Organisation och metoder (O & M): Betydelse och godkännande

Läs den här artikeln för att lära känna, acceptans, nödvändighet, mål, principer och steg i organisation och metoder (O & M).

Betydelse av organisation och metod (O & M):

O & M har länge erkänts som en viktig del av kontorsledningen i många länder, inklusive Indien.

Uttrycket "O & M" kan beskrivas som verksamheten hos gruppen människor i regeringen eller andra offentliga organ eller i privata företag som uppmanas att ge råd till administratörer eller chefer på frågor om organisation och metod för att öka effektiviteten av arbetaren, för det arbete som chefen ansvarar för, antingen genom att tillhandahålla en bättre tjänst eller en billigare, eller båda.

Godkännande av O & M:

O & Ms arbete är råd. Således kommer O & M: s framgång att bero på i vilken utsträckning eller till vilket ett råd accepteras av kontorscheferna.

Godkännandet av råd beror på tre faktorer:

1. Rådgivarens inbyggda arbete.

2. O & M-personalens kompetens för att formulera råd och få det accepterat.

3. Det värde som förvaltningen fäster vid O & M: s arbete.

Nödvändighet för O & M:

En fråga skulle uppstå om varför O & M alls skulle antas på kontoret.

Efter att ha förstått vad O & M är, förklaras anledningarna till varför det bör antas:

1. O & M-kontorarbetaren ger en friskhet och oberoende av vyn som tillsammans med kunskapen om administratören kan ge ett nytt ljus till problem.

2. Han har utbildats i specialiserade undersökningsmetoder.

3. Han har fler möjligheter att testa idéer mot erfarenheten av liknande arbete som utförts på annat håll.

4. Han brukar koncentrera sig på ett jobb och ta tillräckligt med tid för förfrågan och tankar medan administratören måste döma sin uppmärksamhet mellan många ämnen, varav de flesta tenderar att verka snarare än problemet med organisation eller metod.

5. Att vara självständig i åtgärd är han i stånd att bedriva någon fruktbar undersökning, och som en del av organisationen behöver han inte göra några fördomar till förmån för den etablerade praxisen eller påverkas av personrelationen.

6. Han är inte begränsad inom en sektion eller delning men täcker hela organisationen som en helhet.

Mål för O & M:

Syftet med eller målen för O & M är:

1. Att skapa medvetenhet i personalen.

2. Eliminering av avfall i all verksamhet är det primära syftet med O & M.

3. Förbättring av tjänsten som gjorts av kontorsarbetet.

4. Kodifiering av arbetsförfarandet.

5. Förbättrad precision.

6. Förbättring av arbetsflödet.

7. Förbättring av befintlig produktion.

Principer för O & M:

Följande är de ledande principerna för O & M:

1. Flödesarbetets princip:

Det är nödvändigt att arbetet måste flöda till arbetstagaren på ett regelbundet sätt. Ojämna arbetsflöden är ibland mycket tunga och vid andra tillfällen försumbar och tenderar att ge en känsla av avsky för de anställda. Han får aldrig en känsla av att "komma överst i världen". Ett jämnt arbetsflöde är således önskvärt.

2. Principer för "Promotion" för deltagande av varje anställd:

Det här är grundläggande för framgången med någon verksamhet i någon organisation, mer i fråga om O & M, som innebär förändringar, innovationer, förbättringar som kan presenteras av många anställda. Det är nödvändigt att främja en medverkan av alla anställda.

3. Princip för minskning av avstånd :

Papperet och människorna på kontoret måste följa den kortaste vägen. Långa och slingrande vägar är slöseri med ansträngningar, pengar och effektivitet. O & M-chefen måste studera de rutter som män och papper tagit och omorganisera dem på ett sätt som de reser över kortast avstånd.

4. Arbetsprincipens dominerande princip:

Om möjligt bör omkopiering undvikas och arbetets aktiviteter måste kombineras. I vissa typer av arbeten kommer omkopiering att ske, men varje system och typ av arbetet ska studeras av O & M-tjänstemannen och arbetskombinationen måste ske.

5. Princip av väsentlighet:

Varje aktivitet måste vara berättigad för dess väsentlighet och de onödiga måste elimineras. Principen om essentialiteter syftar till att minimera de icke-produktiva elementen som bör reduceras till ett absolut minimum och de så kallade produktiva elementen i ett förfarande bör maximeras.

Åtgärder involverade i O & M Arbete:

O & M-arbetet har kommit att innebära en viktig aktivitet i en organisation och många böcker har skrivits om ämnet.

Vi ska begränsa oss till de grundläggande stegen:

1. Urval av arbete eller uppdrag:

Det kan finnas många områden som kan passa O och M. Men allt arbete kan inte göras samtidigt, endast en begränsad kan utsättas för O- och M-undersökningen. Det är lämpligt att konsultera kontorschefen, filialen eller avdelningschefen innan uppdraget behandlas ytterligare.

2. Undersökningsformuläret :

Följande faktorer tar hänsyn till undersökningen:

(a) Verifiering av syftet

b) Specifikation av ansvar och uppgifter

(d) Systemet och metoden som används

(e) Mätning av arbete

f) Kostnad för arbete

g) Anställning av kontorsmaskiner och utrustning

(h) Rörelse och fysisk ansträngning

(i) Arbetsvillkor

(j) Formutformning.

Vi kommer att diskutera varje punkt kortfattat:

(a) Verifiering av syftet:

Undersökningsformuläret kan endast avgöras med syfte. OCM-tjänstemannen måste få från de berörda en uppgift om syftet med varje separat del av verksamheten eller förfarandet som granskas.

(b) Specifikation av uppgifter och ansvarsområden:

Det är nödvändigt att förbereda en korrekt specifikation av uppgifter och ansvar för folket. Detta är naturligtvis en mycket svår uppgift, eftersom det inte alltid är lätt att ge en tydlig bild och en definition av uppgifter och ansvarsområden hos människor.

(c) Behov av användaren eller kunden:

Kontorsförfaranden och åtgärder måste studeras inte bara ur synvinkel av dem som är engagerade i dem utan även ur kundens synvinkel, oavsett om en allmänhet, en viss del av folket eller en grupp av en företagsorganisation.

(d) System och metod som används:

Kontorsystem och metoder som används måste studeras i samband med objekt för vilka de har antagits. En insats bör göras för att ta reda på det enklaste sättet att göra ett arbete.

(e) Mätning av arbete:

Genom mätning av arbete, dvs genom att mäta mängden arbete som utförts under en vald tidsperiod, kan man få exakt information om volymen, förekomsten, frekvensen och arbetet och hur snabbt det utförs.

f) Kostnad för arbetet:

Kostnaden för arbetet är en mycket användbar indikation på effektivitet. O- och M-studien måste använda sig av detta koncept för att underlätta jämförelsen.

g) Anställning av kontorsmaskiner och utrustning:

En undersökning bör göras av kontorsmaskinerna och den utrustning som används för att undersöka de berörda förfarandena.

(h) Rörelse och fysisk ansträngning:

Även om de flesta av de anställda som arbetar på ett kontor använder hjärnan snarare än brawn, är det också ett visst antal fysiska ansträngningar, t.ex. för hantering av papper, rörelser av filer, användning av maskiner, tillfälliga rörelser av möbler etc.

Undersökningsformuläret innefattar minskning av trötthet, på grund av fysisk ansträngning, jämnt flöde av arbetet, utformning av kortaste möjliga vägar för flöde av papper och rörelse av människor etc.

(i) Arbetsvillkor:

Det är välkänt att lämpliga arbetsförhållanden bidrar till arbetet. O- och M-kontoret bör ta reda på de situationer och arbeten där högre arbetsstandard än de som normalt fastställs för arbete bör följas för att främja effektivitet. Det är nödvändigt att ägna större uppmärksamhet åt maskinenheterna för att minimera deras effekt på arbetstagare som är engagerade i dem och de som arbetar i de närliggande enheterna.

(j) Form Utformning:

Blanketter är mycket viktiga delar av kontorsarbetet. O- och M-chefen måste studera de förfaranden för vilka formuläret har utformats så att lämpliga förslag kan göras.

3. Undersökning av hur arbetet organiseras:

I denna metod spelar följande faktorer en viktig roll:

(a) Organisationens struktur.

(b) Planering och organisationskontroll.

(d) Gradering av de anställda, dvs kampanjer, överföringar etc.

e) Personalledning.

Immateriella studier bör göras av O och M officer på de punkter som föreslagits ovan.

4. Insamling av fakta och siffror:

Detta arbete måste ske ekonomiskt och selektivt. Det är värdelöst att gå in för blindfakta som resulterar i insamling av data som inte kan användas korrekt. Endast dessa fakta bör samlas in som är relevanta för syftet. O och M-tjänstemannen måste använda sina bedömningar och erfarenheter för att bestämma de fakta som ska samlas in. För att få fakta är det inte tillräckligt att notera vad som hänt.

Följande faktorer är inblandade i processen:

(a) Metod för att få informationen

(b) Registrering av information

(d) Naturen, mängden, syftet och de personer som gör jobbet.

5. Studien av data och bilda slutsatsen:

Nästa steg i O och M hänför sig till undersökningen av data och bildandet av slutsatsen. Tänkande och resonemang bör inte begränsas till någon särskild uppgift.

Följande steg är inblandade för att studera data:

(a) Att studera data

b) Utnyttja erfarenheter och kunskaper

Statistiska verktyg som regressionsanalys, Sammanhållningsanalys, Faktoranalys etc. används också för att ta fram tolkningarna etc. och komma fram till en slutsats.

6. Formulering av förslag och sökande arrangemang:

Ett förslag, som är acceptabelt, måste ha följande egenskaper:

(a) Det borde vara praktiskt.

b) Förslaget måste vara väl testat. Om det inte är så, ska avdelningen som ska genomföra förslaget göra det med gärna och utan svårighet.

c) Förslagen, om så är nödvändigt, måste stödjas av diagram, diagram mm

7. Skriva O- och M-rapporten:

Skrivning av O- och M-rapporten är kulminationen på O- och M-utredningen.

När du skriver O- och M-rapporten, skulle det vara bra att komma ihåg följande punkter:

(a) Diskussioner

(b) Mottagare

c) Formella delårsrapporter

(d) Beslut om arten och formen av rapporten

(e) Rapportens struktur.

8. Inlämnande av en formell rapport:

När en rapport har slutförts korrekt och formellt måste den lämnas in utan förseningar, eftersom fakta går ut på tid. Samtidigt som rapporten lämnas in, är det viktigt att ta reda på hur många kopior som måste förberedas för syftet. Rapporten ska lämnas till de chefer som beställde den.

9. Genomförande:

O och M-officerarnas uppgift slutar inte nödvändigtvis med rapporten.

Han måste associera sig med genomförandet av rapporten och ytterligare åtgärder kan behövas om följande:

a) Enkla ändringar av förfarandet anges i rapporten, men om ytterligare information behövs ska tjänstemannen O och M komma till stöd för den berörda personen.

b) Om väsentliga ändringar av förfarandena är involverade, bör rekommendationerna formuleras i detalj. O- och M-tjänstemannen bör göra all möjlig hjälp vid genomförandet av stora förändringar av förfaranden avseende maskiner och utrustning, former och brevpapper, layout, utbildning och information samt program och tidtabeller.

c) När det gäller specialiserade förfaranden, skulle det vara klokt att ledningen bifogar personal i O och M för deras genomförande.

(d) För att rätta missförståndet om de övriga rekommendationerna kan det vara önskvärt för personalen i O och M att klargöra rekommendationerna.

10. Recension:

O- och M-arbete kräver en kontinuerlig granskning och uppföljning av utfallet av uppdrag som hjälper alla berörda att bilda en bred bedömning om O och M-arbetets misslyckande eller framgång. Vid bedömningen måste kontorsfaktorerna beaktas och O och M granskningsledning och personal ska se närmare och objektivt på sitt arbete.

Det kan förhindra och minska påståenden om extra personal, maskiner och vissa rekommendationer, men inte omedelbart accepterade, senare ses som ett värdefullt inverkan på arbetets organisation.