Personalavdelning och kontroll av arbetskraftskostnad (med prov)

Personalavdelningen, med hjälp av olika avdelningschefer och chefer, ansvarar för genomförandet av policy för rekrytering, ansvarsfrihet, klassificering av anställda och löner som har fastställts av styrelsen eller en ledningsgrupp. Huvudfunktionerna inom personalavdelningen är att rekrytera arbetare, träna dem och placera dem på de jobb de är bäst lämpade för.

När en ny arbetstagare rekryteras ska en kopia av anställningsbrevet som innehåller alla anställningsvillkor skickas till:

1. Tidskontor för registrering av närvaro.

2. Betalningsavdelningen för att göra anmälan i betalningsrullen.

En kopia av anställningsbrevet förvaras av personalavdelningen för att upprätthålla arbetstagarens historikort.

Nedan följer de två viktiga uppgifterna i samband med rekrytering och placering av arbetstagare:

Anställningsplaceringskrav:

Rekryteringsprocessen börjar när personalavdelningen får en kopia av rekryteringsanställningen för arbetstagare. Rekvisitionen skickas till personalavdelningen när en arbetare behöver en avdelning.

Vid mottagandet av en sådan rekvisition vidtar personalavdelningen åtgärder för att rekrytera en ny arbetstagare eller omfördela en nuvarande arbetstagare. Det är en uppgift för personalavdelningen att få formella ansökningar, intervjua sökande och välj dem för positioner och informera avdelningen om att det behövs arbetstagare i urvalet.

Beslutet om anställningsplaceringsrekvisitionen kan vara följande:

Vid anställning tilldelas varje arbetstagare ett nummer som kallas biljettnummer eller tokenummer eller klocknummer och detta nummer ändras när arbetstagaren överförs från en avdelning till en annan.

Detta nummer är skrivet på alla dokument varhelst arbetstagarens namn visas eftersom det är användbart för identifiering av arbetstagare med samma namn, för registrering av närvaro och för att upprätthålla mekaniserad redovisning.

Alla rekryteringar görs i enlighet med en arbetsbudget och rekryteringsanställningar för anställda. Arbetsbudgeten anger antalet arbetstagare inom varje klasskategori och färdighet som kan vara anställd i en avdelning.

Personalavdelningen ska se till att antalet anställda inte får överstiga det angivna antalet utom i särskilda omständigheter som kräver att fler anställda rekryteras. Rekrytering av fler arbetstagare bör godkännas av en behörig myndighet innan de rekryteras.

Medarbetares historikort:

Personalavdelningen ska hålla en fullständig rekord över alla arbetstagare som är anställda i organisationen. Posten är förvarad på ett kort som kallas medarbetarens historikort.

Detta kort innehåller följande uppgifter om arbetaren:

(1) Namn och adress,

(2) Avdelning,

(3) Namn på tidigare arbetsgivare och skäl för att lämna honom,

(4) Anställningsdatum,

(5) Kategori,

(6) Lönesumma,

(7) Kampanjer, och

(8) Skäl för att lämna.

Den sista kolumnen är mycket viktig eftersom det hjälper ledningen att vidta åtgärder för att förbättra arbetsförhållandena så att det inte finns några frekventa förändringar i arbetskraften. Kolumner tillhandahålls allmänt på baksidan av kortet för att ge information om uppgifter om helgdagar som arbetstagaren tar.

Ett exemplar av en anställdes historikort ges nedan:

För att utöva rätt kontroll över rekrytering av arbetskraft bör följande åtgärder vidtas:

1. Alla rekryteringar ska göras endast genom personalavdelningen.

2. Personalansvarig ska undersöka varje anställningsplaceringsrekvisition och se om det finns möjlighet att överföra överskott från andra områden.

3. Anställning av tillfälligt anställda eller tillfälligt anställda bör föredras vid rekrytering av fast anställda om ytterligare arbetskraft inte är absolut nödvändigt.

4. Förebyggande åtgärder bör vidtas för att minska frånvaro och ineffektivitet. Syftet med förebyggande åtgärder bör vara att hålla arbetarna nöjda. Goda arbetsförhållanden och många andra faciliteter som medicinska, bostads- och fritidsanläggningar bör göras tillgängliga för arbetstagare så att de inte får lämna organisationen och arbeta med maximal effektivitet.

5. Mekanisering av verksamheten bör övervägas om det hjälper till att minska arbetskraftskostnaderna.

6. Arbetsutnyttjande rapporter ska införas i varje avdelning. Dessa rapporter kommer att visa omfattningen av utnyttjandet av tillgänglig arbetskraft och procentuell effektivitet som uppnås av arbetskraften som är anställd.

Införandet av olika rapporter till toppledningen, som veckovisa rapporter om frånvaro, arbetsomsättning, arbetsproduktivitet, aktivitetsnivå, olyckor, disciplinåtgärder, ledig tid, övertid, tillfälliga arbetstagare etc. anses också vara den viktiga funktionen av en personalavdelning. Låt oss överväga arbetets omsättning och arbetsproduktivitet i detalj.