Kontorsverksamhet: Betydelse, betydelse och klassificering

Läs den här artikeln för att lära dig mer om Office Operations. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelsen av Office Operations 2. Betydelsen av Office Operation 3. Klassificering av Office Operations.

Betydelsen av Office Operations:

Ett kontorsförfarande består av flera steg eller åtgärder och det minsta steget i hela proceduren kallas en operation. 'Operation' har en praktisk känsla. Webster-ordboken ger ordet av ordet som "gör eller utför ett praktiskt arbete eller om något som innebär praktisk tillämpning av principer eller processer".

En kontorsoperation gör därför lite praktiskt arbete som en del av ett kontorskontor. Kontorsverksamhet är också känd som kontorservice.

Betydelsen av Office Operations:

Inget jobb kan göras i sin helhet i taget. Det finns också arbetsfördelning och så kan en person inte vara skyldig att göra hela jobbet ensamstående. Varje del av ett jobb eller varje operation kan göras av en separat person. Därför bör vad som ska vara operationerna för att slutföra ett förfarande först fastställas och då är tilldelningen av uppgifter praktiskt möjligt.

Den bästa metoden för att utföra en operation måste vara känd. Man ska lära sig metoden och sedan försöka operationen. Taylor, fadern för Scientific Management, skrev på jobbstudie. Varje jobb har den bästa prestationsmetoden som måste vara känd för en arbetare.

Hans följare, Gilbreth, tillade att varje jobb har sina små operativa delar som heter "therbligs" och den bästa metoden att utföra varje liten del måste vara känd och då blir prestanda bäst. (I själva verket är "therblig" ingenting annat än att stava Gilbreth på baksidan. Det här är bara ett catchy namn och inget ord i sann mening.) Taylors idé var kopplad till fabriksjobb men det gäller även för kontor.

Klassificering av Office Operations:

Kontorsverksamhet kan klassificeras på olika sätt. Verksamheten kan vara för någon centraliserad eller generell tjänst som, arkivering eller för någon decentraliserad eller privat tjänst som bokföring. Vissa operationer måste göras manuellt som att signera en check och för vissa operationer kan maskiner användas som att skriva ut ett brev med kopior.

Människor på högre nivå gör vissa operationer som att underteckna ett anställningsbrev medan personer på lägre nivå gör vissa operationer som (skickar post. Operationer kan rutineras som att hantera post. Det finns icke-rutinerad verksamhet, liksom att hantera en regeringens anmälan på försiktiga fondregler.

Olika typer av operationer kräver olika kvalifikationer.

Enligt betyg nämns några typer av verksamheter nedan:

(1) Databehandling:

Det kräver en högt specialiserad färdighet och en långsiktig träning. Det inkluderar kunskap om att använda en komplicerad maskin som en dator, kortstansning etc.

(2) Utarbetande av bokstäver:

Detta är ett jobb av hög kvalitet. Det finns utbildade och erfarna korrespondensbyråer som kan göra imponerande och effektiv skrivbearbetning. Kommandot på språk (engelska) är viktigt.

(3) Förvaring av bokar av konto:

Detta kräver kunskap om bokföring som är en färdighet. Vissa akademiska kvalifikationer relaterade till bokföring är nödvändiga.

(4) Hantering av e-post:

Denna operation (eller ganska serier av operationer) kräver ingen skicklighet med hög ordning. Detta är mer eller mindre mekaniskt och bygger endast på övning.

(5) Hantering av kontanter:

Detta är en enkel operation som inte kräver någon färdighet i sann mening. Snabb räkning av anteckningar är dock en konst som har någon teknik. Det kräver ett kallt temperament och trovärdighet.