Projektkostnadssystem (PCS)

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: - 1. Betydelsen av projektkostnadssystemet (PCS) 2. Fullständighet av kostnadsinspelning 3. Aktivitetsbaserad kostnad med kodifiering 4. Aktivitetsbaserad kostnad med kodifiering 5. Kontroll av projektkostnad 6. Datortillämpning.

Innehåll:

Betydelsen av Project Cost System (PCS)
Fullständighet av kostnadsinspelning
Aktivitetsbaserad kostnad med kodifiering
Aktivitetsbaserad kostnad med kodifiering
Kontroll av projektkostnad
Datoransökan till Project Cost Control

1. Betydelsen av Project Cost System (PCS):

a) PCS är inrättat för att behålla kontrollen över projektkostnaden. Systemet bör markera de områden där den faktiska kostnaden överstiger den uppskattade kostnaden så att ledningen kan vidta korrigerande åtgärder i tid.

b) Kostnadsuppgifter upprätthålls på memorandumkostnadskort för varje aktivitet vid genomförandet av projektet tillsammans med ytterligare information om beräknad tid till start, tid att slutföra och kostnader och varaktighet för faktiska för varje verksamhet.

c) Kostnadsräkningsplanen enligt PCS innehåller en komplett lista över "memorandum kostnadskort" eller ledgers i en integrerad detaljerad plan för projektet, så att den totala kostnaden som kan erhållas vid vilken tidpunkt som helst,

d) PCS innebär en systematisk nätverksinformation så att grundläggande information om någon verksamhet landar på kontoret hos projektrevisoren som uppdaterar det relevanta memorandumkortet,

e) Alla dokument med relevant information om resursförbrukning bör vederbörligen godkännas av personal i projektgruppen som är godkänd som sådan av projektledningen. När PCS körs med fullständig automation ska sådan personal ha konfidentiella lösenord för åtkomst till datorn för uppdatering.

f) Alla kostnader för material, maskinuthyrningsavgifter, arbetskraft mm samt tid som spenderas på verksamheten bör vara mot budgeten för sådana föremål. Vid eventuella ändringar som är nödvändiga som nödsituationer, bör sådan ändring vederbörligen godkännas av projektledning med information till projektrevisoren.

Det kan behövas mer specifik information i en PCS, beroende på projektets art och komplexitet och det specifika behovet av förvaltningen.

Grundidén är:

a) Att upprätthålla register, per aktivitet, både uppskattningar och aktualiseringar av projektschema och projektkostnad.

b) Inrätta intern kontroll i informationshanteringsinformationssystemet (PMIS) för att säkerställa att kostnadsposter är fullständiga och korrekta.

2. Fullständighet av kostnadsinspelning :

Systemet måste säkerställa att de monetära transaktionerna är korrekta och fullständiga med hänsyn till de faktiska kostnaderna som är bokförda i bolagets huvudbok.

PCS bör ta hand om följande punkter:

1. PCS ska se till att kostnader som bokas under olika arbetspaket totalt sett överensstämmer med de kostnader som bokförts i finansbokföringen, även om det ibland i olika led, t.ex. i finansiell bokföring, kan kontohuvudet vara "Land och Markutveckling "i projektkostnadssystemet ska de berörda kontona överensstämma med detaljerna i uppskattningen av projektkostnaden i fråga om sådan mark- och markutveckling.

PCS kommer exempelvis att behöva memorandumkostnadsbokföring med beräknade siffror (för den beräknade kostnaden) som:

Således kan det vara finansiell bokföringskonto för "Mark and Land Development" av Rs. 1-35 miljoner.

Anteckningsbudgeten kommer att finnas med individuella kostnadskort som visar de faktiska utgifterna som uppkommit i förhållande till projektberäkningen enligt nedan:

01 01 Anskaffning av mark

Projekt nr ..........

Belopp per

Projektkostnad uppskattat - Rs. 0, 50 miljoner

Belopp enligt faktiska utgifter

Doc. Referens………. Datum ........................... .. Rs. 0-65 miljoner.

Summa av de faktiska utgifterna enligt den relevanta gruppen av memorandumkostnadskort ska vara desamma som per finansiell bokföringskonto. Såsom illustreras ovan bör totalvärdet av 01.01 till 01.05 vara Rs. 1, 35 miljoner.

2. Sådana memorandumkostnadskort hjälper till i detaljerade analyser av utgifterna som:

(a) det kommer att lokalisera var under vilka verksamheter de faktiska utgifterna skiljer sig från den beräknade kostnaden, och

b) Kostnadsvariationen inom en verksamhet kan vidare analyseras med avseende på:

jag. effektivitet eller ineffektivitet, när den faktiska tiden för arbetspaketet är mindre eller överskattat av uppskattningar; och / eller

ii. hastigheten, där den faktiska räntan (av material eller löner) är annorlunda än de uppskattade.

Eftersom arbetspaket-klara memorandumkort upprätthålls under PCS med detaljerna i uppskattningar och även de aktuella uppgifterna, kommer poster i varje sådant kort att hjälpa till att analysera den faktiska projektkostnaden per varje arbetspaket.

3. Memorandumkorten ligger utanför strömmen av det finansiella kontot, men en kontroll är inrättad i PCS för att säkerställa att poster av faktiska transaktioner som registreras i den finansiella bokföringen måste transkriberas i relevanta Memorandum Cards.

Sådan kontroll kan utövas av kontra konton i kostnadsbokföringen som:

a) Samlingen av alla kostnader borde vara mot respektive arbetspaketnummer.

b) Totalkostnader som debiteras i relevanta anläggningstillgångar för finansiell ledande kreditering Bank / Krediter etc. enligt normal finansiell redovisning. och

(c) I kostnadsbokföringen debiteras de enskilda arbetspaketen enligt den kostnadssamling som krediterar Fixed Assets Control Account (vilket motsvarar det totala beloppet som debiteras i den finansiella bokföringen).

Den grundläggande principen som ska följas är att finansiell bokföring kommer att hanteras enligt de traditionella finansiella kontona och kostnadsbokföringen bör registreras med de enskilda relevanta arbetspaketkontonhuvuden vederbörligen kodade.

4. Alla memorandumkort ska systematiskt kodas under kodning av uppdelningsstrukturerna.

3. Aktivitetsbaserad kostnad med kodifiering :

Integrationen av arbetsfördelning samt organiseringsuppdelningsstrukturer och kodning av uppdelningsstrukturerna. Sambandet mellan projektkostnaden och det projektschema som vi har nämnt om identifieringen av de arbetspaket som krävs (eller aktiviteterna).

Efter detaljerna i beräkningen av projektkostnad och projektschema med arbetspaket som är korrekt kodade kan vi relatera projektkostnaden.

Detta kan illustreras genom en enkel illustration av ett byggprojekt med tio olika aktiviteter med ett totalt projektschema på 32 veckor och en total projektkostnad på Rs. 2, 25, 000.

Vi kommer att presentera beräkningarna av detta projekt på aktivitetsbaserade detaljer som visar:

A- Uppdelningsstrukturer med beräknade kostnader integrerad;

B- Sammanfattning av projektet per aktivitet med projektschema och prognostiserad kostnad;

C- Nätverksdiagram som visar vertikal väg (Not 2);

D-Memorandum Cost Ledger.

Uppdelningsstrukturer med beräknade kostnader (integrerade):

Sammanfattning av projekt per aktivitet, projektschema och beräknad kostnad:

Informationen och det integrerade diagrammet kan vara tabeller som:

Den siffrigs kod som nämns i tabellen ovan är planerad enligt följande:

Anmärkningar:

1. Det finns ingen hård och snabb regel om kodningen, så länge en viss disciplin upprätthålls så att den inte utvecklar någon dubblering eller förvirring. Och eventuell kodning i systemet som följer ska ange ett arbetspaket (eller aktivitet, så ofta uttryckt som sådan men menar detsamma).

Nätverks diagram:

När genomförandet av projektet genomförs enligt CPM / PERT-tekniken utvecklas ett nätdiagram och kritisk sökväg identifieras. Den kritiska vägen representerar den längsta vägen från början för att slutföra projektet.

Samma projekt som illustreras här "när det representeras av ett nätdiagram, visas som följer:

Här är projektarbetet uppdelat i olika komponenter, som byggstenar och dessa kallas aktiviteter. Den beräknade tiden att utföra varje aktivitet visas mot arbetsnummerets serienummer. [01/5] / Rs. 36 000 anger grundarbetet (01), varaktighet på arbetspaketet (05 veckor) och Rs. 36 000 är den beräknade beräknade kostnaden.

[05/10] / Rs. 27 000 betyder trappkonstruktion med projektschema på 10 veckor och uppskattad kostnad för Rs. 27 tusen. Dubbellinjepilen visar den längsta vägen som är 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 veckor. Här uppskattas även kostnaderna per aktivitet och enligt denna miljö följer PCS-verksamhetsbaserad kostnadsredovisning, där varje aktivitet kodas systematiskt och kostnadsräkningarna också är kodbaserade.

Memorandumkostnadskort eller kostnadsbokstäver:

Design A, som visar formatet för memorandumkostnadskort och memorandumkostnadsbokföringen enligt design B. Det faktiska formatet kan vara olika beroende på behoven av förvaltningen. Vi minns att dessa konton också är för varje arbetspaket enligt den planerade uppdelningsstrukturen.

Kostnadsbokarna borde vara för det totala projektet följt av kontona för varje arbetspaket:

Design A: Memorandum Kostnadskort:

(Detaljer med imaginära siffror För arbetspaketet. Grundkod91, 31.011, enligt bild)

Design B: Memorandum kostnadsledare :

Insamling av kostnader och information:

PCS kräver ett disciplinerat informationssystem där varje aktivitet och all konsumtion av resurser i projektarbetet ska stödjas av projektkostnadsbonus med relevant kodnummer för de specifika arbetspaketen. Dessa kuponger ska vederbörligen godkännas av projektledningen och ska i slutändan utfärdas till projektrevisoren.

Revisorn ska utföra det nödvändiga arbetet med dessa kuponger för att ackumulera de kostnader som uppstår för varje kostnad och slutligen posta totalerna i kostnadsbokföringen. Vid periodiska intervaller analyseras dessa kort och en rapport utfärdas för att upplysa projektledningen med det faktiska mot budgetarna, variansen, om någon, och orsaken till sådana avvikelser, så att korrigerande åtgärder, om möjligt, vidtas.

4. Projektkostnadsredovisning integrerad:

Projektkostnadsredovisningssystemet som initierar kostnadskontroll innefattar integration av projektkostnadskonton med finansiella konton. De finansiella ledgersna bör enligt det traditionella bokföringssystemet upprätthålla likformighet för redovisning följd för hela organisationen. Kostnadsledarna utvecklas med ansvaret för ansvarsredovisning.

Den grundläggande principen som ska följas vid integrering av kontona är att:

(a) Finansiella transaktioner registreras i de finansiella bokföringarna enligt organisationens klassificering av konton medan

b) Alla utgifter för projektet samlas in mot de relevanta projektkoder som utvecklats för projektet.

Innan vi diskuterar detaljerna i det integrerade bokföringssystemet, för fullständighetens skull diskuterar vi kodningssystemet för finansiell bokföring.

Finansiella kontonummer:

Kodningen av finansiella konton ska vara enkelt men systematiskt som att gruppera koderna enligt olika klasser av konton.

Detta kan illustreras enligt följande:

Ytterligare två siffror kan läggas till för att klara av detaljerna och volymen.

Debiter och krediter som är kopplade till samma konto men som är avsedda att bibehållas separat för bättre kontroll bör vara så nära som möjligt och i par, t.ex.

Det finns ingen hård och snabb kodregel, men systemet ska hjälpa till att identifiera kontot och dess förhållande till andra konton.

Vi kommer nu att diskutera i full längd projektet Cost Accounting System integrerat med organisationens ekonomiska redovisning. För att underlätta vår diskussion har vi ansett ett civilt byggprojekt som en illustration med olika antaganden om arbetspaketen, projektet kostade villkoren med entreprenörerna etc.

Diskussionen utförs under följande huvuden:

A. Villkoren för kontraktet.

B. Detaljer om slutförd projektkostnad.

C. Projektkostnadsbudgetar.

D. Integrerad försöksbalans.

E. PCS när projektet genomförs av projektägaren.

När projektet genomförs av organisationen själv, med eller utan hjälp av entreprenör, följs samma princip vid inrättandet av projektets kostnadsredovisningssystem. Vi diskuterar här principens grundläggande princip tillsammans med en enkel illustration.

Projektkostnadsredovisningen inklusive projektperiodvis kostnadsanalys ingår i mjukvarupaket för projektledning och kontroll, inklusive "Success Planned!" Av TCS.

A. Villkoren för kontraktet:

Projekt: Byggprojekt nr. FP. 001.

Viktiga och relevanta termer:

Genomförande:

(a) Entreprenör, tilldelad kontrakt som Engineering, Procurement and Construction (EPC).

(b) Slutlig offert överenskommits till Rs. 21, 25 000

(enligt detaljerade detaljer nedan)

(d) Datum måste fyllas i-31 juli.

Avtal med entreprenören: Nr FP 001 daterad den 15 januari.

Villkoren inkluderar:

1. Största pengar insättning av entreprenören omedelbart Rs. 1, 00 000, utan intresse, återbetalas vid slutförandet av arbetet.

2. "Förskott" skall betalas till entreprenören Rs. 50 000 på mobilisering av maskiner på plats och återvinnas i två lika stora avbetalningar den 3: e och 5: ^e månaden, från entreprenörens löpande konto (RA-faktura).

3. "Ad hoc advance" av Rs. 20 000 betalas till entreprenören i början att återvinnas från den andra RA-fakturan.

4. Alla material som anskaffas av entreprenören, förutom att företaget ska leverera till entreprenören (a) Cement värt Rs. 2, 00, 000 och (b) Järnstavar värda Rs. 5, 00, 000 den 1 mars och återhämta samma från sin slutliga faktura.

5. Företaget kommer att tillhandahålla följande anläggningar till entreprenören och kommer att debitera för samma:

(a) Hyra för boende till entreprenörens arbetare Rs. 2000 kl

(b) Elavgifter - Rs. 6000 pm

6. Företaget kommer att dra av sig som Retention pengar till tio procent av den faktura som höjts och certifierats. Förvaringspengarna kommer att hållas i sex månader efter det att arbetet har slutförts.

7. Innan du betalar slutbetalning av RA-. Räkningar alla kostnader av företaget ska dras av och endast nettobeloppet kommer att betalas. RA-räkningarna kommer endast att betraktas för betalning efter att ha vederbörligen certifierats av företagets ingenjör.

8. Entreprenören kommer att straffas som "likvida skador" för försenad slutförande av projektets arbete efter den 31 juli till en kurs av Rs. 10 000 per dag utom när förseningen orsakas av naturkatastrof eller när företaget hade bett att skjuta upp arbetet.

B. Detaljer om slutförda projektkostnad:

Projekt för civilbyggnad

Projekt nr. FP 01.

Sammanfattning av den slutliga offert som tilldelats den valda entreprenören som kontrakt om "engineering, procurement and construction" (EPC) (eller när byggandet utförs av eget projektlag, den här slutliga godkända budgeten) var följande:

Projektarbete som ska startas den 1 februari och måste vara klart senast den 31 juli.

Samma sluttal kan omordnas enligt följande:

Största pengar insättning mottogs vederbörligen i början. Förskotten betalades och byggmaterialet värderade totalt Rs. 7, 00.000 utfärdades till entreprenörer och återfanns enligt villkoren i kontraktet.

C. Kostnadsbokföringsbokföring med dubbla poster (när byggnadsarbeten tilldelas en entreprenör):

När entreprenörens fakturor är certifierade bokförs även kostnaderna i finansiell bokslutskonto i Projekt Kostnadsredovisningskonto, kontohuvuden och koderna är relevanta för de arbetspaket för vilka fakturan är upptagen.

I den här processen samlas de faktiska projektkostnaderna i projektkostnadsboken med huvudansvariga som har informationen för budgetmängden, sanktionerad / överenskommen. Således kommer varje projektkostnadsbokföring att visa den faktiska, kumulativa mot budgetbeloppet och variansen avslöjas.

Kostnadsbokföringen för transaktionerna enligt det illustrerade byggprojektet kommer att framgå som följer:

D. Integrerad försöksbalans, 31 juli:

Samma försöksbalans kan visas med ytterligare detaljerade konton huvuden på följande sätt:

Notera:

Byggnadskonstruktion A / C 002-91, Kredit i kostnadsbokföringen är i motsats till Debit in Financial Ledger A / c 002-90. Med alla debetinställningar som bokats i Byggnadsklassificeringen A / C 002.90 i den finansiella bokföringen (kreditering av andra konton i finansbokföringen, registreras en annan dubbel post i kostnadsbokföringen - debitering av relevant Arbetspaket A / c kreditering Byggnad -in-framsteg Kontroll A / c 002.91 i kostnadsbokföringen.

E. Projekt kostnadsräkningssystem när byggnadsarbetet utförs av projektorganisationen själv:

När projektorganisationen själv genomför projektet, dvs. utför byggnadsarbetet med egen personalstyrka, är grundprincipen för projektkostnadsredovisningssystemet detsamma som redan diskuterats vid entreprenadens konstruktion.

Undantaget är övervakningen och redovisningen av detaljerna per kostnadskomponent. Detta är nödvändigt eftersom projektorganisationen redan har slutfört projektkostnaden per aktivitet och inom verksamheten (eller arbetspaket) per kostnadskostnad och vill övervaka faktiska på samma rad med tanken på att bedöma och analysera variansen .

Medan finansräkenskaperna i en sådan situation inkluderar Projektmaterial A / C för inköp av projektmaterial, Project Wages A / C för lönesättning till projektarbetarna, hålls kostnadsbudgetarna bibehållna för varje arbetspaket som är involverat i projektets genomförande, vilket krediterar Projektkostnadskontroll A / cs.

Vi kommer att fördjupa vår diskussion för kostnadsledare, efter samma illustration av projektet FP. 01 med beskrivningen och redogör för aktiviteter som beskrivits tidigare i del B i illustrationen. Om man antar att arbetets framsteg och färdigställande var samma som utförts av entreprenören, redovisas kostnadsbokföringen, redovisar detaljerna i februari, maj och juli med uppskattad uppdelning av kostnaderna för material, arbete mm

Diagram över projektkostnader Ledgers:

Vi härleder följande från ovanstående detaljer:

(a) Aktiviteten 31 025 orsakade en negativ varians av Rs. 65 000 (de negativa avvikelserna visas inom parentes);

(b) Kostnadsvariationen för skadliga material, Rs. 50 000 består av:

(i) Materialförbrukningsvariation (2100 - 2020) x @ Rs. 100 = Rs. 8 000 negativa.

(ii) Materialhastighetsavvikelse 2.100 x @ Rs. (120-100) = 42.000 negativa. Från analysen som ovan kan vi lokalisera de ansvariga funktionella huvuden, vilket medför negativ varians, dvs överskottskvalitet som kan förklaras kan förklaras av projektledaren för byggandet och projektledaren för upphandling ansvarar för inköp med överkurs.

(c) Rådgivande lönekostnadsvariationen av Rs. 12 000 representerar ineffektivitetsvariationen av 7.500 - 6.900 = 600 överskridande manstimmar med en hastighet av Rs. 20 per man-timme = Rs. 12 tusen. Återigen ska chefen som ansvarar för byggarbetet förklara kraven på överskridande arbetstimmar.

(d) Den fördelaktiga variationen i Utrustningskostnaden är för upphandling av utrustning till billigare pris 5 x Rs. 1000 = Rs. 5000.

e) Den negativa överkostnadsavvikelsen för Rs. 8 000 är för ineffektivitet att ta 0-8 veckor mer för arbetet @ Rs. 10 000 per vecka = Rs. 8000.

Anmärkningar:

1. Kostnad per aktivitet som detaljerad ovan debiteras krediteringskonton som visas i parentes.

2. Krediterna i kontrollkonton är jämförbara med de kostnader som bokförts i relevanta finansiella bokföringsredovisningar, t.ex. Projekt Material A / C, Projektlöne A / c etc. och är lämpligt kodade.

3. När byggnaden har slutförts stängs de enskilda aktivitetskostnadskontonerna och överför summan som Bygg A / C i finansiell bokföring.

4. I bokföringsboksluten har vi övervägt de aktuella värdena samma som budgeten - i verkligheten kommer aktuelliteten att vara annorlunda.

5. Material:

Inköp av material bokförs i finansiellt konto som debiterar materialinköpet A / c. Materialcementen, järnstängerna etc. utfärdas mot Material Issue Notes (MIN) med det identifierade aktivitetsnumret för konsumtion, som debiteras till respektive aktivitetsnummer, som krediterar Projekt Material Kostnadsstyrning A / C till kostnad (glidande genomsnittskostnad).

Materialmaterialet (representerat av Dr i Material Purchase A / C och Cr. I Project Material Cost Control A / C) ska säljas och krediteras Material Purchase A / c. Saldot, om det finns kvar i Materialköp A / C, bör betraktas som vinst eller förlust i Material Köp överfört till vinst och förlust A / c- (Finansiellt).

6. Löner och kostnader:

Behandlingen kommer att vara liknande som i (5) ovan förutom att saldot i Project Wages A / C inte kan säljas ut och representeras av vinst eller förlust av återhämtning av lönekostnader från Projektet och bör betraktas som över / under återhämtning .

Avgifterna för lönekostnad för enskild verksamhet ska vara vid realtidstimme till en överenskommen ränta per timme. Återigen bör grundläggande data, inklusive det faktiska materialet, de faktiska timmarna etc. samlas in per aktivitet och debiteras i enlighet därmed.

7. Variationsanalys:

Analysen av avvikelserna som beskrivs i projektkostnadsbokföringen kan göras för varje aktivitet som illustreras nedan av strukturen konstruktion.

5. Kontroll av projektkostnad:

Diskussionen om kontroll av projektkostnaden börjar från scenen när projektet kostar både kapitalkostnader och den operativa kostnaden har slutförts, en detaljerad analys gjord (inklusive finansiell analys) och det har beslutats att starta projektet. Här är ledningen / projektägaren tänker på den övergripande kontrollen inklusive kontrollen av projektkostnaden.

Innan vi går in i detaljerna om kostnadskontroll vill vi ta itu med följande så att vår diskussion om kostnadskontroll blir mer meningsfull:

en. Vad menas med "Control"?

b. Vad är ett projekt?

c. Vem är projektägare?

d. Vad var en traditionell projektledning tidigare?

e. Vanliga orsaker till projektfel.

"Control" betyder i allmänhet att man riktar en uppsättning variabler mot ett bestämt mål.

Projektet är en uppsättning uppgifter för att uppnå ett definierat mål och har följande egenskaper:

en. Den har en definierad tidsskala med angiven kvalitet som sitt mål.

b. det är tillfälligt i naturen och är komplett med uppnåendet av målet; Följaktligen skiljer sig det från ett företag som överlever med kontinuitet;

c. Det har ett uppsatt mål för att uppnå sitt mål, det vill säga igångsättning av projektet inom uppsatt tidsskala och specificerad kvalitet genom att konsumera en uppsättning resurser, inklusive pengar och pengar.

Projektägare är en individ eller en kropp av personer som:

a) Ger projektfinansiering och godkänner budgeten - och som sådan en medlem av bemyndigande personal.

b) godkänner specifikationer och planer

c) leder lanseringen av projektet

d) Övervakar och kontrollerar möten och ger vägledning till projektledare / team;

e) Motiverar resultatet av projektets genomförande och därmed tecken på projekt vid slutlig överlämning.

Projektledning i det förflutna hade inte en komplett plan med tidsskalor, kvalitet och resurser bundna. Implementeringsprocessen manipulerades bedrägligt i avsaknad av en total plan och därmed var det en situation att bekämpa bränder när de uppstår.

Detta ledde till:

a) fragmentering av aktiviteter i specialgrupper utan önskad harmoni av funktionella huvuden;

b) lång ledtid

c) ökad risk och högre kostnad.

Projektfel inkluderar misslyckandet med att uppnå målen för tidsskalan, den angivna kvaliteten och målet för resurserna / kostnaden.

De vanligaste orsakerna till projektfel är:

en. Brist på objektiv klarhet med avsaknad av synlig planering, kontroll och översyn av aktuellt program

b. Brist på projektgrupp med definierat ansvar under ledning av heltidsprojektledare;

c. Nyckelpersoner inom projektgruppen delar ansvar med andra funktioner utanför projektet.

d. Brist på formellt godkännande och godkännande

e. Brist på engagerad budget (både tidsskala och resurser) och som sådan ingen övervakning av konsumtion och planerat mål.

f. Ingen integration av specialfunktionärer och underleverantörer med internprojektpersonal.

Det framgår av orsakerna till projektfel att den största svagheten i genomförandet av ett projekt är avsaknaden av ett väldefinierat projektteam, definierat med funktionellt ansvar och med det administrativa ansvaret.

Samtidigt bör lagpersonalen utbildas och välskötta så att harmonin upprätthålls för att uppnå målen trots tvärströmmen mellan olika funktioner.

Kontroll av projektkostnad i ett disciplinerat system skulle innehålla följande steg:

1. Ett mål fastställs för kostnaden, fördelad per arbetspaket, uppskattad med rimlig skicklighet och omsorg så att det är en realistisk uppskattning före operationens början. Sådan fördelad kostnad bör också överenskommas och godkännas av funktionsansvarig med ansvar för arbetspaketet.

2. Dessa beräknade kostnader, i en komplex miljö, är per huvudkonton och i huvudhuvudet per delkonton. Uppdelningen av kontohuvudet kommer att bero på graden av kontroll avsedd av förvaltnings- / projektägaren.

3. Dessa huvuden och underhuvudkonton ska vetenskapligt kodas för att de ska fungera med funktionellt ansvar per projektkostnadscentrum - vilket kommer att bidra till att fokusera den ansvariga ansvariga utan någon förvirring.

4. När projektet och inom projektet, arbetspaketet är under genomförande, spenderas pengarna och de resurser som konsumeras bör vara kontinuerlig och korrekt samling av faktiska utgifter under relevanta arbetspaket och, inom förpackningarna, den relevanta kostnaden som följer, samma bokföringskod;

5. Det bör regelbundet rapporteras om de faktiska utgifterna per kontohuvuden och delhuvuden mot uppskattningarna med jämna mellanrum med uppgifter om faktiska kostnader, beräknad kostnad och variansen.

Försiktighet bör vidtas vid jämförelse av faktiska kontraskattningar för att säkerställa att de är jämförbara. När arbetet delvis utförs, ska beräkningarna endast sättas ner till den delen som har genomförts så att det relevanta proportionerliga uppskattningsvärdet endast kan jämföras med de faktiska kostnader som hittills uppkommit.

6. Vid variationer över en gräns, 5% av beräkningen, måste skälen analyseras och korrigeringsåtgärder vidtas för att undvika sådan variation, om möjligt. Annars ska beräkningen revideras med signal till ledningen för övergripande revision och godkännande för sådan revision. Varje liten varians bör ignoreras för att skapa en balans mellan kontroll och kostnad för kontroll.

Dessa steg som anges här indikerar en exakt samling av faktiska utgifter, kontinuerlig övervakning av aktuell och uppskattning av tid, kostnad och kvalitet samt regelbundna kontrollmöten som kan vara dagliga, veckovisa och månatliga.

Planeringen för ett sådant möte kan vara med följande parametrar:

Vi har nu diskuterat hela omfattningen av projektkostnadsstyrning. Med tanke på volymen av arbetsbelastningen kan vi lätt ta hjälp av automation för vilka det för närvarande finns ett antal program som finns tillgängliga på marknaden.

6. Datortillämpning till projektkostnadsstyrning :

Detaljerna i projektnätverket och CPM / PERT-tekniken har beskrivits ovan. Vi diskuterar här den del som är relevant för kostnadskontrollen. Nätverksmetoden har en stor fördel att manipulera med dator och kan integreras med datorbaserat integrerat projektledningssystem (IPMIS).

Under ett sådant system är projektledning, planering och kontroll utövad med hjälp av datorpaket som:

1. Är lättare att använda och användarvänlig;

2. Är flexibla kan de producera stapeldiagram, arbetskraftsplaner, flytdiagram mm .;

3. Spara och manipulera data på ett bekvämt sätt

4. Kan integreras med databashantering, informationssystem;

5. Identifierar aktiviteter som är kritiska för att slutföra det övergripande projektet i tid och visar också fritid och

6. Håll reda på de faktiska kostnaderna, budgeterade kostnader för arbete enligt projektschema, budgeterad kostnad för utfört arbete och till och med förutsäga kostnaden vid slutförandet av projektavdelningen och projektkostnadsrevisoren.

Kostnadskontroll i projektledning kräver mätning av:

a) faktiska kostnader som motsvarar de faktiska kostnaderna

b) budgeterad kostnad, dvs de budgetbelagda kostnaderna

c) intjänade kostnader, vilket motsvarar den budgeterade kostnaden för faktiska framsteg, dvs arbete som utförts

d) prognos och utarbeta möjliga faktiska kostnader, vid fullgörande med beaktande av faktiska kostnader vid de faktiska framstegen.

Vår diskussion här är begränsad till den faktiska kostnaden och den budgeterade kostnaden. Ett antal mjukvarupaket finns tillgängliga, som kan hantera en total projektledning. Kostnadskontrollen ingår i ett sådant paket.

Planerad framgång:

Framgång planerad! är den programvara som utvecklats av Tata Consultancy Services (TCS) med följande funktioner för kontroll i projektledning:

1. utvärdera alternativa arbetsplaner

2. Övervaka fysiska program;

3. Håll reda på faktiska kostnader och analysera trender;

4. Prognos kassaflöde;

5. Planera resurser valfritt;

6. Krascha projektet och

7. Optimera projektkostnader.

Paketet åtföljs av en uttömmande och tydlig manual som innehåller handledning och exempel på teori och beräkningar. Den fungerar under MS-Windows och är som sådan användarvänlig.

Det producerar ett stort antal rapporter inklusive:

Projekt Periodvis kostnadsanalys,

WBS-OBS Periodvis kostnadsanalys.

Framgång planerad! kräver en PC-AT med 4 MB RAM, 40 MB hårddisk, VGA- eller EGA-skärm med hög upplösning (helst färg), en 3-5-tums eller 5-25-tums diskettenhet, en 132-kolonn dotmatrisskrivare.

Det billigaste sättet är dock att använda företagets egen databehandlingsdator med nödvändiga funktioner, när den inte redan finns. Det måste emellertid vara interaktivt med stor kapacitet för användningen av systemet av projektpersonalen med terminaler i projektkontoret.

Å andra sidan har en dator dedikerad till projekthanteringsfunktionen fördelen av att projektgruppen alltid är tillgänglig och tillgänglig.