Kommunikationsprocess i en organisation

Kommunikationsprocess i en organisation!

Kommunikation är processen som innehåller tre element, dvs. avsändare, meddelande och mottagare. Dessa tre element är viktiga för att slutföra kommunikationsprocessen.

Kommunikationsprocessens arbete visas i diagrammet nedan:

Följande steg är inblandade för att slutföra kommunikationsprocessen:

1. Sender eller kommunikatör förbereder meddelandet snyggt. Han är källan där meddelandet genereras. Det är han som börjar kommunikationsprocessen.

2. Meddelandet ska kodas symboliskt som ska överföras. Detta budskap är tanken kom i avsändaren till avsändaren som han ville förmedla.

3. Meddelandet ska överföras genom en kommunikationsmetod vars val ska göras. Meddelandet kan överföras muntligt ansikte mot ansikte, genom budbärare, genom flyg eller en skriftlig anteckning i form av order, memo, broschyr etc. Det är upp till avsändaren att göra lämpligt val.

4. Kommunikationsmedia inkluderar telefon, internet, via budbärare, post, fax, e-post, etc. Valet av medium beror på avsändaren.

5. Mottagare eller kommunicera är en person för vilken meddelandet skickades av avsändaren eller kommunikatören. Mottagaren efter att ha mottagit meddelandet måste förstå det i rätt perspektiv då kommer endast kommunikationssyfte att uppfyllas.

6. Mottagaren efter avkodning av meddelandet måste agera eller vidta åtgärder enligt instruktionerna i meddelandet.

7. Det sista steget är att få feedback. Återkopplingen innebär att avsändaren ska veta om mottagaren har fått meddelandet och förstått det. Bekräftelsen om detta är feedback. Den positiva återkopplingen är effektiv kommunikation. Med återkoppling är kommunikationsprocessen klar.

Formell kommunikation:

Formell kommunikationskanal är resultatet av den formella organisationsstrukturen. Formell kommunikation är en där meddelandet färdas genom den formella rutten som organisationen fastställt. Det är den officiella rutten genom vilken ett meddelande ska passera. Om 'A' vill ge ett visst meddelande som innehåller några instruktioner till '£' och mellan A och £ är 8, C och D (som utgör den officiella hierarkin), tar det här meddelandet en rutt som visas nedan.

A-> B -> C -> D ---> E

Denna formella kommunikation säkerställer ett välordnat informationsflöde. Det finns smidigt och korrekt flöde av information till dess destination är säkerställd under detta kommunikationssystem. Det gör det möjligt för myndigheten att ha kunskap om information när den passerar dem. Den formella kommunikationen har vissa fördelar och nackdelar.

fördelar:

1. Formell kommunikationsmetod hjälper till att upprätthålla myndighetens hierarki i organisationen och kontrollera underordnade genom att fastställa ansvaret blir enkelt.

2. Överlägsen är i direkt kontakt med hans underordnade förstår honom bättre och är medveten om sitt beteende på arbetsplatsen. Detta gör det lätt att styra.

3. Genom formell kommunikation utvecklar överordnade underordnade goda relationer och förstår varandra på ett bättre sätt. De kan därför lätt hitta lösningar på de dagliga organisationsproblemen genom att sitta ihop.

nackdelar:

1. Den formella kommunikationen gör varje linje överlägsen upptagen eftersom all information passerar genom dem och de måste gå igenom den. Detta leder till slöseri med tid. Arbetet lider därför.

2. Många en tids chefer läser inte detaljerna och skickar den till nästa underordnade. Denna attityd utvecklar vårdslöshet.

3. I vissa fall är överordnade underordnade inte kända för varandra. Detta hämmar förhållandet.

4. Den slarviga inställningen hos ledningen ställer ett frågetecken på meddelandets korrekthet.

Informell kommunikation:

Kommunikationen som är fri från alla formaliteter är informell kommunikation. Informell kommunikation sker genom informella kontakter mellan människor. Det samexisterar med det formella kommunikationsnätet i organisationen.

Informell kommunikation sker i form av kommentarer, råd, förslag, informella samtal och reaktioner. Denna typ av kommunikation kallas också "vinranken". Förvaltningen av organisationen kan inte styra eller reglera denna typ av kommunikationsnätverk. Det beror på de sociala relationer som utvecklats bland personer på jobbet i organisationen.

Människan är ett socialt djur det måste vara där. De bildar grupper och diskuterar organisationsfrågor mellan sig och uttrycker sina åsikter och kommenterar arbetet, vissa uttrycker även deras negativa reaktioner. Informell kommunikation har vissa fördelar och ledarna uppmuntrar därför denna typ av kommunikation.

Koontz och O'Donnell har med rätta observerat att "det mest effektiva kommunikationsresultatet när chefer utnyttjar den informella organisationen för att komplettera kommunikationskanalerna i den formella organisationen."

Vissa människor kritiserar informell kommunikation genom att säga att det är felaktigt och vilseledande men det är inte så alltid. Det kan vara ofullständigt vilket leder till missförstånd. Det hjälper snarare det formella kommunikationssystemet genom att fylla den befintliga luckan i formell kommunikation. Informellt kommunikationssystem har vissa fördelar och nackdelar.

fördelar:

1. Meddelandet strömmar med större hastighet genom informell kanal. Det är tidsbesparande.

2. Det hjälper till att förena folket på jobbet med frågor av gemensamt intresse.

3. Det är anpassat till förändringar i omständigheterna. I den meningen är det dynamiskt och flexibelt.

4. Det hjälper till att skapa nya idéer. På detta sätt främjar det kreativitet.

5. Det uppfyller de sociala behoven hos de anställda som inte kan tillgodoses genom formell kommunikation.

6. Feedbacken är omedelbar i denna kanal.

nackdelar:

1. Det är den mest opålitliga typen av kommunikation. Chefen som använder den här kanalen hamnar i allvarliga problem.

2. Vid viss tillfälle sprids rykten och felaktig information som visar sig vara skadlig för organisationen.

3. Många gånger har denna kanal förvrängd information.

4. Informationen som tillhandahålls via denna kanal är vanligtvis ofullständig.

En chef som använder den här kanalen bör alltid vara mycket försiktig eftersom han inte kan styra den. Han måste därför begränsa sig själv för att använda den och vid behov bör man vidta nödvändiga åtgärder för att minimera dess skadliga effekter.

Muntlig kommunikation:

Det är enkelt och vanligt kommunikationssätt. Det är verbal kommunikation. Det är person till personkommunikation. Att prata personligen och utbyta åsikter och idéer med underordnade och anställda har speciella effekter och hjälper till att utveckla goda mänskliga relationer. För att göra oral kommunikation effektiv bör val av lämpliga ord för att få tydlighet i meddelandet användas. Hårda ord bör undvikas.

En persons ton påverkar också kommunikationen trots att bra och lämpliga ord används. Det bör kontrolleras av talaren. Arbeten bör göras för att känna lyssnaren tillfreds. Han ska inte bli irriterad efter att ha lyssnat på högtalarens instruktioner. Muntlig kommunikation är ett effektivt verktyg för att upprätthålla goda mänskliga relationer.

Smile på ett ansikte, personlig förfrågan, hälsning av en person, humor, förståelse av praktiska svårigheter är några av de viktiga ledtrådarna som gör kommunikationen mycket effektiv. Muntlig kommunikation har också vissa fördelar och nackdelar.

fördelar:

1. Det är snabbt och sparar tid och kostnad.

2. Talaren känner till omedelbart reaktionen från lyssnaren.

3. Det är en effektivare kommunikationskanal.

4. Det är ett användbart verktyg under framväxande situation.

5. Feedbacken är omedelbar. 6 Det är mer exakt.

7. Det hjälper till effektiv kontroll och kontroll.

8. Meddelanden förstås klart eftersom oral kommunikation är en tvärvägskanal. dvs ansikte mot ansikte kommunikation eller använda vissa mekaniska enheter som telefon eller ett senaste elektroniska system videokonferenser.

9. Det är ett mycket effektivt verktyg för anställda och arbetsgivare att lösa sina problem.

nackdelar:

1. Det är inte lämpligt att kommunicera långa och hemliga meddelanden.

2. Om kommunikatören inte är skicklig på det språk som kommunicerar förstår, är det svårt för den förstnämnda att effektivt använda oral kanal.

3. Lyssnare måste fatta omedelbart beslut. Han finner ingen tid att tänka på förslaget.

4. Det kan inte tjäna syftet om meddelanden ska sparas som register.

5. Muntlig kommunikation har temporär effekt.

Icke-verbal kommunikation:

Kommunicera med gester, kroppsrörelser, handlingar, signaler och ansiktsuttryck är icke-verbal kommunikation. I primitivt samhälle var kommunikationen icke-verbal. Icke-verbal kommunikation är visuell som kan observeras, registreras och förstås. Icke-verbal kommunikation används tillsammans med verbal kommunikation. Icke-verbal kommunikation är inte föråldrad men är fortfarande i mode. En verkställande kan förstå ansiktsuttryckets känslor från sina underordnade.

När en verkställande är upptagen med sitt arbete kallar han sin assistent med handsignal. Under vissa omständigheter är det bättre att använda icke-verbal kommunikation, eftersom ord kan skada känslorna och man bör komma ihåg att "handlingar talar högre än ord".

Kommunikations kanaler:

I moderna tider önskar organisationerna snabbt informationsflöde. I konkurrensvärlden är det dagsbehovet, för om du är sen kommer du att ligga bakom. Nu är internet i vilket kommer att kasta bort gamla kanaler. Eventuell information krävs på nätet nu. Kommunikationskanalen är en väg att överföra meddelanden från avsändaren till mottagaren. Cheferna behöver olika typer av information snabbt och i tid för att kunna bedriva sina ledningsaktiviteter effektivt. Organisationer enligt deras behov etablerar sitt eget kommunikationssystem. De populära och praktiska kanalerna för kommunikation är nedåt, uppåt, horisontellt och diagonalt.

Nedåtgående kommunikation:

Nedåtgående kommunikationskanal strömmar från topp till nedre nivå av förvaltningen. Som riktningen för kommunikationsflödet antyder är det överlägset underordnat. Denna typ av kommunikationskanal talar för auktoritär karaktär av förvaltning och miljö. Denna kommunikation är ett direktiv av natur. Kommunikationen från överordnade inkluderar direktiv, order, instruktioner som rör politik, program, uppdrag, mål och annan information som rör specifik uppgift etc.

fördelar:

1. Den används för att utfärda direktiv till anställda.

2. Det hjälper till att ge information om organisationens policy och rutiner.

3. Beställning av toppledningen avseende genomförandet av organisationens program kommuniceras via denna kanal.

nackdelar:

1. Det är tidskrävande och orsakar ofta fördröjning.

2. Nedåtgående kommunikation är ett sätt därmed det finns inget sätt att få feedback.

3. Det är mycket styv kommunikationskanal.

4. Underordnad reaktion kan inte kännas och förstås genom denna kanal.

Uppåtgående kommunikation:

Det är bara omvänden av den nedåtgående kanalen av kommunikation och flöden från botten till den högsta ledningen. Betydelsen av denna kommunikationskanal är realiserad. Överordnade får feedback och känner till reaktioner, känslor och åsikter hos sina underordnade och personal som arbetar på lägre nivå genom denna kommunikationskanal. Det hjälper till att känna till de anställdas klagomål som i allmänhet inte är kända för de överlägsna myndigheterna. Det har också vissa fördelar och nackdelar.

fördelar:

1. Det hjälper till att ha tvåvägskommunikation i organisationen.

2. Det utvecklar känslan av tillhörighet bland de anställda eftersom deras åsikter har fått ett öra.

3. Överordnade får omedelbar feedback till sina instruktioner genom uppåtgående kommunikationskanal.

4. Det är en viktig källa för att motivera anställda.

nackdelar:

1. Uppåtgående kommunikation är generellt avskräckt och ignoreras av överordnade.

2. Förslagen och yttrandena på den lägre nivån får inte nå den översta nivån som hindras i mitten av de omedelbara överordnade.