskespråk för främmande språk, jakt och sportbils racingklubb. Omfattningen är nästan obegränsad. Bra rekreationsplanering bör ge organiserade aktiviteter för de anställda som föredrar att spendera fritid i enskilda eller småföretag.

De flesta företag anser att den allmänna förbättringen av anställdas moral är värt vad det kostar att uppnå. I många företag bär de anställda sig några av utgifterna för rekreationsprogrammet, medan andra företag bekostar rekreationskostnaden delvis av intäkter från automater som finns i hela kontor och anläggning. Ett stort företag i Mellanvästern avsätter 200 000 dollar i sin årliga budget för att tillhandahålla organiserad personalverksamhet, professionell personal, utrustning och underhåll och drift av anläggningar.

I ett försäkringsbolag i Columbus, Ohio, är organisationsbyrån för rekreation aktivitetsföreningen, som består av företrädare för var och en av företagets avdelningar och från varje av de mer än 50 aktiviteter som den sponsrar. Anställda blir berättigade att delta i alla händelser genom att ansluta sig till föreningen och betala en avgift på 2 dollar.

Mer än 97 procent av de anställda i detta företag är medlemmar i föreningen. Föreningen hyr ut alla sina fritidsanläggningar, och denna kostnad, som kan uppgå till så mycket som 12 800 USD per år, är undertecknad av företaget. Dessutom betalar företaget en femmans professionell personal för att administrera fritidsaktiviteterna.