Kontorslayout: Val, Faktorer, Viktighet och Principer

Läs den här artikeln för att lära dig om val, faktorer, vikt, principer, typer och fördelar med kontorslayout.

Val av Office-layout:

Förvaltningen av varje kontor måste fatta ett viktigt beslut om hur kontorets lokaler ska vara i stadsområdet eller i ett förortsområde, beläget på avstånd från staden. Medan man tittar på denna faktor, med ett kontor beläget på avstånd från staden, måste man också ta hänsyn till om det är anslutet med transport eller inte.

I de västra länderna har det idag blivit en ökande tendens att lokalisera kontoret från staden, säg i förortsområdena.

Anledningen till en sådan tendens är:

1. Hög kostnad:

I staden är kostnaden per kvadratmeter av ett boende mycket hög, medan det i förortsområdet är lågt.

2. Överbeläggning och kongestion:

Staden är överfylld och hustrar och buskar med aktiviteter hela tiden. Detta är inte fallet med förorten. Ibland finns inte det nödvändiga utrymmet för att köra kontoret inte tillgängligt i staden.

3. Växande transportmöjligheter:

Tillväxten i mode och transportmedel genom åren har hjälpt många företag att ha kontoret långt ifrån staden.

4. Kommunikationsmedel:

Nu har kommunikationsfaciliteterna som mobiler, internet, faxmaskiner mm, förutom de låga kostnaderna för underhåll av kontor i förorterna, tvingat många bra kontor att byta bas från stadsområdet till förortsområdet.

Nu och då fungerar bankernas och försäkringsbolagens kontor mer effektivt i stadsorten på grund av befolkningstätheten, goda individuella inkomster, bättre trafikflöde och mer framträdande av en webbplats. I slutändan är det dock den kostnadsfaktor som påverkar valet.

Tvärtom är industrier och deras kontor belägna i förorter, och i vissa fall förskjuts till förortsområden. Detta innebär också att en del av kontoret måste gå till förorterna tillsammans med tillverkningsenheterna.

Faktorer som påverkar kontorslayout:

När ett beslut har fattats var att hitta kontoret är det önskvärt att överväga följande faktorer för att välja kontorsbyggnaden:

1. Få det obligatoriska utrymmet:

Innan du äntligen bestämmer platsen är det viktigt att ta reda på om det lägsta tillåtna utrymmet är tillgängligt på en viss plats.

2. Skattefaktorn:

Skatterna spelar en avgörande roll för att bestämma kontorets verksamhet. Bolagsskatten och vattendelen för kontoret och den centrala försäljningsskatten, statsomsättningsskatten och punktskatten har en betydelse för den produkt som tillverkas och har därmed betydelse för kontors verksamhet.

3. Effekter av lokalisering:

Om kontoret befinner sig på ett ställe där kontorets övriga enheter är verksamma, kommer det att säkerställa en bättre kundservice och ett rykte. Men det här kan inte vara en ledande faktor. I själva verket det senaste decenniet har det varit en tendens mot denna typ av koncentration i vårt land på grund av bättre kommunikationsmedel och förbättrade transportmöjligheter.

4. Status Quo av omgivningar:

Det skulle vara idealiskt att hitta en kontorsbyggnad på en plats där omgivningen är friskare. Buller, rök och trängsel i ett område har en dålig effekt på kontorsarbetets hälsa och miljö.

5. Tillgänglighet av olika tjänster:

Dessa faciliteter, såsom bank, försäkringsbolag, postkontor, vägtransportföretagets kontor, butiker och restauranger, garanterar en större effektivitet i verksamheten eftersom de ska användas av såväl personal som företag.

6. Tillgänglighet för transport:

Kontoret bör placeras så att personalen och kunderna får tillgång till effektiva transportmedel. Detta skulle säkerställa att kontoret fungerar väl. Läge nära järnvägsstationen, mellanstatlig bussterminal eller flygplats är till stor fördel för vissa typer av verksamheter.

Office Space Planning eller Office Layout:

Efter att ha diskuterat om de faktorer som ska beaktas, är nästa steg som ska vidtas planeringen av kontorsutrymmet eller utformningen. Kontorslayout definieras som "Arrangemanget av alla fysiska komponenter inom det tillgängliga golvytan för att ge maximal effektivitet och samordning av dessa komponenter till en effektiv eller en attraktiv enhet."

Med andra ord kan det beskrivas som arrangemang av olika avdelningar, utrustning och män inom ett visst tillgängligt golvyta för att optimera utnyttjandet av rymden och säkerställa maximal effektivitet hos kontoret.

Betydelsen av rymdlayout i en kontor:

Betydelsen av rymdlayout kan mätas av att:

1. Det säkerställer korrekt utnyttjande av golvutrymme:

För att säkerställa att golvyten är tillräcklig för att placera möbler etc. är det nödvändigt att använda golvutrymme.

2. Att säkerställa ett jämnt flöde av arbete:

För att se till att kontorsjobbet fortskrider utan dröjsmål och manuellt avbrott är en riktig layout viktig för att säkerställa ett jämnt arbetsflöde så att administrativa kostnader minskas.

3. Att underlätta tillsynen:

En ordentlig övervakning av kontorsarbete är viktigt för att kontoret ska kunna fungera korrekt. Layout underlättar uppdraget att övervaka och det minskar kostnaden.

4. Att skapa en inverkan på besökaren och kunden:

Välgången hos en modern företagsorganisation beror mycket på den goda viljan hos sina besökare och kunderna. Kontoret är ett sådant sätt att projicera bilden av organisationen. Därför är betydelsen av kontorslayout för att uppnå detta mål.

5. Att underlätta meddelandet:

Att köra ett kontor smidigt och vara välkänt av kontors händelser krävs en adekvat interkommunikation. Detta underlättas av en bra kontorslayout.

6. Att säkerställa komfort och främja moral av arbetare:

Betydelsen av en ordentlig kontorslayout härrör också från det faktum att arbetarna måste känna sig bekväma vid jobbet så att deras moral är bra. En bra kontorslayout syftar till att ge bästa arbetsförhållanden.

7. Att säkerställa en bättre användning av kontorsutrustning:

För att minska per capita kostnaden för att köra kontoret är det nödvändigt att kontorsmaskiner och kontorsutrustning måste användas optimalt. Detta är möjligt om kontorslayouten är korrekt. Det hjälper till att centralisera vissa kontorsmaskiner, som Xerox-maskinerna, medan andra som typskrivarna är rörliga och decentraliserade.

Principer för Office Layout:

Det finns ingen hård och snabb regel om vad som kan vara sättet för kontorslayout och hur ska det vara. Det är dock bättre att ha en ordentlig kontorslayout enligt vissa principer.

Ett försök görs här och räknas upp:

1. Bra ventilation:

Det möjliggör flöde av solljus från toppen vid sidan av utflödet av dålig och förorenad luft.

2. Arbete:

Arbetsflödet ska vara mycket smidigt. Oavsett form av avdelningen bör pappersrörelsen och folket vara minst.

3. Belysning:

Det maximala utrymmet och arbetet och hörnet på golvet ska få ljusa ljus, oavsett om det kommer från solljuset som passerar genom ventilatorer eller från lampor, lampor och rörlampor.

4. Rörelse och observation:

När man lägger på ett kontor och väljer utrymmet bör man tänka på begreppet folkets rörelse. Det underlättar rörelsen av filer etc.

5. Möbel Arrangemang:

Möbler ska ordnas så att de möter samma sätt enligt en standardplan. På det här sättet ser inte bara kontoret mer effektivt ut, men övervakning blir också lättare.

6. Övervakning:

Layouten ska vara sådan att den ska hjälpa till och underlätta korrekt tillsyn.

7. Placering av utrustning:

Viss utrustning som reoler, arkivskåp etc. upptar stort utrymme och denna utrustning används ofta av kontorspersonalen. Därför bör planering av kontorslayout vara sådan att den rymmer dessa.

8. Flexibilitet:

Layouten ska vara sådan att den bör tillåta vissa ändringar för framtiden eftersom kontoret inte är statiskt. Det ändras med tidskifte, och det expanderar - om det behövs.

9. Kostnad:

Kontorsutrymmet ska utnyttjas till sin fulla kapacitet så att mattan kostar, dvs kostnaden för det använda utrymmet, är alltid minimalt; Men samtidigt som man gör det bör man komma ihåg att maximal frihet för att tillåta varje arbetare att flytta borde vara principen i åtanke, för då är arbetets effektivitet hållen konstant.

10. Balansprincipen:

Detta är nödvändigt eftersom balansen ger en känsla av ansvar och ett tilltalande utseende på kontoret lockar allt fler kunder och förbättrar därmed företagets bild.

Typer av Office Layout:

Det finns två typer av layout baserade på aktiviteter som utförs på ett kontor:

1. Grupplayout:

I denna typ av kontorslayout är arbetare och personer som utför liknande aktiviteter förlovade tillsammans. Till exempel sätts alla skrivare i skrivbassängen och alla revisorer placeras i ett rum.

2. Processlayout:

I denna process placeras en layout på ett sådant sätt att männen och maskinerna är anordnade på grundval av operativa sekvenser, exempelvis kan arkiveringssektionen placeras bredvid avsändningsavsnittet och så vidare.

I praktiken kan ingen av dessa två typer av layout användas exklusivt. Men båda dessa typer av layout ska kombineras för att uppnå önskat flöde av arbete och effektivitet. Till exempel kan skrivaren placeras i den centraliserade skrivbassängen, men några av dem kan placeras bredvid de viktiga cheferna.

Fördelar med en bra kontorslayout:

1. Bättre godvilja:

En bättre planerad layout projekterar en bild av effektivitet för besökaren. Detta resulterar i större goodwill i tankarna hos dem som hanterar kontoret.

2. Ekonomisk stabilisering:

Det hänför sig till minskning av kontorskostnaden. En bra kontorslayout syftar till att göra den mest ekonomiska och effektiva användningen av det tillgängliga golvytan.

3. Bättre moral:

En välplanerad kontorslayout ökar arbetarnas moral och komfort. Det bidrar till bättre produktivitet; Tvärtom har ett dåligt planerat kontor en effekt på arbetarens sinne.

4. Främjar effektivitet:

Effektiviteten förbättras automatiskt om ett kontor är ordentligt utlagt. Dokuments bana flyttas på ett sätt som man då skulle vilja flytta effektivt för att ta väl konstruktiva åtgärder.

5. Minskning av kostnad i Office underhåll:

Belysnings-, kyl-, värme- och luftkonditioneringskostnaderna monteras dag för dag. Ett ordentligt utlagt kontor minskar kostnaden för permanenta armaturer och utrustning. Dessutom minskar underhållet och driftskostnaden för dessa system.

6. Förbättrar kvaliteten på tillsynen:

En bra kontorslayout gör tillsynen effektivare. Faktum är att mängden av tillsyn som behövs skulle minska till ett minimum, belastningen av tillsynen blir reducerad och det finns en besparing i kostnaderna för tillsynen.

7. Snabbare kommunikation mellan institutionerna:

På ett kontor, som är uppbyggt på ett adekvat sätt, med tanke på den interaktion som den skulle ha att göra med sina olika avdelningar, snabbar kommunikationssystemet. Det beror på att de olika enheterna på kontoret och avdelningarna är placerade i en sekvens. Interkommunikationen följer den kortaste vägen.

8. Optimal användning av maskiner och utrustning:

Varje kontor använder olika maskiner och utrustningar, och därför skapar layouten gemensam användning av utrustning och maskiner. Detta minskar för övrigt mängden investering i dem.