Kontorslayout och rymdhantering

För att börja med en tydlig bild av mål, hänvisa fritt till de allmänna principerna för layoutplanering som är tillgänglig för att noggrant överväga företagets speciella rymdbehov och att följa en sund steg-för-steg-strategi när du faktiskt planerar layouten.

Kontorslayout kan definieras som arrangemang av utrustning inom ledigt golvutrymme. Rymdhantering Kan ses som att ge utrymme som ger maximal produktivitet och effektivitet till lägsta kostnad.

Kontorslayout är viktigt på grund av dess effekter på arbetets flöde, på ekonomi av golvyta och utrustning, på arbetarkomfort och tillfredsställelse, och på intryck som ges till besökare. Layoutplanering kan utföras mest effektivt om det ingår i planeringen av en ny byggnad.

Möjligheter tillhandahålls vid en sådan tid för noggrann studie av rymdkrav. Ett nära samarbete mellan byggnadsarkitekterna och företagsledarna kan försäkra tillgängligheten av utrymme i typer och mängder som kommer att underlätta utförandet av organisationens arbete. Det vanligaste problemet är emellertid att man måste lägga ut kontorsfaciliteter i en byggnad som inte skräddarsys för att passa de enskilda företagens behov. Utrymmet är ofta begränsat, och enheter måste monteras i sådant utrymme som är tillgängligt.

I båda situationer är det grundläggande tillvägagångssättet för planeringslayout detsamma. Det är klokt att börja med en tydlig bild av målen, att fritt hänvisa till de allmänna principerna för layoutplanering som är tillgänglig för att noggrant överväga företagets särskilda rymdbehov och att följa en sund steg-för-steg-strategi när man faktiskt planerar layout. Dessa faser kommer nu att övervägas i den presenterade sekvensen.

Mål för Office Layout:

De allmänna målen med kontorslayout inkluderar:

1. Effektivt arbetsflöde

2. Utrymme som är rikligt och välutnyttat

3. Medarbetarnas komfort och tillfredsställelse

4. Enkel kontroll

5. Gynnsamt intryck på kunder och besökare

6. God flexibilitet för olika behov

7. Balanserad kapacitet på utrustning och personal vid varje steg i arbetsflödet

Förvaltningen av ett visst företag måste bestämma vilket av dessa mål - eller andra - är viktigast för att verksamheten ska lyckas. Av särskild betydelse är målet om bra arbetsflöde. Utrustningen ska ordnas så att arbetet följer ett rak linjeflöde så nära som möjligt så att förseningar hålls till ett minimum. I avsaknad av ett planerat arbetsflöde är det inte ovanligt att hitta arbete som strömmar i alla riktningar framåt, bakåt och korsar tidigare rutter, vilket medför att papper hanteras överdrivet och att personal måste engagera sig i onödig resa.

Ett typiskt exempel är hanteringen av order. Om arbetsflödet är effektivt kommer ordern att härröra från postrummet och kommer sedan direkt till lagerstyrningskontoret, prissättningenheten ordningsskrivningsavdelningen och till andra enheter som måste hantera beställningen innan den är klar. Om arbetsflödet är ineffektivt, kan ordern resa onödigt stora avstånd, återfå på väg, korsa tidigare rutter och avbrytas vid olika punkter.

Följande tester av arbetsflödet har visat sig vara effektiva för de flesta organisationer:

1. Kontrollera backtracking och kryssning genom att kartlägga layout och spåra arbetsflöde.

2. Gör processdiagram över dominerande förfaranden som är involverade i golvområdet under undersökningen, och kontrollera särskilt avstånden och tiden för förseningar mellan verksamheterna. Ett alternativt tillvägagångssätt kan vara tidpunkt för produktiva steg i proceduren och att hitta skillnaden.

3. Kontrollera flaskhalsar genom att mäta den totala produktiviteten hos arbetare och utrustning som tilldelats för varje operation i ett förfarande, jämför sedan Ett enkelt "nackschema, " kan "visa obalansförhållanden och visa att den totala hastigheten är begränsad av operationen med minsta kapacitet.

4. Observera om vissa arbetare ständigt pressas, medan andra ofta löper ut ur jobbet.

5. Observera om en väldigt stor andel arbetare ständigt är på sina fötter. Ett genomsnitt på 10 procent anses vara ett lämpligt maximum för effektivitet i många kontor.

Utrymmet ska vara tillräckligt och väl lämpat för arbets- och anställdas behov. Kostnads- och arbetsflödeshänsyn dikterar att tillgängligt utrymme bör utnyttjas väl. Medarbetarnas komfort och tillfredsställelse kan påverkas starkt av layout, Un-crowded förhållanden, bekvämlighet till anställdas service och lämplig plats med hänvisning till ljuskällor är några av behoven i denna kategori.

Enkel kontroll kan påverkas av handledarens placering med hänvisning till anställda, genom koncentration eller spridning av de anställda, genom tillgänglighet till relaterade avdelningar och av andra layoutfaktorer.

Ett gynnsamt intryck på kunder och besökare är av yttersta vikt när utomstående ser del eller hela kontorsområdet. En effektiv layout och användning av modern utrustning och inredning kan göra mycket för att skapa ett effektivt och attraktivt kontor, vilket förbättrar företagets offentliga image. Flexibiliteten ska vara tillräcklig för att tillåta att ändra layouten när den är berättigad av arbetsbehoven, Volymförändringar; viktminskningar i kundtjänst och normal tillväxt är några av anledningarna till att flexibilitet behövs.

Viktiga principer för Office Layout:

Kontorschefer kan göra ett viktigt bidrag till operativ effektivitet. Mycket hjälp kan vara mer detaljerade uttalanden om layout principer; Dessa sammanfattar erfarenheterna från många företag och ger specifika guider för layoutplaneraren.

Huvudvärdet av ett sådant principförklaring ligger i dess användning som en checklista i samband med en verklig situation.

Ett uttalande om utvalda principer följer:

1. Arbetet ska strömma kontinuerligt framåt, så nära som möjligt i en rak linje.

2. Avdelningar och avdelningar som har liknande och relaterade funktioner bör placeras nära varandra för att minska körtiden.

3. Centrala tjänstegrupper, som stenografiska pooler, filrum och databehandlingsenheter, borde vara bekvämt beläget nära avdelningarna och de anställda som använder dem.

4. Möbler och utrustning ska ordnas i linjär symmetri, med någon vinkelförläggning av skrivbord och stolar som är reserverade för tillsynspersonal.

5. Rymdbidrag ska vara tillräckliga för arbetsbehov och arbetskomfort,

6. Möbler och utrustning med enhetlig storlek ger större flexibilitet och mer enhetligt utseende.

7. Aisles bör vara tillräckligt bred så att personer som går inte borstar mot anställda. Det borde finnas en obegränsad gång från skrivbordet till dricksfontén, vilolägenheterna, etc. Klar tillgång till utgångar och brandsläpp ska ges av säkerhetsskäl.

8. Anställda ska normalt möta i samma riktning, med handledare placerade bakom arbetsgrupperna.

9. Arbetsplatserna bör ordnas så att ingen anställd är tvungen att möta en anstötlig ljuskälla. När det är möjligt bör belysningen träffa arbetstagarens arbetsområde ovanifrån och "något bakom arbetstagaren.

10. Enheter som utnyttjar bullriga utrustningar, såsom databehandlingsmaskiner, kan behöva delas upp för att undvika störning av andra enheter.

11. Anställda vars arbete kräver nära koncentration kan motivera partitioner med partiell eller full längd.

12. Enheter som har stor kontakt med allmänheten bör vara placerade så att de är lättillgängliga för allmänheten utan att störa andra avdelningar.

13. Stora rektangulära block av utrymme underlättar arbetsflödet och ger större flexibilitet.

14. Håll dig från offentliga synpunkter där arbetet är nödvändigtvis osjämt.

15. Ge lämplig ljus och luftkonditionering för alla anställda.

16. Hitta nödvändiga privata kontor där de stör störst.

17. Beakta personal och utrustningens behov, både nuvarande och framtida.

Att lägga ut kontoret vem och när?

Vem ska hantera arbetet med att lägga ut kontoret? Om företaget har en administrativ chef, kommer han troligen att samordna layoutplaner för organisationen och han kan göra en stor del av den detaljerade planeringen. Om det finns en planerings- eller metodavdelning, kommer det detaljerade arbetet med layoutplanering sannolikt att hänskjutas till en eller flera personalspecialister som är tillgängliga för att hjälpa generaldirektörer och avdelningschefer vid behov.

Om det inte finns några specialister kan arbetet med layoutplanering delegeras till någon person som har det nödvändiga intresset och tiden att göra rättvisa till detta viktiga åtagande. Under alla omständigheter är det en bra idé att diskutera nuvarande och föreslagna planer med avdelningschef och anställda. Det kan ge några bra förslag, och det är nästan säkert att leda till en högre grad av samarbete än vad som skulle kunna uppnås.

När ska kontorets layout studeras? När en situation ses som kräver en förändring av layout. Specifikt bör layoutplanen studeras när det finns förändringar i förfaranden, ökar eller minskar antalet anställda eller brister i det aktuella utrymmet.

Förändringar i proceduren är en signal för att granska kontorslayouten på grund av ömsesidigt beroende av förfaranden och kontorsarrangemang. Om det till exempel beslutas att installera en redovisningsmaskin som kommer att ändra olika fakturerings- och posteringsförfaranden på kontoret, kommer det att bli nödvändigt att omorganisera kontoret för att hitta maskinen korrekt och att ta hand om förändringar i arbetstillfällen för de anställda påverkas av installationen av maskinen.

Ökningar och minskningar i personal i givna enheter är en signal för att granska kontorslayouten, eftersom planen för layout i stor utsträckning styrs av antalet anställda på kontoret. Om det till exempel beslutas att överföra kontorreproduktionsfunktioner till en central organisation, kommer det att bli nödvändigt att omorganisera kontoret för att absorbera utrymme som tidigare användes av återproduktionsutrustningen och personalen.

Otillräcklighet av nuvarande utrymme är också en aning att granska kontorslayouten. Det kan konstateras att otillräckligheten härrör från ett dåligt arrangemang, vilket lätt kan ändras, eller det kan konstateras att det bara finns otillräckligt utrymme för kontoret och att en begäran om ytterligare utrymme bör göras till ledningen.

Dessutom bör varje kontor följa en plan för att regelbundet granska kontorets layout. Denna översyn, som bör göras vartannat eller tre år, är viktigt. Faktum är att en kontorslayout som inte har granskats i tre år troligen är fel, kontoret är en dynamisk och föränderlig enhet; Det progressiva kontoret gör ändringar regelbundet och som behövs för att möta förändrade krav.

Innan ett större layoutprogram ska genomföras, bör den administrativa chefen samråda med toppledningen och nå en överenskommelse om standarder som ska följas vid fördelning av utrymme till olika anställningsnivåer. Sådana standarder kommer att visa sig vara en användbar vägledande planering och kommer att ligga till grund för enhetlighet i rymduppdrag genom organisationen. Det är också en bra idé att lära av högsta ledningen vilka planer som finns för att expandera eller komma i fråga om kontors storlek. Det är till exempel bra att veta om det finns någon plan som ska övervägas att decentralisera någon av de nuvarande funktioner som nu utförs.

Dessutom är det bra att ta reda på så mycket som kan läras om volymen av förväntad försäljning och serviceverksamhet, eftersom arbetsvolymen kommer att bestämma antalet anställda som behövs och storleken på det utrymme som krävs. Om exempelvis ett företag gör en kraftfull reklamkampanj som förväntas öka försäljningen med en tredjedel, bör man försöka konvertera förväntad försäljning till motsvarande utrymmebehov för den nya personal som kommer att behöva hantera dessa order.

Det bör också uppnås en överenskommelse om sådana frågor som skrivbordsstorlekar som ska tillhandahållas anställda. typer och storlekar av filskåp; huruvida partiella rörliga partitioner ska användas istället för fullständiga, permanenta partitioner vid uppförande av korridorer och privata lokaler; och huruvida modul- och sektionsmöbler ska användas istället för standardformat för kontorsmöbler.

Verktyg för planering:

I många organisationer är huvudlayoutverktyget en grov skiss som visar form och storlek på golvyta. Medan den grova skissen kan vara tillräcklig i vissa fall kommer ytterligare verktyg att möjliggöra mer exakt planering av layouten "I många fall är det användbart att ha en ritning av det tillgängliga området, en skala ritning av golvyta och mallar eller modeller av sådana fysikaliska egenskaper som skrivbord, stolar och filer. Dessa verktyg för planering av kontorslayout diskuteras kortfattat i följande stycken.

Blueprint av tillgängligt område:

Detta kommer att vara användbart för att ge noggranna mätningar och för att bestämma exakt platsen för anläggningarna i det aktuella utrymmet. Ritningen kommer också att ge information som behövs när det gäller lokalisering av eluttag och el- och telefonledning.

En skala ritning av golvutrymmet:

Layouten ska ritas på denna ritning, helst på grundval av en fjärdedel tum till foten. Dessutom ska platsen för vila rum, trappor, hallar, fönster, eluttag, dörrsvängningar, värmeenheter och alla permanenta partitioner visas. Hänvisning bör göras till ritningen för att säkerställa noggrannhet i alla mätningar. Denna ritning ger en grafisk bild av kontorsområdet och dess anläggningar och tillåter så effektiv en studie av hela områdena som om man skulle gå igenom själva rymden.

Mallar eller modeller av fysiska objekt som ska användas i rymden:

Mallar är pappersformer, skuren till skalans storlek, vilket representerar det utrymme som krävs av varje möbel och utrustning på kontoret. Mallar kan köpas i paket eller kan tillverkas för hand. Modeller är helt enkelt tredimensionella figurer av trä eller plast som representerar, skrivbord, filer och andra utrustningsdelar. Dessa modeller, som kan köpas i storlek till skala, är värdefulla för att påskynda planeringen av layouten. Användningen av "modeller och mallar gör det möjligt att föreställa exakt hur en viss plan för kontorslayout kommer att visas.

Flödesprocessdiagram och flödesdiagram:

De är mycket hjälpsamma i layoutplanering, speciellt i att fokusera uppmärksamhet på avstånd, fördröjningstider och oregelbundna arbetsflöden som korsning och backtracking.

Steg i att lägga ut kontoret:

Det är viktigt att den person som utsetts för att hantera utläggning av ett kontor bekanta sig med organisationsplanen och de huvudsakliga förfarandena. Han bör också se till att arbetsförenklingsmöjligheter har undersökts så att nuvarande rutiner är lika planerade och så effektiva som möjligt.

Därefter samlar han de nödvändiga layoutverktygen och följer dessa steg i planeringen av kontorslayouten:

1. Diskutera med varje handledare och avdelningschef nuvarande och framtida rymdbehov och arbetsflödets riktning och plan för alla verksamheter på kontoret. Detta är viktigt inte bara för att ge individen en närmare bild av arbetsverksamheten utan också för att uppfylla kravet på att chefer och chefspersonal ska höras när förändringar eller innovationer övervägs.

2. Se i ritningen och förbered sedan en ritning i skala av det aktuella rummet, vilket visar placeringen av sådana objekt som fönster, dörrar och kolumner.

3. Formulera en preliminär plan för kontorslayout genom att arrangera mallar eller modeller på den skala ritning som har gjorts. Beakta principerna om bra layout. Eventuella kompromisser med vissa principer bör vara beroende av företagets relativa betydelse för olika mål. Det kan ta en stor mängd uppfinningsrikedom och tid att ordna och omorganisera mallarna eller modellerna tills rätt planlösningsplan hittas. Få slutgiltigt godkännande från all personal som är direkt påverkad.

4. Identifiera alla utrustningar på layoutplanen, märka sedan utrustningsstycken som motsvarar, och gör själva flytten vid en tidpunkt då förvirring minimeras.

Utrymme Krav i Office Layout:

Utrymmeförhållandena varierar kraftigt beroende på sådana faktorer som storleken på möbler och utrustningstyper som ska användas i utrymmet, formen av golvutrymme och platsen för permanenta faciliteter såsom hissar, trappor, fönster, vilorum och utgångar . Följande lista med föreslagna utrymmesbidrag finns i de flesta situationer:

Dessa siffror är givetvis bara guider; Vad som är bäst för ett visst kontor beror på omständigheterna. Som det är uppenbart gäller en viktig faktor i vilket program som helst av rymdutnyttjande storleken på skrivbord som används och hur skrivbord och filer ordnas. Skrivbordet finns i många olika storlekar.

För det mesta finns skrivborden 54 till 32 tum för kontorsarbetare, skrivbord 60 till 34 tum är avsedda för anställda på högre nivå, och skrivbord 66 av 36 tum och 76 med 36 tum är anordnade för toppledare. Det är viktigt att planera ett nytt kontor för att fatta beslut om skrivbordsstorleken som kommer att användas i hela organisationen för olika anställningsnivåer.

Skrivbordsarrangemang är en viktig faktor vid beräkning av rymdbehov. Betydligt mer utrymme krävs om varje skrivbord är centrerat och omgivet av mittgången än om skrivbord är grupperade i slutet av enheter i två och tre skrivbord.

Privata lokaler:

I vilken utsträckning privata lokaler tillhandahålls anställda beror på ledningens önskemål och bedömning. Varje fall kan behöva hanteras separat. I vissa organisationer skapas en grad av integritet genom att ledande personal får en låg räcke kring sina skrivbord. Ett sådant arrangemang ger emellertid inte individen friheten från distraktion och ljud som är ett huvudmål för ett privat kontor.

Bland de frågor som kan ställas för att avgöra huruvida man ska ge en anställd ett privat kontor eller inte, är följande:

1. Har han en tillräcklig prestige för att motivera att han har ett privat kontor?

2. Kräver hans arbete en koncentrationsnivå som bäst kan tillhandahållas av ett privat kontor?

3. Skulle hans arbete störa andras arbete?

4. Är hans arbete verksamt, av konfidentiell karaktär eller är det "ofta med andra, att behandla frågor som bäst kan hanteras, i privatlivet för ett privat kontor?

Det förefaller liten fråga att privata kontor ska ges till de flesta chefer på toppnivå.

Det är dock bra att noga väga nackdelarna med privata kontor:

1. Tillsynspersonal har inte den nära kontakten som är möjligt, i ett öppet område.

2. Mer golvyta förbrukas.

3. Lätt och oavbrutet arbetsflöde är svårare att uppnå.

4. Problem med luftkonditionering och belysning är komplicerade.

5. Privata kontor är dyrare att bygga och underhålla.

Av dessa skäl är det en utbredd trend att erbjuda stora, öppna områden för kontorsverksamhet och att placera överordnade chefer och ibland högre chefer som superintendenter och avdelningschefer - med de anställda som övervakas. Tillfälligt behov av fullständig integritet kan tillgodoses på ett tillfredsställande sätt genom tillhandahållande av ett eller flera konferensrum. En trend mot mindre privata kontor är också uppenbart.

Om begränsad integritet är önskvärd för tillsynspersonal eller för anställda vars arbete kräver nära koncentration kan dvärgade partitioner eller modulära enheter göra ett utmärkt jobb för att kombinera privatliv med rymdsekonomi. Utrustning av denna typ kommer att beskrivas i följande avsnitt.

Maximal utnyttjande av Office Space:

Maximal utnyttjande av kontorslokaler har blivit ett allt viktigare kriterium för förvaltning, med tanke på stigande kostnader för rymden. I förhöjd skrivproduktion kompenseras delvis ökade kontorskostnader; Således kan varje bidrag som bättre rymdhantering kan göra för klarar produktivitet återspeglas direkt.

Medelpriserna för kontorslokaler har stigit snabbt de senaste åren. Faktorer som påverkar dessa ökade kostnader är högre efterfrågan på kontorsytor förbättrade arbetsförhållanden-belysning, luftkonditionering och dekorering- och ökade byggkostnader. Ökade strukturkostnader behövs delvis av de större och tyngre maskiner som används i många kontor idag.

De flesta databehandlingsanläggningar kräver speciellt förstärkt golv samt speciella luftkonditionering och ledningar för kablar. Som en allmän tommelfingerregel är kontorslayoutplanering en halv enkel aritmetik och halv bedömning av ledningen. Den aritmetiska delen kommer från att multiplicera de föreslagna rymdbidragen med antalet personer i varje kategori.

Dom kommer i det fysiska arrangemanget av armaturer, möbler och design av kontorslayoutens miljö. JJ Murphy har utvecklat fem grundläggande principer för maximalt utnyttjande av kontorsutrymmen för att styra bedömningsdelen av kontorslayoutdesign. Dessa principer kombineras nedan med några principer som utvecklats av Duffy, Inc., en New York rymdplanering och designorganisation.

1. Ge tillräcklig belysning. Fifty till åttio fot ljusstrålar föreslås minska premien placerad i utrymme intill windows. The Illuminating Engineering Society förespråkar mer ljus överallt på kontoret, i genomsnitt cirka tre gånger så mycket som nuvarande godtagbara standarder. Samhället hävdar att den ökade belysningen väsentligt minskar medarbetarnas utmattning.

2. Ge akustisk ljudisolering. Detta är viktigt för att hålla ljudnivån inom acceptabla gränser, särskilt med tanke på ökad användning av kontorsmaskiner. Ett stort försäkringsbolag installerade akustiska material på sitt huvudkontor och ljudnivån sjönk cirka 15 procent. Det resulterade i minskningar av antalet typfel och omsättning och frånvaro.

3. Tillhandahåll tillräcklig ventilation. Alltför ofta blir luftkonditionering och luftbehandling otillräcklig då arbetskraftens storlek växer. Särskilda ansträngningar är nödvändiga för att upprätthålla tillräcklig luftbehandling för maximal effektivitet hos arbetstagarna.

4. Gör minsta möjliga användning av permanenta och halvfasta partitioner. Detta medger maximal flexibilitet i design, tar inte upp så mycket golvyta, och hindrar inte belysnings- och luftkonditioneringsdesign. Faktum är att så många väggar och dörrar som möjligt borde elimineras, för en dörr utnyttjar cirka arton kvadratmeter kontorsutrymme och en vägg upptar ungefär sex centimeter av Ace-rymden.

5. Maximera användningen av modulära enheter av möbler. Detta bidrar till att minimera gången och arbetsytan och ger samtidigt privatliv för många anställda.

6. Använd "övre utrymmet". Det innebär att man använder områdena ovanför arkivskåp för förvaringshylsor. Detta utrymme kan i många fall eliminera ett eller flera privata rum som används för lagring och diverse aktiviteter. Vissa uppskattningar visar att över $ 1000 per år sparas i hyra ensam för ett privat kontor 12 vid 15 fot.

7. Använd utrymme nära hissar och ingångar för mottagning och visning. Receptionen kan vara lika effektiv om den är etablerad intill ingången snarare än tillbaka inom arbetsområdet på kontoret.

8. Eliminera privata rum för sekreterare. Sekreterare kan bekvämt och bekvämt placeras, antingen individuellt eller i små grupper, i foyer eller korridorer utanför verkställande lokaler, med betydande besparingar på golvyta.

9. Skicka döda eller inaktiva filer till ett privat lager för lagring. Företagets ägda och drivna lager är ganska dyra, i genomsnitt över $ 5 per kvadratmeter.

10. betonar flexibilitet Kanske är den viktigaste faktorn i att använda kontorsutrymme flexibilitet. Kontors förändrade karaktär och struktur - den utvidgade personalen, den ökade affärsverksamheten - plus fortsatt utveckling inom automation och elektronik samt en ökning av antalet långsiktiga leasingavtal har alla krävt flexibla anläggningar som kan anpassas till dessa förändringar. Nya modulära mönster tillåter nästan oändliga layoutändringar genom att bara flytta en partition-dvärg eller full storlek. Flexibilitet kan också uppnås genom att hyra kontorslokaler med avsättningar för tillväxt eller minskning, vilket behovet kan vara.

Det finns inga panaceas för kontorslayout. Behandling av de enkla guiderna som nämns ovan bör emellertid ge maximal produktivitet med befintligt kontorsutrymme. Man vet aldrig förrän de nödvändiga förändringarna och de reviderade layouterna försökas - men med tanke på ökade rymdkostnader betonas behovet av att uppmärksamma rymdverkningsgraden starkt. En betydande mängd enkel bedömning är nödvändig för att uppnå effektiv och maximal användning av kontorsutrymmen.

Nya Utvecklingar i Layout:

Rörliga partitioner:

Många moderna kontorsbyggnader använder rörliga skiljeväggar nästan uteslutande för att ställa in privata kontor. Dessa partitioner, gjorda av metall, trä, plast eller glas, ger attraktiva separationer mellan kontor och ger chefer den prestige och integritet de behöver. Dessa partitioner kan enkelt och billigt flyttas efter behov. Flyttbara skiljeväggar kan erhållas som är konditionerade och som ger passagerarna fullständig integritet. Kostnaden är mycket mindre än den vanliga permanenta partitionerna.

Flyttbara, dvärgade skiljeväggar, från 4 till 6 fot och högre, ger anställda de flesta fördelarna med integritet och prestige utan åtföljande nackdelar med fullständiga partitioner. När låga partitioner används kan kontoren värmas, ventileras och tändas med hjälp av standardutrustning. separata belysningsarmaturer och värmekanaler är onödiga.

Modulära enheter:

En av de viktigaste senaste utvecklingen inom kontorslayout är modulmoduler, dessa enheter består vanligtvis av ett kombinerat skrivbord och filskåp med en arbetsyta ovanpå varje och dvärgade rörliga partitioner. Dessa enheter kombinerar effektivt privatliv, enkel tillgång till arbetsmaterial och rymdens ekonomi. Enhetsstyrning är också en populär enhet för att spara utrymme och samtidigt ge anställda ett element av integritet.

En systemmetod för Office Layout:

Vad som kan visa sig vara ett revolutionärt tillvägagångssätt för kontorslayout är "System" eller "Office Landscape" -proceduren som utvecklades 1960 av Quickborner Team for Planning and Organization, ett tyskt konsultföretag. Används i flera nya kontorsbyggnader i Europa under de senaste åren, börjar detta tillvägagångssätt att locka stor uppmärksamhet i USA.

Enligt förespråkare av systeminriktningen för kontorsdesign är det traditionella kontoret utformat bakåt: Det är byggt runt organisationshierarkin som återspeglas i organisationsdiagrammet, inte kring flödet av information och papper via kontoret. Precis som en produktionsanläggning är organiserad kring materialflödet, bör kontoret utformas enligt informationsflödet.

Således börjar systeminriktningen för kontorslayout med en analys av flödet av dokument och flödet av muntlig kommunikation i en organisation. När dessa två kommunikationsflöden har identifierats och beskrivits en kontorslayout som möjliggör optimal effektivitet i hur information kan bestämmas.

Ett typiskt kontor utformat enligt kommunikationsflödet inom arbetsområdet. Observera att de normala kvadratiska eller rektangulära kontormodulerna har eliminerats och ersatts med krökformade arrangemang.

Teoretiskt sett möjliggör en sådan design, samtidigt som den uppträder disorganiserad och slumpmässig för den informella observatören, optimal effektivitet i informationsflödet och ökar därigenom den totala organisatoriska effektiviteten. Ett av de främsta egenskaperna hos kontorslandskapet eller systemmetoden är användningen av öppet utrymme. kontorsområden båg dividerad med så få fasta väggar som möjligt; Stämningen är en av öppna utrymmen och frihet.

Enligt utvecklarna av detta tillvägagångssätt krävs att underlättande av kommunikation och arbetsflöde kräver att alla enheter, sektioner och avdelningar som arbetar tillsammans ligger så nära varandra som möjligt och separeras av så få permanenta väggar som möjligt.

För att ge sekretess eller att separera kontorsområden från varandra används arkivskåp, lagringsenheter, planteringsmaskiner och skärmar i stället för väggar; Således är inte bara kommunikationsflödet förbättrat genom att avlägsna hinder för den fria utbytet av information men också extrem flexibilitet i kontorsarrangemang är nästan omedelbart tillgängligt för att motsvara förändringar i arbetsflödet. För att uppnå "En sådan flexibilitet är likformighet i belysning, luftkonditionering och akustik absolut nödvändigt.

Fel i layout:

Vissa typer av fel i kontorslayouten verkar så vanliga att de motiverar särskilt omnämnande:

1. Det finns en tendens att ära den ursprungliga layouten. Trots att arbetskraven kan förändras drastiskt och även där kontoret kan ha flyttat till nya kvartaler, kan den gamla planen för layout fortsättas helt enkelt på grund av prejudikat.

2. Det finns fortfarande en tendens att planera kontor i mer eller mindre permanent form att segregera de olika kontor och korridorer med tunga, inbyggda partitioner. Som en konsekvens är det svårt och dyrt att göra ändringar även om ledningen vill göra dem.

3. Det finns en tendens att de mer vokalförvaltarna får mer utrymme för sina avdelningar och anställda än vad som ges till andra avdelningar. Slutliga beslut om fördelning av utrymme och layout ska göras av någon som har en övergripande synvinkel och tillräcklig myndighet för att försäkra rättvisa och rättvisa rymdtilldelningar.

4. Det finns en tendens att låta avdelningschefer och handledare planera sina egna layouter utan tekniskt bistånd från gruppen, metoder eller förfaranden. Om layouter planeras av dem som inte har någon särskild kunskap om de grundläggande faktorerna är det allmänna resultatet bortkastat utrymme, ineffektivitet etc.

Flytta kontoret:

De flesta kontorsorganisationer flyttar någon gång under deras existens. Detta kan vara en smärtsam och störande upplevelse - men det behöver inte vara om det planeras korrekt. Ett välplanerat kontor flyttar har flera viktiga element.

Dessa diskuteras kortfattat nedan:

1. Informera medarbetarna och kunderna i god tid före flytten. Anställda står naturligtvis emot förändringar, och de är särskilt benägen att vara tvivelaktiga om att flytta till en ny plats. Frågor som behöver svara är: Vilket golv ska de jobba på; vilken typ av dekoration och inredning; om det finns fönster på den nya platsen; vilken typ av matvanor, parkering för privatbilar och kollektivtrafik; där andra avdelningar kommer att ligga i den nya layouten och många andra.

Medarbetarna bör vara så bekanta som möjligt med den nya platsen före flytten. Små gruppmöten är ett utmärkt sätt för chefer att svara på sådana frågor och för att personligen förklara flytten. Arbetstagarens intresse för flytten ska utvecklas och underhållas genom effektiv användning av företagspublikationer och personliga brev. Kunderna bör också ingå i utbildningsprogrammet och uppmanas att besöka de nya anläggningarna. Viss förvirring kommer att regera under flytten, men tillräckliga informationsinsatser kommer att minimera det.

2. Detaljerna i den nya layouten bör studeras noggrant. Institutionella uppdrag bör vara väl etablerade, samt enheter, enskilda skrivbord och diverse utrustning. Om möjligt ska medarbetarna visa den nya layouten, med alla angivna enskilda platser. Detaljerad planering bör innehålla plats för telefon och eluttag.

Tillstånd bör göras för framtida utrymme krav procent är en allmänt accepterad guide; Ersättningen måste emellertid ske mot bakgrund av det enskilda företags förväntad tillväxt eller expansion. I planeringsplanering ska tung utrustning och filer placeras längs ytterväggar eller över strukturella tvärelement för att undvika överbelastning av golvet.

3. Planera flytten över en helg eller under en viss period i arbetsvolymen. Produktiviteten kommer att vara låg under en kort tid efter flytten, medan anställda blir anpassade till sin nya omgivning och förändrade krav på arbetsflöde som införs av de nya och olika arrangemangen för organisationsenheter, men det kommer att förbättras när anställda blir anpassade till modernare eller rymlig miljö.

4. Tag och numrera alla föremål av möbler, armaturer och utrustning. Varje fastighet ska märkas för att identifiera enheten och avdelningen som den tillhör och dess exakta plats i den nya layouten. Olika färgade taggar kan användas för varje rum, avdelning eller golv.

Schemat för flytten kan sedan planeras runt identifieringsmärkena; Det är först att flytta är avdelning A 1, röda taggar, golv-, rum-, gå till golvet, rum-. Detta möjliggör en ordnad rörelse i planerad, kontrollerad sekvens. Utrustningen som går till det mest avlägsna hörnet bör flyttas först och det som går intill ingången, senast.

5. Vissa anställda bör tilldelas bestämda ansvarsområden både på gamla och nya platser. Dessa anställda kan ge värdefull hjälp för att samordna flytten, hjälpa till att styra trafik och svara på många frågor.

6. Skaffa det nödvändiga stödet och hjälp från den lokala trafikavdelningen för att underlätta lastning och lossning av de rörliga skåpbilarna.