Kontorsystem: Behov, betydelse, planering och fördelar

Läs den här artikeln för att lära dig mer om behovet, egenskaper, vikt, planering, fördelar och nackdelar med kontorsystemet.

Behovet av systemet i ett kontor:

Varje kontor är inställt för att uppnå ett visst mål. För att uppnå det måste en rad uppgifter utföras vid varje steg.

Detta ställer stor efterfrågan på ledningen, eftersom när företaget expanderar står det inför en hård konkurrens.

Om ett misstag begås under en uppgift är det på grund av brist på ett system då blir det en dyr affär att rätta uppgiften, lägga den i ordning och igen för att fortsätta med det.

I enkla ord, när det finns ett system upprättat och över tiden om alla på kontoret följer systemet, blir det ett förfarande på kontoret. "Kontorsförfaranden är således en rad åtgärder för att göra ett särskilt arbete på kontoret enligt kontorsystemen." Till exempel ska rekrytering av kontorspersonal ske på grundval av ett planerat system.

Kännetecken för Office System:

Dessa är följande kännetecken för ett bra kontorsystem:

1. Kontorsystem är interrelaterade delar som arbetar i en sekvens och de är inte isolerade åtgärder.

2. Kontorsystem handlar om arbetssättet på kontoret.

3. De syftar till att uppnå målet för ett företag.

4. De är oroade över platsen och tidpunkten för utförandet av arbetet på kontoret eller någon del av företaget.

Viktigheten av Office System:

1. Om kontorspersonalen måste trimmas tillräckligt, är det viktigt att ha ett bra kontorsystem.

2. Det vanliga felet som orsakats av en anställd kan minskas i stor utsträckning om systemet är korrekt och etablerat på kontoret.

3. Frestration, förseningar och blockering av kontorsarbetet minskar om det finns ett bra kontorsystem.

4. För att säkerställa att det finns samordning, kontroll och tillsyn på ett kontor är det nödvändigt att ha ett mycket bra kontorsystem.

5. Eftersom det finns en metod involverad i systemet, hjälper det ett jobb att flytta snabbare, eftersom personalen på kontoret känner till och följer systemet.

6. Ett sparande i arbetskraft och omkostnader uppstår om ett ordentligt system är etablerat.

Planering eller design av kontorsystem:

Det är högsta ledningens uppgift att engagera sig och dela ansvaret för att visa en entusiasm och en iver för att designa ett kontorsystem. Liksom alla andra aktiviteter måste ett system planeras och utformas noggrant. Ett system som planeras, utformas och godkänts av ledningen och inrättas i en organisation är skyldigt att leda till att ett kontor fungerar väl och för att uppnå ett bra resultat.

Organisation för systemdesign:

Ett system kan etableras, sättas eller formuleras på ett av följande sätt:

1. Utomhuskonsulter: Dessa konsulter kan kallas för att göra en särskild undersökning av kontoret för att göra system och förfaranden så att rådgivningen inleds.

2. Toppledningen utser en systemkommitté för att överväga alla aspekter av systemet och göra lämpliga förslag.

3. En separat avdelning eller sektion som består av systemanalys skapas för att utveckla ett system och föreslå vissa metoder och förfaranden.

4. Om ett kontor är väldigt litet, tilldelas kontorschefen uppgiften att systemanalys och förslag görs för sin institution.

Steg för planering av system:

Arbetet med att planera systemet kan delas in i:

1. Fastställande av mål och politik:

Det är en grundläggande nödvändighet för något system. Det är uppgiftens toppledare.

Några av de viktiga aspekterna av att uppnå mål är:

(i) Vilken information ska lämnas och till vem?

(ii) Finns det ett fall för att minska nuvarande kostnaden?

(iii) Vad är konkurrensens omfattning så att systemet är etablerat?

(iv) Vad ska omfattningen av mekanisering vara?

(v) Om systemet är etablerat, vad skulle det vara procentandelen att följa det och hur mycket skulle systemets tillväxt vara?

2. Definiera systemets begränsning:

Detta kallas också "vet vad ramen för systemet är". När gränserna är kända blir det enkelt att använda systemet. När målen är inställda är gränserna eller ramarna lätta att designa och då kan en uppsättning principer och politiker sättas in i ramen för att systemet ska ha en konkret form.

3. Insamling av data:

En metod måste följas för att samla in data. Irrelevanta, otillräckliga eller slöseriösa uppgifter som samlats in kommer inte att tjäna som syfte att bilda eller formulera ett system. Här är endast de data som är användbara för systemet måste samlas eller samlas in.

Vid tidpunkten för insamling av data måste följande punkter tas hand om:

(i) Typ av data som samlats in

(ii) Källan från vilken data samlas in

(iii) Den tid då data samlas in

iv) Tillvägagångssättet som ska antas vid insamlingen av uppgifterna.

Källor för datainsamling:

1. Organisationshandböcker och diagram:

Organisationskartor och manualer ger också några sketchy detaljer. Men när de används med organisationsmanualer, indikerar de hur aktiviteterna grupperas, och vad är åtgärden som bör vidtas vid varje steg så att uppgifterna är utförda. Det skulle vara väldigt nödvändigt att förbereda en lista över uppgifter som utförts eftersom den identifierar arbetet, varifrån det är gjort och om någon dubbelarbete etc.

2. Information Flöde och System:

Alla relevanta filer ska användas för att extrahera data angående informationssystemet. De anger hur arbetsföreställningar är - både tidigare och nuvarande. Dessutom anger de de olika chefernas preferenser.

3. Business Machines Tillverkare:

Några av affärsmaskinerna kan hjälpa till med systemdesign. Även om det här är en vanlig praxis i industriländer, är det dock ganska ovanligt i vårt land, kanske med undantag för datorer, duplicering och Xerox-maskiner. Prata med överordnade, chefer och operativa anställda hjälp.

De personer som är involverade i en process kan tillhandahålla de bästa uppgifterna i syfte att utforma systemet. De kan svara på många obesvarade frågor. Det är därför lämpligt att bara intervjua handledare och anställda mot slutet av datainsamlingsprocessen, eftersom då är frågorna som svaren söks kända.

4. Observation av arbetet:

Observationen av arbetet är pålitlig och bör alltid användas. Tillförlitligheten av data som redan samlats in via andra källor kan kontrolleras med hjälp. En korrekt observation kräver emellertid adekvat utbildning av en del av observatören.

5. Studera redovisningsdata:

Redovisningsuppgifter avslöjar kostnaden och den ekonomiska redovisningskontrollen och systemen och metoderna för hur de fungerar. Det är troligt att det i vissa fall fungerar ofullständigt, partiellt eller avvisat system för redovisning, vilket även kan hjälpa till att lösa några av problemen i systemdesignen.

Etablering av systemutrymmen:

Stegen som redan skisseras för systemdesign utgör grunden för vilka systemlokaler som ska etableras. Den information som samlats om de aktuella procedurerna och systemet ger fakta om kvaliteten och kvantiteten av det arbete som redan utförts. Nu måste ett system utformas som måste ta hänsyn till de fakta som det är nödvändigt att ta hänsyn till de framtida möjligheterna att bygga upp systemet.

Med andra ord, systemet bör ha inbyggd flexibilitet. Även om ingen del av ett system kan förbli densamma över en tidsperiod, men för praktiska ändamål måste vi anta ett statiskt koncept för att designa ett system. Och som villkoret ändras över en tidsperiod kan systemet ändras.

Genomförande av systemet:

När systemen är planerade är det nödvändigt att kommunicera dem med anställda på alla nivåer. Många tidssystem föreslår förändringar i befintlig arbetssätt och ökad mekanisering. Således kan det vara nödvändigt att utbilda eller utbilda anställda om nya arbetsmetoder eller köpa nya maskiner och ordna utbildning eller rekrytering av anställda att köra dessa maskiner. Ett system kan inte ordentligt utformas eller implementeras om det inte finns systemintegration.

Fördelar med Office System:

1. Befrielse av förvaltning:

Den enda fördelen är av yttersta vikt. Ett bra system lämnar chefen fri att göra vad han bara måste göra, planera, genomföra önskvärda åtgärder, undersöka resultatet av den åtgärden, utvärdera prestanda, förbättra institutet, delegera med förtroende förutsatt att han kommer att använda systemet att göra om alla det arbete som inte kräver hans uppmärksamhet.

2. Undvikande av fördröjning och flaskhals:

Bra system säkerställer en jämn drift av kontoret och därigenom undviks all slags försening och flaskhals. Arbetet fortskrider smidigt.

3. Eliminering av fel:

Eftersom ett system är baserat på all korrekt analys elimineras risken för fel eller åtminstone minimeras. Detta bidrar dessutom till maskinens effektivitet.

4. Bättre hastighet:

Snabb leverans av arbete är möjligt, eftersom ett system är baserat på arbetssättet och inte bara på en enskild arbetares eller en chefs lurar och fantasier.

5. Utbildning till personalen:

Kontorsystemet förbättrar personalens utbildning och därmed förbättrar arbetstagarens effektivitet på kontoret. Några välutbildade arbetare är bättre än en armé av utbildade arbetare.

6. Bättre kontroll:

Systemet garanterar bättre kontroll över arbetet och hjälper i sin tur till att eliminera bedrägerier.

7. Bättre samordning:

Korrekt samordning är ett huvudmål för systemet. Bättre samordning är möjlig genom införandet av ett system. Detta leder till ökad sammanhållning och effektivitet. Flaskhalsen tas bort.

8. Ekonomi:

Ett bra system sparar också på överliggande utgifter och direkta arbeten, eftersom arbetssättet bygger på korrekt analys och de ändras från tid till tid för att möta den förändrade miljön i affärer.

9. Bättre form Design och Form Control:

Eftersom ett bra system syftar till en bättre formkonstruktion och kontroll ökar kontorets arbetseffektivitet och de onödiga laggarderna elimineras. Detta leder till ökad effektivitet i alla avdelningar i företaget.

Begränsningar av Office System:

Vår diskussion om och på kontorsystemet skulle förbli ofullständig såvida vi inte tar hänsyn till de begränsningar under vilka de fungerar. För att kunna dra största möjliga nytta av systemet, kan det vara viktigt att studera sina begränsningar.

De summerar som:

1. Integrationsbegränsning:

Systemet måste integreras för att uppnå målsystemet. Systemintegration är en formidabel uppgift och innebär därmed en begränsning av systemet som fungerar i olika avdelningar. Vissa system måste ändras med hänsyn till efterfrågan på andra system som fungerar i organisationen.

2. Begränsning av planering:

Planering av systemet medför en stor begränsning. Ett system kommer inte att ge resultat om inte korrekt planering går in i dess installation.

3. Begränsning av kostnad:

Kostnadsfaktorn är en av de viktiga faktorerna när man bestämmer sig för formuleringen och antagandet av systemet. Ett system måste utvärderas i planeringsstadiet för att bedöma dess effektivitet så att det kan leda till ekonomi på kontoret i stället för att öka omkostnader och direkta arbetskostnader.

4. Begränsning av upprepad användning:

Om ett system används repetitivt och upprepade gånger, förlorar det dess effektivitet i stor utsträckning. Det blir en stor fasthållning på kontoret. Ändring av systemet måste göras från tid till annan utifrån aktuella behov, vilket medför stora utgifter för organisationen.

5. Begränsning av sträng efterlevnad:

Strikt vidhäftning till systemet hela tiden gör ett system oflexibelt och oföränderligt. Således är det väsentligt att ett system ska lämna något till diskretion och bedömning av chefen, handledaren och underordnade.