Rapportering till ledning: Betydelse, objekt och väsentligheter

Läs den här artikeln för att lära dig mer om betydelsen, objekten och väsentligheten för rapportering till hanteringen.

Betydelse av rapportering:

Termen "rapportering" betyder olika saker enligt följande:

(a) Avgränsa vissa fakta,

(b) Granskning av vissa ärenden med dess fördelar och demeriter och att erbjuda kommentarer,

c) Innehållsinformation med jämna mellanrum i standardiserade former,

d) Inlämning av specifik information för speciellt ändamål vid specifik begäran om förfrågan.

Ledningsrapportering avser det formella systemet där relevant information krävs för ledningen genom rapportering hela tiden. Således är "rapport" kärnan i ett system för hantering av rapporter.

Termen "Rapport" refererar vanligtvis till en formell kommunikation som går uppåt, dvs för faktisk kommunikation av en lägre nivå till en högre grad av auktoritet som svar på order mottagna från högre nivå. Rapporter ger möjlighet att kontrollera prestanda. En person, som är utfärdat order eller instruktioner för att göra vissa saker, ska rapportera tillbaka vad han har gjort i enlighet med detta. Rapporter kan vara muntliga eller skriftliga och även rutinmässiga eller speciella.

Objekt av rapportering:

Det primära syftet med förvaltningsrapporteringen är att regelbundet få den nödvändiga informationen om organisationens verksamhetsresultat för att kunna använda dem för vidare planering och kontroll.

Ett annat syfte är att säkerställa förståelse och godkännande av dom av de personer som arbetar med olika aspekter av företagsarbetet. Det andra objektet är nära relaterat till det första och är viktigt när det gäller effektivitet, moral och motivation.

Essentials of a Good Reporting System:

Ett bra rapporteringssystem är ett bättre verktyg och effektivt verktyg för effektiv beslutsfattande.

Därför är väsentliga för ett bra rapporteringssystem följande:

1. Rätt form:

För att underlätta beslutsfattandet bör den information som lämnas vara i korrekt form. Stil och layout av en rapport beror på individens behov som kommer att använda samma. Rapporten kan lämnas in i form av berättande [skriftlig faktaförklaring], statistiska tabeller, grafer, diagram mm

2. Rätt tid:

Snabbhet är mycket viktigt eftersom information försenad är information nekad. Rapporter är avsedda för handling och när negativa tendenser eller händelser uppmärksammas, bör åtgärder följas omedelbart. Ju tidigare rapporten görs, desto snabbare korrigerande åtgärder vidtas.

3. Korrekt flöde av information:

Informationen ska flöda från rätt myndighetsnivå till myndighetsnivå där besluten ska fattas. Ytterligare fullständig och konsekvent information bör flöda på ett systematiskt sätt.

4. Flexibilitet:

Systemet ska kunna justeras enligt användarens krav. Till exempel bör produktionschefen få information om sin uppdelning eller kontrollområde.

5. Underlättande av utvärdering:

Systemet ska tydligt rapportera avvikelser från standarder eller uppskattningar. Kontrollerbara faktorer bör särskiljas från icke kontrollerbara faktorer och redovisas separat. Ett bra rapporteringssystem bör ge information som är nödvändig för att utvärdera varje chefs ansvarsområde i förhållande till organisationens mål.

6. Ekonomi:

Det finns en kostnad för att lämna information och sådan kostnad ska jämföras med fördelar som härrör från rapporten eller förlusten som uppstår genom att inte ha rapporten. Ekonomi är en informationsaspekt som ska övervägas när man utvecklar rapporteringssystemet.