Kontorsrekord och korrespondens

Läs den här artikeln för att lära dig mer om kontorsrekord och korrespondens.

Betydelse av Office Correspondence:

Mycket kommunikation som sker i en organisation är skriftlig. Korrespondens definieras sålunda som "skriftlig kommunikation om ämne av gemensamt intresse, antingen inom organisationen eller med en outsider".

Korrespondens inom organisationen låter en betydelse för företagets politik och praxis, främjar förståelse mellan medlemmarna och avdelningarna organisationen.

Korrespondenser med utomstående främjar bild av organisationen, förtydligar sin politik, håller sina juridiska personer intakta och fortsätter sin verksamhet.

Syftet med Office Correspondence:

Det kan finnas och det finns många orsaker till kontorskorrespondenser.

En kontorskorrespondens kan vara på grund av följande skäl:

1. Servera ett meddelande till kontorspersonalen.

2. Betjäna ett meddelande till den enskilde personen.

3. Betjänar en order antingen till hela avdelningen eller till den enskilda medarbetaren på kontoret.

4. Betjänar en instruktion antingen till avdelningen eller till en person som arbetar i avdelningen.

Betjänar en instruktion eller ett meddelande till kontoret beläget utanför kontorslokalerna. Det kan finnas många andra anledningar att utföra och betjäna en instruktion som ingår i kontorskorrespondens, men korrespondensens natur beror på den situation som uppstår på kontoret för vilket ett meddelande måste serveras.

Principer för kontorskorrespondens:

Det finns vissa principer för korrespondens som måste följas av alla kontor. Ett kontorsmeddelande eller en kontorsorder kan inte utfärdas av alla Tom, Dick och Harry. Antag att en avdelningschef vill utfärda ett varningsbrev till en av anställda. Han kan bara inte utfärda samma sak på hans lustar och fantasi.

Han måste först hänvisa till kontorsmanualen, där det blir klart för honom om kontoret har bemyndigat avdelningschefen att utfärda sådana brev.

Om ja, då kan han, inom ramen för handboken, utfärda brevet. Om inte, måste han återgå till organisationschefen, förklara situationen och söka hans tillstånd och godkännande för att utfärda en sådan order innan han lämnar ett sådant varningsbrev. En kopia av den skrivelsen ska vidarebefordras till kontorsorganisationens chef för sin information.

Den största principen för någon officiell korrespondens är att officiella brev som utfärdats, tjänstgjorts eller skickats till någon, borde ha en giltig, väsentlig anledning som skulle kunna leda till en fast beslutsam handling.

En annan princip i den officiella bokstaven är, om inte och tills det behövs, det borde vara kortfattat, artigt och bör skrivas på ett sätt som den som läser den ska gynna sig. I inget skede bör det officiella brevet som serveras eller skrivas vara hård, oartig och rostig. Det avvärder därför betydelsen av brevet och den person som skriver den.

Underhåll av officiell korrespondens:

Underhåll av kontorskorrespondensen startar antingen med att ta emot den officiella bokstaven och ange dem i den korrekta filen, eller skicka ett brev utanför kontoret eller skicka ett brev till någon annan avdelning och behålla en kopia av den i filen.

Detta förklaras bäst så:

Inkommande bokstäver är också kända som inkommande brev och de utgående bokstäverna är kända som utgående brev. Vi ska diskutera proceduren för hantering av inåtgående mail och utåtgående mail.

Förfarande för hantering av inkommande brev i kontorskorrespondens:

Inåtgående brev utgör grunden för vilken organisationen fungerar och existerar. Mycket av organisationens effektivitet återspeglas genom en korrekt hantering av inåtgående mail.

Listad är proceduren för hantering av inåtgående post:

1. Ta emot och samla in posten:

En vanlig "dak" eller "mail" tas till kontoret antingen av en kurir eller av en postman en eller två gånger på en dag i de flesta av våra städer i Indien. Omedelbart bör antalet mottagna brev räknas. Ett kontor, som det är, kommer att få cirka 25 till 30 bokstäver på en dag och kan vara 10-12 brev i taget.

Alla sådana brev efter mottagande bör stämplas. Ett korrekt exempel på frimärke visas:

Här reflekterar stämpeln kontorsnamnet. Det är kontor i Kolkata. Frimärket återspeglar annan information som bokstavsnummer, datum för mottagande och riktning av bokstaven till vilken den ska lämnas. Antag att detta är den 10: e bokstaven som kontoret har mottagit den 10/10/10, då ska siffran 10 och datumet 10/10/10 vara upplagda på lämplig plats.

Slutligen, om brevet är markerat till kontonavdelningen, ska "konton" skrivas på lämplig plats. Detta steg kommer emellertid att ske först efter att posten har öppnats.

2. Öppna Mail:

Bokstäverna kan öppnas antingen manuellt eller genom brevåterställning. Att öppna bokstäver för hand med hjälp av en papperskniv är den vanligaste metoden att öppna brev även i en mycket stor organisation.

Efter att ha öppnat brevet bör det noteras om innehållet i brevet som skrivs är på en enda sida, eller mer än en sida. Om det är mer än en sida, ska hela sidorna numreras.

Efter numrering av sidorna bör innehållet i brevet läsas och en större vikt läggs på ämnet i brevet.

Det är ämnet som i ett ögonblick berättar om hela innehållet.

Nu är det här, att "skrivelsen som avses" kommer in i förspel som inskrivet på frimärket. När hela brevet är läst kommer man att få veta om avdelningen där brevet måste riktas. Det ska skrivas på det utrustade utrymmet.

3. Inspelning av posten:

De flesta organisationer gillar att hålla en permanent rekord för all inåtgående post. För detta ändamål bibehålls "inloggningsregistret", "dak mottaget register" eller "brev mottaget bok". Detta register registrerar alla uppgifter om mottagna brev. Det är bättre att ha ett sådant register på nästan alla kontor för att kontrollera registreringen av det mottagna brevet och kontrollera om ett brev har återlämnats för inlämning.

Ett exempel på hur den inbyggda postregistret ska vara illustreras bäst:

4. Sortering och distribution av inkommande post:

När hela stämplingen och hela inspelningen är slut bör bokstäverna sorteras ut. Till exempel måste alla bokstäver som riktas till konton separeras och grupperas så att varje bokstav som tillhör kontonavdelningen skickas till Konton.

På samma sätt kan varje brev som riktas till administration skickas till administrationen. Således skickas alla bokstäver som tillhör kontonavdelningen till kontona. På samma sätt kan varje brev som riktas till Administration skickas till Administration.

Denna process att lägga alla brev till en avdelning, i serie och rikta den till den berörda avdelningen för åtgärd kallas "sortering". När bokstäverna sorterats och spelats in skickas bokstäverna till respektive avdelning för att ta emot. Denna process är känd som distribution.

5. Uppföljning:

Effektivt svar på inkommande korrespondens är indexet för effektiviteten i organisationen och för att förbättra bilden. Cheferna och de olika avdelningscheferna bör se till att brev mottagna under dagarna är närvarande samma dag och svaren är förberedda samma dag, och sedan kopieras kopiorna av det på rätt sätt.

De ursprungliga bokstäverna ska ges filnamnet och ska skickas korrekt.

Utgående eller utgående post i kontorskorrespondens:

Mails skickas utanför av varje avdelning, av varje organisation.

Det finns ett förfarande för att skicka ut mailen:

1. Läs hela innehållet i brevet som ska skickas ut.

2. Ta bort filen där den andra kopian av brevet kommer att arkiveras. Filen kommer att ha ett filnummer. Detta filnummer måste ges till brevet.

3. Se i det externa registret vad serienummeret för den sista bokstaven är. Nästa nummer kommer att vara serienumret för detta brev.

4. Ange datumet för leverans på brevet. Samma datum måste läggas på brevet.

5. Efter att ha skrivit alla bokstäver i det yttre takregistret, skicka bokstäverna till avsändningsdelen. Avsändningsavsnittet kommer att fästa frimärkena etc., skriva adressen på kuvertet och sedan posta bokstaven som gör en post i registret som underhålls av dem. Detta är den enklaste och enklaste metoden att skicka ett brev från kontoret.

Arkiv och metod för arkivering i kontorskorrespondens:

Metoden att arkivera kontorsposten om inkommande eller utgående skiljer sig från kontor till kontor och förfaranden för arkivering skiljer sig åt som olika kontor har olika normer, förfaranden etc. Dessa är till nytta för arkivering.

Inlämningsförfarandet startar omedelbart efter det att inspelningen av det utgående brevet är slut. Antag att ett brev har kommit in på kontoret för vilket inget svar måste ges, då skrivs det, noteras och arkiveras. Men om ett inkommande brev kräver att svara, måste det inkommande brevet definitivt lämnas in, men före det måste svaret formuleras.

När svaret är upprättat, noterat, kodat och skickat till avsändningsdelen, för vidarebefordran måste brevet lämnas in.

Det finns rutiner för arkivering i kontorskorrespondens:

1. Först, gå igenom inkommande brev och notera varifrån brevet har kommit, vad är innehållet i brevet och vad vill brevet. Om brevet inte motiverar svar, fyll i brevet i motsvarande fil.

2. Antag att inkommande brev garanterar ett svar och ta reda på varifrån brevet har kommit.

Det kommer att framgå av brevet eftersom du skulle veta varifrån det har kommit, notera innehållet i brevet, ämnet etc ... det här kommer att ge dig en uppfattning om filen där brevet måste arkiveras, hämta den filen .

3. Rätta omedelbart ett utkast till svar. Få den godkänd av den behöriga myndigheten. Efter godkännandet få brevet skrivet och få det godkänt av den behöriga myndigheten.

4. När brevet är godkänt, ge det ett korrekt filnummer, serienummer och datum. När det är klart skickar det till avsändaren för godkännande.

5. Fyll i bokstaven som är inkommande och svarbrevet i motsvarande fil och numrera de sidor som arkiveras seriellt. Detta är en kort och en kort metod för förklaring om arkivering. Låt dock en ansträngning göras för att förklara om olika typer av filer och arkivering, och hur man anger ett index eller ett kodnummer till en fil.