Overhead: Definition, betydelse och klassificering

Låt oss göra en fördjupad studie av definitionen, betydelsen och klassificeringen av allmänna kostnader.

Definition av overhead :

Kostnaden för ett kostnadscenter eller en kostnadsenhet kan delas upp i två delar direkt och indirekt. Den indirekta delen av den totala kostnaden utgör den overheadkostnad som är summan av indirekta materialkostnader, indirekta löner och indirekta kostnader. CIMA definierar indirekta kostnader som "utgifter för arbete, material eller tjänster som inte lätt kan identifieras med en särskild försäljningsbar kostnad per enhet."

Indirekta kostnader är de kostnader som uppstår till förmån för ett antal kostnadscentraler eller kostnadsenheter. Indirekta kostnader kan därför inte identifieras bekvämt med ett visst kostnadscenter eller kostnadsenhet men det kan fördelas till eller absorberas av kostnadscentraler eller kostnadsenheter.

I stort sett är alla utgifter utöver primärkostnaden kända som overhead. Omkostnader utgörs allmänt av alla utgifter som uppkommit för eller i samband med den allmänna organisationen av hela eller delar av företaget, dvs kostnaden för operativa leveranser och tjänster som används av företaget inklusive underhåll av kapital tillgångar. Begreppen "börda", "tilläggskostnader", "på kostnader", "indirekta kostnader" används omväxlande för omkostnader.

Betydelsen av allmänna kostnader :

I olika femårsplaner fick industrin sin betydelse. Resultatet är att ett stort antal företag har vuxit både inom den offentliga och privata sektorn för massproduktion, där användningen av förbättrad och dyrare och speciell typ av maskiner har blivit absolut nödvändigt. Med den ökande trenden mot anläggningsautomatisering uppstår stora utgifter som inte kan debiteras direkt till någon viss enhet och kan kallas som kostnad gemensamt för alla produktionsenheter.

Omkostnader som utgör en betydande del av den totala kostnaden har antagit en ökad betydelse och kräver analys med avseende på kostnadsuppföljning och kontroll genom funktion och vägledning i vissa ledningsbeslut av omfattningen av variationen i produktionen.

Överliggande kostnader kan inte fördelas men måste fördelas på lämpligt sätt och absorberas sedan med lämpliga metoder. Kostnadsräknaren är skyldig att betala så mycket uppmärksamhet vid redovisningen av överliggande kostnader som försiktighet. Valet av olika baser som används för fördelning och absorption av kostnaderna för produktkostnader måste göras av honom.

Är höga allmänna kostnader en indikation på ineffektivitet?

Dessa dagar finner vi att kostnaderna ökar i varje organisation. Vissa människor kan ha en känsla av att höga allmänna kostnader är en indikation på ineffektivitet. Men det här är inte korrekt.

Höga overheadkostnader indikerar inte ineffektivitet om det åtföljs av:

i) Storskalig produktion eller massproduktion

ii) Ökning av effektivitet och produktivitet av arbetskraften;

iii) Mindre mänskliga ansträngningar kommer att krävas på grund av automatiska maskiner men mer maskinutgifter måste uppstå.

iv) Fler avskrivningar, underhållskostnader och liknande andra föremål på grund av mer användning av maskiner.

(v) Förbättrade metoder för chefsstyrning som arbetsstudie, produktionskontroll, kostnads- och förvaltningsbokföringsteknik kan minska direkta kostnader, men kommer att öka de allmänna kostnaderna.

Klassificering av allmänna kostnader:

Kostnadsklassificering är processen att gruppera kostnader enligt deras gemensamma egenskaper och upprätta en serie specialgrupper enligt vilka kostnader klassificeras.

Således innebär det två steg:

(i) Bestämningen av den grupp eller grupper i vilka de allmänna kostnaderna är indelade,

(ii) Den faktiska processen att klassificera de olika utgiftskostnaderna i en eller annan av grupperna.

Metoden som ska antas för klassificering av overheadkostnader beror på typen och storleken på verksamheten, arten av produkten eller tjänsterna och ledningens policy.

De olika klassificeringarna är:

(i) Funktionell klassificering,

ii) Klassificering avseende utgiftens beteende,

(iii) Element-wise klassificering,

iv) Klassificering enligt utgiftens art.

Ett problem kan anta en eller flera av ovanstående klassificeringar. Till exempel kan de allmänna kostnaderna i en fråga först delas ut enligt funktioner, dvs tillverknings-, administrations-, försäljnings- och distributionsgrupper. Utgifterna för en grupp säger tillverkning kan vidare klassificeras i fast, variabel och halvvariabel.

Var och en av dessa grupper kan sedan grupperas i elementen, dvs indirekt material, indirekt arbetskraft och indirekta kostnader och under varje element kan kostnaderna vidare indelas enligt deras natur dvs. avskrivningar, lön, reparationer och underhåll etc.

I. Funktionell klassificering av overhead :

När overheadkostnader klassificeras med hänvisning till större verksamhetsavdelningar av ett problem, kallas det funktionell klassificering av overhead. Denna klassificering är nödvändig för att avskilja kostnaden för var och en av de viktigaste funktionella delarna av affären och för att ha separata metoder för redovisning och kontroll för olika kostnader i varje division.

Huvudgrupperna som ligger till grund för klassificeringen är:

(a) tillverkningsöverhead,

(b) Administrationskostnad,

(c) Försäljning av kostnader,

(d) Distributionskostnader, och

(e) Utgifter för forskning och utveckling

II. Klassificering med avseende på uppförande av utgifter :

Under dessa omkostnader klassificeras med hänvisning till deras tendens att variera med produktions / försäljningsvolym eller aktivitetsnivå. Vissa utgifter varierar direkt med ökningen och nedgången i produktionen, vissa förblir konstanta trots förändring av aktivitetsnivån för den oroande delen, medan det finns några andra objekt som endast är konstanta upp till en viss nivå och sedan ändrar sin karaktär för att bli variabel eller vilka varierar med volymen av produktionen men mindre än proportionellt.

Utifrån detta beteende kan kostnaderna klassificeras i:

(a) Fast överhead,

(b) Variabel overhead,

(c) Semi-variabel eller Semi-fixed overhead.

Denna klassificering är inte absolut men är en av bekvämligheten. Alla kostnader varierar på lång sikt. Denna klassificering är viktig för kostnadskontroll och beslutsfattande.

(a) Fast overhead:

Fastkostnadskostnad (även kallad periodkostnad och policykostnad) är den kostnad som uppkommer i förhållande till tidens gång och som, inom vissa gränser, tenderar att påverkas av fluktuationer i aktivitetsnivån. Dessa utgifter förblir fasta i totalt belopp med ökningar eller minskningar i volymen av produktionen eller produktiv aktivitet under en viss tidsperiod. Fastkostnad per enhet minskar när produktionen ökar och ökar när produktionen minskar.

Exempel på fasta kostnader är uthyrning av byggnader, lagerutrymmen mm, avskrivningar på anläggningar och maskiner, avskrivningar på byggnader, lön och ersättningar till utrymmet mm, avskrivningar på anläggningar och maskiner, avskrivningar på byggnader, löner och ersättningar till styrelseledamöter, sekreterare, revisorer etc., kontorsutgifter, som brevpapper och porto etc., bankavgifter, juridiska kostnader, arbetskanslens löner, kapitalränta, om de ingår i kostnaderna.

Fasta allmänna kostnader är inte alltid helt fasta i naturen:

Om en oro ökar sin kapacitet, måste den gå in för ytterligare utrustning och byggnader och utse en del mer personal för att möta de ändrade produktkraven. Det kommer att resultera i mer fasta allmänna kostnader.

Fasta allmänna kostnader är konstanta endast inom ramen för anläggningskapaciteten och eventuella väsentliga förändringar i anläggningskapaciteten påverkar de fasta kostnaderna. Definitionen att fasta omkostnader förblir konstanta, trots ökningen eller minskningen av aktivitetsnivån, kommer endast att vara sann vid kort tid under vilken ingen märkbar kapacitetsförändring uppstår.

Fasta kostnader måste uppstå under en viss period om det finns mer eller mindre produktion eller ingen produktion alls. Fasta allmänna kostnader är således periodkostnader som utgör en konstant utgift under en viss period. Ibland kallas de också som avstängning eller standby-kostnader.

Fasta allmänna kostnader är konstanta i det totala beloppet under en redovisningsperiod men varierar per enhet i takt med produktionsändringar. Den fasta kostnaden per enhet minskar med ökad produktion, eftersom samma mängd sprids över ett större antal enheter. Å andra sidan ökar den när produktionen faller antingen på grund av oanvänd kapacitet eller på grund av ineffektivitet i produktionen.

Fasta kostnader faller under kategorin av icke kontrollerbar kostnad från förvaltningskontrollsynpunkt, eftersom det praktiskt taget inte finns något utrymme för minskning av utgifternas storlek genom åtgärder av någon verkställande när vissa anläggningar är installerade. Det är emellertid önskvärt att ha effektivast utnyttjande av växtkapacitet för att minska den fasta kostnaden per enhet till ett minimum.

(b) Variabel omkostnad:

Det är en kostnad som tenderar att följa (på kort sikt) aktivitetsnivån. Variable overheadkostnader varierar totalt i direkt proportion till volymen av produktionen. Dessa kostnader per enhet förblir relativt konstanta med förändringar i produktionen. Sålunda varierar rörliga kostnader i total mängd i direkt proportion till volymen av produktionen men tenderar att förbli konstant per enhet då produktionsaktiviteten ändras. Exempel är indirekt material, indirekt arbete, förstörelse, verktyg, defekt arbetsförlust, smörjmedel, ledig tid, belysning och uppvärmningskostnader och provision till säljare.

De rörliga kostnaderna för kostnaderna visar sällan kännetecknet för perfekt variation, dvs en utgift som varierar direkt med variationen i volymen av produktionen. De brukar tendera att variera snarare än att variera direkt i direkt proportion till produktionen.

Vi stöter på tre typer av rörliga overheadkostnader i praktiken:

(i) En 100% rörlig utgift. För all produktion är de rörliga utgifterna per produktionsenhet konstant.

ii) Utgifterna per produktionsenhet är lägre vid lägre produktionsvolymer men ökar gradvis när produktionen ökar.

iii) Utgifterna per produktionsenhet ligger mer i lägre produktionsutrymmen men minskar successivt med ökningen av produktionen,

(c) Halvvariabel Kostnad (även kallad blandad kostnad eller halvfast kostnad) är en kostnad som innehåller både fasta och rörliga element och som därmed delvis påverkas av fluktuationer i aktivitetsnivån. Dessa kostnader är delvis fasta och delvis rörliga. Till exempel inkluderar telefonkostnader en fast del av årsavgiften plus rörlig avgift enligt samtal, varför de totala telefonkostnaderna är halvvariabel.

Likaså om försäljarna har rätt till en fast lön plus en provision som inte går utöver en viss försäljningsnivå, är ersättning för försäljare en semi-variabel overhead som har ett fast element konstant på alla nivåer och ett variabelt element som träder i drift efter en viss nivå av Försäljningen uppnås.

Halvvariabela omkostnader är av två slag:

(a) Den första typen visar halvvariabela kostnader där variabelelementet fungerar på alla nivåer som visas i diagrammen nedan:

(i) Halvvariabelkostnader:

Variabelt element fungerar på alla nivåer.

(b) Den andra typen visar halvvariabela kostnader där variabelelementet träder i drift efter en viss aktivitetsnivå, som visas i diagrammet ovan:

(ii) Halvvariabelkostnader:

Variabelt element kommer i drift efter ett visst intervall.

Stegkostnader:

Dessa kostnader är de kostnader som ökar i steg. Dessa förblir konstanta över olika små produktionsområden, men ökar med diskreta mängder när aktiviteten flyttar från ett område till ett annat. Exempel är matsalar, handledarens lön etc.

Dessa visas med graf som under:

Bestämning av graden av variabilitet av utgifter :

Segregering av semi-rörliga overheadkostnader till fasta och rörliga overheadkostnader är mycket viktigt för korrekt kostnadsuppföljning, kostnadskontroll och beslutsfattande.

Följande metoder kan användas för detta ändamål:

(i) Grafisk presentationsmetod:

Under denna metod konstrueras en scatterdiagram genom att plotta volymen (i procent av aktivitet, arbetstid, produktens enheter eller maskintimmar) på X-axeln och deras motsvarande kostnader på Y-axeln. Mellan dessa plottade punkter dras en linje med bästa passform på ett sådant sätt att lika många punkter ligger på båda sidor av linjen på mer eller mindre lika avstånd.

Poäng som ligger långt efter linjen är oregelbundna och beaktas inte för detta ändamål. Detta är den totala kostnadslinjen och förlängs för att möta Y-axeln. Vid denna punkt ritas en linje parallellt med X-axeln för att representera en fast kostnadslinje. Variabel kostnad på vilken nivå som helst kan erhållas genom mätning av skillnaden mellan fast kostnadsledning och total kostnadsledning.

Illustration 1:

Följande siffror har extraherats från ett tillverkningsföretags böcker:

Skriv ovanstående information i diagrammet så att du kan fastställa det fasta priset på företaget, förutsatt att förhållandet mellan kostnad och volym har bibehållits under dessa månader.

Lösning:

(ii) Minsta kvadratmetod:

Detta är den bästa metoden att dela halvvariabela kostnader i fasta och rörliga element. Detta är en statistisk metod och bygger på att hitta en linje som passar bäst för ett antal observationer. Under denna metod används en linjär ekvation i form av y = mx + c och genom att sätta olika värden i ekvationen erhålls en linje med bästa passform. Här c = fast kostnad, m = variabel kostnad per enhet, x = oberoende variabel (utgång), y = beroende variabel (total kostnad). Genom att lösa ekvationen erhålls värdena på m och c som hjälper till att bestämma förhållandet mellan fasta och rörliga kostnader.

I denna metod beräknas medelvärdet av produktion och utgifter. Därefter beräknas volymavvikelser i varje period från medelvolymen och avvikelser av utgift i varje period från medelkostnaden beräknas som x respektive y. Regressionslinjen blir y dividerad med x dvs lutning av variabla metoder och kan beräknas genom att dividera x 2 med xy. Variable overheadkostnader med xy / x 2 och därmed fasta överliggande kostnader beräknas. Detta illustreras nedan på basis av data som ges i illustration 1.

Metoden för minsta rutor ger de mest exakta resultaten, men beräkningarna är lite komplicerade.

(iii) Hög och låg poängmetod:

Enligt denna metod jämförs produktionen på två olika nivåer, dvs höga eller låga poäng, med de utgifter som uppkommit under dessa olika perioder. Eftersom de fasta kostnaderna förblir fasta erhålls förhållandet mellan rörliga kostnaderna genom att dividera förändringen i utgifternas storlek genom förändring i utmatningsnivån.

Denna metod är väldigt enkel men ibland ger den inte noggranna resultat. Om vi ​​tar de högsta och lägsta poängen från data kan variabeln och den fasta kostnaden beräknas. Liknande resultat kan erhållas om vi ordnar data i stigande och nedåtgående ordning och en uppsättning av två på varandra följande siffror jämförs.

Illustration 2:

Följande data har extraherats från ett tillverkningsföretags uppgifter, vars verksamhet varierar från månad till månad.

(vi) Analytisk metod:

Enligt denna metod kommer kostnadsrevisoren från sin tidigare erfarenhet att döma empiriskt om hur stor del av den semifara variabla kostnaden skulle vara variabel och vad som skulle fastställas. Graden av variation varierar med hänvisning till varje del av halvvariabel utgift. Om exempelvis en semi-variabel kostnad av Rs 6 000, 60% är variabel kommer Rs 3 600 att vara variabel och vila Rs 2 400 fixas. Det här är en enkel metod, men det skapar ett problem för att uppskatta omfattningen av variabiliteten av en kostnad.

Justering för inflation :

I samtliga ovanstående metoder antas att priserna är konstanta och kostnadsökningar har orsakats av volymförändringar. För att segregera de semi- variabla kostnaderna i fast och rörligt element är det önskvärt att eliminera effekten av förändringar i prisnivå genom att uttrycka kostnader för olika perioder vid basperiodens prisnivå.

Illustration 3:

Följande uppgifter finns tillgängliga från ett tillverkningsföretags register.

Nödvändighet för klassificering för overhead till fast och variabel :

Nödvändigheten (eller fördelarna) för att klassificera overhead i fast och variabel härrör från följande:

(а) Fastsättning av försäljningspris:

Denna distinktion är till hjälp vid fastställandet av prispolitiken för en oro. Ibland debiteras olika priser för samma artikel på olika marknader för att möta olika konkurrensnivåer. Det lägsta försäljningspriset på en artikel på någon marknad bör dock minst täcka primära kostnader plus rörliga kostnader. Motsvarande fasta kostnader kan eventuellt återkrävas om det inte är praktiskt att göra det. Sådana fasta kostnader kan återvinnas från försäljning på mer gynnsamma marknader.

Om försäljningspriset på en marknad inte täcker de rörliga omkostnaderna, är det bättre att inte sälja varor på den marknaden. På samma sätt, i tider med handelsdepression, kommer det att vara lönsamt för en tillverkare att sälja sina varor under den totala kostnaden, förutsatt att försäljningspriset överstiger rörlig kostnad. På så sätt kan han få tillbaka en del av sina fasta kostnader och därigenom minimera förlusten.

(b) Införande av flexibel budget:

Att separera den fasta kostnaden från variabelkostnaden kommer att vara till hjälp vid utformningen av den flexibla budgeten för olika nivåer av kapacitetsutnyttjande. Kostnadens beteende kommer också kraftigt att tas ut.

(c) Effektiv kostnadskontroll:

Fasta kostnader utgår av ledningsbeslut och som sådana kan styras av toppledningen medan de rörliga utgifterna kan styras av de lägre ledningsnivåerna. Genom att avskilja dessa kommer de lägre ledningsnivåerna att veta vilka utgiftstyper som ligger inom deras kontroll.

(d) Hjälper förvaltningsbeslut:

I ledningsbeslut om utnyttjande av kapacitet kommer denna segregering att vara användbar. Efter allt begreppet fasta eller rörliga utgifter är i förhållande till en viss produktionshastighet. Till exempel kan tillsynslönen fördubblas om ett nytt skifte ska startas.

I sådana fall måste ledningen se huruvida produktionen av det andra skiftet kommer att kunna bära en sådan ökning av produktionskostnaden. Liknande beslut som fixering av pris under depression, för export, för viss specialorder eller extrabeloppet till spenderas om en extra aktivitet utförs eller en alternativ kurs antas, kan tas lätt efter att kostnaderna har klassificerats i fast och variabel.

(e) Marginalkostnads- och jämnliga diagram:

För tekniken för marginalkostnad, förberedelse av jämngraftavlor och studie av kostnadseffektivitetsförhållande är segregering av kostnad i fast och variabel ganska viktigt.

(f) Metod för absorption av kostnader:

Olika metoder kan antas för bestämning av absorptionshastigheter för fasta och rörliga kostnader. Den fasta överhöjningsgraden tjänar som ett mått på utnyttjandet av anläggningarna medan utrymmet för tomgångskapacitet indikeras av under absorption.

Kort sagt, klassificering av overhead till fast och variabel är till stor hjälp för ledningen för effektiv drift av fabriken. Det är inte bara till hjälp för kostnadsupptäckt utan även kostnadskontroll och ledande beslutsfattande.

Klassificeringen av kostnader i fast och variabel är inte perfekt eftersom det är baserat på ett antagande att kostnaderna endast påverkas av volymen är inte sant. Men det finns många andra faktorer som påverkar kostnader som produktspecifikation, produktmix, produktionsmetod, teknik, anläggning och utrustning, produktivitet, organisationsstruktur, förvaltningsprinciper och prisindex etc. Dessutom är linearitetsantagandet långt ifrån verkligheten.

Illustration 4:

Klassificera följande kostnader enligt funktioner och variabilitet:

a) Avskrivningar på anläggningen

b) Kontortelefonavgifter

c) Lön betalad till säljare;

d) Uthyrning av färdiga varuhus;

e) Övervakningsarbete

f) verkställande direktörens lön

g) Förbrukningsaffärer

h) Kommissionen för försäljning betalad till säljare

(i) Fabrikskraft

j) Leveransavgifter

(k) Kostnader för att förbättra en produkt;

(I) Experimentella utgifter för att utveckla en produkt;

(m) Ersättning (fast lön plus provision på försäljning).

Lösning:

III. Element-wise Klassificering :

Denna klassificering av kostnaderna sker enligt utgiftens art och källa och följer naturligtvis av definitionen av överliggande kostnader.

Enligt denna klassificering är de totala kostnaderna uppdelade i:

(i) Indirekta material

ii) Indirekt arbete; och

(iii) Indirekta kostnader

IV. Klassificering av kostnader enligt utgiftens art :

För att få en effektiv analys av utgifterna i detalj, klassificeras var och en av kostnaderna för tillverkning, administrering, försäljning och distribution i mindre delavdelningar så att kostnader av liknande art kan grupperas under ett huvud. Detta uppnås genom Stående beställningsnummer eller arbetsplanens ordernummer och kostnadskonto. Det kan klargöras att stående beställningsnummer vanligen tillämpas på fabrikskostnader. Kostnadskontoantal tillämpas vanligtvis på administration, försäljning och distribution och kostnader för forskningskostnader.

Sammanställningen av siffror är lika i båda typerna av siffror. Dessa nummer är så kallade som de är listade på en permanent typ av schema eller manual. Varje stående beställningsnummer anger en särskild typ av utgifter så att kostnader av liknande art när de uppstår är lämpligt klassificerade i en av dessa. Ett schema eller en manual hålls på fabriken för att ange alla stående beställningsnummer.

Det finns ett positivt behov av att ha separata stående beställningsnummer för fasta och rörliga omkostnader, särskilt när avdelningar för avgift belastas produkter separat för fasta och rörliga kostnader. Således finns det två hastigheter, en för fix och den andra för variabel overhead.

Separata priser används av följande fyra skäl:

1. Fasta kostnader som är politiska kostnader får inte återkrävas från kostnader under vissa omständigheter (som depression) men rörliga kostnader ska återvinnas helt under normala omständigheter.

2. Ansvarscentra på högre ledningsnivå är för att styra fasta kostnader men ansvariga centra för rörliga kostnader är på affärsnivå.

3. Olika baser kan behöva antas (ibland arbetstimmar eller direkt materialkostnadsbas) för att återvinna kostnaderna från kostnaden.

4. Marginalkostnad kan tillämpas med fördel för att ha en väsentlig ledningsbas.

Antalet stående beställningsnummer i en fabrik beror på fabriks storlek, typer av utgifter och omfattningen av den kontroll som krävs. Ett stort antal eller ett antal typer av utgifter i en fabrik kommer att ha ett större antal stående beställningar. För bättre kontroll är det önskvärt att ha mindre uppdelning av utgifterna.

De väsentliga kraven för ett effektivt system med stående beställningsnummer är:

1. Dessa siffror ska vara tydligt definierade för att förstå klassificeringen och korrekt klassificera varje kostnad.

2. Ingen tvetydighet borde finnas där, eftersom schemat eller handboken för vilka lämpliga anmärkningar mot de stående beställningsnumren som hjälper till att korrekt klassificera varje kostnad är nödvändiga.

3. System med stående beställningsnummer ska vara i enlighet med behoven hos den berörda personen. Det borde inte vara för detaljerat för att undvika ökade kostnader för arbetskraft. Klassificeringen ska inte vara för bred för att förlora sin klarhet och bli användbar för kontrolländamål.

4. Koden ska användas för varje rubrik, eftersom det hjälper till att hitta saker på ett bekvämt sätt för att undvika förvirring och i slutändan underlätta insamlingen av allmänna kostnader.