Organisationsstruktur: Roll, steg för design och dess funktioner

Organisationsstruktur: Roll, steg för design och dess funktioner!

Organisationsstrukturens roll:

En organisationsstruktur betjänar olika funktioner i verksamheten. Det är utformat för att tjäna specifika motiv. Det bör också finnas ansträngningar för att matcha organisationsstrukturen med förändrade behov. En bra struktur underlättar inte bara kommunikation utan ger också effektivitet i olika segment.

Strukturen ger följande roller:

1. Uppmuntrar effektivitet:

Huvudsyftet med en organisationsstruktur är att införa effektivitet i olika funktioner. En systematisk struktur lämnar inte någonting till chans och varje aktivitet samordnas för att utföra sitt maximala antal. Organisationsmedlemmarna försöker maximera produktionen av varor och tjänster från de givna insatserna. Det är ansträngt att få systematisk, rationell och samordnad insats för att kontrollera olika avfall och förluster. Olika organisationsmodeller utvecklas för att ge effektivitet i verksamheten.

2. Kommunikation:

Kommunikation är nummer ett problem för varje organisation. En bra struktur ger en korrekt kommunikationskanal bland personer som arbetar i organisationen. Ett rapporterande förhållande upprättas och en hierarki av vem rapporterar till vem som också anges i en bra struktur. Det finns behov av horisontell, vertikal och lateral kommunikationsprocess och det görs genom en välplanerad struktur.

3. Optimalt utnyttjande av resurser:

Den korrekta fördelningen av resurser bidrar också till deras optimala utnyttjande också. Organisationsstrukturen ger högre plats till aktiviteter som är viktigare för uppnåendet av organisationsmål. Verksamheten placeras enligt deras betydelse i strukturen och riktiga riktlinjer ges för resursallokering. Den optimala fördelningen av resurser är viktig för tillväxten av ett företag.

4. Jobbnöjdhet:

En bra organisationsstruktur ger en klar uppdelning av uppgifter och ansvar för olika personer som arbetar i verksamheten. Arbetena tilldelas enligt deras kunskaper, kompetens och specialisering. Människor får möjlighet att förklara sina jobb. Det kommer att finnas arbetsnöjdhet när personer är fria att arbeta inom föreskrivna gränser.

5. Kreativ tänkande:

I en bra organisationsstruktur finns det frihet att planera och genomföra eget arbete. Det låter en person tänka och utveckla nya och bättre sätt att göra arbete. Organisationsstruktur försöker sätta människor på platser där de är mest lämpade. Många har bidragit till utvecklingen av ledningstänkandet på grund av sin kreativitet i en viss organisationsstruktur.

6. Underlättar förvaltning:

Det finns ett antal personer som arbetar i ett företag. Deras arbetsuppgifter måste specificeras och uppgifterna kommer att tilldelas enligt organisationens krav. En bra struktur kommer att bidra till att upprätta förhållande mellan personer som arbetar på olika ställen. En organisationsstruktur är en mekanism genom vilken ledningen styr, samordnar och kontrollerar olika persons aktiviteter.

En väl utformad struktur kommer att hjälpa både förvaltning och drift av ett företag. Det säkerställs att ingen verksamhet förblir obevakad och arbetet tilldelas enligt kapaciteten hos de personer som åtar sig. En väl genomtänkt organisationsstruktur är en stor hjälp för god förvaltning.

Designa organisationsstruktur:

En organisationsstruktur ska uppfylla företagets krav. Det bör säkerställa ett optimalt utnyttjande av arbetskraften och olika funktioner bör utföras på rätt sätt. Det behövs ett harmoniskt förhållande mellan personer på olika ställen. Att utforma en struktur är en viktig uppgift och det bör genomföras noggrant.

Följande steg är viktiga för att utforma en organisationsstruktur:

1. Identifiera aktiviteter:

De aktiviteter som krävs för att uppnå organisatoriska mål bör identifieras. De funktioner som ska utföras för att uppnå olika mål bör fastställas och aktiviteter relaterade till dessa funktioner ska identifieras. De viktigaste aktiviteterna klassificeras i ett antal delaktiviteter. Vid identifiering av aktiviteter bör man komma ihåg att ingen verksamhet har runnit, det finns ingen dubbelarbete i verksamheten och olika aktiviteter utförs på ett samordnat sätt.

2. Gruppering av aktiviteter:

De närbesläktade och liknande aktiviteterna grupperas tillsammans för avdelningar, divisioner eller sektioner. Samordningen mellan aktiviteter kan endast uppnås genom korrekt gruppering. De grupperade aktiviteterna kan tilldelas olika positioner. Tilldelningen av aktiviteter till individer skapar myndighet och ansvar. Myndigheten delegeras till de lägre nivåerna av olika avdelningar och ansvaret är fastställt.

3. Myndighetens delegation:

Delegationen är en administrativ process för att få saker gjorda av andra genom att ge dem ansvar. När olika positioner skapas i organisationen är arbetet tilldelat dessa personer. För att få jobbet är det ett behov av auktoritet. Myndigheten delegeras till olika personer i enlighet med ansvarsfördelningen. Genom delegationsprocessen skapas myndighet, struktur i organisationen som definierar vem som formellt kommer att interagera med vem.

Funktioner av en bra organisationsstruktur:

En bra organisationsstruktur bör uppfylla olika behov och krav i företaget.

Följande är funktionerna i en bra organisationsstruktur:

1. Tydlig myndighet:

Det bör finnas en tydlig auktoritet från början till botten. Delegationen av auktoritet bör vara stegvis och enligt karaktären av det tilldelade arbetet. Alla i organisationen borde vara tydliga om sitt arbete och den myndighet som delegerades till honom. I avsaknad av denna tydlighet kommer det att finnas förvirring, friktion och konflikt.

2. Tillräcklig delegering av myndigheten:

Delegering av auktoritet måste stå i proportion till det tilldelade ansvaret. Om auktoriteten inte är tillräcklig för att få den tilldelade uppgiften, kommer arbetet inte att slutföras. Ibland tilldelar chefer arbete till underordnade utan att ge dem rätt myndighet, det visar brist på beslutsfattande från deras sida. En otillräcklig myndighet kommer att skapa problem för underordnade, eftersom de kanske inte kan utföra uppgiften.

3. Mindre ledningsnivåer:

Så långt som möjligt kan miniminivåerna för förvaltningen skapas. Mer antalet av dessa nivåer, mer förseningar i kommunikation. Det tar längre tid att förmedla besluten från topp till botten. På samma sätt tar information från lägre nivåer mycket tid att nå högst upp. Antalet ledningsnivåer beror på verksamhetens art och omfattning. Inget specifikt antal nivåer kan anges för varje försiktighet, men man bör göra insatser för att hålla dem åtminstone.

4. Kontrollpanel:

Kontrollpanelen avser antalet personer som en chef kan direkt övervaka. En person bör övervaka endast det antal underordnade som han direkt kan hålla kontakten med. Antalet personer som ska övervakas kan inte vara universellt fixade eftersom det kommer att påverkas av karaktären av arbetet. Åtgärder bör vidtas för att hålla en välskött grupp under en handledare annars kommer ineffektivitet och låg prestanda att bli.

5. Enkelt och flexibelt:

Organisationsstrukturen ska vara mycket enkel. Det bör inte finnas onödigt ledningsnivå. En bra struktur bör undvika tvetydighet och förvirring. Systemet bör också vara flexibelt för att anpassa sig efter de förändrade behoven. Det kan vara en expansion eller diversifiering som krävde omklassificering av uppgifter och ansvar. Organisationsstrukturen ska kunna infoga nya förändringar utan att ändra grundelementen.