Behov av kontorsmaskiner och faktorer som bestämmer det

Läs den här artikeln för att lära dig mer om behovet av kontorsmaskiner och faktorer som bestämmer det.

Behov av maskiner i modern kontor:

Nu-dags underhåll och drift av kontor har blivit en dyr affär. Varje kontor vill minska sina överskott och administrativa utgifter för att svälla vinstmarginalen.

Nödvändigheten att spara och produktiviteten för att förbättra takt med tiden etc. har blivit en väsentlig egenskap hos alla kontorsaffärer.

Därför är det nödvändigt att uppdatera arbetet på kontoret genom att arbeta med vissa maskiner.

Följande punkter kräver behovet av kontorsmaskiner:

1. Skala av produktion och produktion:

Storskalig produktion presenterar problemet med rekordhantering på olika nivåer. Arbetsuppgifter, löner, råvara, lager av färdig produkt ska till exempel behållas ordentligt.

2. Lagar:

Nuförtiden regleras affärslagarna av regeringen och dessa fortsätter att förändras. Det observerades från 1996 till 1999, det fanns 3 premiärministrar, tre olika lag av ministern i Indien. Dessa regler och förordningar, och ändringar i lagen, kan inte komma ihåg levande av någon. Därför är det nödvändigt att lagra dem i maskinen. Därav kommer datorer härifrån till dessa problem. Så ökar behovet av kontorsmaskiner.

3. Storlek på marknaden:

Mer produktion behöver mer ansträngning för att sälja produkten på marknaden. Mer försäljning är också ansvarig för att bredda marknaden. Dessa utgör ett ständigt problem med att följa upp register över rörligheten för varor tillflöde och utflöde, kontanter, upprätthållande av försäljarnas register, upprätthållande av prestanda för produktionsavdelningen och försäljarnas resultat etc. Dessa måste bibehållas systematiskt i en sätt att byråns förvaltning blir lätt. Ett system för mekanisering är till nytta för ett sådant kontor.

4. Tävling:

Konkurrens är ett viktigt inslag i den moderna näringslivet. Det innebär att varje del av organisationen accepterar utmaningarna i konkurrensen och de förändringar som uppstår. Maskiner som underhålls på kontoret hjälper till att möta konkurrensutmaningarna effektivt.

Faktorer Att bestämma behovet av kontorsmaskiner:

Huruvida ett kontor skulle behöva en kontorsmaskin eller inte, är en fråga som man bör fråga innan man verkligen lägger en order för inköp av en kontorsmaskin. Beslutet att köpa en kontorsmaskin kommer att tas av toppledningen på beslutande nivå i organisationen.

Om kontoret behöver någon maskin för att förbättra produktiviteten bestäms emellertid i allmänhet av den personal som arbetar på kontoret och som känner att det behövs för att påskynda sitt jobb. Det finns många typer av kontorsmaskiner som säljs på marknaden, men varje maskin kanske inte behövs på kontoret.

Behovet av en viss maskin eller utrustning kan bestämmas med hänvisning till följande faktorer:

1. Tillgänglig Alternativ:

Kan ett arbete göras med någon alternativ metod med ett enkelt mekaniskt förfarande och kan det göras effektivt? Denna aspekt av planeringsanalysen håller betydelse innan man bestämmer sig för att täcka ut pengarna för att köpa en maskin.

2. Förenkling av arbetet och dess förfarande:

Det kan finnas vissa jobb som är komplicerade, kompakta och en långvarig process kan vara involverad i att slutföra kontorsuppgiften. Titta på det kan man känna vikten och nödvändigheten av att en maskin installeras på kontoret. Om ett förfarande kan utvecklas för att eliminera dessa faror, och om en förenklingsprocess erhålls, kan behovet av en viss maskin försvinna.

3. Peak Load:

Om en maskin endast måste köpas för att sortera ut arbetsbelastningen under sin högsta driftstid, är det inte lämpligt att köpa sådan maskin alls.