Kontorsmekanisering: Mål och principer

Låt oss göra en fördjupad studie av mål och principer för kontormekanisering.

Målsättningar för mekanisering på kontoret:

Mekanisering på kontoret har följande mål:

1. Tolkning av data:

Maskiner som datorer tolkar och fäster fakta och data för beslutsfattande och kontroll.

2. Arbetsbesparande:

Mekaniseringen syftar till att spara arbete på ett av två sätt - antingen det kan minska den totala löneavgiften eller samma anställd medföra större volym arbete.

3. Mindre bedrägerier:

Maskiner minimerar bedrägerier i kontorsarbete.

4. Tidsbesparing:

Att spara tid är ett annat mål med mekanisering. Arbetet som skulle ta timmar kan ske i liten tid med maskinen.

5. Noggrannhet:

Arbetet som utförs av en maskin är mycket mer exakt och därför kan ett huvudmål vara att förbättra noggrannheten.

6. Standardisering:

Ett standardarbete kan endast uppnås när maskinerna används optimalt.

7. Eliminering av fördröjdhet och monotoni:

Repetitiva processer är monotona och kontorsmaskinen syftar till att eliminera monotonen hos dessa repetitiva processer.

Principer för mekanisering och utrustning Urval på kontoret:

Låt oss anta att ett kontor som kör i full ånga har bestämt sig för att köpa vissa kontorsmaskiner för att förbättra inte bara produktionen av arbetet med hänsyn till kvaliteten, men det vill också spara tid och upprätthålla produktivitetsekonomin på viss nivå .

Vad kan då vara de vissa faktorer som bör beaktas för att välja och köpa kontorsmaskiner? Betraktningen och principerna för att köpa kontorsmaskiner skiljer sig från organisation till organisation, men det finns vissa gemensamma principer som i allmänhet följs av varje organisation:

1. Rymdets princip:

Det är viktigt och nödvändigt att maskinen ska uppta minsta golv, dörr eller hyllutrymme. Stor och tung maskin upptar mer utrymme och det bidrar till kostnaden utrymmet, så det blir en indirekt utgift på organisationens totala kostnad.

2. Standardisering:

Standardisering i fråga om kontorsutrustning och inköp avser att köpa samma maskiner som skulle uppfylla specifikationen för den maskin som krävs för att bära arbetet på ett kontor. Om exempelvis kontorsjobbet är att ta ut fotokopior i minskning eller förstoringsstorlek, ska kopiorn som ska köpas ha en zoomlinsfunktion, eftersom det hjälper till vid reduktion och förstoring av kopiorna.

3. Tillfredsställande inköp:

Om en viss typ av maskin behövs av varje avdelning, bör samma antal maskiner köpas.

4. Användning:

Användningen av den inköpta maskinen ska vara 100%, dvs den ska användas till sin fulla eller största användning. Faktum är att köpkvantiteten måste bestämmas. En maskin som måste användas sällan borde inte köpas på en gång och spenderar mycket pengar.

5. Hållbarhet:

Allt som köps måste vara hållbart. Det kan inte bara ha ett långt liv men det borde vara ledigt från frekventa uppbrott etc.

6. Kostnadsprinciper:

En balans borde bibehållas när du köper en kontorsutrustning och pengarna spenderas på den för att köpa den. Varje maskin har tre olika kostnader som är inblandade i den. De är köpkostnaden, driftskostnaden och ledig tidskostnad.

Om kapitalkostnaden för en maskin är högre men dess driftskostnad är låg; Det kan vara att föredra en maskin vars köpkostnad är mycket låg eller faktiskt låg och driftskostnaden är hög. Men man bör alltid komma ihåg att kvaliteten inte borde offras för kostnadens skull.

7. Anpassningsbarhet:

Den inköpta maskinen ska vara sådan att alla som använder den inte bara anpassar sig till maskinen, utan maskinen ska locka andra att anpassa sig till den. Med andra ord bör maskinens funktion vara enkelt och lätt för andra att förstå det och använda det, snarare än att vara ordinerat och omständligt att anpassa sig till det.

8. Kvalitetsprinciper:

Inköpta maskiner måste vara av god kvalitet så att kvaliteten på det arbete som utförs av dem är av önskad standard.

9. Fördelar:

Man bör ta hänsyn till konceptet och principerna om fördelar innan man köper en maskin. Eftersom en kostnad är inblandad i inköp av maskinen, bör fördelarna vara mångfacetterade.

10. Lämplighet:

Kontorsmaskinen ska vara lämplig för processen för vilken den ska köpas. Det bör inte köpas enbart som en statussymbol.