Mötesregler: Regler om möten i ett bolag

Denna artikel lyfter fram de två typerna av regler om möte i ett företag. Typerna är: 1. När det gäller medlemsmöten 2. När det gäller styrelsens möten.

Regel # 1. När det gäller medlemsmöten:

(1) Ett meddelande som innehåller alla detaljer och undertecknat av en person som har befogenhet att underteckna som styrelsens ordförande, en direktör eller sekreteraren, måste sändas till varje medlem (eller hans juridiska ombud) hos bolaget vid hans omkodade adress.

Det brukar undertecknas av sekreteraren, om det finns några. Dessutom offentliggörs ett meddelande av stora offentliga företag i tidningar under rubriken Reklamkolumn med rubriken Företagsmeddelanden. En kopia av uppsägning måste också skickas till bolagets revisor.

(2) Kallelsen skall sändas minst tjugo dagar före mötesdagen. Medan man räknar datum är datumet för meddelandet och mötesdatumet uteslutet. Lagen föreskriver att alla meddelanden eller dokument som skickas till en medlem träder i kraft efter fyrtioåtta timmar.

Denna faktor måste också beaktas. Om den första dagen i en månad utfärdas, är det tidigaste datumet för mötet den tjugofjärdedel av den månaden.

Lagen föreskriver kortare varsel på följande sätt:

(a) Vid årsstämma, om alla medlemmar är överens och

b) Vid annat möte om medlemmar som innehar 95% av aktierna, om ett bolag har aktiekapital eller innehar 95% av rösträtten, om ett bolag inte har aktiekapital, är överens.

(3) Meddelandet måste innehålla datum, tid, plats och dagordning för mötet. Meddelandet ska skickas med vanligt brev. En post med postering ska helst göras i Despatch Register. Om någon medlem vill att meddelandet ska skickas till honom med registrerat brev måste han i förskott lägga ut överbelastade porto pengar till företaget. Om misstag meddelas skickas inte till någon medlem som inte gör mötet ogiltigt.

(4) Tillsammans med meddelandet ska även andra material skickas. Till exempel - a) Vid årsstämma, en kopia av styrelsens rapport (eller årsredovisning), en kopia av de reviderade slutkontona, ombudsformulär om något etc. (b) Vid ett lagstadgat möte, en kopia av den lagstadgade rapporten, en kopia av granskade aktuella konton etc.

(5) Mötesplatsen ska vara bolagets säte eller på något annat ställe i den stad eller by eller by där bolagets säte är belägen. (Lagen ger statliga undantag till vissa specialföretag.)

(6) Mötet kan inte hållas på en helgdag. Enligt sek. 2 (38) aktiebolagslagen, för helgdagar, sek. 25 i lagen om förhandlingsbara instrument av 1881 ska gälla. Men om ett datum som redan har fastställts och anmälts sedan förklaras av regeringen att vara en helgdag (enligt sek 25 i lagen om förhandlingsinstrument), kan möte hållas på det datumet.

(7) Mötet skall hållas inom kontortiden. (Det finns ingen särskild stapel att hålla extra bolagsstämma på en helgdag och utanför kontorstid).

(8) Kvorum för medlemsmöte skall vara: a) Såsom nämns i bolagsordningen för bolaget, b) Om inget nämns i artiklarna, då (i) om ett privat bolag är två medlemmar och (ii) i fall av ett offentligt bolag skall fem ledamöter som är närvarande personligen göra kvorumet.

(9) I lagen anges vilka punkter som ska ingå i dagordningen för en årsstämma. Alla andra objekt kan anges under rubriken "Special Business" och Förklarande Anmärkningar, som motiverar införandet, måste läggas till.

(10) Mötet ska ledas av ordföranden (vanligtvis styrelsens ordförande) enligt bolagsordningen och med förbehåll för bestämmelserna i lagen om möten.

(11) Röstning vid mötet ska vanligtvis ske genom handhänvisning om inte en omröstning begärs.

(12) Efter sammanträdet är över, måste protokollet förberedas av sekreteraren och få dem undertecknad av ordföranden. Kopior av vissa resolutioner måste lämnas in till företagsregistratören.

Sekreteraren i ett företag har ansvaret för att se till att alla ovanstående regler följs strikt. Varje standard kan leda till att mötet är ogiltigt. Sek. 53 och 165 till 197 är avsedda för reglerna för medlemsmöten. En privat Co. kan ändra reglerna med undantag för antalet beslutsfattande.

Regel nr 2 När det gäller styrelsens möten:

(1) Ett meddelande i korrekt form för varje styrelsemöte skall göras skriftligen till varje direktör vid sin vanliga adress. Om det finns någon utländsk regissör, ​​måste man också meddela honom när han är i Indien. Meddelandet kan undertecknas av någon regissör. Sekreteraren är ofta bemyndigad att underteckna meddelandet.

(2) Meddelandet kan skickas per post eller av budbärare. Ibland är meddelandet skickat via telefon om alla styrelseledamöter är överens. Inget meddelande behövs när en resolution godkänns av cirkulationen. Vid ett möte kan styrelseledamöterna bestämma vad som ska vara datum för nästa möte och i så fall får inget meddelande skickas.

(3) Ett meddelande måste åtföljas av alla relevanta handlingar och handlingar som måste beaktas vid mötet.

(4) I lagen föreskrivs inget särskilt antal dagar före mötesdagen, med vilket ett meddelande måste sändas. Vanligtvis skickas meddelandet minst sju dagar före mötesdagen. Bolagsordningen kan ge perioden eller styrelseledamöterna själva besluta det vid det första mötet.

(5) Lagen föreskriver inte några regler vad gäller de punkter som ska ingå i dagordningen för styrelsemöte. Alla frågor som är relaterade till företagets angelägenheter och inom styrelsens befogenheter att hantera, kan ingå.

(6) Kvorum för styrelsemöte skall enligt lagen vara en tredjedel eller två, beroende på vilket som är större. När en fråga som en regissör är intresserad diskuteras att regissören inte kan delta. Om hans fall utesluter kvorumet, är det inget fel. Men om endast en direktör kvar finns kan det inte vara något möte och en sådan fråga hänvisas till medlemmarnas generalförsamling.

Bolagsordningen kan föreskriva vad som ska äga rum i styrelsens sammanträden eller styrelseledamöterna själva besluta om beslutsfattande vid styrelsens första möte, men under inga omständigheter får kvorumet vara mindre än vad lagen föreskriver.

(7) Styrelsens ordförande väljs vid styrelsens första möte, som genomför styrelsens möten enligt bestämmelserna i bolagsordningen för bolag som omfattas av lagens bestämmelser om styrelsemöten .

(8) Protokoll från varje styrelsemöte måste förberedas och bekräftas vid styrelsens nästa möte.

(9) Röstning skall ske genom händer, varvid varje direktör har en röst oberoende av antalet aktier som innehas av honom.

(10) Lagen ger inte någon bestämmelse vad gäller plats och timmar på styrelsemötena. Det nämns inte heller att styrelsemöten inte kan hållas på helgdagar. Men ett möte som automatiskt avbröts för att det inte är önskvärt beslutsfattande kan inte hållas på en helgdag.

(11) Ovannämnda regler är lika tillämpliga på möten i en kommitté eller underkommitté som utsetts med vissa styrelseledamöter för särskilda ändamål.