Kontorshantering: Planering, Ledningens roll och HR HR-uppgifter

Kontorsplanering:

Varje nivå av kontorsarbetare har helt olika typer av ansvar. Den grundläggande skillnaden ligger i i vilken grad mekaniska rutiner spelar en roll i arbetstagarens arbete. förutsägbara uppgifter utgör en stor del av en clerkdag, men en mycket mindre del i en divisionsdirektörs liv.

Visualisering av ett "integrerat kontor" kan leda till missuppfattningen att samma elektroniska verktyg ger svaret på behovet av bättre produktivitet på båda nivåerna. De kan inte, mer än en skrivare kan byta till ordbehandling genom att använda samma mikrodator som har omvandlat hennes kollegas arbete i konton.

För chefen är effektiviteten problemet. För clerks, sekreterare och supportpersonal är det effektivitet. Ledare, i stort sett, betalas för att göra lönsamma beslut och för att säkerställa att dessa genomförs ordentligt av sina underordnade, vad innebär denna process? Först insamling av information.

Verbal kontakt är favoritmetoden i dagens affärsverksamhet, och det råder ingen tvekan om att konversationen kommer att förbli det mest lämpliga mediet för att förvärva och överföra fakta. Dokumenten ligger till grund för denna process, och med tanke på den mänskliga minnes begränsade kapacitet och obegränsat fallbarhet är det inte förvånande att chefer begår information till någon form av tillfällig eller permanent lagring vanligtvis papper.

Den andra delen av chefsfunktionen består av analys, fantasi och gissning; använda den information han har förvärvat för att fatta ett beslut. Detta medför mindre utbyte av data med andra människor, men chefs effektivitet är beroende av hans förmåga att få tillgång till informationen tillräckligt snabbt för att hålla sig i takt med sin tankeprocess. Kvaliteten på analysen kommer att försämras av dåligt organiserade eller långsamma lagrings- och hämtningssystem, och hans arbete kommer att bli svårare om han måste förlita sig på råa, oförädlade data. att jobba snabbt behöver han indexerade sammanfattningar av viktiga fakta, och han måste utan dröjsmål lägga hand om dem.

När ett beslut har uppnåtts behöver andra människor veta om det. Chefen använder kommunikationssystem för att informera både överordnade och underordnade resultaten av hans överläggningar, och också att hålla en permanent kontroll över den noggrannhet som hans instruktioner utförs. Hans effektivitet är återigen beroende av hastigheten och tillförlitligheten hos hans media för kommunikation; med en ideell 100-procentig kommunikationstjänst skulle den enda gränsen för hans ledarskapseffektivitet vara hans personliga förmåga.

Otroligt nog är de flesta europeiska organisationer villiga att investera i hjälpmedel för kontorsautomatisering, där en produktivitetsökning genererar en relativt låg ekonomisk vinst per kapital än att tillhandahålla elektroniska verktyg för förvaltning, där en produktivitetsförbättring kan förväntas göra eller spara en betydande summa för organisationen.

Detta kan bero på svårigheten att mäta ledarskapsutdata, eller det kan bero på att elektroniska hanteringshjälpmedel fungerar i ett större och dyrare sammanhang än en terminaler eller ordbehandlingssystem. Oavsett orsaken finns tecknen att denna preferens håller på att förändras dramatiskt.

Tillkomsten av verkställande arbetsstationer, byggandet av en internationell kommunikationsinfrastruktur och de internationella standardiseringsorganisationernas framgång för att uppmuntra tillverkare att anta gemensamma designspecifikationer, alltså en ny möjlighet till möjligheter för företag att planera elektroniskt stödverktyg för mitten och övre plan Ledningspersonal.

Kostnaden för de verkställande arbetsstationerna, tack vare den omfattande acceptansen av de ordförandesystem som var deras föregångare, ligger nu inom rimliga gränser. Nu när tillverkare kan tänka sig en marknad av viss storlek för dessa produkter, kan de i sin tur motivera de investeringar i hårdvara och mjukvara som är nödvändiga för att skräddarsy skrivbordssystem till de särskilda behoven hos de administrativa lagren.

Kanske viktigast är ledarskapsarbetet nu erkänt som en mycket dyr resurs och incitamentet finns bland arbetsgivarna att ta ett steg som ger ett rimligt löfte om att ge cheferna möjlighet att utföra mer eller bättre arbete. Exempel på effektivitetsvinster på administrativ nivå, även om inte riktigt jämförbar, har uppmanat planerare att tillämpa samma förväntningar på förbättrad produktivitet som ledande funktioner.

Planerare utvecklar nya metoder för att bedöma kvalitativa framsteg i ledningsproduktivitet, men oundvikligen finns det inget enkelt svar i en miljö där rutinerna är särskilt frånvarande. Den verkliga fienden för integration på kontors- eller avdelningsnivå är fortfarande oförenlighet med utrustning.

Hittills har få tillverkare antingen varit villiga eller kunna se till att deras system kan kommunicera enkelt med andra system som sannolikt finns i samma användarorganisation: ovilliga, eftersom begreppet en användare helt dedikerad till en enskild tillverkares produkter har verkade också lockande; och oförmögen, för till sist var de nödvändiga standardspecifikationerna för preliminära för att motivera antagandet.

Viktiga steg har dock tagits och det är ovanligt idag för en stor tillverkare att introducera en ny produkt som inte följer de regelbundna eller faktiska standarder som allmänt accepteras. Medan vi fortfarande är långt ifrån målet om sann kompatibilitet på alla nivåer, behöver användaren inte längre oroa sig för att en större leverantörs produkter kommer att ogiltiggöras av utrustning som lanserades det följande året. tillverkarna har erkänt att det är eget ansvar att säkerställa kompatibilitet och migrationsvägar. Införandet av "öppen arkitektur" lokalt område och vid ger bevis för denna avsikt.

Det är användbart att komma ihåg de faktorer som arbetar för att sakta ner våra framsteg mot kontorsautomatisering. Några av dessa är tekniska, andra sociologiska. Planners kan hitta sina program oavsiktligt saboterade av sistnämnda, medan de ledande eller administrativa användarna av elektroniska system kan förväntas visa lite sympati för det förra. Varje form av beteendeförändring är begränsad i hastighet genom naturlig mänsklig motståndskraft. Människor är innate konservativa, och antingen motstå eller motsatta är skyldiga att förändra bekväma och välbekanta beteenden. Observationerna indikerar två faktorer.

Den första väsentliga faktorn, som gäller både ledande och kontorspersonal, har att göra med kritisk massa. Motstånd mot införandet av elektroniska system verkar plötsligt och mirakulöst falla bort när en viss mättnadsgrad har uppnåtts.

För det andra kommer både chefer och clerks för sitt eget system när de kan se att innehav ger en kollega någon form av fördel. En varumärkeschef kan till exempel inte tolerera en situation där en av sina kollegor kan få omedelbara marknadsresultatdata från sin stationära terminal, även om han alltid har svurit att han aldrig skulle tillåta sig att bli tvungen att använda ett tangentbord; så fort det är en lägenhet som besitter en VDU eller en arbetsstation, ger makt, motstånd smälter. På samma sätt är den bästa metoden att övervinna antipati till ordbehandlare att ge dem till ett utvalt antal skrivare att börja med; mycket snart kommer resten att mutera såvida de inte är utrustade med motsvarande.

Psykologiska ploys åt sidan, det rekommenderas starkt att en stor omsorg och ansträngning ägnas åt att förbereda personal inför adventen av elektroniska kontorsystem. Eftersom det här förmodligen är den mest dramatiska enda förändringen som någonsin kommer att inträffa i sina kontorsliv, är det kontraproduktivt i ytterligheten för att låta dem klara det ensamma, men företag som fortfarande introducerar mikrosystem, nya telefonsystem och ord -processanläggningar utan att till och med meddela det faktum i förväg.

Resultatet är uppenbart. Mer upplysta organisationer vinner utdelning genom att inrätta förklarande och träningspass på alla nivåer; till och med som en gest, uppskattas denna grad av oro och framsteg, medan en grundläggande förklaring till anledningen till att automatisering ska införas har visat sig gå långt mot att motsätta sig motstånd.

Det kan vara relevant att notera vid den här tiden de överraskande resultaten av en undersökning som genomfördes av Philips Business Systems i mitten av 1983. Tvåhundra styrelseledamöter och chefer i Storbritanniens största 1 000 företag ifrågasattes om sina åsikter om kontorsautomatisering.

Analytikerna var förvånad över att 49 procent av de intervjuade cheferna redan använde någon form av datorbaserat kontorsystem. Hälften av resten såg fram emot installationen av ett personligt beslutsstödssystem i sina egna kontor. På den här nivån verkar det i alla fall som om de kulturella motstånd som kontorsautomatiseringssystem som en gång möter har försvunnit.

Förutom subjektiva mänskliga faktorer spelar tekniska överväganden en viktig roll för att förvirra och fördröja ankomsten av den helautomatiska kontorsinformationsmiljön. Tekniken tar betalt för de kvanta sprången i kostnadsminskningen som är ansvariga för att öppna marknaden så snabbt, men tekniken går så långt framåt att ett osäkerhetsfaktor går in i de flesta planerarnas prognoser när mässingspaket av systemalternativen övervägs .

Till exempel kan inget elektroniskt post-, meddelande- och arkiveringssystem någonsin verkligen utmana pappersbaserade metoder utan att ta hänsyn till det faktum att det alltid kommer att finnas en tillströmning av pappersdokument till en organisation från korrespondenter som är för små eller för traditionellt inställda att anta en elektronisk alternativ.

Så systemet måste vara utrustat för att hantera dokumentingången samt digital ingång direkt från WP, teletex eller datorutgång. Digital optisk inspelning, med hjälp av högupplösta skärmar, representerar den mest effektiva metoden för att tillhandahålla denna kapacitet. men eftersom tekniken är relativt ny och erbjuder en lösning som ses som avancerad eftersom den är så omfattande är kostnaderna för DOR för närvarande höga. Detta är ett klassiskt exempel på en teknik som inte kommer att bli universellt tillgänglig förrän den har varit banbrytande av världens största organisationer.

Lika förvirrande för planeraren är frågan om överföringsmedia; han står för närvarande med en mängd olika alternativ när det han uppenbarligen vill ha är att standardisera inom sitt företag på ett medium som kommer att antas av PTT och deras kunder över hela världen.

Ett antal storskaliga kommunikationshanteringssystem har nyligen införts för att lösa detta problem, men planeraren har ett legitimt klagomål mot de telekommunikationsmyndigheter vars otillbörliga samarbete ger honom en sådan kostnad. Även när internationellt kompatibla tjänster tillkännages, är otillförlitligheten av sina föreslagna invigningsdatum nu berömda.

Kanske är den mest användbara råd som vi kan erbjuda kontorsautomatiseringsplanerare att han eller hon bör uppmuntra personal att ackumulera erfarenheter som börjar så snart som möjligt. Alla problem som vi diskuterat förvärras om introduktionen av verkligheten hos kontorselektronik lämnas för att vänta tills sortie magiska ögonblicket i framtiden, när hela frågan klargör sig själv. Det kommer inte de besvärliga valen som står inför idag kommer att ersättas av andra imorgon; under tiden de äventyrliga företagen som är beredda att övervinna både förutsägbara och oväntade effekter av förändring kommer att skörda belöningen för deras beslutsamhet.

På den administrativa nivån är det ingen tvekan om att lokal databehandling, med eller utan fjärrdatabasåtkomst, multiplicerar arbetstagarnas produktivitet med en betydande faktor. Ordbehandling möjliggör sekreterar- och skrivpersonal för att förbättra både deras volym av produktion och kvaliteten på deras arbete. På ledningsnivå är ett sofistikerat röstkommunikationssystem förmodligen den enskilt mest kraftfulla bidragsgivaren till ökad effektivitet, medan personlig tillgång till central- eller avdelningsstatistik via en stationär displayenhet gör det möjligt för chefen att behålla dagens kontakter med fakta om hans ansvarsområde .

Hanteringen av inkommande och utgående korrespondens är en kontorsfunktion som i sin traditionella damm undertrycker både kontorets effektivitet och ledarskapseffektivitet. installationen av ett elektroniskt informations-lagrings- och hämtningssystem för att ta över funktionerna för arkivering, filunderhåll och filförfrågan möjliggör ett kvantesprång framåt på båda nivåerna samtidigt.

Valet av system för var och en av tre installationer på kontorsnivå styrs av en mängd olika faktorer, av vilka personliga preferenser inte alls är minst viktiga, även om det slutliga syftet med fullständig systemintegration fortfarande är långt ifrån kan banan bli smidigt utjämnad genom att välja utrustningen idag som följer de publicerade och de facto internationella standarderna och genom att begränsa leverantörsrelationer till de tillverkare som är engagerade i principen om öppen systemarkitektur.

Kontorschefens roll:

Kontorschefens betydelse kan sammanfattas med ett ord: effektivitet. En kontorschef kommer att befria dig från ett stort antal tidskrävande ansvarsområden, så att du och alla andra i ditt företag kan koncentrera sig på grunderna för att driva verksamheten eller bara få jobbet gjort.

En kontorschefs uppgifter varierar från kontor till kontor. Låt din kontorschef hantera vad det än är som måste göras för att ditt företag ska fungera effektivt. I vissa företag kan kontorschefen vara sekreterare eller receptionist. I andra kan kontorschefen ta på sig mer ansvar - som en bokhållare eller tekniskt problemskytt.

Nedan följer några av de uppgifter som ofta faller till en kontorschef:

(i) Telefoner:

Du kan göra det till kontorschefens jobb att svara på alla telefonsamtal och klistra in dem till lämpliga tillägg. Kontorschefen kan också ansvara för att ditt telefonsystem fungerar smidigt och uppfyller dina behov.

(ii) Mottagning:

Kontorschefer kan sitta vid ett skrivbord direkt inuti kontorsdörren och hälsa alla besökare när de går in. Ytterligare uppgifter kan vara att skriva in för leveranser, ta emot och distribuera mail, och hålla mottagningsområdet städat (se till att tidskrifter är aktuella, bevattningsanläggningar etc.).

iii) Kontorsmaterial:

Kontorschefer kan beställa alla leveranser som behövs för att driva ett effektivt och professionellt kontor, hålla reda på när leveranserna är låga och se till att varor beställs innan de löper ut.

iv) kontorsmöbler:

Kontorschefer kan välja och köpa skrivbord, stolar, arkivskåp och liknande.

(v) Kontorsutrustning:

Kontorschefer kan upprätthålla utrustning som kopiatorer, faxmaskiner och telefonsystem. De kan eventuellt reparera mekaniska problem, eller åtminstone övervaka reparationen av en professionell. Ytterligare uppgifter kan innefatta programmering av ofta använda nummer till faxmaskiner och telefonsvarare.

(vi) Datorer:

Sätt din kontorschef ansvarig för att övervaka kontorsdatorer och felsökning vid behov. Kontorshanteraren ska till exempel vara bekant med grundläggande datorproblem och kunna hjälpa medarbetare när datorn eller skrivaren fryser. Denna plikt är särskilt viktig om ditt företag är för litet för att ha en heltidsanställd personal.

(vii) Arkivering:

En central uppgift för kontorschefer är att organisera mullarna av pappersarbete. Chefen bör utveckla ett omfattande och lättillgängligt arkiveringssystem för fakturor, kvitton, kundinformation och andra viktiga dokument.

(viii) Bokföring:

Vanligen anställer växande företag en revisor för att hantera budgetplanering på hög nivå och lita på kontorschefen för bokföring. Tullar kan innefatta att hålla reda på kundfakturering, sammanställa arbetstimmar, fungera som ett samband mellan bolagets revisor eller utföra löneservice och dela ut lönekontroll.

(ix) Mötesplanering:

Din kontorschef kan planera mötesarrangemang på plats och på plats.

(x) HR-ledning:

På många växande företag är kontorschefen de facto personalavdelningen, hantering av frågor som nyanställd pappersarbete och anställningsfiler. Var beredd att betala bra pengar till en chefsflygchef. Alternativet är att göra alla dessa uppgifter själv.

Bli effektiv Office Manager:

Självförbättring kan vara dyr och tidskrävande. Som kontorschef blir det dock effektivare att göra jobbet enklare och mer värdefullt i ledningens ögon. Kontorschefer är expert multitasks. Om du gör mer än fyra saker på en gång, är det nog inte tillräckligt.

Din kunskap om kontoret är oföränderlig - du vet exakt vem du ska ringa och när. Dessutom har du en sjätte känsla för kontorskriser. Med andra ord är du praktiskt taget oumbärlig. Vad är din hemlighet? Du är organiserad förståelse (till en punkt), en bra kommunikatör och kan alltid se den stora bilden. Liksom alla nyckelansvariga söker cheferna ofta efter sätt att bli mer effektiva.

Här är några viktiga tips:

1. Ta din muntliga kommunikations färdigheter:

Att veta hur man pratar med människor är avgörande för kontorschefer. I många fall är du go-to-person, så din förmåga att lyssna bra är kritisk. Du är också den som ansvarar för att saker och ting blir färdiga. Att veta hur man ställer frågor och få förtydligande hjälper dig också att bli effektivare.

Om du till exempel inte förstår hur ett uppdrag ska slutföras, söka förtydligande. Du behöver inte nödvändigtvis erkänna att du inte förstår något; helt enkelt be om förtydligande. På samma sätt, om du upptäcker att människor inte förstår dina instruktioner, fråga dig själv om du behöver vara tydligare i din kommunikation.

2. Försum inte dina skrivande färdigheter:

Bara för att e-post i allmänhet lider av dålig grammatik och interpunktion betyder inte att din skriftliga kommunikation ska vara något mindre än professionell. Men att veta vad man ska skriva och hur man gör det är bara en del av ditt uppdrag; du behöver också veta om din läsare.

Har folk en tendens att läsa hela din e-post eller kommer de sluta läsa efter de två första raderna? För den senare vill du infoga den viktigaste informationen framför. Också, kom alltid ihåg att när du sätter någonting skriftligt är det där för att världen ska se. Var särskilt känslig i dina e-postmeddelanden och noteringar när du informerar personalen om ny utrustning, en policyändring eller någon rapport. Du vill aldrig betona eller förolämpa någon.

Och underskatta aldrig misstolkningens kraft. Tänk på förvirringen - och dåliga känslor - som skulle kunna uppstå om du skulle skriva "Jag ångrar det", vilket innebär att du skickade en rapport igen, mot att du blev förolämpad av något som kanske hade sagts tidigare. Det är uppenbart att du vill veta var du ska infoga bindestreck (skickas om) och när du bara ska hämta telefonen eller sluta med någons skrivbord för ett ansikte mot ansikte konversation.

Konsultera dina interna kunder. Kom alltid ihåg att din primära roll är att säkerställa att kontoret fungerar effektivt. Att engagera sig i regelbunden kommunikation med dina medarbetare kan hjälpa dig att undvika besvärliga problem och angripa de som uppstår mer kreativt.

3. Behandla dina leverantörer som bästa vänner:

Som leverantör av kontorsmaterial är det i ditt bästa intresse att odla och upprätthålla solida, ömsesidigt fördelaktiga relationer med dina leverantörer. Det är vettigt att bygga en trevlig rapport med de företag som hjälper

4. Håll din organisation igång:

Precis som du förväntar dig lojalitet från dem, måste du också visa ett engagemang för relationen. Å andra sidan är det också viktigt att behålla höga (men rättvisa) förväntningar. Försök att göra båda och du kommer sannolikt att uppleva över genomsnittet till utmärkt service. Men glöm inte att jämföra leverantörslandskapet. Som den person som övervakar kostnaderna är det ditt ansvar att fråga leverantörer vad de kan göra för dig och din organisation. Deras jobb är att hålla dig en lycklig kund.

5. Behåll en positiv inställning:

Det här är ganska uppenbart. Ändå glömmer vi ibland hur ett leende eller en smart kommentar kan diffundera en oroande situation. Att använda humor på arbetsplatsen, ler och utsänder en positiv attityd när det är möjligt är alla bra strategier för att övervinna en mängd olika kontorsituationer. Som kontorschef har du en enorm möjlighet att ställa in tonen, och om människor kan lita på din professionalism, blir de mindre oroliga och mer engagerade i att bidra till en positiv arbetsmiljö.

Hantering av HR-uppgifter:

En kontorschef som hanterar HR skulle anses vara multitalent. Men betyder det nödvändigtvis att det är det bästa sättet att använda den personens tid? Du kan också öppna dig själv för problem även om personen inte är ordentligt utbildad. Här är några kriterier som hjälper dig att bestämma.

I ett litet företag kanske en kontorschef måste anta rollen som personalansvarig. Men innan det händer, se till att den här personen är välutbildad och har lämpliga verktyg för att utföra sina uppgifter produktivt och inom ramen för lagaregler och skyldigheter. Tusen saker kan gå fel om den här personen inte är medveten om de potentiella ansvar som är förknippade med HR-ledningen.

Här följer några riktlinjer som hjälper dig att arbeta effektivt genom denna situation:

(i) Förstå generalistens roll:

En generalist kan hantera olika uppgifter och måste därför ha en omfattande kunskap om mänskliga resurser. I ett litet företag varierar ansvaret beroende på företagets behov. Men en generalist måste också veta hans eller hennes begränsningar och veta när man ska konsultera en specialist. En person kan inte göra allt.

(ii) Bestäm vilka arbetsuppgifter som kan läggas ut:

Vissa ansvarsområden kan vara bättre överlåtna till en extern konsult. En kontorchef som rekryterar nya anställda kan till exempel inte ha tid att genomföra ett träningsprogram. Outsourcing av träningsfunktionen kan spara ditt företag tid och pengar, men först måste du bestämma exakt vilken typ av utbildning som behövs. Å andra sidan kan kontorschefen vara fullständigt kapabel att övervaka hyra och övervakning av olika arbetstagare. Var noga med att kolla in.

iii) träna tränaren

Att veta vad du inte vet är en viktig del av någons jobb, särskilt för en kontorschef som helt eller delvis hanterar HR-uppgifter. Därför måste en kontorschef vara bekant med alla aspekter av HR-ledningen. En introduktionskurs i HR-ledningen kan vara önskvärt.

Ett sådant program skulle erbjuda information som omfattar rekrytering och urval. arbetsrätt kompensation grunderna; fördelar; orientering och utbildning av anställda; och prestationshantering. Innan en kontorschef blir bekant med dessa områden kan han eller hon inte förväntas veta när man ska ringa in en specialist.

(iv) Prioritera:

I en perfekt värld kan din kontorschef hantera allt och hålla företaget rent, oavsett vad. Men den roll som kontorschefen spelar beror på arbetsmiljöns komplexitet, vilka typer av produkter och tjänster som erbjuds och företagets kundbas.

Prioritering kommer att hjälpa kontorschefen att undvika att försumma kritiska uppgifter och ansvar. Om bemanning är en prioritet, kan det vara där kontorschefen måste fokusera sin tid. Å andra sidan, om du koncentrerar dig på att implementera ny teknik, då är det här den här personen måste spendera sin tid. Det tar planering, så det är viktigt att först kartlägga hur dessa uppgifter ska slutföras.

(v) Var både konsekvent och flexibel:

Bara för att en individ är multitalented och kan jonglera hundra (eller fler) uppgifter på en gång betyder inte att han eller hon alltid kan utföra mirakel. Det kan tyckas så. Det är ju alltför många framgångsrika chefer som är praktiskt taget oumbärliga. Men de är också mänskliga. Att ändra sina arbetsfunktioner från en dag till nästa är förvirrande och oansvarig.

Dessutom kan det undergräva ett företags produktivitet. Det är bäst att genomföra en policy som gör det möjligt för kontorschefen att genomföra HR-uppgifter regelbundet, men ändå behålla den flexibilitet som krävs för att anpassa sig till förändrade affärsvillkor. Med andra ord, ge kontorschefen de verktyg han eller hon behöver för att få jobbet, men ge det utrymme som behövs för att få in experter när det behövs.

vi) kompensera i enlighet med detta

Om din kontorschef kommer att anta HR-uppgifter, är det skyldig att du kompenserar på lämpligt sätt. Om kontorschefen ursprungligen anlitades för ett ändamål och sedan har flera HR-uppgifter tillsatt senare, ska han eller hon bli belönad. Att lägga på ett ansvar efter det andra, särskilt om man är utbildad för att hantera dessa uppgifter, kan vara katastrofal för ett litet företag.

Behov av kontorsutrustning:

När du bara sätter upp för att öppna ditt eget företag kommer det att finnas gott om viktiga beslut att göra. Var hittar du verksamheten? Vilken typ av finansiering är tillgänglig? Hur kan du få en konkurrensfördel i din bransch? Att få rätt kontorsmöbler kan inte göra eller bryta ditt företag, men det är fortfarande viktigt för din komfort och produktivitet.

De flesta företag behöver följande kontorsutrustning i sin dagliga verksamhet:

(i) Skrivbord och stolar:

Återigen behöver du inte handla för de dyraste objekten, men var uppmärksam på hur bekvämt de här stolarna kommer att vara på anställda som kan sitta under större delen av dagen.

(ii) Tabeller och bokhyllor:

I gamla tider vägrade bord och bokhyllor ton, men du kan nu hitta lätta föremål, vilket gör att de flyttar runt kontoret en bris.

iii) telefonsystem:

Tänk noga på dina specifika behov innan du köper ett telefonsystem. Om du är förvirrad av de många system som är tillgängliga, fråga andra affärsförbindelser vad de använder och om de är nöjda med sina inköp.

iv) Datorutrustning:

PC, skrivare, skannrar och bildskärmar är alla viktiga delar av ditt företag. Forskning vad som är tillgängligt och handla klokt.

kopiatorer:

Innan du spenderar pengar på en kopiator, se om du kan komma undan med en multifunktionsskrivare eller MFP. Dessa maskiner kan skriva ut, faxa och kopiera, allt för ungefär samma pris som en billig kopiator. Men om du kommer att göra tusentals kopior per månad, behöver du förmodligen hyra eller köpa en kopi av god kvalitet.

(v) Faxmaskiner:

Eftersom så många datorer har faxfunktioner idag gör många företag bort med faxmaskiner. Men det skadar aldrig att ha en liten, grundläggande modell till hands, bara om datorns fax inte uppfyller alla dina behov. De flesta nystartade företag (och många etablerade företag) är ständigt på utkik efter sätt att spara pengar.

Så innan du går ut och spenderar topp dollar och helt ny, designer kontorsutrustning, kolla in dina använda kontorsutrustning alternativ. Glöm inte att kolla annonser för din lokala tidning; ibland hittar du några bra fynd. Titta på auktionshus också; många gånger kommer de att ha ett helt kontor att sälja.

Några av fördelarna med att köpa begagnad kontorsutrustning inkluderar:

(i) Spara pengar:

Det här är uppenbart. Köpande sparar mycket pengar jämfört med kostnaden för att köpa allt helt nytt.

(ii) Spara tid:

Om du någonsin har beställt ny kontorsutrustning tidigare, vet du att det kan ta veckor - eller till och med månader - att fylla din beställning. Oddsen är att du kan hitta ett begagnat kontorsmöbel eller utrustningsuttag i din stad och ha allt du behöver om några dagar eller mindre.

(iii) Spara miljön:

Genom att spara ett begagnat träbord från väg till deponi, hjälper du till att skydda miljön.